PAGE培訓(xùn)檔案建立與管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司培訓(xùn)工作的規(guī)范化管理，有效記錄員工培訓(xùn)經(jīng)歷，跟蹤培訓(xùn)效果，提高員工素質(zhì)和公司整體績效，特制定本培訓(xùn)檔案建立與管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的培訓(xùn)檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：培訓(xùn)檔案應(yīng)如實記錄員工參加培訓(xùn)的相關(guān)信息，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋員工從入職到離職期間所有與培訓(xùn)相關(guān)的資料，保證檔案的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)員工培訓(xùn)檔案中的個人隱私信息，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。4.動態(tài)更新原則：隨著員工培訓(xùn)情況的變化，及時更新培訓(xùn)檔案內(nèi)容，保持檔案的時效性。二、培訓(xùn)檔案的內(nèi)容（一）員工基本信息1.個人資料：包括姓名、性別、出生日期、身份證號碼、入職日期、所在部門、崗位等。2.聯(lián)系方式：手機(jī)號碼、電子郵箱等，以便于培訓(xùn)相關(guān)信息的及時溝通。（二）培訓(xùn)計劃與申請1.年度培訓(xùn)計劃：公司根據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略和員工需求制定的年度培訓(xùn)計劃，員工個人培訓(xùn)計劃應(yīng)與公司年度培訓(xùn)計劃相契合。2.培訓(xùn)申請：員工根據(jù)自身發(fā)展和工作需要，填寫的培訓(xùn)申請表，注明申請培訓(xùn)的課程名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點等信息。（三）培訓(xùn)記錄1.內(nèi)部培訓(xùn)記錄培訓(xùn)課程信息：包括課程名稱、培訓(xùn)日期、培訓(xùn)講師、培訓(xùn)時長、培訓(xùn)地點等。培訓(xùn)內(nèi)容摘要：簡要記錄培訓(xùn)課程的主要內(nèi)容和重點知識點。培訓(xùn)考核成績：如考試成績、實操考核結(jié)果等，反映員工對培訓(xùn)知識和技能的掌握程度。2.外部培訓(xùn)記錄培訓(xùn)通知：保存參加外部培訓(xùn)的相關(guān)通知文件。培訓(xùn)證書：員工獲得的外部培訓(xùn)證書復(fù)印件，證明其培訓(xùn)經(jīng)歷和資質(zhì)。培訓(xùn)總結(jié)報告：員工參加外部培訓(xùn)后撰寫的總結(jié)報告，分享培訓(xùn)收獲和對工作的應(yīng)用思路。（四）培訓(xùn)反饋與評估1.培訓(xùn)反饋：員工對培訓(xùn)課程的反饋意見，包括對培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)講師等方面的評價和建議。2.培訓(xùn)效果評估上級評估：員工上級對其培訓(xùn)后工作表現(xiàn)的評估，判斷培訓(xùn)對工作績效提升的影響。自我評估：員工對自身培訓(xùn)效果的自我評價，總結(jié)培訓(xùn)前后的能力變化和收獲。（五）培訓(xùn)費用記錄1.培訓(xùn)費用明細(xì)：詳細(xì)記錄每次培訓(xùn)所產(chǎn)生的費用，包括學(xué)費、教材費、差旅費、住宿費等。2.費用報銷憑證：與培訓(xùn)費用相關(guān)的發(fā)票、報銷審批單等憑證，作為費用支出的依據(jù)。三、培訓(xùn)檔案的建立流程（一）培訓(xùn)前準(zhǔn)備1.人力資源部門負(fù)責(zé)收集公司年度培訓(xùn)計劃和員工培訓(xùn)申請表。2.根據(jù)培訓(xùn)計劃和申請，確定培訓(xùn)課程的具體安排，包括培訓(xùn)時間、地點、講師等，并通知相關(guān)部門和員工。（二）培訓(xùn)過程記錄1.培訓(xùn)講師負(fù)責(zé)在培訓(xùn)過程中記錄培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)互動等情況，形成培訓(xùn)記錄初稿。2.培訓(xùn)組織者安排專人負(fù)責(zé)考勤記錄，確保員工按時參加培訓(xùn)，并對培訓(xùn)期間的紀(jì)律情況進(jìn)行監(jiān)督。（三）培訓(xùn)考核與反饋收集1.培訓(xùn)結(jié)束后，按照培訓(xùn)課程要求組織考核，考核方式可包括考試、實操、作業(yè)等。2.人力資源部門負(fù)責(zé)收集員工的培訓(xùn)反饋意見和培訓(xùn)效果評估表，確保反饋信息的全面性和真實性。（四）檔案整理與歸檔1.培訓(xùn)結(jié)束后一周內(nèi)，培訓(xùn)組織者將培訓(xùn)記錄、考核成績、反饋意見等資料進(jìn)行整理。2.按照員工個人信息進(jìn)行分類，將整理好的培訓(xùn)檔案資料移交至人力資源部門檔案管理專員進(jìn)行歸檔。四、培訓(xùn)檔案的管理職責(zé)（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)制定和完善培訓(xùn)檔案建立與管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.統(tǒng)籌管理公司全體員工的培訓(xùn)檔案，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.根據(jù)公司需求和員工發(fā)展，定期對培訓(xùn)檔案進(jìn)行分析和總結(jié)，為培訓(xùn)決策提供數(shù)據(jù)支持。4.負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案的安全保管和保密工作，防止檔案信息泄露。（二）培訓(xùn)組織者1.負(fù)責(zé)組織各類培訓(xùn)活動，包括內(nèi)部培訓(xùn)和外部培訓(xùn)的聯(lián)系與安排。2.在培訓(xùn)過程中，負(fù)責(zé)記錄培訓(xùn)相關(guān)信息，收集培訓(xùn)反饋意見，并及時提交給人力資源部門。3.協(xié)助人力資源部門進(jìn)行培訓(xùn)檔案的整理和歸檔工作。（三）員工所在部門1.配合人力資源部門和培訓(xùn)組織者開展培訓(xùn)工作，督促員工按時參加培訓(xùn)。2.對員工培訓(xùn)后的工作表現(xiàn)進(jìn)行跟蹤和評估，及時向人力資源部門反饋員工培訓(xùn)效果。3.根據(jù)部門發(fā)展需求，提出員工培訓(xùn)建議，參與公司培訓(xùn)計劃的制定。（四）檔案管理專員1.負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案的具體歸檔工作，按照規(guī)定的分類和編號方法，將培訓(xùn)檔案資料妥善存放。2.建立培訓(xùn)檔案索引目錄，便于快速查找和調(diào)閱檔案資料。3.定期對培訓(xùn)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。五、培訓(xùn)檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.員工本人有權(quán)查閱自己的培訓(xùn)檔案，了解個人培訓(xùn)經(jīng)歷和相關(guān)信息。2.人力資源部門工作人員因工作需要，可查閱員工培訓(xùn)檔案，但需遵循保密規(guī)定，不得隨意泄露檔案內(nèi)容。3.員工上級領(lǐng)導(dǎo)在必要時，可查閱下屬員工的培訓(xùn)檔案，以便了解員工培訓(xùn)情況，進(jìn)行合理的工作安排和績效評估。4.其他部門如需查閱培訓(xùn)檔案，需經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并說明查閱目的和范圍。（二）查閱流程1.員工查閱：員工填寫《培訓(xùn)檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至人力資源部門。人力資源部門檔案管理專員在核實身份后為員工提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。2.部門查閱：其他部門填寫《培訓(xùn)檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱原因和所需資料清單，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批通過后，由檔案管理專員按照申請范圍提供查閱，并做好記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。（三）檔案使用規(guī)定1.培訓(xùn)檔案僅供內(nèi)部使用，未經(jīng)公司書面授權(quán)，任何人不得將培訓(xùn)檔案提供給外部機(jī)構(gòu)或個人。2.在使用培訓(xùn)檔案過程中，不得對檔案內(nèi)容進(jìn)行篡改、刪除或損壞。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，需經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明用途。3.使用培訓(xùn)檔案的部門或個人應(yīng)妥善保管所獲取的檔案資料，不得隨意傳播或泄露。六、培訓(xùn)檔案的更新與維護(hù)（一）定期更新1.人力資源部門每年定期對培訓(xùn)檔案進(jìn)行全面梳理，檢查檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。2.對于員工基本信息發(fā)生變化的情況，如崗位調(diào)動、聯(lián)系方式變更等，員工應(yīng)及時通知人力資源部門進(jìn)行更新。3.根據(jù)員工培訓(xùn)情況的動態(tài)變化，及時補(bǔ)充新的培訓(xùn)記錄、考核成績、反饋意見等資料，確保培訓(xùn)檔案的時效性。（二）動態(tài)維護(hù)1.在日常工作中，培訓(xùn)組織者、員工所在部門應(yīng)及時將培訓(xùn)相關(guān)信息反饋給人力資源部門，以便及時更新培訓(xùn)檔案。2.對于培訓(xùn)檔案中存在的錯誤或遺漏信息，檔案管理專員應(yīng)及時進(jìn)行更正和補(bǔ)充，并做好記錄。3.隨著公司培訓(xùn)工作的不斷發(fā)展和變化，適時對培訓(xùn)檔案管理制度進(jìn)行修訂和完善，確保制度的適應(yīng)性和有效性。七、培訓(xùn)檔案的保密與安全（一）保密措施1.對培訓(xùn)檔案中涉及員工個人隱私的信息，如身份證號碼、家庭住址、薪資待遇等，嚴(yán)格保密，未經(jīng)員工本人同意，不得向任何第三方透露。2.人力資源部門和檔案管理專員應(yīng)與接觸培訓(xùn)檔案的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在培訓(xùn)檔案的查閱、使用和傳遞過程中，采取必要的保密措施，如限制查閱范圍、加密存儲等，防止檔案信息泄露。（二）安全管理1.培訓(xùn)檔案應(yīng)存放在安全可靠的場所，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.建立培訓(xùn)檔案電子數(shù)據(jù)庫，對檔案信息進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和檢查，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如遇自然災(zāi)害、設(shè)備故障等突發(fā)事件，能夠及時采取措施保護(hù)培訓(xùn)檔案的安全，并進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)和檔案重建工作。八、培訓(xùn)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.員工離職后，其培訓(xùn)檔案在公司保存一定期限后，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.培訓(xùn)檔案中的資料如有過期、失效或不再具有保存價值的，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.人力資源部門檔案管理專員提出培訓(xùn)檔案銷毀申請，填寫《培訓(xùn)檔案銷毀申請表》，詳細(xì)說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《培訓(xùn)檔案銷毀申請表》經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，由檔案管理專員會同相關(guān)人員對擬銷毀的培訓(xùn)檔案進(jìn)行清點和核對。3.