PAGE培訓(xùn)人員檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司培訓(xùn)人員檔案管理，規(guī)范培訓(xùn)人員信息收集、整理、保管及利用等工作，確保培訓(xùn)工作的有效開展，提高培訓(xùn)質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織的各類培訓(xùn)活動(dòng)涉及的所有培訓(xùn)人員，包括但不限于新員工入職培訓(xùn)、崗位技能培訓(xùn)、專項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)等參與培訓(xùn)的員工、外部培訓(xùn)合作機(jī)構(gòu)派遣的培訓(xùn)講師及相關(guān)工作人員。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：培訓(xùn)人員檔案信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確反映培訓(xùn)人員的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的可靠性。2.完整性原則：全面收集培訓(xùn)人員在培訓(xùn)過程中的各類相關(guān)信息，保證檔案資料的完整性，避免信息缺失。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司保密規(guī)定，對培訓(xùn)人員檔案信息予以保密，防止信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)培訓(xùn)人員的培訓(xùn)進(jìn)展、工作變動(dòng)等情況，及時(shí)更新檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)管理。二、培訓(xùn)人員檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.姓名：培訓(xùn)人員的全名。2.性別：培訓(xùn)人員的性別。3.出生日期：培訓(xùn)人員的出生年月日。4.身份證號(hào)碼：培訓(xùn)人員的唯一身份標(biāo)識(shí)。5.入職時(shí)間：培訓(xùn)人員進(jìn)入公司的時(shí)間。6.所在部門：培訓(xùn)人員所屬的工作部門。7.崗位：培訓(xùn)人員在公司擔(dān)任的具體崗位。8.聯(lián)系方式：包括手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱等，以便及時(shí)溝通聯(lián)系。（二）培訓(xùn)申請與審批記錄1.培訓(xùn)申請表格：培訓(xùn)人員填寫的培訓(xùn)申請表，包括申請培訓(xùn)的課程名稱、培訓(xùn)目的、期望收獲等內(nèi)容。2.審批意見：相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對培訓(xùn)申請的審批意見，如同意、不同意或提出修改建議等，明確審批時(shí)間及審批人姓名。（三）培訓(xùn)出勤記錄1.培訓(xùn)課程安排表：詳細(xì)記錄培訓(xùn)課程的時(shí)間、地點(diǎn)、授課教師等信息。2.考勤簽到表：培訓(xùn)期間每次課程的簽到記錄，注明簽到時(shí)間，對于缺勤情況需注明原因及請假審批情況。（四）培訓(xùn)考核成績1.理論考核成績：培訓(xùn)課程中理論知識(shí)考核的成績，包括考試成績、平時(shí)作業(yè)成績等，注明考核方式及所占比例。2.實(shí)踐考核成績：針對需要實(shí)踐操作的培訓(xùn)課程，記錄實(shí)踐考核成績，如操作技能評(píng)分、項(xiàng)目成果評(píng)估等，同樣注明考核方式及所占比例。3.綜合考核成績：根據(jù)理論考核與實(shí)踐考核成績計(jì)算得出的綜合成績，明確成績等級(jí)（如優(yōu)秀、良好、合格、不合格）。（五）培訓(xùn)反饋與評(píng)價(jià)1.培訓(xùn)人員自我評(píng)價(jià)：培訓(xùn)人員對自身在培訓(xùn)過程中的表現(xiàn)、收獲、不足之處等進(jìn)行的自我評(píng)價(jià)。2.授課教師評(píng)價(jià)：授課教師對培訓(xùn)人員在培訓(xùn)期間的學(xué)習(xí)態(tài)度、參與度、學(xué)習(xí)效果等方面的評(píng)價(jià)意見。3.其他學(xué)員評(píng)價(jià)：如有要求，記錄其他參與培訓(xùn)學(xué)員對培訓(xùn)人員的評(píng)價(jià)，可采用匿名方式收集評(píng)價(jià)信息。（六）培訓(xùn)證書與資質(zhì)證明1.培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書：培訓(xùn)結(jié)束后頒發(fā)的結(jié)業(yè)證書復(fù)印件，注明證書頒發(fā)機(jī)構(gòu)及日期。2.相關(guān)資質(zhì)證書：如培訓(xùn)涉及特定行業(yè)資質(zhì)認(rèn)證，收集培訓(xùn)人員獲得的相關(guān)資質(zhì)證書復(fù)印件，注明證書名稱、頒發(fā)機(jī)構(gòu)及有效期。（七）培訓(xùn)總結(jié)與心得1.培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告：培訓(xùn)人員撰寫的培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告，內(nèi)容包括培訓(xùn)內(nèi)容回顧、學(xué)習(xí)收獲、對工作的啟發(fā)及應(yīng)用計(jì)劃等。2.培訓(xùn)心得分享：培訓(xùn)人員分享的培訓(xùn)心得，可采用書面形式或電子文檔形式保存，體現(xiàn)培訓(xùn)對個(gè)人成長和工作的積極影響。（八）培訓(xùn)相關(guān)獎(jiǎng)懲記錄1.在培訓(xùn)過程中，如培訓(xùn)人員因表現(xiàn)優(yōu)秀獲得獎(jiǎng)勵(lì)，記錄獎(jiǎng)勵(lì)名稱、頒發(fā)部門及獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)間。2.對于違反培訓(xùn)紀(jì)律或出現(xiàn)其他不良行為的培訓(xùn)人員，記錄處罰措施、處罰部門及處罰時(shí)間。三、培訓(xùn)人員檔案管理職責(zé)（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)制定和完善培訓(xùn)人員檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.統(tǒng)籌培訓(xùn)人員檔案的建立、整理、保管及歸檔工作，確保檔案的完整性和規(guī)范性。3.根據(jù)公司培訓(xùn)需求和人員發(fā)展規(guī)劃，定期對培訓(xùn)人員檔案進(jìn)行分析，為培訓(xùn)決策提供數(shù)據(jù)支持。4.負(fù)責(zé)培訓(xùn)人員檔案信息的安全保密工作，防止檔案信息泄露。（二）培訓(xùn)部門1.協(xié)助人力資源部門收集、整理培訓(xùn)人員在培訓(xùn)過程中的相關(guān)資料，如培訓(xùn)出勤記錄、考核成績、反饋評(píng)價(jià)等。2.根據(jù)培訓(xùn)課程安排，負(fù)責(zé)組織培訓(xùn)人員的簽到考勤工作，并及時(shí)將考勤信息反饋給人力資源部門。3.對培訓(xùn)人員的培訓(xùn)表現(xiàn)進(jìn)行跟蹤評(píng)估，定期向人力資源部門匯報(bào)培訓(xùn)人員的學(xué)習(xí)情況和問題反饋。（三）各部門負(fù)責(zé)人1.負(fù)責(zé)審核本部門培訓(xùn)人員的培訓(xùn)申請，根據(jù)工作需求和人員發(fā)展情況提出審批意見。2.督促本部門培訓(xùn)人員按時(shí)參加培訓(xùn)，關(guān)注培訓(xùn)人員在培訓(xùn)期間的表現(xiàn)，配合培訓(xùn)部門做好培訓(xùn)管理工作。3.根據(jù)部門工作實(shí)際，對培訓(xùn)人員的培訓(xùn)效果進(jìn)行評(píng)估，為培訓(xùn)改進(jìn)提供建議。（四）培訓(xùn)人員1.按照公司要求如實(shí)填寫培訓(xùn)申請表格，提供個(gè)人基本信息及相關(guān)證明材料。2.積極參加各類培訓(xùn)活動(dòng)，遵守培訓(xùn)紀(jì)律，按時(shí)出勤，認(rèn)真完成培訓(xùn)考核任務(wù)。3.配合培訓(xùn)部門和人力資源部門做好培訓(xùn)反饋與評(píng)價(jià)工作，及時(shí)提交培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告和心得分享等資料。四、培訓(xùn)人員檔案的建立與收集（一）檔案建立流程1.培訓(xùn)人員在參加培訓(xùn)前，需向人力資源部門提交培訓(xùn)申請表，填寫個(gè)人基本信息及培訓(xùn)申請相關(guān)內(nèi)容。2.人力資源部門收到培訓(xùn)申請表后，進(jìn)行初步審核，確認(rèn)申請信息完整、準(zhǔn)確后，為培訓(xùn)人員建立培訓(xùn)檔案，并賦予唯一的檔案編號(hào)。3.在培訓(xùn)過程中，培訓(xùn)部門、授課教師及相關(guān)工作人員按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)收集培訓(xùn)人員的出勤記錄、考核成績、反饋評(píng)價(jià)等資料，并及時(shí)提交給人力資源部門。（二）檔案收集要求1.各類檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，由相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)后提交。2.對于電子文檔形式的資料，應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容清晰，并按照規(guī)定的命名方式進(jìn)行保存，以便于查找和管理。3.培訓(xùn)人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告、心得分享等資料，確保檔案資料的及時(shí)性。五、培訓(xùn)人員檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.按照培訓(xùn)人員檔案內(nèi)容的分類，對收集到的資料進(jìn)行分類整理，確保同一類資料集中存放。2.對每份資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)與培訓(xùn)人員檔案編號(hào)相對應(yīng)，便于查找和核對。3.去除資料中的重復(fù)信息，對無效或不相關(guān)的資料進(jìn)行清理。（二）歸檔方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行歸檔。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案內(nèi)容分類順序裝訂成冊，編制檔案目錄，注明每份資料的名稱、編號(hào)、日期等信息。2.電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類方式進(jìn)行存儲(chǔ)，建立電子文件夾結(jié)構(gòu)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。同時(shí)，對電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）歸檔時(shí)間培訓(xùn)結(jié)束后，人力資源部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成培訓(xùn)人員檔案的整理與歸檔工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔。六、培訓(xùn)人員檔案的保管與借閱（一）保管要求1.設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮設(shè)施等，確保檔案安全存放。2.對紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行定期檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。3.嚴(yán)格控制檔案保管場所的訪問權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)授權(quán)不得進(jìn)入檔案保管場所。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱培訓(xùn)人員檔案的，需填寫檔案借閱申請表，注明借閱原因、借閱期限等內(nèi)容。2.檔案借閱申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交給人力資源部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或涂改、損壞檔案內(nèi)容。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.人力資源部門應(yīng)對檔案借閱情況進(jìn)行登記，記錄借閱人員姓名及部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，確保檔案借閱情況可追溯。七、培訓(xùn)人員檔案的保密與安全（一）保密措施1.對培訓(xùn)人員檔案信息嚴(yán)格保密，制定保密制度，明確檔案管理人員及其他可能接觸檔案信息人員的保密職責(zé)。2.限制檔案信息的查閱范圍，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱相關(guān)檔案信息，查閱時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得私自復(fù)制或傳播檔案內(nèi)容。3.加強(qiáng)對檔案管理人員的保密教育，提高其保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議，防止因人員疏忽導(dǎo)致檔案信息泄露。（二）安全管理1.建立檔案安全管理制度，定期對檔案保管場所進(jìn)行安全檢查，確保檔案存放環(huán)境安全，防止火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等安全事故發(fā)生。2.對電子檔案采取加密存儲(chǔ)、定期備份等安全措施，防止電子數(shù)據(jù)丟失或被篡改。同時(shí)，安裝必要的防病毒軟件和防火墻，保障電子檔案系統(tǒng)的安全運(yùn)行。八、培訓(xùn)人員檔案的更新與維護(hù)（一）更新內(nèi)容1.培訓(xùn)人員的個(gè)人基本信息發(fā)生變更時(shí)，如姓名、性別、聯(lián)系方式、崗位變動(dòng)等，應(yīng)及時(shí)向人力資源部門提交變更申請，人力資源部門審核后更新檔案信息。2.培訓(xùn)人員在后續(xù)培訓(xùn)中取得新的培訓(xùn)證書、資質(zhì)證明或獲得獎(jiǎng)懲等情況，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將相關(guān)資料提交給人力資源部門，以便更新檔案內(nèi)容。3.根據(jù)培訓(xùn)人員的工作表現(xiàn)和職業(yè)發(fā)展需求，定期對培訓(xùn)人員檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)更新，如調(diào)整培訓(xùn)記錄、補(bǔ)充培訓(xùn)總結(jié)等。（二）維護(hù)頻率1.人力資源部門應(yīng)定期對培訓(xùn)人員檔案進(jìn)行全面檢查，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性，檢查頻率為每年[X]次。2.對于培訓(xùn)人員檔案中出現(xiàn)的問題或異常情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核實(shí)和處理，并記錄處理結(jié)果，維護(hù)檔案的正常秩序。九、培訓(xùn)人員檔案的銷毀（一）銷毀條件1.培訓(xùn)人員檔案保存期限屆滿，且已無繼續(xù)保存價(jià)值的，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)改革等原因，導(dǎo)致部分培訓(xùn)人員檔案不再適用，且經(jīng)相關(guān)部門審核同意后，可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.由人力資源部門提出檔案銷毀申請，填寫檔案銷毀申請表，注明擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀申請表經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，組織相關(guān)人員對擬銷