文件控制程序培訓考試題及答案

一、單項選擇題（每題2分，共20分）1.文件控制的主要目的是（）A.確保文件是最新的B.確保文件可追溯C.確保文件得到有效管理D.確保文件美觀答案：C2.外來文件需要（）A.隨意放置B.不進行管理C.識別并控制其分發(fā)D.自行修改答案：C3.文件發(fā)布前應（）A.無需審核B.進行適當?shù)膶徍伺c批準C.直接發(fā)布D.只讓領導看一下答案：B4.當文件需要更新時，應該（）A.隨意更改B.按規(guī)定的程序進行更改C.先改了再說D.讓員工自己決定答案：B5.作廢文件應（）A.繼續(xù)使用B.立即銷毀C.按規(guī)定標識和處置D.扔到垃圾桶答案：C6.受控文件是指（）A.隨意發(fā)放的文件B.經(jīng)過控制的、能保證其有效性和版本正確性的文件C.員工自己打印的文件D.過時的文件答案：B7.文件控制程序應（）A.寫好后束之高閣B.定期評審和更新C.從不更改D.只給領導看答案：B8.電子文件的控制（）A.不需要管理B.與紙質文件控制要求不同C.應與紙質文件有類似的控制要求D.隨意存儲答案：C9.記錄屬于（）A.不需要控制的文件B.特殊類型的文件，需要進行控制C.可以隨意修改的文件D.無關緊要的文件答案：B10.組織應確保在使用處可獲得適用文件的（）A.任意版本B.有效版本C.舊版本D.多個版本答案：B二、多項選擇題（每題2分，共20分）1.文件控制程序應涵蓋的內容有（）A.文件的編制B.文件的審核C.文件的批準D.文件的發(fā)放答案：ABCD2.以下屬于文件的有（）A.質量手冊B.程序文件C.作業(yè)指導書D.記錄答案：ABCD3.文件審核的內容可能包括（）A.內容的準確性B.與法律法規(guī)的符合性C.格式的規(guī)范性D.可操作性答案：ABCD4.文件批準通常涉及（）A.部門負責人批準B.管理者代表批準C.最高管理者批準D.隨意人員批準答案：ABC5.文件發(fā)放應（）A.記錄發(fā)放對象B.確保發(fā)放的是有效版本C.可以不登記D.只發(fā)給部分人員答案：AB6.文件更新時，需要考慮（）A.更新的原因B.對相關工作的影響C.通知相關人員D.保留舊版本答案：ABC7.作廢文件的處置方式有（）A.銷毀B.標識后保留C.繼續(xù)使用D.隨意丟棄答案：AB8.外來文件包括（）A.法律法規(guī)B.行業(yè)標準C.供應商提供的文件D.內部會議紀要答案：ABC9.電子文件控制措施包括（）A.存儲備份B.訪問權限控制C.版本管理D.隨意共享答案：ABC10.文件控制的范圍包括（）A.內部制定的文件B.外來文件C.舊文件D.正在起草的文件答案：AB三、判斷題（每題2分，共20分）1.文件控制只針對紙質文件。（）答案：錯誤2.任何人員都可以對文件進行修改。（）答案：錯誤3.只要文件發(fā)布了就不用再管了。（）答案：錯誤4.外來文件不需要進行編號管理。（）答案：錯誤5.作廢文件不能再出現(xiàn)在工作場所。（）答案：正確6.記錄不屬于文件控制的范疇。（）答案：錯誤7.文件控制程序不需要定期評審。（）答案：錯誤8.電子文件不需要備份。（）答案：錯誤9.所有文件都需要經(jīng)過批準才能發(fā)布。（）答案：正確10.文件更新后，舊版本可以隨意處置。（）答案：錯誤四、簡答題（每題5分，共20分）1.簡述文件控制的目的。答案：確保組織內使用的文件是充分與適宜的，得到有效管理。保證文件的準確性、完整性和及時性，使相關人員能及時獲得適用的有效文件，促進工作順利開展。2.說明文件發(fā)放時需要注意什么。答案：要記錄發(fā)放對象，確保發(fā)放的是有效版本。同時，要保證相關人員都能及時獲得所需文件，便于其開展工作。3.簡述文件更新的一般流程。答案：先提出更新原因，進行必要的修改，修改后按原審核、批準流程重新審核、批準，之后通知相關人員，確保其使用新的有效版本。4.外來文件控制要點有哪些？答案：識別外來文件，確定其適用性，對其進行編號、登記等管理，控制分發(fā)，確保使用最新有效版本，定期評審其適用性。五、討論題（每題5分，共20分）1.討論文件控制對組織質量管理的重要性。答案：文件控制能保證質量管理體系文件的有效性和適宜性。確保各環(huán)節(jié)依據(jù)正確文件操作，使產(chǎn)品和服務質量穩(wěn)定。可追溯文件記錄，便于分析改進，提升組織整體質量管理水平。2.如何確保電子文件的安全性和有效性？答案：設置訪問權限，限制不同人員操作；定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失；做好版本管理，保證使用最新有效版本；采用加密等技術手段，保護文件內容安全。3.談談在文件控制過程中可能遇到的困難及解決方法。答案：困難如員工不重視、文件更新不及時等。解決方法有加強培訓提高意識