辦公自動化

綜合信息平臺方案

XXXXXX有限責任公司

2003年6月

辦公自動化綜合平臺方案

版本（1.0）

目錄

1.前言.........................................................................3

2.辦公自動化綜合平臺總體構(gòu)架..................................................3

3.系統(tǒng)建設(shè)策略............................................................5

4.系統(tǒng)建設(shè)步驟................................................................6

5.目前企業(yè)的應(yīng)用需求..........................................................7

6.企業(yè)門戶的主要功能..........................................................7

7.辦公自動化系統(tǒng)的主要功能....................................................9

8.辦公自動化綜合信息系統(tǒng)的IT框架............................................12

9.典型的辦公自動化系統(tǒng).......................................................13

9.1.行政局部.................................................................13

9.2.業(yè)務(wù)局部................................................................21

1.前言

在目前政府機構(gòu)及企事業(yè)單位大力改革的外部環(huán)境下，辦公自動化對提高政府機關(guān)或企業(yè)各

部門的辦公效率，提高決策的科學性、正確性，提高綜合管理水平和競爭能力都有著十分重要的意

義。

辦公自動化的主要目的是通過電子計算機及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，把以往需要人工處理或單機

處理的業(yè)務(wù)，以及以往分散產(chǎn)生在各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，統(tǒng)一集成在綜合的信息平臺下，加速企

業(yè)內(nèi)部信息的交流，加強企業(yè)內(nèi)部信息的交流及加強信息交流的可靠性，減輕內(nèi)部工作人員的工作

負擔，提高內(nèi)部工作人員的整體工作效率、輔助領(lǐng)導進行決策，對內(nèi)、對外實現(xiàn)相關(guān)信息效勞，實

現(xiàn)企業(yè)的辦公現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和管理科學化。

辦公自動化系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用，一方面，實現(xiàn)日常工作流程的自動化，便于業(yè)務(wù)工作的協(xié)

調(diào)、工作進程的跟蹤、以及工作績效的評估；另一方面，實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部信息和資源共享、內(nèi)部信

息的交流，提高了員工的業(yè)務(wù)能力，實現(xiàn)日常管理工作的無紙化辦公，提高辦事效率，降低企業(yè)本

錢。

完整的辦公自動化系統(tǒng)解決方案將企業(yè)內(nèi)部與外部信息統(tǒng)一考慮，通過跨平臺的信息集成和

發(fā)布技術(shù)，為企業(yè)構(gòu)造鞏固和寬廣的信息基石。

2.辦公自動化綜合平臺總體構(gòu)架

現(xiàn)代的辦公自動化系統(tǒng)觀點認為：辦公實際上是人與人、人與部門、部門之間信息的共享、

交換、組織、分類、傳遞及處理，活動的協(xié)調(diào)，從而到達企業(yè)整體目標的過程。

傳統(tǒng)的辦公自動化多是指字處理系統(tǒng)、輕印刷系統(tǒng)、文檔管理系統(tǒng)，無法實現(xiàn)信息的共享、

交換、傳遞，無法實現(xiàn)單位、企業(yè)內(nèi)部的協(xié)調(diào)，難以對非文本的如：聲頻、視頻、圖形、OLE對象、

掃描圖象等多媒體信息、超文本信息進行有效的處理。同時，傳統(tǒng)的電子郵件系統(tǒng)沒有對辦公過程

中的工作流提供良好的支持，難以根據(jù)不同的情況、不同的工作狀態(tài)采取不同的措施，更好的跟蹤

事務(wù)的處理過程。

因此，現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)更著重于提供辦公信息的共享、交換、組織、傳遞、監(jiān)控功能，

提供辦同工作的環(huán)境。從這個意義上說，現(xiàn)代的辦公自動化系統(tǒng)的作用相當于動物或人類的神經(jīng)系

統(tǒng)。目前成熟的基于客戶/效勞器結(jié)構(gòu)的電子郵件系統(tǒng)和協(xié)作系統(tǒng)，較先進的Tntranet/Inlernet.

(WEB)方式的辦公自動化系統(tǒng)系統(tǒng)，都是企業(yè)數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)的重要組成局部。

現(xiàn)代化的辦公自動化信息綜合平臺包括了企業(yè)門戶建設(shè)和企業(yè)內(nèi)部辦公自動化的建設(shè)兩方面

的內(nèi)容。

1)企業(yè)門戶建設(shè)：包括了內(nèi)部信息訪問和發(fā)布方式、外部信息的發(fā)布和交互方式兩個局部。

目前都采用基于網(wǎng)站的方式，對于內(nèi)部用戶和外部用戶，通過認證措施，提供不同的效勞

級別，控制不同身份的用戶訪問信息的范圍和可使用的功能。

2)企業(yè)內(nèi)部的辦公自動化：立足于企業(yè)內(nèi)部，把企業(yè)的內(nèi)部系統(tǒng)進行整合，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部業(yè)

務(wù)的自動化。這包括了企業(yè)內(nèi)部的通訊、人事、財務(wù)、管理系統(tǒng)等的信息集成和整合。

以下是一個基于企業(yè)門戶的辦公自動化系統(tǒng)的框架圖:

企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)綜合平臺架構(gòu)

口

R內(nèi)部用戶

移動段名、個人電腦

外部用戶，

橫向-企業(yè)門戶，包

移動除名、個人括了企業(yè)的公共股務(wù)

電腦公

笈千角坦r

司用戶沫證

防

火

墻■

r/向一面向可門皿

..返務(wù)s

…r華母—炳姑或

外部服務(wù)

信息源

和應(yīng)用J1X

合作伙伴后召放同茶統(tǒng).加辦

端的應(yīng)川系統(tǒng)公自動化、發(fā)備宙理

.人力徒源、財務(wù)等

在這種模式下，企業(yè)的各種應(yīng)用統(tǒng)一在門戶的框架下，便于未來業(yè)務(wù)的擴充和開展。

這種企、也的應(yīng)用包括了以下幾個層次的內(nèi)容：

1)企業(yè)門戶：用戶訪問的門戶

2)企業(yè)應(yīng)用：企業(yè)內(nèi)部的應(yīng)用系統(tǒng)

3)應(yīng)用系統(tǒng)支持：對業(yè)務(wù)系統(tǒng)運行進行支持的系統(tǒng)。如WWW效勞，數(shù)據(jù)庫效勞等

4)IT基礎(chǔ)構(gòu)架：包括支持業(yè)務(wù)連續(xù)運營、提高平安的技術(shù)措施和效勞系統(tǒng)

5)網(wǎng)絡(luò)層：網(wǎng)絡(luò)、主機和外部設(shè)備的連接

6)1T管理效勞：提供了保證計算機信息運行的措施

現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用模式已經(jīng)突破了傳統(tǒng)模式的限制，通過Internet/Intranet技術(shù)，

可以把更廣泛范圍的業(yè)務(wù)單位統(tǒng)一在一個系統(tǒng)中運行。并巨，可以根據(jù)不同的用戶身份和效勞要求,

有針對性地開展效勞。

3.系統(tǒng)建設(shè)策略

成功實施辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)的關(guān)鍵在于對用戶需求的準確把握和了解。對于不同的企業(yè)，

辦公芻動化有其自身的特點，這需要對企業(yè)進行需求的深入分析和設(shè)計。

由于辦公自動化涉及的范圍很廣泛，是一個長期建設(shè)的過程，對系統(tǒng)的詳細規(guī)劃將有助于未

來辦公自動化系統(tǒng)的擴展。一個全面的信息綜合平臺將覆蓋了企業(yè)內(nèi)部的所有業(yè)務(wù)系統(tǒng)，并能支持

未來業(yè)務(wù)系統(tǒng)的參加。

基于對企業(yè)業(yè)務(wù)的了解，我們建議采用“總體規(guī)劃，分步實施〃的思路，防止在系統(tǒng)建設(shè)的

初期過分追求系統(tǒng)的功能，而不是從企業(yè)未來開展的角度考慮問題。采用循序漸進的建設(shè)步驟，可

以在系統(tǒng)建設(shè)的初期以較少的投入為未來打下良好的基礎(chǔ)。以一序列的小勝積成最后的勝利，是一

種最為可靠的工程方式，特別適合于建設(shè)期長的工程。

辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，它包含了多方面、多層次的工作，涉及到網(wǎng)絡(luò)軟硬

件系統(tǒng)的建立與組織、效勞器與工作站的建立與互連、應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)與管理、與現(xiàn)有系統(tǒng)的集成

等等。這些工作內(nèi)容對于整個系統(tǒng)建設(shè)都是缺一不可的。

構(gòu)筑一個完善的企業(yè)應(yīng)用平臺，應(yīng)該具備以下的目標。

?高可用性、高可靠性。高可用性、高可靠的配置必須在系統(tǒng)的關(guān)鍵局部考慮使用，確保

每天24小時不間斷效勞。在系統(tǒng)業(yè)務(wù)量突然增大，性能衰減的情況下，系統(tǒng)功能是可用

并穩(wěn)定的。

?先進性：指采用的技術(shù)處于國際領(lǐng)先水平。

?平安性：系統(tǒng)的平安性主要表達在系統(tǒng)中網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和數(shù)據(jù)的平安等方面。能夠抵御來自

內(nèi)部或外部的非法入侵。任何超越權(quán)限的操作都會被禁止。通過完整有效的多級系統(tǒng)權(quán)

限控制，保證系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)對不同權(quán)限的訪問具有不同的屬性。

?實用性。真正解決用戶的日常辦公和業(yè)務(wù)經(jīng)營的問題。提供友好的中文用戶界面和標準

的行業(yè)用語，具有易管理和易維護的特點，人機界面簡單明了、直接面向非計算機專業(yè)

人員，便于業(yè)務(wù)人員進行業(yè)務(wù)處理。

?開放性：對不同廠家標準產(chǎn)品的支持能力。系統(tǒng)還為其它規(guī)劃和建設(shè)中的用關(guān)系統(tǒng)進行

集成接口設(shè)計，在系統(tǒng)規(guī)劃初期即為未來的應(yīng)用目標預留接口。

?可擴充性：指系統(tǒng)今后的擴充能力。系統(tǒng)應(yīng)是很靈活的，足以有能力支持未來的企業(yè)管

理概念，并應(yīng)是結(jié)構(gòu)化的，能對新增加和改變業(yè)務(wù)需求時對系統(tǒng)進行的修改較小。

4.系統(tǒng)建設(shè)步驟

對于企業(yè)辦公自動化綜合信息平臺的建設(shè)，可以分為以下幾個步驟：

1)企業(yè)門戶及應(yīng)用的建立：實現(xiàn)對內(nèi)外用戶的信息發(fā)布，建立用戶的郵件系統(tǒng)和平安認

證機制。

2)內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)的初步建立：實現(xiàn)企業(yè)對辦公自動化的初步需求，婦：文檔管理、

文件簽發(fā)等。

3)實現(xiàn)全面的的辦公自動化。綜合集成企業(yè)內(nèi)部的各種應(yīng)用系統(tǒng)，如人力資源系統(tǒng)、財

務(wù)系統(tǒng)等。

第一期的建設(shè)目的重點在于是構(gòu)造一個工作人員日常辦公的平臺，集成了身份認證、業(yè)務(wù)應(yīng)

用、文檔中心、數(shù)據(jù)中心、個人效率工具等功能，并能向外網(wǎng)平安、受控地發(fā)布信息，表達了政務(wù)

公開和創(chuàng)新的精神。

第二期以后，有目的地把各個應(yīng)用系統(tǒng)集成入辦公自動化系統(tǒng)中。

5.目前企業(yè)的應(yīng)用需求

目前大多數(shù)企業(yè)面臨的問題：

?許多部門分布在企業(yè)方圓兒公里的范圍內(nèi)。有的單位距企業(yè)約十公里。資料傳遞、公文

流轉(zhuǎn)不方便，文件的傳閱以紙面為主，發(fā)布和反應(yīng)多靠人工，不便于內(nèi)部的信息交流和

工作協(xié)調(diào)，辦公效率慢。

?原文件管理手段落后，統(tǒng)計系統(tǒng)數(shù)據(jù)不穩(wěn)定，數(shù)據(jù)容易喪失，且軟件界面難操作。

建立辦公自動化系統(tǒng)的目標：

?方便日常考核文卷的發(fā)放；內(nèi)部發(fā)文；便于會議通知、培訓通知和信息共享。改良信息

傳遞方式方法，減少口頭通知帶來的信息不準確、不及時的可能性。

?能實現(xiàn)工作資料及各種信息的隨時在線可查；實現(xiàn)無紙辦公，遠程、異地辦公，實現(xiàn)任

何地方、任何時間能處理事務(wù)。

?通過辦公自動化系統(tǒng)，盡快實現(xiàn)工作效率的提高，實現(xiàn)任務(wù)的快速反應(yīng)和響應(yīng)。

?實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)，電子化管理方便查閱、提高檔案利用率；

?實現(xiàn)辦公用品的管理，詳細掌握設(shè)備狀態(tài)；

?實現(xiàn)公共使用設(shè)備的管理（如：與辦公自動化相關(guān)的會議室使用管理）；個人使用設(shè)備的

管理（各辦公室的電視、沙發(fā)的管理等）。

?實現(xiàn)質(zhì)量體系文件、圖書資料、機密文件的發(fā)放和管理。

6.企業(yè)門戶的主要功能

企業(yè)信息門戶包拈以下功能：

1）統(tǒng)一的訪問渠道

無論信息存儲在何處，信息的格式如何，都可以按照預先的定義向用戶個性化池組織和展現(xiàn)

信息、應(yīng)用和效勞。向企業(yè)相關(guān)的管理者、員工、用戶等雯供統(tǒng)一的渠道訪問其所需的信息。

2）角色配置

角色決定用戶在系統(tǒng)中所能查看的內(nèi)容和所能執(zhí)行的操作，企業(yè)可以根據(jù)自己的實際情況定

義不同的角色以滿足不同用戶/用戶群的內(nèi)容及操作的特定要求。

?一類角色是一種權(quán)限或幾種權(quán)限的組合，企業(yè)信息門戶支持企業(yè)進行無限的角色配置。

并且，外部用戶也可以在相應(yīng)權(quán)限控制下自行配置角色。

?角色可以預先配置，也可以在已經(jīng)配置的基礎(chǔ)上利用相應(yīng)的流程進行二次配置。

?可以將一個或幾個角色賦予用戶。

?用戶基于自身的角色定義訪問內(nèi)部和外部的信息、應(yīng)用和效勞。

3）內(nèi)容管理

提供對內(nèi)容的搜集、組織、篩選、分發(fā)、展示、搜索和自定義的一系列功能，實現(xiàn)對企業(yè)非

結(jié)構(gòu)化和非個性化信息的高效和有序的管理。

?對企業(yè)各類非結(jié)構(gòu)化的信息進行有效的組織，支持企業(yè)根據(jù)自身情況快速搭建內(nèi)容的組

織結(jié)構(gòu)。

?提供對信息平安性的多級別、多方式的定義，以保證信息的完整、真實和平安。

?可預先定義信息的發(fā)布形式和頁面顯示格式。

?可與企業(yè)內(nèi)外網(wǎng)站相結(jié)合進行管理。

?可與工作流程管理結(jié)合對信息的規(guī)劃、組織、分發(fā)和查看進行控制和審批。

?內(nèi)部和外部用戶可以通過流覽器、智能搜索、個性化工具等快速獲得信息。

?可設(shè)定內(nèi)容的不同分發(fā)針對不同的用戶。

4）個性化

根據(jù)不同的角色來確定門戶的個性化設(shè)置，以滿足用戶的需求。例如用戶可以自行選擇顯示

語言、頁面樣式，過濾掉不感興趣的信息。同時，內(nèi)容展示的針對性增加了對用戶（例如顧客）的

親和力。

?個性化內(nèi)容和應(yīng)用?；诮巧徒M織定義的用戶可以獲得與其相關(guān)的內(nèi)容和效勞。例如

針對不同的客戶群體分發(fā)的不同產(chǎn)品目錄和報價。

?個性化語言顯示，支持多語言。

?對內(nèi)容的組織和顯示樣式進行定義。

?收藏夾功能。對感興趣的信息進行快速存儲和查找。

5）協(xié)作

實現(xiàn)不同門戶之間的協(xié)同工作。

?不同信息門戶的對接。使內(nèi)外用戶可以通過統(tǒng)一的平臺協(xié)同和高效地完成工作。

?用戶可設(shè)定將內(nèi)容提供應(yīng)特定的個人或用戶群。

?動態(tài)知識庫維護，滿足用戶之間知識積累和共享的要求。

?交流區(qū)維護。包括公揭發(fā)布、問題討論等。

6）企業(yè)集成

可以將客戶關(guān)系管理、人力資源管理、工程管理、財務(wù)管理、工作流程管理、知識文檔管理、

資產(chǎn)管理等企業(yè)現(xiàn)有的應(yīng)用無縫地集成到一起，一方面可以從門戶中獲取這些系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，另一

方面也可以從門戶中將數(shù)據(jù)寫入到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中去，從而完成企業(yè)相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程和資源管理，例如

郵件集成、請求處理、人事管理、工程安排等。

7）平安性

通過平安機制保證數(shù)據(jù)的機密性及完整性，保障企業(yè)業(yè)務(wù)的正常運轉(zhuǎn)。提供基于網(wǎng)絡(luò)的平安

認證：包括身份認證、角色分配、用戶操作監(jiān)控、日志報告、信息平安級別設(shè)定。另外，還可以和

操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)本身、以及一些外掛的平安認證相結(jié)合。

8）可升級性和持續(xù)可用性

具有可升級性和持續(xù)性。通過網(wǎng)絡(luò)和平安可靠的機制使用戶在任何時間和任何地點都可以訪

問企業(yè)的信息和應(yīng)用，保證企業(yè)的業(yè)務(wù)運轉(zhuǎn)永不停頓；并且能適應(yīng)企業(yè)新的人員和部1的調(diào)整的變

化，滿足企業(yè)業(yè)務(wù)調(diào)整和擴展的要求，解決企業(yè)與IT部門短時間內(nèi)無法解決的技術(shù)需求問題。

7.辦公自動化系統(tǒng)的主要功能

以下是一個自動化系統(tǒng)的框圖:

流程事務(wù)信息發(fā)布個人管理

CRM

人力資源

流程跟蹤辦公自動化系統(tǒng)

財務(wù)

流程監(jiān)拄

系統(tǒng)管理企業(yè)

門戶

系

流

用

角

部

任k

日志吉理

統(tǒng)

程

戶

色

門

務(wù)

間

管

者

者

者

管

設(shè)

管

理

理

理

理

理

理

置

流程統(tǒng)計

辦公自動化系統(tǒng)框圖

在上圖中，辦公自動化系統(tǒng)可以與企業(yè)門戶、人力資源、客戶管埋管埋（CRM）、財務(wù)等進行

集成。

在辦公自動化系統(tǒng)中，最主要的實現(xiàn)企業(yè)工作的工作流。所謂的工作流就是一組人員為完成某

一項業(yè)務(wù)所進行的所有工作與工作轉(zhuǎn)交（交互）過程。幾乎所有的業(yè)務(wù)過程都是工作流，特別是辦

公自動化應(yīng)用系統(tǒng)的核心應(yīng)用一公文審批流轉(zhuǎn)處理、會議管理等。每一項工作以流程的形式，由發(fā)

起者（如文件起草人）發(fā)起流程，經(jīng)過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會簽），最終到達流

程的終點（如發(fā)出文件、歸檔入庫）。

工作流程可以是互相連接、交叉或循環(huán)進行的，如一個工作流的終點可能就是另一個工作流的

起點，如上級部門的發(fā)文處理過程結(jié)束后引發(fā)了下級部門的收文處理過程。工作流程也可是打破單

位界限的，發(fā)生于機關(guān)以及與機關(guān)的相關(guān)單位之間。

工作流的運轉(zhuǎn)是辦公自動化系統(tǒng)的核心，工作流自動化的目標就是要協(xié)調(diào)組成工作流的四大元

素，即人員、資源、事件、狀態(tài)，推開工作流的發(fā)生、開展、完成，實現(xiàn)全過程監(jiān)控。信息技術(shù)不

僅應(yīng)該管理工作流全過程的所有信息和操作，而且還應(yīng)該主動推進工作流程的實現(xiàn)，如及時地收回

和賦予不同人員的操作權(quán)限（如起草人起草文件完畢即不可修改文件內(nèi)容，而其上級領(lǐng)導獲得文件

的簽署權(quán)或?qū)?nèi)容的修改權(quán)）、主動提示和催促工作人員實現(xiàn)某一階段的處理，從而整體提高工作

流處理的效率。

工作項是工作流程需要處理的一種任務(wù)。其本質(zhì)可能是任何格式類型的對象，包括文稿、影像、

圖紙、電子表格，甚至于多媒體文件等。

典型的辦公自動化系統(tǒng)功能框圖:

OA辦公自動化系統(tǒng)

系_

統(tǒng)_

_

管_

理_

T_

L「

—

日

權(quán)

流

志

限

程

管

管

管

理

理

理

典型的辦公自動化系統(tǒng)功能框圖

辦公自動化系統(tǒng)主要完成如下功能：

1、公文管理功能

按照傳統(tǒng)辦公的“工作流方式，應(yīng)用當前先進的網(wǎng)絡(luò)、加密、權(quán)限設(shè)定等技術(shù)，實現(xiàn)收文、發(fā)

文、請示、申請的起草、登記、錄入、打印、批示、評閱、會簽、承辦、催辦、查辦、跟蹤、電子

簽名、加密發(fā)送、歸檔入庫等一系列辦公過程的自動化。

2、檔案管理功能

將企業(yè)在工作中已形成的重要電子文檔進行整理、歸檔、注冊、最終放入檔案庫。也可將企業(yè)

認為需要保存的住處以數(shù)字化手段（如掃描、數(shù)字照相）處理，以數(shù)字化形式茹電子文檔、多媒體

信息）放入檔案庫。另外，對于不能或不必用數(shù)字化形式保存的資料、采用資料信息摘要（包括內(nèi)

容提要和存放位置等）的形式，保存在本系統(tǒng)中。檔案庫有嚴格的保密措施和權(quán)限的規(guī)定，可實現(xiàn)

匹配查詢、模糊查詢、文檔統(tǒng)計、網(wǎng)上借閱等多種功能。

3、會議管理功能

會議管理子系統(tǒng)主要功能包括：會前安排議程（會議背景資料的收集、整理、會議時間、地點

的安徘，會議通知的發(fā)放）、會后總結(jié)紀要（會議紀要的形成、審批；會議紀要的歸檔、整理；決

議的形成、傳閱）。在會議時間、地點的安排時，可以查找與會人員的空閑n寸間，幫助選擇最適宜

的會雙時間；可以查找會議使用資源（包括會議室、車輛、投影儀等）的可用情況，并進行預定。

會議紀要、決議形成后，可供企業(yè)的相關(guān)人員進行查詢、傳閱。

4、資源管理功能

本系統(tǒng)中的資源管理主要是針對企業(yè)內(nèi)部的各種物理資源的管理，如會議室，辦公設(shè)備及車輛

等。工作人員可以通過該系統(tǒng)對資源進行創(chuàng)立、預定、安排，其他子系統(tǒng)（會議管理子系統(tǒng)）的資

源預定情況也將在此系統(tǒng)中得以表達。

5、個人事務(wù)助理功能

為企業(yè)的每個工作人員實現(xiàn)個人辦公事務(wù)助理，主要包括個人郵箱、個人通訊錄、個人日程安

排、外出留言等功能。系統(tǒng)提供鬧鈴提醒、收信提示、時間沖突判斷等方便辦公、提高效率的手段。

電子郵件是本局部的核心，更是整個系統(tǒng)的核心，加上與INTERNET上傳統(tǒng)郵件系統(tǒng)方便的互連，

每個人都可以與同事，乃至世界的任何角落進行更加快速、便利的信息交流。

6、公共事務(wù)效勞功能它包括以下4個方面：

1）技術(shù)咨詢，建立技術(shù)咨詢中心，用戶通過填寫咨詢表格并發(fā)送到咨詢中心，力咨詢中心的

專業(yè)技術(shù)人員統(tǒng)一懼后分別進行答復，反應(yīng)給用戶；

2）電子板報，電子板報通過處室投稿，有關(guān)部門選編后供所有人員查看；

3）群組討論，群組講座為企業(yè)員工提供了一個暢所欲言的天地，企業(yè)員工可以在群組講座

中就工作中的觀點、論題提出自己的意見和建議，也可以對他人的論題和觀點發(fā)表自己的見解；

4）傳真中心，企業(yè)員工可以通過該中心發(fā)送還電子傳真件，而外界發(fā)來的傳真件也可由該中

心統(tǒng)一接收并分發(fā)。該中心將自把所有發(fā)件，收件排隊從而實現(xiàn)傳真件的有序、自動、平安的收發(fā)。

8.辦公自動化綜合信息系統(tǒng)的IT框架

以下的IT構(gòu)架表達了內(nèi)/外網(wǎng)的設(shè)計思路。

辦公自動化系統(tǒng)IT構(gòu)架圖

林可根據(jù)業(yè)笳

應(yīng)用服務(wù)器

況增加行用服務(wù)器

辦公自動化系統(tǒng)IT構(gòu)架

構(gòu)建系統(tǒng)的主要硬件設(shè)備包括:

1)防火墻

2)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)路由器

3)內(nèi)部WWW效勞器

4)外部州W效勞器

5)企業(yè)內(nèi)部郵件效勞器

6)DNS效勞器

7)企業(yè)應(yīng)用效勞器

8)平安認證效勞器

9)撥號效勞器

9.典型的辦公自動化系統(tǒng)

辦公自動化系統(tǒng)覆蓋的范圍很到，可以涉及到企業(yè)的各個環(huán)節(jié)，也可以根據(jù)企業(yè)的需求，采

用循序漸進的方式，逐步實現(xiàn)。

一般上，辦公自動化系統(tǒng)可以分為行政和業(yè)務(wù)局部。行政局部包括：人事系統(tǒng)、行政系統(tǒng)、

財務(wù)系統(tǒng)、通訊系統(tǒng)、部門管理；業(yè)務(wù)系統(tǒng)包括：個人工蚱管理、部門管理系統(tǒng)、領(lǐng)導辦公系統(tǒng)、

工程管理等。

以下的辦公自動化的建設(shè)內(nèi)容僅供參考。

9.1.行政局部

一.人事系統(tǒng)——(采用人力資源管理系統(tǒng))

(一)系統(tǒng)概述

人事管理系統(tǒng)是0A管理系統(tǒng)中最根本的管理局部。沒有人事結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)，所有的管理都無法

和具體的人對應(yīng)起來。人事管理是提供最根本數(shù)據(jù)的系統(tǒng)。

人事管理的主要日常事務(wù)是：對企業(yè)人員進行恰當而有效的選擇、考核、培養(yǎng)，目的就是以

適當?shù)娜藛T去充實企業(yè)組織結(jié)構(gòu)中所規(guī)定的效勞。從業(yè)務(wù)上看，根本上可以分為：人員的甄選錄用、

員工的教育培訓、員工的考核評估、維持企業(yè)的工作秩序。

(二)功能設(shè)置

1.人事根本管理

1）公司組織結(jié)構(gòu)

2）崗位職能

3）人事方案

4）人事制度

2.人員甄選錄用

1）增減人員方案管理

2）人員需求申請

3）應(yīng)聘人員資料收集

4）應(yīng)聘人員篩選

5）人員錄用

6）人員轉(zhuǎn)正

3.人員培訓管理

1）人員培訓方案

2）綜合管理人員培訓

3）骨干人員培訓方案

4）普通員工培訓方案

5）崗前培訓

6）培訓結(jié)果考核、意見收集

4.人事調(diào)整

1）人員調(diào)動

2）人員晉升

3）人員辭職

4）人員辭退、資譴管理

5）工作交接管理

5.人事考核

1）考核標準制定

2）考核工程管理

3）考核流程管理

4）員工自我評議

5）員工年度績效考核

6）考核方式管理

6.員工鼓勵

1）鼓勵制度

2）獎懲流程

3）統(tǒng)計匯總

7.考勤管理

1）考勤記錄

2）請假、銷假管理

3）加班管理

8.薪資管理

1）員工類別管理

2）薪資級別管理

3）工資工程設(shè)置

4）鼓勵管理

5）公休、節(jié)假日定義

6）個人所得稅公式管理

7）薪資調(diào)整管理

9.人事檔案管理

1）人事資料庫

2）人事資料統(tǒng)計查詢

二.行政系統(tǒng)

（一）模塊概述

行政辦公管理是企業(yè)0A系統(tǒng)中非常主要的一局部，相當數(shù)量的日常運作事務(wù)都屬于行政辦公

系統(tǒng)。行政辦公要遵循效率性原則和合理性原則。行政是一線員工的后勤大本營，做好行政工作,

是整個公司良性運作的最正確保障。

（二）功能設(shè)置

1.辦公物品管理

進行辦公物品管理對企業(yè)有以下幾點意義

其一，實施此項管理可以提高辦公人員的工作效率，減少辦公經(jīng)費的開支，增加

企業(yè)的經(jīng)濟效益

其次，實行辦公用品的統(tǒng)籌管理，對企業(yè)加強信息管理、防止信息的泄密也具有

重要意義

鑒于上述理由，將本模塊功能具體劃分如下：

1）辦公用品使用方案

2）辦公用品的領(lǐng)用管理

3）辦公用品請購管理

4）辦公物品消耗狀況管理

5）辦公物品的借還管理

6）預警功能

7）辦公物品數(shù)據(jù)庫管理

2.電話管理

1）電話號碼、使用權(quán)限數(shù)據(jù)庫

2）電話號碼申請、增設(shè)、關(guān)閉

3）長途電話管理

4）電話使用情況統(tǒng)計

3.印章管理

1）印章的制發(fā)管理

2）印章使用管理

4.財產(chǎn)管理

1）財產(chǎn)數(shù)據(jù)庫

2）財產(chǎn)請購管理

3）財產(chǎn)采購流程管理

4）財產(chǎn)入庫管理

5）財產(chǎn)領(lǐng)用管理

6）財產(chǎn)出庫管理

7）財產(chǎn)移交處理

8）財產(chǎn)維修管理

9）財產(chǎn)數(shù)據(jù)庫統(tǒng)計功能

5.車輛管理

1）車輛資料數(shù)據(jù)庫

2）車輛使用申請

3）車輛每日檢查

4）車輛費用請領(lǐng)

5）出租車使用管理（包涵車輛使用的預約）

6）車輛使用、支出統(tǒng)計

6.會議管理

1）會議申請、召開（包括會議室的預定）

2）會議議決事項管理

3）會議結(jié)果、執(zhí)行檢查

7.房產(chǎn)管理

（1）商務(wù)用房管理

（2）宿舍管理

1）宿舍入住登記

2）宿舍物品管理

3）相關(guān)統(tǒng)計功能

8.平安衛(wèi)生管理

1）平安管理

2）衛(wèi)生管理

9.檔案管理

1）檔案分類

a）會計檔案

b）實物檔案

c）錄音錄像檔案

d）照片檔案

2）檔案檢索

3）檔案組卷

4）檔案移卷

5）檔案拆卷

6）檔案封卷（封存保管）

10.資料管理

1）圖書管理

2）公文文檔

3）科技文檔

4）政務(wù)文檔

5）生產(chǎn)資料文檔

6）法律標準文檔

a）法律條款

b）合同范本

c）法律常識

d）法律文書

e）公司規(guī)章

f）政策法規(guī)

7）情報文檔

11.輔助資料

a）全球郵政編碼。

b）全國各地區(qū)的郵政編碼

c）全國列車信息

d）全國航班信息

e）全國賓館信息。

三.財務(wù)系統(tǒng)

財務(wù)管理系統(tǒng)模塊主要用于處理在企業(yè)運營的過程中，與公司資本、現(xiàn)金相關(guān)局部的數(shù)據(jù)。

本系統(tǒng)的財務(wù)模塊的設(shè)計，主要以方便領(lǐng)導及時掌握公司各類運營數(shù)據(jù)為目的。

（一）企業(yè)運營狀況管理

1.資產(chǎn)負債情況

2.利潤表

3.現(xiàn)金流量表

（二）經(jīng)營狀況管理

1.主要產(chǎn)品本錢

2.庫存商品存量

3.經(jīng)營費用明細

4.銷售檢驗

5.本錢檢驗

（三）財務(wù)方案

1.年度財務(wù)收支方案

2.月份財務(wù)收支方案

（四）財務(wù)公共業(yè)務(wù)

1.報銷管理

2.收款管理

3.付款管理

4.合同管理

5.發(fā)票管理

四.通訊系統(tǒng)

1.討論區(qū)

1）焦點論壇

2）意見反應(yīng)

3）分組討論（按部門、科室等）

4）在線會議

5）離線呼叫

2.郵件系統(tǒng)

這個模塊主要用來處理個人郵件的相關(guān)問題，提供以下幾方面實用功能:

1）多賬號收發(fā)郵件

2）專用郵箱設(shè)定

3）簽名檔

4）個人郵件地址簿

5）短消息提醒功能

3.內(nèi)部信息系統(tǒng)

本系統(tǒng)主要負責企業(yè)內(nèi)部消息的發(fā)布，以及相關(guān)信息的提醒工作。

五.工作流管理

1.投標管理

2.申購管理

3.收文管理

4.建議處理管理

5.呈批請示管理

6.財務(wù)報銷管理

7.公物損害處理管理

8.發(fā)文管理

9.報告管理

10.員工獎勵管理

11.請假申請管理

12.借閱管理

13.用印管理

14.車輛管理

15.用款方案管理

16.介紹信開具管理

17.外事接待管理

18.人員出差管理

19.會議管理

20.培訓方案管理

21.短消息通知

9.2.業(yè)務(wù)局部

一.領(lǐng)導系統(tǒng)

本領(lǐng)導管理系統(tǒng)，幫助領(lǐng)導及時準確的了解公司上下，各個部門的運營狀況、數(shù)據(jù)資料。還

可以協(xié)助領(lǐng)導處理日常繁瑣的事務(wù)。本模塊是企業(yè)領(lǐng)導作=1常決策的重要參考與支持。

（一）數(shù)據(jù)、報表統(tǒng)計

各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)是領(lǐng)導最關(guān)心的內(nèi)容，由企業(yè)內(nèi)各個部門動態(tài)生成的各種報表組成。從人事、

行政、財務(wù)、運行等各部門自動提交，但凡本系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)，均可以經(jīng)過統(tǒng)計和查詢生成各

種圖表，作為領(lǐng)導重大問題決策的重要參考數(shù)據(jù)

（二）中層人員管理

該局部是領(lǐng)導直接管理各部門經(jīng)理的系統(tǒng)工具。

i.工作方案管理

2.目標審核與管理

3.日報審批

4.周報審批

5.月報審批

6.部門經(jīng)理考核管理

（三）代辦事宜

1.任務(wù)下發(fā)系統(tǒng)

領(lǐng)導通過本模塊，迅速、精準地向公司各部門負責人下達工作指示和工作任務(wù)。

2.流程管理系統(tǒng)

由工作流程系統(tǒng)傳上來的各項代辦工作在本系統(tǒng)中進行排隊等待，并且可以根據(jù)工作

任務(wù)的緊迫程度由系統(tǒng)自動進行順序調(diào)整。

3.自動通知系統(tǒng)

由于領(lǐng)導平時事務(wù)比較繁忙，不一定能夠隨時登錄0A系統(tǒng)辦公。所以一些緊急的事

務(wù)和領(lǐng)導急需的數(shù)據(jù)，設(shè)計通過sms短信息，或者e-mail郵件發(fā)送給領(lǐng)導。

這樣的設(shè)計具有以下雙重作用：

1）保證信息的及時性，不延誤重要商機

2）即使領(lǐng)導出差在外，也可以隨時掌控公司的情況

（四）個人效率

1.日程管理

本功能使用戶可以方便的管理、安排自己的工作日程。用戶還可以根據(jù)自己的需要來

設(shè)置、啟動系統(tǒng)中的各類提醒功能。非常適合商務(wù)活動頻繁經(jīng)理、領(lǐng)導。

2.大事記

本局部一方面，主要記錄公司創(chuàng)立、開展過程中，一些具有重要紀念意義的事件。

另一方面，系統(tǒng)還提供記載企業(yè)在運作過程中發(fā)生的一些大事。

3.管理日記

對于領(lǐng)導的日常管理工作、決策、意見等進行自動記錄，以作為領(lǐng)導長期管理、工作、

決策與分析的輔助資料和書面依據(jù)。

4.緊急事宜

（五）資料庫

領(lǐng)導個人資料庫。只有公司領(lǐng)導一人享有對此資料庫的操作權(quán)限。這樣的設(shè)計確保了

數(shù)據(jù)資料的高度保密性和平安性。

二.部門管理

部門管理系統(tǒng)主要效勞于各級的部門經(jīng)理。用來協(xié)助各位部門經(jīng)理更好的管理部門工作。部

門經(jīng)理是員工和領(lǐng)導之間的橋梁，這個層面的能力和這個環(huán)節(jié)的暢通直接影響企業(yè)的整體效益。所

以部門的管理工作非常重要。

（一）部門效率

1.工作方案

這是部門內(nèi)個人工作方案的匯總。提供部門工作方案的創(chuàng)立、更新和管理功能。

2.目標管理

提供長期目標的建立、下發(fā)、修改、進度監(jiān)督，短期目標的創(chuàng)立、修訂、實施監(jiān)督，以

及個人目標的匯總和管理等功能。

3.工作監(jiān)督

負責部門重要管理工作的督辦提醒工作。進行部門的總流程管理，分析查看流入、流出

情況。

（二）部門標準

1.組織結(jié)構(gòu)

負責管理部門內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)，相關(guān)的人員信息數(shù)據(jù)資料。

2.崗位職能

定編部門內(nèi)部各個崗位的職能、職責，以及制定從事該崗位所需要具備的能力、水平

等。

3.工作標準

制定和管理部門內(nèi)部各個崗位的工作標準和標準。

4.代理工作

提供對于請假、出差的員工，臨時性代理工作的設(shè)置功能。

處理方法主要有：

工作流程的轉(zhuǎn)移

代辦事宜的轉(zhuǎn)移

（三）部門日志

1.日報管理

處理部門內(nèi)部日報的集中、審核、回復、保存等管理工作。

2.周報管理

處理部門內(nèi)部周報的集中、審核、回復、保存等管理工作。

3.月報管理

處理部門內(nèi)部月報的集中、審核、回復、保存等管理工作。

4.部門R?？己?/p>

管理部門內(nèi)部員工的日?？己擞涗洠òǘㄆ诳己?、階段考核、日常記錄考核等）

5.部門大事記

完成部門重大事件的記錄、管理工作

e.部門考勤匯總

記錄匯總每天本部門的考勤狀況。

（四）部門資料

1.公共資料庫

負責本部門內(nèi)公用資料的保存與管理工作

2.公共通訊錄

部門內(nèi)部的公用通訊錄

（五）費用與消耗

i.每月預算管理

處理部門內(nèi)每月的用款預算的管理工作

2.部門財務(wù)流水

處理涉及本部門的實際財務(wù)收支的情況

3.報銷管理

部門本月報銷情況的匯總

4.辦公用品領(lǐng)用管理

部門每月辦公用品領(lǐng)用情況的匯總

（六）業(yè)務(wù)管理

根據(jù)不同部門從事的不同業(yè)務(wù)具體進行設(shè)