2025年員工檔案管理規(guī)范記錄試題及答案一、單項(xiàng)選擇題（每題2分，共20分）1.根據(jù)《2025年企業(yè)員工檔案管理規(guī)范》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)范》），員工檔案中"崗位變動(dòng)記錄"應(yīng)歸入以下哪一類？A.履歷類B.考核評(píng)價(jià)類C.職務(wù)職級(jí)類D.培訓(xùn)經(jīng)歷類2.某企業(yè)2023年1月入職的員工張某，其試用期考核表的保管期限應(yīng)為：A.10年B.20年C.30年D.永久3.員工電子檔案元數(shù)據(jù)中，"歸檔時(shí)間"字段應(yīng)填寫(xiě)：A.文件形成日期B.檔案整理完成日期C.系統(tǒng)接收電子文件的日期D.部門(mén)負(fù)責(zé)人審批日期4.檔案庫(kù)房溫濕度監(jiān)控記錄的保存期限至少為：A.1年B.3年C.5年D.10年5.員工離職后，其人事檔案應(yīng)在多少個(gè)工作日內(nèi)完成轉(zhuǎn)遞？A.5個(gè)B.10個(gè)C.15個(gè)D.30個(gè)6.對(duì)涉及員工隱私的檔案材料進(jìn)行數(shù)字化加工時(shí)，應(yīng)當(dāng)：A.直接掃描后上傳系統(tǒng)B.模糊處理敏感信息后再數(shù)字化C.僅對(duì)非敏感部分?jǐn)?shù)字化D.由部門(mén)負(fù)責(zé)人單獨(dú)完成數(shù)字化7.企業(yè)新購(gòu)入的檔案密集架，投入使用前必須進(jìn)行的檢測(cè)是：A.防火性能檢測(cè)B.承重能力檢測(cè)C.防磁性能檢測(cè)D.有害氣體釋放檢測(cè)8.員工檔案中"職業(yè)資格證書(shū)復(fù)印件"的歸檔要求是：A.只需提供最新取得的證書(shū)B(niǎo).需提供所有有效證書(shū)復(fù)印件C.僅提供與崗位直接相關(guān)的證書(shū)D.由員工自行決定是否歸檔9.檔案管理人員發(fā)現(xiàn)某員工檔案中存在重復(fù)的"年度考核表"，正確的處理方式是：A.全部歸檔保存B.僅保留最近3年的考核表C.標(biāo)注重復(fù)后保留原件，復(fù)印件另存D.核實(shí)后保留最新版本，其余標(biāo)注"重復(fù)件"并備注10.企業(yè)進(jìn)行檔案數(shù)字化項(xiàng)目招標(biāo)時(shí)，要求服務(wù)商必須具備的資質(zhì)是：A.檔案中介服務(wù)資質(zhì)B.信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)三級(jí)認(rèn)證C.印刷經(jīng)營(yíng)許可證D.人力資源服務(wù)許可證二、多項(xiàng)選擇題（每題3分，共15分。每題至少有2個(gè)正確選項(xiàng)，多選、錯(cuò)選不得分，少選得1分）1.屬于《規(guī)范》規(guī)定的"特殊載體檔案"的有：A.員工獲獎(jiǎng)的實(shí)物獎(jiǎng)?wù)翨.培訓(xùn)視頻錄像帶C.手寫(xiě)的入黨志愿書(shū)D.電子形式的職業(yè)資格證書(shū)2.員工檔案保管期限劃分為"永久"的材料包括：A.入黨志愿書(shū)B(niǎo).離職經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償協(xié)議C.高級(jí)專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審表D.試用期考核表3.檔案庫(kù)房"十防"要求包括：A.防火、防水B.防光、防磁C.防蟲(chóng)、防鼠D.防潮、防塵4.員工檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)，必須履行的手續(xù)有：A.填寫(xiě)《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》B.通過(guò)機(jī)要通信或?qū)Ｈ怂腿.接收方出具檔案接收回執(zhí)D.密封檔案袋加蓋騎縫章5.檔案數(shù)字化過(guò)程中，需要進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)的環(huán)節(jié)包括：A.圖像偏斜度檢測(cè)B.文字識(shí)別準(zhǔn)確率檢測(cè)C.元數(shù)據(jù)完整性檢測(cè)D.電子文件格式合規(guī)性檢測(cè)三、判斷題（每題2分，共20分。正確填"√"，錯(cuò)誤填"×"）1.員工個(gè)人可申請(qǐng)查閱本人檔案中的所有材料。（）2.電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力，因此可以完全替代紙質(zhì)檔案。（）3.檔案庫(kù)房?jī)?nèi)可以設(shè)置監(jiān)控設(shè)備，但不得安裝錄音設(shè)備。（）4.員工調(diào)動(dòng)工作時(shí)，原單位應(yīng)將其檔案材料整理后隨個(gè)人行政關(guān)系一并轉(zhuǎn)遞。（）5.對(duì)破損的檔案材料，可使用透明膠帶直接粘貼修復(fù)。（）6.檔案管理人員離職時(shí)，只需交接檔案實(shí)體，無(wú)需交接電子檔案管理系統(tǒng)權(quán)限。（）7.企業(yè)合并時(shí)，原各單位的員工檔案應(yīng)統(tǒng)一移交至合并后的檔案管理部門(mén)集中管理。（）8.員工學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件歸檔前，必須通過(guò)學(xué)信網(wǎng)進(jìn)行在線驗(yàn)證并留存驗(yàn)證記錄。（）9.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，銷毀過(guò)程需有2名以上監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。（）10.數(shù)字化后的電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在單套本地服務(wù)器中，禁止云存儲(chǔ)。（）四、簡(jiǎn)答題（每題8分，共32分）1.簡(jiǎn)述《規(guī)范》中員工檔案歸檔材料的"三性"要求及其具體內(nèi)容。2.說(shuō)明員工檔案數(shù)字化加工的主要流程（至少列出6個(gè)關(guān)鍵步驟）。3.列舉檔案庫(kù)房管理中需要建立的5項(xiàng)日常管理制度，并簡(jiǎn)述其核心內(nèi)容。4.闡述員工檔案保密管理的主要措施（至少列出5項(xiàng)）。五、案例分析題（13分）2025年6月，某制造企業(yè)檔案管理員李某在日常檢查中發(fā)現(xiàn)以下問(wèn)題：（1）2024年度新入職員工王某的檔案中，缺少《勞動(dòng)合同》原件，僅有復(fù)印件；（2）2023年離職員工趙某的檔案仍存放在原部門(mén)文件柜中，未移交至檔案庫(kù)房；（3）數(shù)字化加工服務(wù)商在處理2020-2022年員工檔案時(shí)，將部分身份證掃描件上傳至臨時(shí)工作群用于溝通；（4）檔案庫(kù)房溫濕度記錄顯示，6月5日溫度30℃、濕度75%，但未做任何處理記錄。請(qǐng)根據(jù)《規(guī)范》分析上述問(wèn)題的違規(guī)點(diǎn)，并提出整改措施。答案一、單項(xiàng)選擇題1.C2.C3.C4.C5.B6.B7.D8.B9.D10.B二、多項(xiàng)選擇題1.AB2.AC3.ACD4.ABCD5.ABCD三、判斷題1.×2.×3.√4.√5.×6.×7.√8.√9.√10.×四、簡(jiǎn)答題1.答："三性"要求指真實(shí)性、完整性、規(guī)范性。（1）真實(shí)性：歸檔材料應(yīng)真實(shí)反映員工經(jīng)歷，需由形成部門(mén)或具有法定效力的機(jī)構(gòu)出具，個(gè)人提供的材料需經(jīng)核實(shí)；（2）完整性：應(yīng)涵蓋員工入職至離職全周期材料，包括履歷、考核、職務(wù)、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等10大類，不得遺漏關(guān)鍵材料；（3）規(guī)范性：材料格式、載體、簽署手續(xù)符合要求，如手寫(xiě)材料需用藍(lán)黑或黑色墨水，復(fù)印件需注明"與原件一致"并加蓋提供單位公章。2.答：主要流程包括：（1）檔案整理：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、排序、去除金屬物；（2）目錄建庫(kù)：按照《規(guī)范》要求著錄電子目錄，確保元數(shù)據(jù)完整；（3）數(shù)字化加工：使用符合標(biāo)準(zhǔn)的掃描儀（分辨率≥300dpi）進(jìn)行掃描，彩色材料采用24位真彩色模式；（4）圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行糾偏、去污、裁邊等處理，確保圖像清晰；（5）質(zhì)量檢測(cè)：檢查圖像偏斜度（≤1°）、清晰度、文字識(shí)別準(zhǔn)確率（≥98%）；（6）數(shù)據(jù)掛接：將處理后的電子文件與目錄數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，形成電子檔案；（7）數(shù)據(jù)備份：采用"雙套異地"備份方式，本地和異地各保存1套；（8）驗(yàn)收移交：由檔案管理部門(mén)、技術(shù)部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)共同驗(yàn)收后，移交至電子檔案管理系統(tǒng)。3.答：需建立的日常管理制度及核心內(nèi)容：（1）溫濕度管理制度：每日上、下午各記錄1次溫濕度（溫度14-24℃，濕度45-60%），超出范圍時(shí)2小時(shí)內(nèi)啟動(dòng)調(diào)控設(shè)備并記錄處理過(guò)程；（2）出入庫(kù)登記制度：詳細(xì)記錄檔案調(diào)閱/歸還時(shí)間、調(diào)閱人、用途，歸還時(shí)檢查檔案完整性；（3）安全巡查制度：每日下班前檢查門(mén)窗關(guān)閉、電源切斷情況，每月檢查消防設(shè)施、防蟲(chóng)藥劑有效性；（4）設(shè)備維護(hù)制度：定期對(duì)密集架、空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)，每年委托專業(yè)機(jī)構(gòu)檢測(cè)1次；（5）應(yīng)急管理制度：制定火災(zāi)、水淹等突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，每半年組織1次演練，記錄演練結(jié)果。4.答：保密管理主要措施：（1）人員管理：檔案管理人員需通過(guò)背景審查，簽訂保密協(xié)議，離職時(shí)辦理脫密期手續(xù)；（2）物理保密：庫(kù)房安裝雙鎖（鑰匙分由2人保管）、門(mén)禁系統(tǒng)（僅授權(quán)人員進(jìn)入）、監(jiān)控設(shè)備（錄像保存≥6個(gè)月）；（3）信息加密：電子檔案存儲(chǔ)時(shí)進(jìn)行加密處理（采用AES-256算法），傳輸需通過(guò)加密通道；（4）查閱限制：外部人員查閱需經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審批，不得拍照、復(fù)制敏感信息；（5）銷毀監(jiān)管：銷毀前編制清冊(cè)（列明檔案內(nèi)容、數(shù)量），經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，銷毀時(shí)由2名監(jiān)銷人現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督并簽字確認(rèn)；（6）技術(shù)防護(hù)：電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限（按崗位分級(jí)），啟用操作日志功能（記錄所有操作行為）。五、案例分析題違規(guī)點(diǎn)及整改措施：（1）缺少《勞動(dòng)合同》原件問(wèn)題：違規(guī)點(diǎn)：根據(jù)《規(guī)范》4.2.3條，具有法律效用的材料（如勞動(dòng)合同）必須歸檔原件，復(fù)印件僅在無(wú)法取得原件時(shí)使用并標(biāo)注"原件存放處"。整改措施：聯(lián)系人力資源部，要求與員工王某核實(shí)，向原合同簽署方（企業(yè)或員工）追回原件；若確實(shí)無(wú)法取得，需由人力資源部出具情況說(shuō)明（注明原件去向），與復(fù)印件一并歸檔，并在目錄中備注"原件缺失"。（2）離職員工檔案未移交問(wèn)題：違規(guī)點(diǎn)：《規(guī)范》5.1.2條規(guī)定，員工離職后10個(gè)工作日內(nèi)，原部門(mén)應(yīng)將其檔案移交至檔案庫(kù)房集中管理，禁止分散保存。整改措施：立即要求原部門(mén)將趙某檔案移交至檔案庫(kù)房，填寫(xiě)《檔案移交清冊(cè)》（雙方簽字確認(rèn)）；對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行檔案管理規(guī)范培訓(xùn)，完善部門(mén)檔案移交考核機(jī)制。（3）身份證掃描件上傳工作群?jiǎn)栴}：違規(guī)點(diǎn)：《規(guī)范》7.3.4條明確，數(shù)字化過(guò)程中涉及個(gè)人敏感信息（如身份證號(hào)）的電子文件，禁止通過(guò)非加密即時(shí)通訊工具傳輸或存儲(chǔ)。整改措施：要求服務(wù)商立即撤回工作群中的掃描件，刪除所有相關(guān)聊天記錄；對(duì)已處理的身份證掃描件進(jìn)行加密存儲(chǔ)（采用文件加密軟件），更換為專用傳輸通道（如企業(yè)云盤(pán)加密共享）；與服務(wù)商重新簽訂補(bǔ)充協(xié)議，明確數(shù)據(jù)安全責(zé)任，并處以合同金額5%的違約金。