PAGE采購及付款財(cái)務(wù)制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司采購及付款流程，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，確保采購活動(dòng)的合法性、合規(guī)性、合理性，保障公司資產(chǎn)安全，提高資金使用效率，維護(hù)公司利益。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有采購業(yè)務(wù)及相關(guān)付款行為，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購及付款活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)、政策以及公司內(nèi)部規(guī)章制度。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行采購操作，確保采購合同的簽訂、執(zhí)行及付款等環(huán)節(jié)符合要求。3.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮成本效益，優(yōu)化采購方案，降低采購成本。4.職責(zé)分離原則：采購、審批、付款等環(huán)節(jié)的職責(zé)應(yīng)相互分離，形成有效的內(nèi)部控制機(jī)制，防止舞弊行為。二、采購流程（一）采購需求提出1.使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫采購申請(qǐng)單詳細(xì)注明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)金額、需求時(shí)間等信息，并對(duì)采購需求的必要性和合理性進(jìn)行說明。2.采購申請(qǐng)單需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)本部門實(shí)際業(yè)務(wù)情況，對(duì)采購申請(qǐng)進(jìn)行審查，確認(rèn)需求的真實(shí)性和合理性，審核通過后簽字確認(rèn)。（二）采購預(yù)算審核1.財(cái)務(wù)部門收到采購申請(qǐng)單后，進(jìn)行預(yù)算審核依據(jù)公司年度預(yù)算及相關(guān)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采購申請(qǐng)的預(yù)算進(jìn)行審核。如采購項(xiàng)目超出預(yù)算范圍，需經(jīng)相關(guān)預(yù)算調(diào)整程序批準(zhǔn)。2.對(duì)于預(yù)算內(nèi)的采購申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門審核通過后簽字確認(rèn)該采購申請(qǐng)?jiān)陬A(yù)算范圍內(nèi)，具備資金支付條件。（三）采購審批1.采購申請(qǐng)單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門審核通過后，提交至公司管理層審批根據(jù)采購金額大小，按照公司授權(quán)審批制度進(jìn)行審批。一般采購項(xiàng)目由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大采購項(xiàng)目需經(jīng)總經(jīng)理或董事會(huì)審批。2.審批人應(yīng)認(rèn)真審查采購申請(qǐng)的內(nèi)容，做出明確的審批意見如同意采購，簽字確認(rèn)；如不同意，應(yīng)注明原因并返回采購申請(qǐng)單。（四）采購實(shí)施1.采購部門根據(jù)審批通過的采購申請(qǐng)單，開展采購活動(dòng)選擇供應(yīng)商：通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索等。對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證情況、信譽(yù)狀況等，建立合格供應(yīng)商名錄。采購談判：與選定的供應(yīng)商就采購價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款進(jìn)行談判，爭(zhēng)取有利的采購條件。談判過程中應(yīng)做好記錄，形成談判紀(jì)要。簽訂采購合同：根據(jù)談判結(jié)果，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品或服務(wù)的詳細(xì)規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨方式、付款方式、質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款。采購合同需經(jīng)公司法律部門或法律顧問審核，確保合同的合法性和有效性。審核通過后，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。2.采購部門應(yīng)及時(shí)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨：與供應(yīng)商保持溝通，及時(shí)了解生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)協(xié)商解決。組織驗(yàn)收：采購物品或服務(wù)到貨后，采購部門應(yīng)通知相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。驗(yàn)收合格的，出具驗(yàn)收合格證明；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等，并做好記錄。三、付款流程（一）付款申請(qǐng)1.采購部門在收到供應(yīng)商發(fā)票及驗(yàn)收合格證明后，填寫付款申請(qǐng)單付款申請(qǐng)單應(yīng)注明采購合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱、付款金額、付款方式、發(fā)票號(hào)碼等信息，并附上發(fā)票復(fù)印件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)憑證。2.付款申請(qǐng)單經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字確認(rèn)付款申請(qǐng)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，審核通過后提交至財(cái)務(wù)部門。（二）財(cái)務(wù)審核1.財(cái)務(wù)部門收到付款申請(qǐng)單后，進(jìn)行全面審核核對(duì)采購合同條款：檢查付款金額是否與合同約定一致，付款方式是否符合合同要求。審核發(fā)票真實(shí)性：核實(shí)發(fā)票的真?zhèn)?、發(fā)票內(nèi)容與采購業(yè)務(wù)的一致性，發(fā)票開具是否符合國家稅收法規(guī)。審查驗(yàn)收情況：確認(rèn)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告的真實(shí)性，驗(yàn)收結(jié)果是否合格。檢查資金安排：根據(jù)公司資金狀況，審核付款申請(qǐng)是否在預(yù)算范圍內(nèi)，是否有足夠的資金支付。2.財(cái)務(wù)審核通過后，簽字確認(rèn)并提交至審批人（三）付款審批1.付款申請(qǐng)單經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過后，提交至公司管理層審批審批流程同采購審批，根據(jù)付款金額大小按照公司授權(quán)審批制度進(jìn)行審批。2.審批人應(yīng)認(rèn)真審查付款申請(qǐng)的各項(xiàng)內(nèi)容，做出明確的審批意見如同意付款，簽字確認(rèn)；如不同意，應(yīng)注明原因并返回付款申請(qǐng)單。（四）付款執(zhí)行1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批通過的付款申請(qǐng)單，辦理付款手續(xù)選擇付款方式：根據(jù)合同約定和公司資金管理規(guī)定，選擇合適的付款方式，如支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)賬等。填寫付款憑證：按照選定的付款方式，填寫相應(yīng)的付款憑證，確保付款信息準(zhǔn)確無誤。授權(quán)支付：付款憑證經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或相關(guān)授權(quán)人員審核簽字后，進(jìn)行資金支付操作。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)記錄付款情況，更新財(cái)務(wù)賬目確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，定期與供應(yīng)商核對(duì)往來賬款，如有差異應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。四、采購及付款的內(nèi)部控制（一）不相容職務(wù)分離1.采購與審批分離：采購部門負(fù)責(zé)采購業(yè)務(wù)的具體實(shí)施，不得參與采購審批；審批部門獨(dú)立于采購部門，對(duì)采購申請(qǐng)進(jìn)行審核批準(zhǔn)。2.采購與驗(yàn)收分離：采購人員不得兼任驗(yàn)收工作，驗(yàn)收工作應(yīng)由獨(dú)立的驗(yàn)收部門或人員負(fù)責(zé)，以確保驗(yàn)收結(jié)果的公正性和客觀性。3.采購、驗(yàn)收與付款分離：采購、驗(yàn)收人員與付款審批、執(zhí)行人員應(yīng)相互分離，防止因利益關(guān)聯(lián)而導(dǎo)致的舞弊行為。（二）采購預(yù)算控制1.建立采購預(yù)算管理制度：明確采購預(yù)算的編制、審批、執(zhí)行、調(diào)整等流程，確保采購活動(dòng)在預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行。2.加強(qiáng)預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控：財(cái)務(wù)部門定期對(duì)采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析和監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正預(yù)算執(zhí)行偏差，如發(fā)現(xiàn)重大偏差應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司管理層并采取措施進(jìn)行調(diào)整。（三）供應(yīng)商管理1.建立供應(yīng)商評(píng)估機(jī)制：定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名錄，淘汰不合格供應(yīng)商，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商合作。2.加強(qiáng)供應(yīng)商信息管理：建立供應(yīng)商信息檔案，記錄供應(yīng)商的基本情況、合作歷史、評(píng)估結(jié)果等信息，以便于查詢和管理。（四）合同管理1.規(guī)范采購合同簽訂流程：明確合同起草、審核、簽訂、執(zhí)行、變更、終止等環(huán)節(jié)的要求和責(zé)任，確保合同的合法性、完整性和有效性。2.加強(qiáng)合同執(zhí)行監(jiān)督：采購部門和相關(guān)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行采購業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)監(jiān)督合同付款條款的執(zhí)行情況，確保公司權(quán)益得到保障。（五）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.定期開展內(nèi)部審計(jì)工作：內(nèi)部審計(jì)部門對(duì)采購及付款業(yè)務(wù)進(jìn)行定期審計(jì)，檢查采購流程的合規(guī)性、內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況、財(cái)務(wù)核算的準(zhǔn)確性等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改建議并跟蹤整改落實(shí)情況。2.加強(qiáng)對(duì)審計(jì)結(jié)果利用：公司管理層應(yīng)重視內(nèi)部審計(jì)結(jié)果，將審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題作為完善制度、加強(qiáng)管理的重要依據(jù)，不斷改進(jìn)采購及付款管理工作。五、采購及付款相關(guān)文件管理（一）采購申請(qǐng)單采購申請(qǐng)單應(yīng)妥善保存，按年度、部門進(jìn)行分類歸檔，保存期限為[X]年。采購申請(qǐng)單作為采購業(yè)務(wù)的起始文件，記錄了采購需求的提出和審批過程，是后續(xù)采購及付款流程的重要依據(jù)。（二）采購合同采購合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同原件交至公司檔案室進(jìn)行存檔，并建立合同臺(tái)賬進(jìn)行管理。合同臺(tái)賬應(yīng)記錄合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱、合同金額、簽訂日期、有效期、付款條款等信息，便于查詢和跟蹤合同執(zhí)行情況。采購合同保存期限為[X]年，在合同履行完畢后，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管。（三）發(fā)票及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告發(fā)票和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告是付款的重要憑證，應(yīng)與付款申請(qǐng)單一起裝訂成冊(cè)，按年度、月份進(jìn)行分類歸檔，保存期限為[X]年。財(cái)務(wù)部門在審核付款申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)發(fā)票和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告的真實(shí)性和完整性，確保付款依據(jù)充分。（四）付款申請(qǐng)單及付款憑證付款申請(qǐng)單和付款憑證是記錄公司付款業(yè)