工程項(xiàng)目物資采購(gòu)管理辦法一、目的與適用范圍（一）目的為規(guī)范工程項(xiàng)目物資采購(gòu)行為，優(yōu)化資源配置，保障工程建設(shè)質(zhì)量、進(jìn)度及成本可控，提升采購(gòu)管理效率與風(fēng)險(xiǎn)防控能力，結(jié)合工程項(xiàng)目管理實(shí)際需求，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司承接的各類工程項(xiàng)目（含新建、擴(kuò)建、改建及修繕類項(xiàng)目）的物資采購(gòu)活動(dòng)，涵蓋工程主材、輔材、設(shè)備、構(gòu)配件等物資的計(jì)劃編制、供應(yīng)商管理、采購(gòu)實(shí)施、質(zhì)量驗(yàn)收、庫(kù)存管理及結(jié)算付款等全流程管理。二、管理職責(zé)（一）項(xiàng)目部1.依據(jù)工程設(shè)計(jì)圖紙、施工進(jìn)度計(jì)劃及現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際需求，編制物資需求計(jì)劃，明確物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、交貨時(shí)間及使用部位等要求；2.參與供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)考察、采購(gòu)方案評(píng)審及物資到貨驗(yàn)收，反饋現(xiàn)場(chǎng)使用過程中的質(zhì)量問題與改進(jìn)建議；3.配合采購(gòu)部門做好物資領(lǐng)用、消耗臺(tái)賬登記，確保物資使用合規(guī)、可追溯。（二）采購(gòu)部1.統(tǒng)籌物資采購(gòu)全流程管理，根據(jù)審批后的需求計(jì)劃制定采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)方式、預(yù)算、時(shí)間節(jié)點(diǎn)；2.組織供應(yīng)商調(diào)研、資格預(yù)審及采購(gòu)談判，建立并維護(hù)供應(yīng)商信息庫(kù)；3.負(fù)責(zé)采購(gòu)合同簽訂、履行跟蹤，協(xié)調(diào)解決交貨、質(zhì)量爭(zhēng)議等問題；4.定期分析采購(gòu)成本、市場(chǎng)價(jià)格趨勢(shì)，提出成本優(yōu)化建議。（三）質(zhì)檢部1.制定物資質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（含入場(chǎng)檢驗(yàn)規(guī)程、抽樣比例等），參與關(guān)鍵物資的供應(yīng)商資質(zhì)審核；2.對(duì)到貨物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，出具檢驗(yàn)報(bào)告，判定是否合格；3.跟蹤不合格物資的處理流程（退貨、換貨、返修等），監(jiān)督整改措施落實(shí)。（四）財(cái)務(wù)部1.審核采購(gòu)預(yù)算及付款申請(qǐng)，確保資金使用符合財(cái)務(wù)制度及合同約定；2.建立采購(gòu)成本核算臺(tái)賬，分析采購(gòu)資金使用效率；3.參與采購(gòu)合同評(píng)審，把控付款節(jié)點(diǎn)、發(fā)票合規(guī)性等財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。（五）審計(jì)/紀(jì)檢部門1.對(duì)采購(gòu)流程合規(guī)性進(jìn)行監(jiān)督審計(jì)，重點(diǎn)核查招標(biāo)程序、合同條款、付款憑證的真實(shí)性；2.排查采購(gòu)環(huán)節(jié)廉政風(fēng)險(xiǎn)，受理違規(guī)舉報(bào)并開展調(diào)查處理。三、采購(gòu)流程管理（一）需求計(jì)劃編制與審批1.需求提報(bào)：項(xiàng)目部根據(jù)工程進(jìn)度（如基礎(chǔ)施工、主體結(jié)構(gòu)、裝飾裝修階段）及設(shè)計(jì)要求，每月25日前編制下月《物資需求計(jì)劃表》，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理初審后提交采購(gòu)部。特殊緊急需求（如搶險(xiǎn)、設(shè)計(jì)變更增補(bǔ)）可提交《緊急需求申請(qǐng)》，說明原因及時(shí)間要求。2.需求評(píng)審：采購(gòu)部聯(lián)合質(zhì)檢、財(cái)務(wù)部門對(duì)需求計(jì)劃進(jìn)行評(píng)審，重點(diǎn)核查：物資規(guī)格參數(shù)是否符合設(shè)計(jì)圖紙及技術(shù)規(guī)范；數(shù)量是否與工程量清單、庫(kù)存結(jié)余匹配（避免超采或短缺）；預(yù)算是否在項(xiàng)目成本控制范圍內(nèi)。評(píng)審?fù)ㄟ^后，形成《采購(gòu)需求審批單》，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購(gòu)方式選擇根據(jù)物資特性、金額規(guī)模及市場(chǎng)供應(yīng)情況，選擇以下采購(gòu)方式：1.招標(biāo)采購(gòu)：適用于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、需公開競(jìng)爭(zhēng)的物資（如鋼材、混凝土、大型設(shè)備）。應(yīng)組建招標(biāo)工作小組，發(fā)布招標(biāo)文件，組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)，確定中標(biāo)供應(yīng)商。2.詢價(jià)采購(gòu)：適用于常用輔材、標(biāo)準(zhǔn)件等小額物資，通過向3家以上供應(yīng)商發(fā)詢價(jià)函，對(duì)比價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。3.直接采購(gòu)：適用于獨(dú)家供應(yīng)（如專利產(chǎn)品）、應(yīng)急搶險(xiǎn)物資或與戰(zhàn)略供應(yīng)商的長(zhǎng)期合作項(xiàng)目，需附《直接采購(gòu)說明》（說明唯一性或緊急性依據(jù)），報(bào)總經(jīng)理審批。（三）供應(yīng)商管理1.準(zhǔn)入審核：新供應(yīng)商需提交營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品檢測(cè)報(bào)告、業(yè)績(jī)案例等資料，采購(gòu)部聯(lián)合質(zhì)檢部實(shí)地考察生產(chǎn)能力、質(zhì)量管控體系，經(jīng)評(píng)審后納入《合格供應(yīng)商庫(kù)》。2.動(dòng)態(tài)評(píng)價(jià)：每季度對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)，指標(biāo)包括：交貨及時(shí)性（按時(shí)交貨率）、質(zhì)量合格率、服務(wù)響應(yīng)速度（如售后問題處理時(shí)效）、價(jià)格穩(wěn)定性。評(píng)價(jià)結(jié)果分為A（優(yōu)秀）、B（合格）、C（待改進(jìn)）、D（淘汰），D類供應(yīng)商從庫(kù)中移除，C類需限期整改并重新評(píng)審。3.戰(zhàn)略合作：對(duì)長(zhǎng)期合作、質(zhì)量穩(wěn)定、價(jià)格合理的供應(yīng)商，可簽訂《戰(zhàn)略合作協(xié)議》，約定年度采購(gòu)量、優(yōu)惠條款、優(yōu)先供貨權(quán)等，降低采購(gòu)成本與風(fēng)險(xiǎn)。（四）采購(gòu)實(shí)施與合同管理1.合同簽訂：采購(gòu)部根據(jù)談判結(jié)果起草合同，條款需明確：物資規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（引用國(guó)標(biāo)/行標(biāo)或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）；交貨時(shí)間、地點(diǎn)（如項(xiàng)目施工現(xiàn)場(chǎng)指定倉(cāng)庫(kù)）；付款方式（如預(yù)付款比例、進(jìn)度款節(jié)點(diǎn)、質(zhì)保金留存）；違約責(zé)任（如逾期交貨違約金、質(zhì)量不合格的索賠條款）。合同經(jīng)法務(wù)、財(cái)務(wù)、分管領(lǐng)導(dǎo)評(píng)審后簽訂，原件由行政部存檔，采購(gòu)部、項(xiàng)目部留存副本。2.訂單跟蹤：采購(gòu)部建立《采購(gòu)訂單跟蹤表》，記錄交貨進(jìn)度、物流信息，提前3天提醒供應(yīng)商交貨，遇延期風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)協(xié)調(diào)（如調(diào)整施工計(jì)劃、更換運(yùn)輸方式）。（五）到貨驗(yàn)收與付款1.到貨驗(yàn)收：物資到貨后，項(xiàng)目部、質(zhì)檢部、采購(gòu)部聯(lián)合驗(yàn)收：核對(duì)送貨單與采購(gòu)合同的一致性（名稱、規(guī)格、數(shù)量）；質(zhì)檢部按標(biāo)準(zhǔn)抽樣檢驗(yàn)（如鋼材的力學(xué)性能檢測(cè)、電纜的絕緣測(cè)試），出具《檢驗(yàn)報(bào)告》；驗(yàn)收合格后，三方簽署《物資驗(yàn)收單》，作為入庫(kù)及付款依據(jù)；不合格物資由采購(gòu)部協(xié)調(diào)退貨、換貨，同時(shí)追溯供應(yīng)商責(zé)任。2.付款結(jié)算：預(yù)付款：根據(jù)合同約定，供應(yīng)商提交預(yù)付款申請(qǐng)及發(fā)票，經(jīng)采購(gòu)、財(cái)務(wù)審核后支付（一般不超過合同額的30%）；進(jìn)度款：到貨驗(yàn)收合格后，供應(yīng)商提交進(jìn)度款申請(qǐng)（附驗(yàn)收單、發(fā)票），經(jīng)項(xiàng)目部確認(rèn)使用情況、質(zhì)檢部確認(rèn)質(zhì)量，財(cái)務(wù)審核后支付；質(zhì)保金：工程竣工且質(zhì)保期滿后，無(wú)質(zhì)量問題的，一次性支付（質(zhì)保期一般為1-2年，按合同約定）。四、庫(kù)存與物資發(fā)放管理（一）倉(cāng)儲(chǔ)管理1.項(xiàng)目部設(shè)立現(xiàn)場(chǎng)倉(cāng)庫(kù)，根據(jù)物資特性分區(qū)存放（如鋼材露天存放需墊高防銹、易燃易爆品單獨(dú)隔離），配置消防、防潮、防盜設(shè)施；2.倉(cāng)庫(kù)管理員建立《物資庫(kù)存臺(tái)賬》，實(shí)時(shí)更新入庫(kù)、出庫(kù)、結(jié)余數(shù)量，每月末與財(cái)務(wù)部對(duì)賬，確保賬實(shí)一致；3.定期盤點(diǎn)（每月小盤點(diǎn)、季度大盤點(diǎn)），對(duì)積壓物資（如超期未使用、規(guī)格不符）及時(shí)上報(bào)，由采購(gòu)部協(xié)調(diào)調(diào)撥或降價(jià)處理。（二）物資發(fā)放1.施工班組憑《領(lǐng)料單》（項(xiàng)目經(jīng)理簽字）到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)料，領(lǐng)料單需注明使用部位、數(shù)量；2.倉(cāng)庫(kù)實(shí)行“先進(jìn)先出”原則，優(yōu)先發(fā)放早入庫(kù)的物資，避免積壓變質(zhì)；3.項(xiàng)目部建立《物資消耗臺(tái)賬》，按分項(xiàng)工程統(tǒng)計(jì)物資使用量，對(duì)比預(yù)算消耗量，分析節(jié)超原因（如設(shè)計(jì)變更、施工浪費(fèi)），及時(shí)優(yōu)化采購(gòu)計(jì)劃。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.審計(jì)部每半年開展采購(gòu)專項(xiàng)審計(jì)，重點(diǎn)檢查：采購(gòu)流程合規(guī)性（如招標(biāo)程序是否規(guī)范、供應(yīng)商選擇是否公正）；合同履行情況（如交貨期、質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)，付款是否超合同約定）；成本控制效果（如采購(gòu)價(jià)格是否低于市場(chǎng)平均水平、庫(kù)存積壓金額占比）。2.紀(jì)檢部門受理采購(gòu)環(huán)節(jié)的廉政舉報(bào)（如圍標(biāo)串標(biāo)、收受回扣），查實(shí)后按公司制度嚴(yán)肅處理，涉嫌違法的移交司法機(jī)關(guān)。（二）考核指標(biāo)對(duì)采購(gòu)部及相關(guān)部門設(shè)置考核指標(biāo)：采購(gòu)成本節(jié)約率（實(shí)際采購(gòu)價(jià)與預(yù)算價(jià)的差額占預(yù)算的比例）；按時(shí)交貨率（按時(shí)到貨批次/總批次）；質(zhì)量合格率（檢驗(yàn)合格物資金額/總采購(gòu)金額）；庫(kù)存周轉(zhuǎn)率（年采購(gòu)總額/平均庫(kù)存金額）。（三）獎(jiǎng)懲措施1.獎(jiǎng)勵(lì)：年度考核達(dá)標(biāo)的，按節(jié)約成本的一定比例發(fā)放獎(jiǎng)金；對(duì)提出有效成本優(yōu)化建議、避免重大質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)的個(gè)人/團(tuán)隊(duì)，給予專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)。2.處