單位資料歸檔及簽收管理規(guī)范一、規(guī)范制定背景與目的為規(guī)范單位資料歸檔及簽收工作，保障資料管理的規(guī)范性、安全性與可追溯性，提升行政辦公與業(yè)務(wù)管理效率，結(jié)合單位實(shí)際運(yùn)營需求，制定本管理規(guī)范。本規(guī)范旨在明確資料歸檔的分類、時(shí)限、質(zhì)量要求，規(guī)范簽收流程與責(zé)任邊界，確保資料全生命周期管理的嚴(yán)謹(jǐn)性，為單位決策、業(yè)務(wù)復(fù)盤及合規(guī)審查提供可靠支撐。二、適用范圍本規(guī)范適用于單位各部門（含下屬分支機(jī)構(gòu)）在日常辦公、業(yè)務(wù)開展、項(xiàng)目實(shí)施等活動(dòng)中產(chǎn)生的各類資料（含紙質(zhì)、電子載體）的歸檔及簽收管理工作。外包服務(wù)團(tuán)隊(duì)、合作單位移交的關(guān)聯(lián)資料，參照本規(guī)范執(zhí)行。三、職責(zé)分工（一）綜合管理部作為資料管理的統(tǒng)籌部門，負(fù)責(zé)制定、修訂資料管理相關(guān)制度；指導(dǎo)各部門開展資料歸檔與簽收工作；定期檢查資料管理合規(guī)性；統(tǒng)籌檔案庫房（含電子檔案存儲(chǔ)環(huán)境）的建設(shè)與維護(hù)；牽頭組織資料管理培訓(xùn)與考核。（二）業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門為資料管理的責(zé)任主體，需指定專人（檔案管理員）負(fù)責(zé)本部門資料的收集、整理、初審與移交；確保資料內(nèi)容真實(shí)、格式規(guī)范；配合綜合管理部完成資料抽檢、歸檔驗(yàn)收等工作；對本部門資料的完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。（三）簽收崗位人員資料移交與接收的經(jīng)辦人需嚴(yán)格履行簽收流程，移交方需確保資料“齊、清、定”（內(nèi)容齊全、目錄清晰、載體定型）；接收方需逐項(xiàng)核對資料信息，及時(shí)完成簽收確認(rèn)與系統(tǒng)錄入，對簽收環(huán)節(jié)的疏漏承擔(dān)直接責(zé)任。四、資料歸檔管理要求（一）資料分類結(jié)合單位業(yè)務(wù)特性，資料分為以下類別（可根據(jù)實(shí)際調(diào)整）：1.文書類：含單位發(fā)文、收文、會(huì)議紀(jì)要、管理制度、工作計(jì)劃與總結(jié)等行政文書；2.業(yè)務(wù)類：含項(xiàng)目方案、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表、客戶檔案、調(diào)研報(bào)告等業(yè)務(wù)成果資料；3.財(cái)務(wù)類：含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等財(cái)務(wù)文檔；4.聲像類：含工作照片、視頻錄像、錄音文件、多媒體課件等視聽資料；5.實(shí)物類：含榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、印章（停用）等具有保存價(jià)值的實(shí)物（注：實(shí)物歸檔需同步附文字說明）。（二）歸檔時(shí)限1.常規(guī)資料：年度產(chǎn)生的文書類、財(cái)務(wù)類資料，于次年3月底前完成歸檔；日常業(yè)務(wù)報(bào)表、會(huì)議記錄等周期性資料，按季度/月度歸檔，次周期首月10日前移交；2.專項(xiàng)資料：項(xiàng)目類、專項(xiàng)活動(dòng)類資料，于項(xiàng)目驗(yàn)收/活動(dòng)結(jié)束后15個(gè)工作日內(nèi)歸檔；臨時(shí)性工作資料（如應(yīng)急任務(wù)、專項(xiàng)調(diào)研），按工作要求即時(shí)/任務(wù)結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)歸檔；3.特殊資料：涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、法律糾紛、審計(jì)整改的資料，需即時(shí)歸檔，并標(biāo)注“重點(diǎn)檔案”。（三）歸檔質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1.紙質(zhì)資料：采用A4規(guī)格紙張（特殊尺寸需折疊/裝訂為A4幅面），去除金屬裝訂物，使用線裝或膠裝，頁碼連續(xù)且標(biāo)注清晰；封面需注明資料類別、年度、部門、保管期限（永久/30年/10年），并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；復(fù)印件需注明“與原件核對無誤”，由核對人簽字并加蓋部門公章。2.電子資料：格式采用PDF（文書類）、DOCX（可編輯文本）、XLSX（表格）、MP4（視頻）、JPG（圖片）等通用格式，避免使用特殊軟件生成的加密/專屬格式；命名規(guī)則：部門簡稱+年份+資料類型+序號(hào)（例：“市場部_2024_活動(dòng)方案_001”）；存儲(chǔ)要求：上傳至單位指定的電子檔案管理系統(tǒng)或加密云盤，確保可追溯、防篡改，同時(shí)保留一份本地備份（非涉密資料）。3.共性要求：資料內(nèi)容需真實(shí)反映業(yè)務(wù)過程，不得涂改、偽造；同類資料需按時(shí)間/業(yè)務(wù)邏輯排序，形成完整的“資料包”（含主文件、附件、審批單等關(guān)聯(lián)材料）；涉密資料需單獨(dú)標(biāo)注密級，按《單位保密管理制度》執(zhí)行歸檔與保管。五、簽收管理流程（一）簽收前準(zhǔn)備移交部門需提前3個(gè)工作日向接收部門（綜合管理部或?qū)跇I(yè)務(wù)部門）提交《資料移交清單》，注明資料名稱、份數(shù)、載體類型、保管期限、移交人等信息；接收方需在接收前1個(gè)工作日核對清單，確認(rèn)歸檔范圍與質(zhì)量要求，必要時(shí)提前溝通補(bǔ)充材料。（二）現(xiàn)場簽收操作1.移交人與接收人共同核對資料：紙質(zhì)資料檢查頁碼、完整性、簽字蓋章；電子資料檢查格式、內(nèi)容與清單一致性；2.填寫《資料簽收單》（見附件1），逐項(xiàng)記錄資料信息，雙方簽字確認(rèn)，一式兩份（移交方、接收方各存一份）；3.若資料存在缺漏、格式不符等問題，接收方需當(dāng)場提出整改要求，移交方需在3個(gè)工作日內(nèi)完成補(bǔ)充/修正，重新履行簽收流程。（三）簽收后管理1.接收部門需在簽收后2個(gè)工作日內(nèi)將資料信息錄入單位資料管理系統(tǒng)，生成唯一檔案編號(hào)；2.紙質(zhì)資料按“類別-年度-部門”分類存放至檔案柜，電子資料上傳至指定存儲(chǔ)位置，并同步更新檢索目錄；3.簽收單需按月整理，裝訂后交綜合管理部存檔，作為年度考核的依據(jù)。六、監(jiān)督與考核（一）檢查機(jī)制綜合管理部每季度開展一次資料管理專項(xiàng)檢查，內(nèi)容包括：歸檔及時(shí)性：是否按規(guī)定時(shí)限完成移交；資料質(zhì)量：是否符合格式、內(nèi)容要求；簽收流程：是否履行簽字確認(rèn)、系統(tǒng)錄入等環(huán)節(jié)；安全管理：紙質(zhì)檔案是否防潮防火、電子檔案是否備份加密。（二）考核與獎(jiǎng)懲1.獎(jiǎng)勵(lì)：對歸檔及時(shí)、資料質(zhì)量高、簽收規(guī)范的部門/個(gè)人，給予通報(bào)表揚(yáng)，納入年度“優(yōu)秀檔案管理崗”評選，獎(jiǎng)勵(lì)績效加分；2.懲處：對未按時(shí)歸檔（逾期10日以上）、資料質(zhì)量不達(dá)標(biāo)（整改2次仍不合格）、簽收流程違規(guī)（無簽字/虛假簽收）的，責(zé)令限期整改，扣減部門績效分（每次扣2-5分）；情節(jié)嚴(yán)重的，對責(zé)任人進(jìn)行崗位培訓(xùn)，取消當(dāng)年評優(yōu)資格。七、附則1.本規(guī)范由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起施行。原有資料管理規(guī)定與本