學(xué)生信息檔案管理規(guī)范模板為規(guī)范學(xué)生信息檔案管理工作，保障學(xué)生信息的準(zhǔn)確性、安全性與可利用性，提升教育管理服務(wù)效能，結(jié)合教育教學(xué)管理實(shí)際需求，制定本管理規(guī)范。一、總則1.目的：建立科學(xué)、規(guī)范的學(xué)生信息檔案管理機(jī)制，確保檔案信息真實(shí)完整、安全保密、動態(tài)更新，為學(xué)生成長跟蹤、教育教學(xué)決策及合規(guī)管理提供可靠支撐。2.適用范圍：本規(guī)范適用于[學(xué)校/教育機(jī)構(gòu)名稱]全體在校學(xué)生（含新生、在校生、畢業(yè)生）的信息檔案管理，涵蓋紙質(zhì)檔案與電子檔案的全生命周期管理。3.管理原則：遵循真實(shí)準(zhǔn)確、安全保密、動態(tài)更新、便捷利用原則，平衡檔案管理規(guī)范性與服務(wù)教學(xué)管理的實(shí)用性。二、管理職責(zé)分工明確各部門及崗位在學(xué)生信息檔案管理中的職責(zé)，形成“分工協(xié)作、責(zé)任到人”的管理體系：（一）教務(wù)處（或?qū)W籍管理部門）統(tǒng)籌規(guī)劃學(xué)生信息檔案管理工作，制定檔案管理細(xì)則與操作流程；審核檔案信息合規(guī)性，協(xié)調(diào)跨部門檔案資源共享；監(jiān)督檔案管理工作執(zhí)行情況，牽頭處理重大檔案安全事件。（二）班主任（或班級管理責(zé)任人）負(fù)責(zé)班級學(xué)生基礎(chǔ)信息的日常采集、初審與更新，確保信息來源真實(shí)；配合檔案管理員完成紙質(zhì)檔案整理、歸檔，及時(shí)反饋學(xué)生信息變動情況；對學(xué)生檔案信息的隱私性、敏感性進(jìn)行初步把控，避免非必要信息采集。（三）檔案管理員承擔(dān)紙質(zhì)檔案的分類、編號、保管、借閱登記及電子檔案的系統(tǒng)維護(hù)工作；定期檢查檔案存儲環(huán)境（如防潮、防火、防蟲），確保檔案物理安全；協(xié)助開展檔案信息檢索、統(tǒng)計(jì)與分析，為教學(xué)管理提供數(shù)據(jù)支持。（四）信息系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)學(xué)生電子檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)維護(hù)，保障系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行；設(shè)置用戶訪問權(quán)限，定期更新系統(tǒng)安全補(bǔ)丁，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊與數(shù)據(jù)泄露；執(zhí)行電子檔案備份策略，確保數(shù)據(jù)可恢復(fù)性。三、檔案內(nèi)容與分類學(xué)生信息檔案以“全生命周期管理”為核心，涵蓋學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)（及后續(xù)跟蹤）的關(guān)鍵信息，按管理維度與時(shí)間階段分類管理：（一）檔案內(nèi)容范疇1.個(gè)人基礎(chǔ)信息：姓名、性別、出生日期、民族、家庭住址、監(jiān)護(hù)人信息、聯(lián)系方式等（身份證號按需脫敏處理）；2.學(xué)業(yè)發(fā)展信息：學(xué)籍變動記錄（入學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)）、課程成績、學(xué)業(yè)評價(jià)、升學(xué)/畢業(yè)去向等；3.德育與獎(jiǎng)懲信息：校級及以上榮譽(yù)稱號、競賽獲獎(jiǎng)、違規(guī)處分（含撤銷記錄）、志愿服務(wù)時(shí)長等；4.健康與成長信息：年度體檢報(bào)告、疫苗接種記錄、特殊體質(zhì)/疾病說明、心理健康評估等；5.其他關(guān)聯(lián)信息：社會實(shí)踐記錄、校企合作項(xiàng)目參與情況、家庭經(jīng)濟(jì)困難認(rèn)定材料（按需歸檔）。（二）檔案分類方式1.按管理階段分類：在校檔案：記錄學(xué)生在校期間的動態(tài)信息，由班主任與檔案管理員協(xié)同更新；畢業(yè)檔案：整合學(xué)生在校期間的核心信息，移交至升學(xué)院校、就業(yè)單位或?qū)W校永久存檔。2.按載體形式分類：紙質(zhì)檔案：以紙質(zhì)文件、表格、證書復(fù)印件等形式歸檔，需加蓋學(xué)校公章或騎縫章；電子檔案：通過管理系統(tǒng)錄入、掃描或拍照形成的數(shù)字化文件，需確保與紙質(zhì)檔案“一一對應(yīng)、可追溯”。四、信息采集與錄入規(guī)范信息采集與錄入是檔案管理的核心環(huán)節(jié)，需嚴(yán)格遵循“源頭可控、審核閉環(huán)、格式統(tǒng)一”原則：（一）采集渠道與要求1.新生入學(xué)：通過《學(xué)生信息登記表》采集基礎(chǔ)信息，監(jiān)護(hù)人需簽署《信息真實(shí)性承諾書》，確保信息可追溯；2.日常更新：學(xué)生或監(jiān)護(hù)人提交信息變動說明（如家庭住址變更、監(jiān)護(hù)人聯(lián)系方式修改），班主任在3個(gè)工作日內(nèi)完成初審，確認(rèn)后錄入系統(tǒng)；3.特殊信息采集：健康信息、獎(jiǎng)懲信息等需附佐證材料（如醫(yī)院診斷書、獲獎(jiǎng)證書復(fù)印件），由教務(wù)處審核后歸檔。（二）錄入與審核流程1.字段規(guī)范：電子檔案錄入需嚴(yán)格遵循系統(tǒng)字段要求（如日期格式為“YYYY-MM-DD”、聯(lián)系方式需驗(yàn)證有效性），禁止錄入與管理無關(guān)的冗余信息；2.雙人審核：關(guān)鍵信息（如學(xué)籍變動、獎(jiǎng)懲記錄）需由班主任初審、教務(wù)處復(fù)核，確?！颁浫?審核”閉環(huán)管理；3.版本控制：電子檔案需保留修改痕跡（如“修改時(shí)間、修改人、修改內(nèi)容”），便于追溯信息變更歷史。五、檔案存儲與保管要求檔案存儲需兼顧物理安全與數(shù)據(jù)安全，確保檔案在保管期內(nèi)“不損毀、不丟失、可調(diào)用”：（一）紙質(zhì)檔案保管1.歸檔要求：紙質(zhì)檔案需按“班級-年級-類別”排序，使用專用檔案盒（標(biāo)注檔案編號、起止日期、保管期限），存放于防潮、防火、防蟲的專用檔案室；2.保管環(huán)境：檔案室溫度控制在14℃-24℃，相對濕度45%-60%，配備溫濕度監(jiān)測儀、滅火器、防蟲藥劑；3.借閱管理：紙質(zhì)檔案原則上“只借不閱”，確需查閱時(shí)需填寫《紙質(zhì)檔案借閱登記表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，在檔案管理員陪同下于指定區(qū)域查閱，禁止折疊、涂改、抽換檔案。（二）電子檔案保管1.存儲架構(gòu)：電子檔案統(tǒng)一存儲于學(xué)校云平臺或本地服務(wù)器，采用“主服務(wù)器+異地備份”架構(gòu)，備份頻率不低于每月1次；2.安全防護(hù)：電子檔案系統(tǒng)需部署防火墻、入侵檢測系統(tǒng)（IDS），用戶密碼需包含大小寫字母、數(shù)字及特殊字符，每季度強(qiáng)制更新；3.訪問權(quán)限：按崗位設(shè)置分級權(quán)限（如班主任僅可查看本班學(xué)生信息，檔案管理員可修改檔案狀態(tài)，教務(wù)處可導(dǎo)出統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)），禁止“一人多崗、越權(quán)操作”。六、檔案使用與借閱管理檔案使用需遵循“按需提供、全程留痕、安全可控”原則，平衡管理效率與信息安全：1.教學(xué)管理：教務(wù)處調(diào)取學(xué)籍信息辦理轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)等手續(xù)，需填寫《檔案使用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后操作；2.學(xué)生服務(wù)：班主任查詢學(xué)生健康信息以制定個(gè)性化教育方案，需登記使用目的與時(shí)間，確保信息僅用于教育管理；3.數(shù)據(jù)分析：學(xué)校科研團(tuán)隊(duì)開展學(xué)生成長跟蹤研究，需經(jīng)倫理審查與校長審批，且僅可獲取脫敏后的匯總數(shù)據(jù)。（二）外部借閱流程1.升學(xué)/就業(yè)調(diào)檔：高校或用人單位調(diào)閱畢業(yè)生檔案，需出具公函（注明調(diào)檔原因、范圍），由教務(wù)處審核后，通過機(jī)要通道或?qū)Ｈ俗o(hù)送移交；2.司法/行政查詢：公檢法機(jī)關(guān)因辦案需要查詢學(xué)生檔案，需出具介紹信與執(zhí)法證件，由學(xué)校法律顧問陪同查閱，嚴(yán)禁拷貝原始檔案；3.借閱登記：所有檔案借閱需記錄“借閱人、借閱時(shí)間、用途、歸還時(shí)間”，電子檔案操作需留存系統(tǒng)日志，確保可追溯。七、安全與保密管理措施學(xué)生信息包含大量隱私數(shù)據(jù)，需通過“技術(shù)防護(hù)+制度約束”保障信息安全：（一）安全技術(shù)措施1.電子檔案加密：敏感信息（如家庭住址、監(jiān)護(hù)人身份證號）需采用AES-256加密存儲，傳輸過程啟用SSL/TLS協(xié)議；2.終端安全管控：接入檔案系統(tǒng)的終端需安裝殺毒軟件、禁用USB接口，禁止在公共網(wǎng)絡(luò)環(huán)境（如網(wǎng)吧、公共WiFi）登錄系統(tǒng)；3.應(yīng)急處置預(yù)案：制定《學(xué)生檔案安全事件應(yīng)急預(yù)案》，明確數(shù)據(jù)泄露、系統(tǒng)癱瘓等場景的處置流程，每學(xué)年開展1次應(yīng)急演練。（二）保密管理制度1.知悉范圍管控：學(xué)生隱私信息（如家庭經(jīng)濟(jì)狀況、心理評估）僅限“必要崗位+必要場景”知悉，禁止在公開會議、社交媒體討論相關(guān)信息；2.違規(guī)處理機(jī)制：員工違規(guī)泄露學(xué)生信息，視情節(jié)給予“警告、記過、解除勞動合同”處分，涉嫌違法的移交司法機(jī)關(guān)；3.培訓(xùn)與教育：每學(xué)期組織檔案管理人員開展“信息安全與保密”培訓(xùn)，簽訂《保密責(zé)任書》，強(qiáng)化合規(guī)意識。八、檔案更新與銷毀流程檔案需“動態(tài)更新、定期清理”，確保信息時(shí)效性與存儲空間優(yōu)化：（一）檔案更新機(jī)制1.定期更新：每學(xué)期末（或畢業(yè)季）集中更新學(xué)業(yè)成績、獎(jiǎng)懲記錄、升學(xué)去向等信息，確?！霸谛n案”與學(xué)生實(shí)際情況一致；2.即時(shí)更新：學(xué)生信息發(fā)生重大變動（如監(jiān)護(hù)人變更、重大疾病確診）時(shí)，班主任需在15個(gè)工作日內(nèi)完成信息采集、審核與錄入；3.版本歸檔：電子檔案更新后需保留歷史版本，標(biāo)注“更新時(shí)間、更新人、更新原因”，便于追溯學(xué)生成長軌跡。（二）檔案銷毀流程1.鑒定與審批：由檔案管理小組（教務(wù)處、班主任、檔案管理員）每5年開展一次檔案鑒定，確認(rèn)無保存價(jià)值的檔案（如臨時(shí)活動報(bào)名信息、過期健康證明），填寫《檔案銷毀清單》，經(jīng)校長審批后實(shí)施銷毀；2.銷毀方式：紙質(zhì)檔案由兩人監(jiān)督銷毀（如碎紙機(jī)粉碎、焚燒），電子檔案通過專業(yè)數(shù)據(jù)擦除軟件徹底刪除，銷毀過程需拍攝照片、記錄銷毀人，存檔5年；3.例外情況：涉及法律糾紛、審計(jì)調(diào)查的檔案，需暫緩銷毀，待糾紛解決或調(diào)查結(jié)束后再行處理。九、監(jiān)督與考核機(jī)制建立“定期檢查+量化考核”機(jī)制，確保檔案管理規(guī)范落地：（一）監(jiān)督檢查1.日常抽查：檔案管理員每月抽查10%的檔案，檢查信息準(zhǔn)確率、歸檔及時(shí)性，發(fā)現(xiàn)問題立即整改；2.專項(xiàng)審計(jì)：每學(xué)年開展一次檔案管理專項(xiàng)審計(jì)，重點(diǎn)核查“信息安全措施落實(shí)、借閱流程合規(guī)性、銷毀記錄完整性”；3.師生反饋：通過問卷調(diào)查、座談會收集師生對檔案服務(wù)的意見，優(yōu)化管理流程。（二）考核與獎(jiǎng)懲1.考核指標(biāo)：檔案準(zhǔn)確率（≥98%）、更新及時(shí)率（≥95%）、安全事故發(fā)生率（0）、師生滿意度（≥90%）；2.表彰獎(jiǎng)勵(lì)：對檔案管理工作突出的班級、個(gè)人給予“優(yōu)秀檔案管理崗”稱號，在績效考核中加分；3.違規(guī)處罰：檔案信息錯(cuò)誤率超5%、發(fā)生安全泄露事件的，扣減部門績效，責(zé)任人取消當(dāng)年評優(yōu)資格。十、附則1.本規(guī)范由學(xué)校教務(wù)處負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起施行，原有檔案管理制度與本規(guī)