公司通訊錄更新維護(hù)管理制度公司通訊錄更新維護(hù)管理適用于全體在職員工、實(shí)習(xí)生、勞務(wù)派遣人員及與公司存在長期合作關(guān)系的外部單位關(guān)鍵聯(lián)系人。通訊錄信息涵蓋姓名、所屬部門、崗位職級、辦公電話（含分機(jī)）、移動電話、企業(yè)郵箱、緊急聯(lián)系人及聯(lián)系方式（僅限內(nèi)部通訊錄）、合作單位對接事項(xiàng)等內(nèi)容，其中員工移動電話、緊急聯(lián)系人信息為內(nèi)部敏感信息，僅限公司內(nèi)部系統(tǒng)訪問。行政部為通訊錄歸口管理部門，設(shè)專職行政專員負(fù)責(zé)日常更新與維護(hù)，主要職責(zé)包括：審核各部門提交的信息變更申請，確保信息完整準(zhǔn)確；操作通訊錄管理系統(tǒng)完成信息錄入、修改、刪除及狀態(tài)標(biāo)記；定期校驗(yàn)通訊錄數(shù)據(jù)質(zhì)量；統(tǒng)籌外部合作單位聯(lián)系人信息匯總與更新。各部門負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人，需審核本部門人員信息變更申請，確保提交信息與實(shí)際一致；離職人員需在當(dāng)日內(nèi)書面通知行政部。IT部門負(fù)責(zé)提供通訊錄管理系統(tǒng)技術(shù)支持，設(shè)置分級訪問權(quán)限，保障系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行及數(shù)據(jù)安全。新員工入職當(dāng)日，需填寫《員工信息登記表》（含全部規(guī)定信息），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交行政部。行政專員核對入職審批單、勞動合同等材料，于次工作日17:00前完成系統(tǒng)錄入，同步更新至企業(yè)微信、釘釘、內(nèi)部OA等官方通訊平臺。信息錄入后，行政部通過企業(yè)郵箱向新員工發(fā)送確認(rèn)通知，員工需在24小時內(nèi)核對并反饋，逾期未反饋視為信息無誤。員工發(fā)生崗位調(diào)整、部門調(diào)動、辦公電話/分機(jī)變更、手機(jī)號碼更換等異動時，需在變動生效前1個工作日內(nèi)通過內(nèi)部系統(tǒng)提交《信息變更申請單》，注明變更原因及生效時間。部門負(fù)責(zé)人須在24小時內(nèi)完成線上審批，未及時審批導(dǎo)致信息延誤的，由部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。行政專員收到審批通過的申請后，于當(dāng)日內(nèi)完成系統(tǒng)信息修改，同步更新至各官方平臺，并通過部門聯(lián)絡(luò)群通知相關(guān)協(xié)作崗位。因特殊情況無法提前申請的，需由部門負(fù)責(zé)人電話告知行政部，事后2個工作日內(nèi)補(bǔ)提申請，否則視為無效變更。員工辦理離職手續(xù)時，部門負(fù)責(zé)人需在《離職審批表》中注明離職日期，行政部憑人力資源部出具的《離職證明》于離職當(dāng)日17:00前將該員工狀態(tài)標(biāo)記為“離職”，保留姓名、原部門、原崗位等歷史信息（保留期限不少于3年），同時刪除企業(yè)微信、釘釘?shù)韧獠靠稍L問平臺中的聯(lián)系方式字段。已離職超過6個月的員工信息轉(zhuǎn)為歸檔狀態(tài)，僅保留在后臺數(shù)據(jù)庫，前臺系統(tǒng)不再顯示。采購部、銷售部、客服部等業(yè)務(wù)部門需每季度最后一個月20日前，收集合作單位（供應(yīng)商、客戶、服務(wù)商等）關(guān)鍵聯(lián)系人信息，填寫《外部合作聯(lián)系人登記表》（含姓名、職務(wù)、固定電話、移動電話、企業(yè)郵箱、對接業(yè)務(wù)范圍、有效期），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交行政部。行政部于次月初5日前完成匯總，更新至《外部合作通訊錄》，并標(biāo)注信息有效期（最長不超過12個月）。業(yè)務(wù)部門需在聯(lián)系人信息到期前1個月重新確認(rèn)，若合作關(guān)系終止，需同步提交《聯(lián)系人刪除申請》，行政部核實(shí)后當(dāng)日內(nèi)完成信息移除。通訊錄管理使用企業(yè)級專用系統(tǒng)，行政部設(shè)系統(tǒng)管理員1名（A角）、備用管理員1名（B角），A角外出時由B角代為操作。系統(tǒng)設(shè)置三級權(quán)限：普通員工僅可查詢本部門人員信息（不含移動電話、緊急聯(lián)系人）；部門負(fù)責(zé)人可查詢本部門及跨部門協(xié)作崗位信息（含移動電話）；公司管理層可查詢?nèi)績?nèi)部信息。IT部門每月1日生成《系統(tǒng)訪問日志》，交行政部備案，發(fā)現(xiàn)異常訪問需在24小時內(nèi)核查并上報。數(shù)據(jù)備份實(shí)行“雙備份”機(jī)制：系統(tǒng)每日23:00自動備份至云端（保存30天），行政專員每周五17:00前手動導(dǎo)出Excel版本備份至公司內(nèi)網(wǎng)專用文件夾（保存2年），重要節(jié)日（春節(jié)、國慶等）前增加一次手動備份。如遇系統(tǒng)故障，優(yōu)先使用云端備份恢復(fù)，超過48小時未恢復(fù)的，啟用Excel備份人工錄入。內(nèi)部通訊錄嚴(yán)禁通過個人微信、郵件等非官方渠道傳播，因工作需要提供部分信息給外部單位時，需填寫《信息外發(fā)申請單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政部負(fù)責(zé)人雙簽批準(zhǔn)，且僅提供固定電話、企業(yè)郵箱等非隱私字段。員工因調(diào)崗、離職等原因不再需要原權(quán)限時，部門負(fù)責(zé)人需在24小時內(nèi)通知行政部調(diào)整系統(tǒng)權(quán)限，未及時通知導(dǎo)致信息泄露的，由原所屬部門承擔(dān)管理責(zé)任。行政部每月15日前開展通訊錄專項(xiàng)核查，通過比對人力資源部《在職人員清單》，重點(diǎn)檢查離職未標(biāo)記、部門/崗位與實(shí)際不符、辦公電話空號等問題，形成《核查問題清單》發(fā)送至各部門。部門需在5個工作日內(nèi)核實(shí)并反饋整改情況，未按時整改的，每超1日扣減部門負(fù)責(zé)人當(dāng)月績效分1分。每季度最后一個月25日前，行政部聯(lián)合IT部門開展全量校驗(yàn)，隨機(jī)抽取20%的聯(lián)系人（含內(nèi)部員工及外部合作方），通過撥打電話、發(fā)送驗(yàn)證郵件等方式確認(rèn)信息有效性。內(nèi)部信息誤差率超過5%、外部信息誤差率超過10%的部門，需提交書面整改報告，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后10個工作日內(nèi)完成修正，同時扣減部門當(dāng)季度績效獎金的5%10%。因部門負(fù)責(zé)人未及時審核信息變更申請，導(dǎo)致通訊錄信息延誤或錯誤，造成跨部門協(xié)作受阻的，第一次予以通報批評，第二次扣減當(dāng)月績效200元；行政專員未在規(guī)定時限內(nèi)完成信息更新，每發(fā)生1次扣減當(dāng)月績效100元，因操