2025實驗幼兒園采購管理制度一、總則為加強實驗幼兒園采購管理，規(guī)范采購行為，保證采購質(zhì)量，節(jié)約采購資金，保障幼兒園教育教學及各項工作的順利開展，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和幼兒園實際情況，特制定本采購管理制度。本制度適用于實驗幼兒園內(nèi)所有采購活動，包括但不限于教學用品、辦公用品、食品、設備設施、維修材料等的采購。采購工作應遵循公開、公平、公正、誠實信用和效益優(yōu)先的原則，確保采購過程透明、規(guī)范，采購結(jié)果符合幼兒園的實際需求。二、采購管理機構(gòu)及職責（一）采購領(lǐng)導小組由園長任組長，副園長、財務人員、教師代表等組成采購領(lǐng)導小組。其主要職責為：1.審定幼兒園采購計劃和預算。根據(jù)幼兒園的發(fā)展規(guī)劃、教學需求和財務狀況，對年度和學期采購計劃及預算進行審核和批準。2.研究決定重大采購事項。對于金額較大、影響范圍廣的采購項目，如大型設備采購、場地改造等，進行集體討論和決策。3.監(jiān)督采購工作的實施。對采購過程進行全程監(jiān)督，確保采購活動依法依規(guī)進行，防止出現(xiàn)違規(guī)違紀行為。4.協(xié)調(diào)解決采購工作中的重大問題。當采購過程中遇到困難或爭議時，及時進行協(xié)調(diào)和處理，保障采購工作的順利進行。（二）采購工作小組采購工作小組由后勤部門負責人擔任組長，成員包括相關(guān)采購人員。其主要職責為：1.負責編制采購計劃。根據(jù)各部門的需求和幼兒園的實際情況，結(jié)合財務預算，編制詳細的采購計劃，明確采購的物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預算金額等。2.組織實施采購活動。按照采購計劃和相關(guān)規(guī)定，選擇合適的采購方式，發(fā)布采購信息，組織供應商報名、投標、開標、評標等工作。3.對供應商進行考察和評估。在采購前，對潛在供應商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等進行考察和評估，選擇合格的供應商。在采購過程中，對供應商的履約情況進行監(jiān)督和評價，建立供應商檔案，為后續(xù)采購提供參考。4.簽訂采購合同。與中標供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務，包括采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、質(zhì)量標準、交貨時間、交貨地點、付款方式、售后服務等條款。5.負責采購物品的驗收和入庫。采購物品到貨后，組織相關(guān)人員按照合同要求進行驗收，檢查物品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否符合要求。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，做好相關(guān)記錄。6.整理和保存采購檔案。將采購過程中的相關(guān)文件、資料進行整理和歸檔，包括采購計劃、采購申請、招標文件、投標文件、評標報告、采購合同、驗收報告、付款憑證等，以備查閱和審計。（三）監(jiān)督小組由紀檢人員、教師代表等組成監(jiān)督小組。其主要職責為：1.監(jiān)督采購工作的全過程。對采購計劃的制定、采購方式的選擇、采購程序的執(zhí)行、采購合同的簽訂和履行等進行全程監(jiān)督，確保采購活動合法、合規(guī)、公正。2.受理采購工作中的投訴和舉報。對教職工、供應商等提出的關(guān)于采購工作的投訴和舉報進行調(diào)查和處理，維護采購活動的正常秩序。3.對采購工作提出意見和建議。定期對采購工作進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時提出改進意見和建議，促進采購工作的不斷完善。三、采購計劃管理（一）采購計劃的編制1.各部門根據(jù)本部門的工作需求和實際情況，于每學期末編制下學期的采購計劃草案，報后勤部門匯總。2.后勤部門對各部門提交的采購計劃草案進行審核和匯總，結(jié)合幼兒園的財務預算和實際情況，編制幼兒園學期采購計劃初稿。3.采購計劃初稿應包括采購項目名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算金額、采購時間等內(nèi)容，并注明采購項目的用途和必要性。4.采購計劃初稿經(jīng)采購領(lǐng)導小組審核通過后，形成正式的采購計劃，并報園長批準。（二）采購計劃的調(diào)整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因特殊情況需要調(diào)整采購計劃，相關(guān)部門應填寫《采購計劃調(diào)整申請表》，說明調(diào)整的原因、內(nèi)容和金額等，經(jīng)部門負責人簽字后，報后勤部門審核。2.后勤部門對《采購計劃調(diào)整申請表》進行審核，提出審核意見，報采購領(lǐng)導小組審批。3.采購領(lǐng)導小組根據(jù)實際情況對采購計劃調(diào)整申請進行審批，經(jīng)批準后，后勤部門按照調(diào)整后的采購計劃組織實施采購活動。四、采購方式及程序（一）采購方式1.公開招標：采購金額達到一定標準（如[X]萬元以上）的大型采購項目，應采用公開招標的方式進行采購。公開招標應遵循《中華人民共和國招標投標法》等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，通過發(fā)布招標公告、接受投標、開標、評標、定標等程序，選擇中標供應商。2.邀請招標：對于技術(shù)復雜、有特殊要求或者受自然環(huán)境限制，只有少量潛在供應商可供選擇的采購項目，或者采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的采購項目，可以采用邀請招標的方式進行采購。邀請招標應向三個以上具備承擔招標項目能力、資信良好的特定的法人或者其他組織發(fā)出投標邀請書。3.競爭性談判：符合下列情形之一的采購項目，可以采用競爭性談判方式采購：招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術(shù)復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的。競爭性談判應遵循《政府采購非招標采購方式管理辦法》等相關(guān)規(guī)定，通過成立談判小組、制定談判文件、邀請供應商參加談判、談判、確定成交供應商等程序進行。4.單一來源采購：符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源方式采購：只能從唯一供應商處采購的；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。單一來源采購應遵循相關(guān)規(guī)定，在保證采購項目質(zhì)量和雙方商定合理價格的基礎(chǔ)上進行采購。5.詢價采購：采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可以采用詢價方式采購。詢價采購應向三家以上的供應商發(fā)出詢價單，對供應商提供的報價進行比較，確定成交供應商。（二）采購程序1.采購申請：各部門根據(jù)采購計劃和實際工作需要，填寫《采購申請表》，注明采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預算金額、使用時間等內(nèi)容，經(jīng)部門負責人簽字后，報后勤部門審核。2.采購審批：后勤部門對《采購申請表》進行審核，根據(jù)采購金額和采購方式的不同，報相關(guān)領(lǐng)導審批。采購金額在[X]元以下的采購項目，由后勤部門負責人審批；采購金額在[X]元至[X]元之間的采購項目，由分管副園長審批；采購金額在[X]元以上的采購項目，由園長審批。3.采購實施：經(jīng)審批同意后，采購工作小組按照確定的采購方式組織實施采購活動。在采購過程中，應嚴格按照相關(guān)法律法規(guī)和采購程序的要求進行操作，確保采購活動的公平、公正、公開。4.合同簽訂：確定中標供應商后，采購工作小組應與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權(quán)利和義務，包括采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、質(zhì)量標準、交貨時間、交貨地點、付款方式、售后服務等條款。合同簽訂前，應經(jīng)財務部門和法律顧問審核，確保合同條款合法、合規(guī)、公平。5.驗收付款：采購物品到貨后，采購工作小組應組織相關(guān)人員按照合同要求進行驗收。驗收合格后，由驗收人員填寫《采購物品驗收單》，經(jīng)部門負責人簽字確認。財務部門根據(jù)《采購物品驗收單》和采購合同的約定，辦理付款手續(xù)。五、采購質(zhì)量管理（一）供應商管理1.建立供應商準入制度。對供應商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等進行嚴格審查，只有符合要求的供應商才能進入幼兒園的供應商庫。2.與供應商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。在采購合同中明確供應商的質(zhì)量責任和義務，要求供應商提供質(zhì)量合格證明文件，并對產(chǎn)品質(zhì)量負責。3.定期對供應商進行評估和考核。根據(jù)供應商的供貨質(zhì)量、交貨時間、售后服務等情況，對供應商進行評估和考核，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵和優(yōu)先合作機會，對于不符合要求的供應商及時淘汰。（二）采購物品驗收1.成立驗收小組。由采購人員、使用部門人員、質(zhì)量管理人員等組成驗收小組，負責對采購物品進行驗收。2.制定驗收標準。根據(jù)采購合同和相關(guān)質(zhì)量標準，制定詳細的驗收標準，明確采購物品的質(zhì)量要求、驗收方法和驗收流程。3.嚴格驗收程序。采購物品到貨后，驗收小組應按照驗收標準進行全面檢查和測試，檢查物品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等是否符合要求。對于重要的采購物品，應邀請專業(yè)機構(gòu)進行檢驗和檢測。4.做好驗收記錄。驗收人員應如實填寫《采購物品驗收單》，記錄驗收情況和結(jié)果。驗收合格的物品，應辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物品，應及時與供應商聯(lián)系，要求供應商進行更換或處理。（三）質(zhì)量問題處理1.對于采購物品在使用過程中出現(xiàn)的質(zhì)量問題，使用部門應及時向后勤部門反饋。后勤部門應立即組織相關(guān)人員進行調(diào)查和分析，確定質(zhì)量問題的原因和責任。2.如質(zhì)量問題是由供應商造成的，應按照采購合同的約定，要求供應商承擔相應的責任，如更換產(chǎn)品、維修、退貨、賠償損失等。3.對于因質(zhì)量問題給幼兒園造成損失的，應依法追究供應商的賠償責任。同時，應將供應商的不良行為記錄在案，作為今后采購的參考。六、采購資金管理（一）預算管理1.采購預算應納入幼兒園的財務預算體系，嚴格按照預算進行采購活動。在編制采購預算時，應充分考慮幼兒園的實際需求和財務狀況，合理安排采購資金。2.采購部門應根據(jù)采購計劃和預算，合理控制采購成本，避免超預算采購。如因特殊情況需要超預算采購，應按照相關(guān)規(guī)定辦理預算調(diào)整手續(xù)。（二）付款管理1.財務部門應按照采購合同的約定，及時辦理付款手續(xù)。在付款前，應審核采購合同、采購發(fā)票、驗收報告等相關(guān)憑證，確保付款的合法性、合規(guī)性和準確性。2.對于金額較大的采購項目，應采用分期付款的方式，根據(jù)采購物品的到貨情況和驗收結(jié)果，分階段支付貨款。3.加強對采購資金的監(jiān)管，防止采購資金被挪用、擠占或浪費。定期對采購資金的使用情況進行審計和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。七、采購檔案管理（一）檔案內(nèi)容采購檔案應包括采購計劃、采購申請、招標文件、投標文件、評標報告、采購合同、驗收報告、付款憑證等與采購活動相關(guān)的文件和資料。（二）檔案整理與保管1.采購工作小組應在采購活動結(jié)束后，及時將相關(guān)文件和資料進行整理和歸檔，建立采購檔案。2.采購檔案應按照采購項目進行分類管理，建立檔案目錄，便于查閱和檢索。3.采購檔案應妥善保管，防止檔案丟失、損壞或泄露。檔案保管期限按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）檔案查閱與利用1.幼兒園內(nèi)部人員因工作需要查閱采購檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導批準后，方可查閱。2.外部單位或個人因特殊原因需要查閱采購檔案，應持單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)園長批準后，方可查閱。查閱檔案時，應遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，不得私自復制、涂改或帶走檔案資料。八、責任追究（一）采購人員責任采購人員在采購工作中應嚴格遵守法律法規(guī)和采購管理制度的規(guī)定，如因違規(guī)操作給幼兒園造成損失的，應承擔相應的責任。具體責任包括：1.因故意或重大過失導致采購物品質(zhì)量不符合要求，給幼兒園造成損失的，應承擔賠償責任。2.與供應商串通，謀取不正當利益的，應給予紀律處分；情節(jié)嚴重的，依法追究法律責任。3.泄露采購工作中的商業(yè)秘密或其他機密信息的，應承擔相應的法律責任