印章外帶使用管理制度一、總則為加強單位印章的規(guī)范管理，確保印章使用的安全性、嚴肅性和有效性，嚴格控制印章外帶使用情況，避免因印章外帶使用不當給單位帶來風險和損失，特制定本制度。本制度所指的印章包括單位公章、法人章、財務專用章、合同專用章以及其他具有法律效力的專用印章。二、印章外帶使用的原則1.必要性原則：印章外帶使用應僅在確實無法在單位內(nèi)完成蓋章流程且業(yè)務開展必須使用印章的情況下進行。嚴禁以任何不合理的理由申請印章外帶。2.審批原則：任何印章外帶使用都必須經(jīng)過嚴格的審批流程，獲得相關(guān)負責人的批準后方可進行。未經(jīng)批準，嚴禁擅自外帶印章。3.安全原則：在印章外帶使用過程中，必須采取有效的安全措施，確保印章的安全，防止印章丟失、被盜用或濫用。4.限時原則：印章外帶使用應設(shè)定明確的歸還時間，使用人必須在規(guī)定時間內(nèi)將印章歸還至單位保管。三、印章外帶使用的申請流程1.填寫申請表使用人需要外帶印章時，應提前填寫《印章外帶使用申請表》。申請表應詳細注明外帶印章的名稱、用途、預計外帶時間、歸還時間、使用地點等信息。對于具體的用印事項，需清晰描述，如涉及合同的應注明合同名稱、對方單位等；涉及文件的應說明文件的性質(zhì)和內(nèi)容概要。2.部門負責人審核使用人所在部門負責人對申請表進行審核。重點審核申請事項的必要性、合理性以及對可能產(chǎn)生的風險進行評估。查看用印事項是否符合部門業(yè)務需求和工作安排，是否存在其他替代解決方案。如果部門負責人認為申請不合理或存在風險，有權(quán)要求使用人補充說明或拒絕申請。3.法務部門審核（如需）對于涉及法律事務的用印申請，如合同簽訂、法律文件簽署等，申請表需提交至法務部門進行審核。法務部門主要審核用印事項是否符合法律法規(guī)和單位的相關(guān)規(guī)定，合同條款等法律文件是否存在法律風險。法務部門應在規(guī)定時間內(nèi)給出審核意見，如同意、修改后同意或不同意等。4.分管領(lǐng)導審批經(jīng)過部門負責人和法務部門（如需）審核通過后，申請表提交至分管領(lǐng)導進行審批。分管領(lǐng)導從單位整體利益和業(yè)務發(fā)展的角度對申請進行綜合考量，判斷申請事項是否符合單位戰(zhàn)略目標和管理要求。分管領(lǐng)導有權(quán)根據(jù)實際情況決定是否批準印章外帶使用申請。5.總經(jīng)理審批（重大事項）對于涉及重大經(jīng)濟合同、重要決策文件等重大事項的印章外帶申請，需報總經(jīng)理審批。總經(jīng)理對申請事項的重要性和影響進行最終評估，確保印章外帶使用符合單位的整體利益和長遠發(fā)展。四、印章外帶使用的安全保障措施1.專人負責一旦印章外帶使用申請獲得批準，應指定專人負責保管和使用印章。該負責人應具備較高的責任心和保密意識，熟悉印章使用的相關(guān)規(guī)定和流程。負責人在印章外帶期間應對印章的安全負全部責任。2.使用印章保管設(shè)備外帶印章時，必須配備專門的印章保管設(shè)備，如印章保險柜、印章箱等。該設(shè)備應具有良好的防盜、防損壞性能，確保印章在運輸和存放過程中的安全。在不使用印章時，應及時將印章放入保管設(shè)備并妥善保管。3.使用過程監(jiān)督在印章外帶使用過程中，應盡量安排監(jiān)督人員進行監(jiān)督。監(jiān)督人員可以是本單位的其他員工或相關(guān)業(yè)務人員，其職責是確保印章使用符合規(guī)定的用途和范圍，防止出現(xiàn)違規(guī)用印行為。監(jiān)督人員應在使用現(xiàn)場對用印情況進行記錄，包括用印時間、用印文件名稱、用印數(shù)量等。4.嚴格遵守用印規(guī)定外帶印章的使用必須嚴格遵守單位的用印規(guī)定。使用人應在規(guī)定的時間、地點和范圍內(nèi)使用印章，不得擅自將印章轉(zhuǎn)借他人或用于其他未經(jīng)批準的事項。對于每一次用印，使用人都應進行詳細記錄，并由監(jiān)督人員簽字確認。5.應急處理預案制定印章外帶使用的應急處理預案，以應對可能出現(xiàn)的突發(fā)情況，如印章丟失、被盜、損壞等。一旦發(fā)生上述情況，使用人應立即向單位報告，并采取相應的措施，如報警、掛失等，以減少損失和影響。同時，單位應及時對事件進行調(diào)查和處理，追究相關(guān)人員的責任。五、印章外帶使用的歸還流程1.及時歸還使用人應嚴格按照申請表中規(guī)定的歸還時間將印章歸還至單位。如因特殊情況需要延長使用時間，應提前辦理延期手續(xù)，經(jīng)相關(guān)負責人批準后方可繼續(xù)使用。2.檢查印章狀態(tài)印章歸還時，印章保管人員應對印章的狀態(tài)進行檢查。檢查內(nèi)容包括印章是否完好無損、印章是否清晰、印章保管設(shè)備是否正常等。如發(fā)現(xiàn)印章存在問題，應及時與使用人溝通，查明原因并進行記錄。3.核對用印記錄印章保管人員應與使用人核對用印記錄，確保用印記錄的真實性和完整性。用印記錄應包括用印時間、用印文件名稱、用印數(shù)量、用印人等信息。如發(fā)現(xiàn)用印記錄與實際情況不符，應及時進行調(diào)查和處理。4.存檔備案印章保管人員應將《印章外帶使用申請表》、用印記錄等相關(guān)文件進行存檔備案，以備日后查閱和審計。存檔文件應妥善保管，確保其安全性和完整性。六、印章外帶使用的監(jiān)督與責任追究1.監(jiān)督機制單位應建立健全印章外帶使用的監(jiān)督機制，定期對印章外帶使用情況進行檢查和評估。審計部門或相關(guān)監(jiān)督機構(gòu)應不定期對印章外帶使用的審批流程、安全保障措施、歸還情況等進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.責任追究對于違反本制度規(guī)定的行為，將追究相關(guān)人員的責任。具體責任包括：使用人責任：如使用人未經(jīng)批準擅自外帶印章、未按規(guī)定使用印章、未按時歸還印章、未妥善保管印章導致印章丟失或損壞等，將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、記過等處分；造成經(jīng)濟損失的，應承擔相應的賠償責任；構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責任。審批人員責任：如審批人員未嚴格履行審批職責，對不符合規(guī)定的申請予以批準，導致單位遭受損失的，將視情節(jié)輕重給予相應的處分；造成重大損失的，應承擔相應的領(lǐng)導責任。保管人員責任：如保管人員未按規(guī)定對歸還的印章進行檢查和核對，導致問題未能及時發(fā)現(xiàn)和處理的，將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告等處分。七、特殊情況處理1.緊急情況處理在遇到緊急情況，如突發(fā)重大項目需要立即用印且無法按照正常審批流程辦理時，使用人應及時向分管領(lǐng)導或總經(jīng)理匯報情況，經(jīng)口頭批準后可先外帶印章使用，但應在事后及時補辦審批手續(xù)。使用人應在緊急用印后24小時內(nèi)提交書面說明，詳細解釋緊急情況的原因和用印情況。2.異地合作項目處理對于異地合作項目需要外帶印章使用的情況，除按照正常申請流程辦理外，還應加強與異地合作方的溝通和協(xié)調(diào)?？梢酝ㄟ^視頻會議等方式對用印過程進行監(jiān)督，確保印章使用的合規(guī)性和安全性。同時，使用人應定期向單位匯報用印進展情況。八、印章外帶使用的培訓與教育1.定期培訓單位應定期組織印章外帶使用相關(guān)規(guī)定和流程的培訓，確保所有涉及印章使用的人員熟悉并掌握制度要求。培訓內(nèi)容包括印章外帶的申請流程、安全保障措施、歸還流程、責任追究等方面。2.案例教育通過實際案例分析，向員工強調(diào)印章外帶使用不當可能帶來的風險和