采購需求規(guī)格說明標準化模板一、適用業(yè)務(wù)場景二、標準化操作流程（一）需求發(fā)起與初步填寫需求發(fā)起人：由業(yè)務(wù)部門（如使用部門）根據(jù)實際工作需要，填寫《采購需求規(guī)格說明表》，保證描述清晰、無歧義?；A(chǔ)信息填寫：準確錄入需求部門、申請人、聯(lián)系方式、申請日期、需求名稱、采購類型（物品/服務(wù)）、預(yù)算金額等基本信息。需求背景描述：簡要說明采購目的（如“因現(xiàn)有辦公電腦老化，影響設(shè)計工作效率，需采購高功能圖形工作站”）、現(xiàn)有問題及采購的必要性。（二）部門內(nèi)部審核部門負責人審核：需求發(fā)起人提交表格后，由部門負責人（如行政部經(jīng)理、生產(chǎn)部總監(jiān)）對需求的合理性、必要性進行審核，確認是否符合部門年度工作計劃及預(yù)算控制要求。需求完善：若審核中發(fā)覺需求描述不清晰、參數(shù)不明確或預(yù)算不合理，部門負責人需反饋給發(fā)起人補充完善，保證內(nèi)容完整后再進入下一環(huán)節(jié)。（三）技術(shù)參數(shù)與商務(wù)條件細化技術(shù)參數(shù)確認：對于有技術(shù)要求的采購（如設(shè)備、原材料），需聯(lián)合技術(shù)部門（如IT部、技術(shù)部）共同確認技術(shù)參數(shù)，包括功能指標、質(zhì)量標準、兼容性要求等，避免參數(shù)描述模糊（如“高功能電腦”應(yīng)明確具體配置）。商務(wù)條件明確：對于服務(wù)類采購，需明確服務(wù)范圍、服務(wù)期限、服務(wù)標準、驗收方式等商務(wù)條款；對于物品采購，需明確品牌要求（如“原廠正品”）、型號規(guī)格、交付數(shù)量等。（四）法務(wù)與合規(guī)性審查法務(wù)部門審查：由法務(wù)部門對需求內(nèi)容中的合規(guī)性條款進行審查，保證采購要求符合國家法律法規(guī)（如環(huán)保標準、安全標準）及企業(yè)內(nèi)部采購制度，避免涉及壟斷條款或不合理要求。風(fēng)險提示：法務(wù)部門需對潛在風(fēng)險（如知識產(chǎn)權(quán)、數(shù)據(jù)安全、違約責任等）進行提示，并在需求說明中補充相關(guān)條款。（五）最終審批與提交采購部門確認：需求經(jīng)部門負責人、技術(shù)部門、法務(wù)部門審核通過后，提交至采購部門（如采購中心），由采購專員對需求的完整性、合規(guī)性進行最終確認。歸檔與執(zhí)行：確認無誤后，《采購需求規(guī)格說明表》作為采購執(zhí)行的依據(jù)文件，由采購部門歸檔，并啟動后續(xù)供應(yīng)商尋源、招標或談判流程。三、模板結(jié)構(gòu)與內(nèi)容說明《采購需求規(guī)格說明表》模塊條目填寫說明示例基本信息需求部門填寫提出采購需求的部門全稱行政部申請人填寫需求發(fā)起人姓名（用*代替）*聯(lián)系方式填寫申請人辦公電話或分機號（禁止填寫手機號、郵箱）8888申請日期填寫表格提交的日期（格式：YYYY-MM-DD）2023-10-08需求名稱簡明扼要概括采購內(nèi)容，包含物品/服務(wù)名稱、核心用途2023年第四季度辦公用A4紙采購采購類型勾選“物品類”或“服務(wù)類”物品類預(yù)算金額（元）填寫本次采購的最高預(yù)算（含稅），大寫與小寫需一致￥5,000.00（伍仟元整）需求背景采購目的說明采購原因、解決的問題及預(yù)期效益因現(xiàn)有A4紙庫存不足，影響日常辦公打印，需采購10箱以滿足3個月用量需求現(xiàn)有情況說明描述當前存在的問題或現(xiàn)狀（如設(shè)備老化、服務(wù)到期等）現(xiàn)有庫存A4紙僅剩2箱，預(yù)計1周內(nèi)耗盡采購內(nèi)容明細物品類明細若為物品采購，填寫以下內(nèi)容：1.物品名稱2.規(guī)格型號3.單位4.數(shù)量5.品牌/供應(yīng)商要求（如“原廠授權(quán)”“國產(chǎn)優(yōu)先”）1.A4復(fù)印紙2.80g/m2，白色，雙面打印3.箱4.105.品牌：得力、晨光等一線品牌服務(wù)類明細若為服務(wù)采購，填寫以下內(nèi)容：1.服務(wù)名稱2.服務(wù)范圍3.服務(wù)期限4.服務(wù)頻次1.辦公室綠植養(yǎng)護服務(wù)2.包含50盆綠植的澆水、施肥、修剪、更換3.2023年11月1日-2024年10月31日4.每周1次現(xiàn)場養(yǎng)護技術(shù)/服務(wù)要求技術(shù)參數(shù)（物品類）列出關(guān)鍵功能指標、質(zhì)量標準、認證要求等（避免模糊描述）1.白度≥165%（ISO標準）2.定量誤差：±2%3.環(huán)保認證：中國環(huán)境標志產(chǎn)品認證服務(wù)標準（服務(wù)類）明確服務(wù)質(zhì)量、響應(yīng)時間、人員資質(zhì)等要求1.服務(wù)人員需持有園藝師資格證2.故障響應(yīng)時間：接到報修后2小時內(nèi)到達現(xiàn)場3.綠植存活率≥95%兼容性要求（如適用）說明與其他設(shè)備/系統(tǒng)的兼容性要求需與現(xiàn)有HPLaserJetProM404n打印機兼容，無卡紙現(xiàn)象交付與驗收交付時間明確最晚交付日期或分批交付時間節(jié)點2023年10月20日前一次性交付交付地點填寫具體交付地址（如公司倉庫、辦公室）公司總部1號樓101倉庫驗收標準列出驗收依據(jù)、方法及合格指標1.按采購明細清點數(shù)量2.隨機抽取3箱檢查包裝、規(guī)格、質(zhì)量3.符合GB/T24328-2009標準為合格驗收方式明確是現(xiàn)場驗收、試用驗收還是第三方檢測驗收現(xiàn)場驗收+試用驗收（試用期為3天，無質(zhì)量問題后確認驗收）其他說明特殊要求如需保密、定制化包裝、運輸方式等特殊要求1.需干燥、防潮運輸2.每箱外包裝標注“行政部專用”附件清單列出相關(guān)技術(shù)圖紙、樣品、服務(wù)方案等附件名稱附件1：《A4紙檢測報告樣本》附件2：《綠植養(yǎng)護服務(wù)方案（草案）》四、關(guān)鍵注意事項（一）需求描述的準確性與完整性避免模糊表述：技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標準等需量化或明確依據(jù)（如“符合國家GB/T標準”），避免使用“高質(zhì)量”“優(yōu)質(zhì)”等主觀詞匯。覆蓋全生命周期需求：對于設(shè)備采購，需明確質(zhì)保期限、售后服務(wù)（如“質(zhì)保3年，7×24小時響應(yīng)”）；對于服務(wù)采購，需明確服務(wù)終止后的數(shù)據(jù)交接、資料移交等條款。（二）預(yù)算與需求的匹配性預(yù)算合理性：預(yù)算金額需基于市場價格調(diào)研，避免過高或過低，保證采購需求在預(yù)算范圍內(nèi)可實現(xiàn)。成本構(gòu)成說明：若涉及安裝、運輸、培訓(xùn)等隱性成本，需在“其他說明”中明確，避免后續(xù)爭議。（三）合規(guī)性與風(fēng)險控制禁止排他性條款：品牌、型號等要求不得具有排他性或歧視性，需符合《_________采購法》《_________反壟斷法》等法規(guī)（如不得指定單一品牌，除非有特殊技術(shù)要求并說明理由）。敏感信息保護：需求內(nèi)容中不得涉及企業(yè)商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息，確需提供的需經(jīng)法務(wù)部門審批。（四）跨部門協(xié)作與溝通技術(shù)參數(shù)協(xié)同：技術(shù)部門需深度參與技術(shù)參數(shù)的制定，保證參數(shù)與實際使用需求匹配，避免“參數(shù)過高導(dǎo)致成本浪費”或“參數(shù)過低影響使用效果”。需求變更管理：若采購過程中需調(diào)整需求（如數(shù)量、技術(shù)參數(shù)），需重新提交《采購需求規(guī)格