跨行業(yè)通用采購流程標準化模板一、適用范圍與行業(yè)覆蓋二、標準化操作流程詳解（一）需求發(fā)起與審批需求提出責任人：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項目部）動作：根據(jù)業(yè)務需求填寫《采購需求申請表》，明確物資/服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、期望交付日期、預算金額（含明細成本構成）及附件（如技術參數(shù)、圖紙、服務要求說明）。輸出：《采購需求申請表》（含部門負責人簽字）需求審核責任人：需求部門負責人→采購部→財務部→分管領導（根據(jù)金額分級審批）動作：需求部門負責人審核需求必要性、合理性及與業(yè)務目標的匹配度；采購部審核需求的可采購性（如規(guī)格是否清晰、市場是否存在供應）、預算合規(guī)性；財務部審核預算準確性、資金來源及支付計劃；分管領導（或采購委員會）根據(jù)采購金額（如≥10萬元需集體審議）最終審批。輸出：審批通過的《采購需求申請表》（標注審批意見及編號）采購立項責任人：采購部動作：審批通過后，《采購立項單》，明確采購方式（公開招標、詢比價、單一來源等）、項目負責人及時間節(jié)點，同步錄入采購管理系統(tǒng)。輸出：《采購立項單》（系統(tǒng)備案）（二）供應商管理供應商尋源責任人：采購專員動作：根據(jù)需求類型，通過企業(yè)合格供應商庫、行業(yè)展會、公開平臺（如采招網(wǎng)）等渠道篩選3家及以上潛在供應商，優(yōu)先選擇具備ISO9001等資質、過往合作無不良記錄的供應商。輸出：《潛在供應商名單》（含供應商名稱、資質文件、聯(lián)系方式）供應商評估與比價責任人：采購部→技術/質量部門（參與技術評估）→財務部（參與成本分析）動作：技術評估：驗證供應商產(chǎn)品/服務是否符合技術參數(shù)（如樣品測試、方案評審）；商務評估：對比報價（含單價、總價、運費、稅費、售后條款）、交貨期、付款條件等；綜合評分：采用“技術（40%）+價格（30%）+服務（20%）+資質（10%）”權重模型，形成《供應商評估比價表》。輸出：《供應商評估比價表》（明確推薦供應商及理由）供應商確定與合同簽訂責任人：采購部→法務部（審核合同）→總經(jīng)理（或授權人）動作：采購部根據(jù)評估結果確定中標/成交供應商，發(fā)出《中標通知書》；法務部審核采購合同條款（標的、質量、交付、違約責任、知識產(chǎn)權等），保證符合《民法典》《招標投標法》等法規(guī)；雙方簽字蓋章，合同原件交采購部、財務部、需求部門存檔。輸出：正式采購合同（一式三份）（三）訂單執(zhí)行與履約跟蹤訂單下達責任人：采購專員動作：根據(jù)合同《采購訂單》，明確訂單編號、物資/服務詳情、數(shù)量、單價、總金額、交付地址、交付時間、付款節(jié)點等信息，通過書面或系統(tǒng)形式發(fā)送供應商確認。輸出：《采購訂單》（供應商簽字回執(zhí)）履約跟蹤責任人：采購專員→需求部門（配合驗收）動作：供應商按訂單生產(chǎn)/備貨期間，每周跟蹤進度，對延遲風險（如供應鏈中斷、生產(chǎn)異常）及時預警并協(xié)調解決；物資發(fā)貨前，供應商提供《發(fā)貨清單》（含批次號、質檢報告）；服務類項目，按里程碑節(jié)點交付成果，需求部門確認階段性完成情況。輸出：《履約跟蹤記錄表》（含進度更新、問題處理記錄）（四）驗收與結算貨物/服務驗收責任人：需求部門→質量部（抽檢）→采購部動作：需求部門按合同約定核對物資數(shù)量、外觀、型號是否與訂單一致；質量部對物資進行抽樣檢測（如功能、安全標準），出具《質量檢驗報告》；服務類項目由需求部門對照服務標準驗收，簽署《服務驗收確認單》。輸出：《貨物驗收單》或《服務驗收確認單》（三方簽字確認）發(fā)票審核與付款責任人：采購部→財務部→總經(jīng)理（或授權人）動作：供應商開具合規(guī)發(fā)票（與合同、訂單、驗收單信息一致），采購部核對“三單匹配”；財務部審核發(fā)票真?zhèn)?、金額準確性及付款條件（如預付款、進度款、尾款）；審批通過后，財務部按企業(yè)付款流程安排付款，同步更新供應商付款記錄。輸出：《付款申請單》（附發(fā)票、驗收單等憑證）三、核心流程配套表單1.采購需求申請表字段名稱填寫要求申請編號按年度+部門+流水號填寫（如2024-CG-001）需求部門填寫申請部門全稱物資/服務名稱明確具體名稱（如“辦公用A4打印機”“年度保潔服務”）規(guī)格型號/技術參數(shù)詳細描述技術要求（如打印速度≥20頁/分鐘、保潔面積≥5000㎡）需求數(shù)量數(shù)字+單位（如“臺”“項”“年”）預算金額含稅總價（大寫+小寫），分項列示（如設備費、運輸費、安裝費）用途說明關聯(lián)業(yè)務場景（如“用于生產(chǎn)車間日常辦公”“滿足總部大樓年度保潔需求”）期望交付日期年月日格式（如2024-12-31）附件清單列出附件名稱（如《技術參數(shù)說明書》《服務方案》）申請人需求部門經(jīng)辦人簽字部門負責人審批簽字2.供應商評估比價表供應商名稱資質等級（如ISO9001）報價（元）交貨期（天）售后服務承諾技術評分（40%）價格評分（30%）綜合得分推薦意見*科技有限公司一級50,000153年免費保修，24小時響應352863推薦*商貿(mào)有限公司二級48,000101年保修，48小時響應303060備選3.采購訂單訂單編號PO-2024-015供應商名稱*科技有限公司訂單日期2024-11-01交付地址市區(qū)路號工廠倉庫物資明細物資名稱：A4打印機；型號：HP1020；數(shù)量：5臺；單價：9,800元；總價：49,000元交付時間2024-11-15前付款方式驗收合格后30天付全款采購專員*供應商簽字（蓋章）4.貨物驗收單驗收編號YS-2024-008需求部門生產(chǎn)部物資名稱A4打印機數(shù)量5臺規(guī)格型號HP1020驗收結果□合格□不合格（不合格說明：______________________）質量部意見樣機測試打印清晰，無卡紙現(xiàn)象，符合技術要求需求部門簽字*采購部簽字*驗收日期2024-11-16四、執(zhí)行關鍵點與風險提示合規(guī)性優(yōu)先嚴格執(zhí)行《_________采購法》（適用國企/機構）、《_________招標投標法》（達到招標金額標準的項目），保證采購過程公開、公平、公正；禁止化整為零規(guī)避招標，禁止設置傾向性、排他性條款。流程節(jié)點控制需求審批、供應商評估、合同簽訂等關鍵節(jié)點需留痕，紙質/電子文檔同步存檔，保存期限不少于5年；緊急采購（如生產(chǎn)突發(fā)故障需立即更換設備）需履行“特批流程”，由分管領導書面說明原因，事后補全手續(xù)。文檔管理規(guī)范所有表單需統(tǒng)一編號，避免重復或遺漏；合同、驗收單、發(fā)票等核心文件需由采購部專人歸檔，電子檔備份至企業(yè)云盤，防止丟失。溝通與協(xié)同采購部需與需求部門、供應商保持定期溝通，提前識別履約風險（