一、適用場景說明二、標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟1.需求發(fā)起與確認(rèn)需求提出：采購需求部門根據(jù)實(shí)際工作需要（如部門運(yùn)營、項(xiàng)目實(shí)施、設(shè)備維護(hù)等），填寫《采購需求申請表》，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、用途及期望交付時(shí)間。需求審核：部門負(fù)責(zé)人*對需求內(nèi)容的必要性、合理性及預(yù)算匹配度進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后簽字批準(zhǔn)，保證采購需求符合部門工作計(jì)劃及公司整體預(yù)算要求。2.采購申請與材料準(zhǔn)備填寫申請單：需求部門根據(jù)已確認(rèn)的采購需求，填寫《采購訂單及審批表》，補(bǔ)充供應(yīng)商信息（如意向供應(yīng)商名稱、聯(lián)系方式）、采購方式（如公開招標(biāo)、詢價(jià)、單一來源等）及特殊要求（如質(zhì)量認(rèn)證、環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)等）。附件材料準(zhǔn)備：根據(jù)采購類型附上相關(guān)支撐材料，例如：大額采購：提供至少3家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單、技術(shù)對比方案；設(shè)備采購：提供設(shè)備技術(shù)參數(shù)說明、售后服務(wù)承諾；服務(wù)采購：提供服務(wù)范圍、交付標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收方案。3.分級審批流程根據(jù)采購金額及重要性，實(shí)行分級審批，保證審批權(quán)責(zé)匹配：小額采購（金額≤5000元）：由需求部門負(fù)責(zé)人*審批，報(bào)行政部/采購部備案；中等金額采購（5000元＜金額≤50000元）：需求部門負(fù)責(zé)人審核后，提交財(cái)務(wù)部復(fù)核預(yù)算，再報(bào)分管副總*審批；大額采購（金額＞50000元）：需經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部、分管副總聯(lián)合審批，最終提交總經(jīng)理簽字確認(rèn)。注：審批過程中若遇爭議，由發(fā)起部門協(xié)調(diào)相關(guān)部門補(bǔ)充材料后重新提交，保證審批意見明確、無歧義。4.采購訂單與下達(dá)訂單制作：采購部*根據(jù)審批通過的《采購訂單及審批表》，向最終確定的供應(yīng)商正式《采購訂單》，訂單內(nèi)容需與審批表完全一致，包括采購物品/服務(wù)明細(xì)、數(shù)量、單價(jià)、總金額、交貨地點(diǎn)、交付時(shí)間、付款方式、違約責(zé)任等條款。訂單確認(rèn)：采購部將《采購訂單》發(fā)送至供應(yīng)商，要求供應(yīng)商在2個(gè)工作日內(nèi)書面確認(rèn)（蓋章或郵件回復(fù)），確認(rèn)無誤后訂單生效。若供應(yīng)商對訂單內(nèi)容有異議，需在1個(gè)工作日內(nèi)提出，由采購部協(xié)調(diào)修改后重新審批確認(rèn)。5.執(zhí)行與過程跟蹤訂單跟蹤：采購部*負(fù)責(zé)跟蹤訂單執(zhí)行進(jìn)度，定期與供應(yīng)商溝通交貨時(shí)間、生產(chǎn)/服務(wù)進(jìn)展，保證按期交付。若遇可能延遲風(fēng)險(xiǎn)，需提前3個(gè)工作日通知需求部門及相關(guān)部門，協(xié)商解決方案。交付驗(yàn)收：物品/服務(wù)送達(dá)后，需求部門聯(lián)合行政部/質(zhì)檢部*按訂單要求進(jìn)行驗(yàn)收，核對數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等，填寫《驗(yàn)收合格單》，驗(yàn)收不合格的需注明原因并退回供應(yīng)商，要求限期整改或更換。6.歸檔與管理資料歸檔：采購流程結(jié)束后，采購部*將《采購需求申請表》《采購訂單及審批表》《供應(yīng)商確認(rèn)函》《報(bào)價(jià)單》《驗(yàn)收合格單》等資料整理成冊，按月度分類存檔，保存期限不少于3年。數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)：定期對采購數(shù)據(jù)（如采購金額、供應(yīng)商履約率、成本節(jié)約情況等）進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為后續(xù)采購策略優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支持。三、采購訂單及審批表結(jié)構(gòu)表一：采購訂單及審批表（基本信息頁）項(xiàng)目內(nèi)容采購訂單編號（由采購部按年度+流水號填寫，如CG2024001）申請部門申請人*聯(lián)系方式申請日期年月日采購類型□物資類□服務(wù)類□工程類（勾選）采購方式□招標(biāo)□詢價(jià)□比價(jià)□單一來源□其他：預(yù)估金額（元）資金來源□預(yù)算內(nèi)□預(yù)算外□專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)供應(yīng)商信息供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會信用代碼聯(lián)系人*聯(lián)系方式供應(yīng)商地址采購明細(xì)序號物品/服務(wù)名稱12…合計(jì)金額（大寫）交貨要求□現(xiàn)場交付□物流配送□供應(yīng)商上門服務(wù)；交貨地點(diǎn)：______________________；交付時(shí)間：____年__月__日前付款方式□貨到付款□分期付款（請注明比例）□驗(yàn)收后__天內(nèi)付款審批意見需求部門負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：____年__月__日財(cái)務(wù)部審核簽字：__________日期：____年__月__日（審核預(yù)算及合規(guī)性）分管副總審批簽字：__________日期：____年__月__日（5000元以上需審批）總經(jīng)理審批簽字：__________日期：____年__月__日（50000元以上需審批）采購部確認(rèn)簽字：__________日期：____年__月__日（訂單及下達(dá)）表二：采購訂單及審批表（審批意見頁，可選）審批環(huán)節(jié)審批人審批意見簽字日期需求部門復(fù)核*質(zhì)量技術(shù)部審核*（如涉及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)）法務(wù)部審核*（如涉及合同條款）最終審批意見四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)提醒信息準(zhǔn)確性：采購申請表及訂單中的物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額等信息需與實(shí)際需求完全一致，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致采購偏差或糾紛。審批時(shí)效性：各審批人需在收到申請后1-3個(gè)工作日內(nèi)完成審批（緊急采購可縮短至24小時(shí)），無正當(dāng)理由不得拖延，保證采購流程高效推進(jìn)。供應(yīng)商合規(guī)性：優(yōu)先選擇在合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的合作方，新供應(yīng)商需提交營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證明（如ISO認(rèn)證、行業(yè)許可證等）并由采購部審核備案。變更管理：訂單后如需變更（數(shù)量、交貨時(shí)間、價(jià)格等），需由需求部門提交《變更申請表》，經(jīng)原審批流程重新審批后方可執(zhí)行，嚴(yán)禁口頭或私自變更。保密要求：采購過程中涉及的供應(yīng)