2026年6S管理之文件分類與歸檔標(biāo)準(zhǔn)及操作題庫一、單選題（每題2分，共20題）1.在6S管理中，文件分類的主要目的是什么？A.減少文件數(shù)量B.提高文件利用率C.美化辦公環(huán)境D.減輕檔案管理負(fù)擔(dān)2.企業(yè)內(nèi)部文件歸檔時，以下哪項不屬于一級分類標(biāo)準(zhǔn)？A.部門B.時間C.文件類型D.重要性3.對于需要長期保存的文件，通常采用哪種歸檔方式？A.紙質(zhì)歸檔B.電子歸檔C.兩者皆可D.兩者皆不可4.文件分類時，以下哪項不屬于常見分類方法？A.事由分類法B.時間分類法C.人員分類法D.流程分類法5.在6S管理中，文件歸檔的“定置管理”原則指的是什么？A.文件按部門存放B.文件按時間排序C.文件存放位置固定D.文件數(shù)量固定6.企業(yè)檔案管理中，以下哪項不屬于“紅頭文件”？A.命令文件B.通知文件C.常規(guī)報告D.批復(fù)文件7.文件歸檔時，以下哪項不屬于“三清”要求？A.文件清點B.文件清潔C.文件清理D.文件清退8.對于涉密文件，以下哪項措施是必須的？A.加密存儲B.專人保管C.定期銷毀D.以上皆是9.文件分類時，以下哪項不屬于“事由分類法”的范疇？A.會議文件B.財務(wù)文件C.員工檔案D.技術(shù)圖紙10.在6S管理中，文件歸檔的“動態(tài)管理”原則指的是什么？A.文件定期更新B.文件位置固定C.文件數(shù)量固定D.文件不移動二、多選題（每題3分，共10題）1.文件分類時，常見的分類標(biāo)準(zhǔn)有哪些？A.部門B.時間C.文件類型D.重要性E.流程2.企業(yè)檔案管理中，以下哪些屬于“紅頭文件”？A.命令文件B.通知文件C.批復(fù)文件D.常規(guī)報告E.會議紀(jì)要3.文件歸檔時，以下哪些屬于“三清”要求？A.文件清點B.文件清潔C.文件清理D.文件清退E.文件分類4.對于涉密文件，以下哪些措施是必要的？A.加密存儲B.專人保管C.定期銷毀D.限制傳播E.明確責(zé)任5.文件分類時，常見的分類方法有哪些？A.事由分類法B.時間分類法C.人員分類法D.流程分類法E.領(lǐng)域分類法6.在6S管理中，文件歸檔的“定置管理”原則包括哪些內(nèi)容？A.文件存放位置固定B.文件編號統(tǒng)一C.文件分類清晰D.文件數(shù)量固定E.文件定期更新7.企業(yè)檔案管理中，以下哪些屬于“動態(tài)管理”原則的范疇？A.文件定期更新B.文件位置調(diào)整C.文件數(shù)量控制D.文件銷毀E.文件備份8.文件歸檔時，以下哪些屬于“紙質(zhì)歸檔”的要求？A.文件裝訂規(guī)范B.文件編號清晰C.文件存放整齊D.文件防潮防蟲E.文件電子化9.對于需要長期保存的文件，以下哪些措施是必要的？A.加密存儲B.專人保管C.定期備份D.防潮防蟲E.明確保存期限10.文件分類時，以下哪些屬于“電子歸檔”的要求？A.文件格式統(tǒng)一B.文件命名規(guī)范C.文件分類清晰D.文件防篡改E.文件定期備份三、判斷題（每題2分，共10題）1.文件分類時，所有文件都必須按照部門進(jìn)行分類。（×）2.企業(yè)檔案管理中，“紅頭文件”是指所有正式文件。（×）3.文件歸檔時，“三清”要求包括文件清點、清潔和清理。（√）4.對于涉密文件，可以多人同時保管。（×）5.文件分類時，事由分類法是指按文件內(nèi)容進(jìn)行分類。（√）6.在6S管理中，文件歸檔的“動態(tài)管理”原則是指文件位置固定。（×）7.文件歸檔時，紙質(zhì)文件和電子文件可以混放。（×）8.對于需要長期保存的文件，可以隨意存放。（×）9.文件分類時，所有文件都必須按照時間排序。（×）10.企業(yè)檔案管理中，“動態(tài)管理”原則是指文件不移動。（×）四、簡答題（每題5分，共5題）1.簡述6S管理中文件分類的主要目的和意義。2.簡述企業(yè)檔案管理中“紅頭文件”的定義和特點。3.簡述文件歸檔時“三清”要求的具體內(nèi)容。4.簡述文件分類時“事由分類法”和“時間分類法”的區(qū)別。5.簡述企業(yè)檔案管理中“動態(tài)管理”原則的具體要求。五、操作題（每題10分，共2題）1.某企業(yè)需要對其財務(wù)文件進(jìn)行分類歸檔，請根據(jù)6S管理標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)計一套文件分類方案，并說明具體操作步驟。2.某企業(yè)需要對其會議文件進(jìn)行電子歸檔，請根據(jù)6S管理標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)計一套電子歸檔方案，并說明具體操作步驟。答案及解析一、單選題1.B解析：文件分類的主要目的是提高文件利用率，確保文件在需要時能夠快速找到，避免浪費時間和資源。2.D解析：一級分類標(biāo)準(zhǔn)通常包括部門、時間和文件類型，而重要性屬于二級分類標(biāo)準(zhǔn)。3.C解析：長期保存的文件通常采用紙質(zhì)歸檔和電子歸檔相結(jié)合的方式，以確保數(shù)據(jù)安全。4.C解析：文件分類的常見方法包括事由分類法、時間分類法、流程分類法和領(lǐng)域分類法，而人員分類法不屬于常見方法。5.C解析：“定置管理”原則是指文件存放位置固定，方便查找和使用。6.C解析：“紅頭文件”通常指帶有特定標(biāo)志的正式文件，如命令文件、通知文件和批復(fù)文件，而常規(guī)報告不屬于此類。7.D解析：“三清”要求包括文件清點、清潔和清理，而清退不屬于此范疇。8.D解析：涉密文件需要加密存儲、專人保管和定期銷毀，以上措施都是必須的。9.C解析：“事由分類法”包括會議文件、財務(wù)文件和技術(shù)圖紙，而員工檔案屬于人員分類法。10.A解析：“動態(tài)管理”原則是指文件定期更新，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。二、多選題1.A、B、C、D、E解析：文件分類的常見標(biāo)準(zhǔn)包括部門、時間、文件類型、重要性和流程。2.A、B、C、E解析：“紅頭文件”通常指帶有特定標(biāo)志的正式文件，如命令文件、通知文件、會議紀(jì)要等，而常規(guī)報告不屬于此類。3.A、B、C、D解析：“三清”要求包括文件清點、清潔、清理和清退。4.A、B、C、D、E解析：涉密文件需要加密存儲、專人保管、定期銷毀、限制傳播和明確責(zé)任。5.A、B、D、E解析：文件分類的常見方法包括事由分類法、流程分類法和領(lǐng)域分類法，而人員分類法不屬于常見方法。6.A、B、C解析：“定置管理”原則包括文件存放位置固定、文件編號統(tǒng)一和文件分類清晰。7.A、B、C解析：“動態(tài)管理”原則包括文件定期更新、文件位置調(diào)整和文件數(shù)量控制。8.A、B、C、D解析：紙質(zhì)歸檔的要求包括文件裝訂規(guī)范、文件編號清晰、文件存放整齊和文件防潮防蟲。9.A、B、C、D、E解析：長期保存的文件需要加密存儲、專人保管、定期備份、防潮防蟲和明確保存期限。10.A、B、C、D、E解析：電子歸檔的要求包括文件格式統(tǒng)一、文件命名規(guī)范、文件分類清晰、文件防篡改和文件定期備份。三、判斷題1.×解析：文件分類時，可以根據(jù)實際需要選擇分類標(biāo)準(zhǔn)，并非所有文件都必須按照部門分類。2.×解析：“紅頭文件”是指帶有特定標(biāo)志的正式文件，并非所有正式文件都屬于此類。3.√解析：“三清”要求包括文件清點、清潔和清理。4.×解析：涉密文件必須由專人保管，多人同時保管會增加泄密風(fēng)險。5.√解析：“事由分類法”是指按文件內(nèi)容進(jìn)行分類。6.×解析：“動態(tài)管理”原則是指文件定期更新，而非文件位置固定。7.×解析：紙質(zhì)文件和電子文件應(yīng)分開存放，以避免混淆和損壞。8.×解析：需要長期保存的文件必須按照規(guī)定進(jìn)行歸檔，不能隨意存放。9.×解析：文件分類時，可以根據(jù)實際需要選擇分類標(biāo)準(zhǔn)，并非所有文件都必須按照時間排序。10.×解析：“動態(tài)管理”原則是指文件定期更新和調(diào)整，而非文件不移動。四、簡答題1.簡述6S管理中文件分類的主要目的和意義。答：文件分類的主要目的是提高文件利用率，確保文件在需要時能夠快速找到，避免浪費時間和資源。同時，文件分類有助于規(guī)范管理，降低管理成本，提高工作效率。2.簡述企業(yè)檔案管理中“紅頭文件”的定義和特點。答：“紅頭文件”是指帶有特定標(biāo)志的正式文件，如命令文件、通知文件和批復(fù)文件等。其特點是具有權(quán)威性、正式性和規(guī)范性，通常用于正式的行政或業(yè)務(wù)活動。3.簡述文件歸檔時“三清”要求的具體內(nèi)容。答：“三清”要求包括文件清點、清潔和清理。文件清點是指核對文件數(shù)量和完整性；文件清潔是指保持文件整潔；文件清理是指刪除無用文件。4.簡述文件分類時“事由分類法”和“時間分類法”的區(qū)別。答：“事由分類法”是指按文件內(nèi)容進(jìn)行分類，如會議文件、財務(wù)文件和技術(shù)圖紙等；“時間分類法”是指按文件時間順序進(jìn)行分類，如按年份、季度或月份分類。5.簡述企業(yè)檔案管理中“動態(tài)管理”原則的具體要求。答：“動態(tài)管理”原則是指文件定期更新和調(diào)整，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。具體要求包括文件定期更新、文件位置調(diào)整和文件數(shù)量控制。五、操作題1.某企業(yè)需要對其財務(wù)文件進(jìn)行分類歸檔，請根據(jù)6S管理標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)計一套文件分類方案，并說明具體操作步驟。答：文件分類方案：-一級分類：按部門分類，如財務(wù)部、審計部等。-二級分類：按時間分類，如按年份、季度或月份分類。-三級分類：按文件類型分類，如預(yù)算文件、報表文件、憑證文件等。具體操作步驟：1.清點文件：對所有財務(wù)文件進(jìn)行清點，確保文件完整。2.分類整理：按部門、時間和文件類型進(jìn)行分類整理。3.編號歸檔：對文件進(jìn)行編號，并錄入檔案管理系統(tǒng)。4.存放歸檔：將文件存放在指定位置，并進(jìn)行標(biāo)識。5.定期更新：定期更新文件，刪除無用文件。2.某企業(yè)需要對其會議文件進(jìn)行電子歸檔，請根據(jù)6S管理標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)計一套電子歸檔方案，并說明具體操作步驟。答：電子歸檔方案：-文件格式統(tǒng)一：采用統(tǒng)一的文件格式，如PDF或Word。-命名規(guī)范：文件命名規(guī)范，如“會議名稱-日期-文件類型”。-分類清晰：按會議類型、時間或部門進(jìn)行分類。-防篡改措施：采用加密或數(shù)字簽名技術(shù)，確保文件