企業(yè)存貨管理流程規(guī)范手冊一、引言存貨作為企業(yè)流動資產(chǎn)的核心組成部分，其管理效率直接影響資金周轉(zhuǎn)、成本控制與市場響應能力。過量存貨會導致資金沉淀、倉儲成本攀升，存貨不足則可能引發(fā)生產(chǎn)停滯、訂單違約。建立規(guī)范的存貨管理流程，能幫助企業(yè)在“保供應”與“控成本”間實現(xiàn)平衡，提升運營韌性與抗風險能力。本手冊結(jié)合行業(yè)實踐與企業(yè)實際，明確各環(huán)節(jié)操作標準，供采購、倉儲、財務等部門參考執(zhí)行。二、采購管理流程（一）需求申報各部門需結(jié)合生產(chǎn)計劃、銷售預測、歷史消耗數(shù)據(jù)，填寫《存貨需求申請表》，明確存貨名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時間及用途（如生產(chǎn)領(lǐng)用、客戶訂單匹配等）。申請表需經(jīng)部門負責人審核，重點排查“重復申報”“超預算申報”“非必要備貨”等問題（例如：銷售部門申報成品庫存時，需同步提供近3個月銷量、季節(jié)波動、促銷計劃等支撐依據(jù)）。（二）供應商選擇與評估采購部門需建立供應商檔案庫，記錄供應商資質(zhì)、價格、交貨期、質(zhì)量反饋等信息。對新供應商，需通過“實地考察+樣品檢驗”評估其供貨能力（如產(chǎn)能、物流時效）與質(zhì)量穩(wěn)定性；對現(xiàn)有供應商，每季度開展“價格競爭力、交付準時率、售后響應速度”三維度評分，淘汰連續(xù)2次評分墊底的供應商。（三）采購審批采購申請?zhí)峤缓?，由采購主管初步審核（重點核對“需求合理性、預算匹配度、供應商合規(guī)性”）；大額/特殊存貨（如進口設(shè)備、定制原材料）需提交分管領(lǐng)導審批（審批權(quán)限按企業(yè)《采購管理制度》執(zhí)行）。審批通過后，采購部門方可啟動采購流程。（四）訂單簽訂與跟蹤與供應商簽訂采購合同，需明確“規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、違約責任”等核心條款（例如：約定“逾期交貨每日按貨款1‰扣罰”“質(zhì)量不合格無條件退換貨”）。采購專員需全程跟蹤訂單進度，對“交貨延遲、質(zhì)量異?！钡蕊L險提前預警，必要時協(xié)調(diào)供應商調(diào)整生產(chǎn)計劃。三、驗收入庫管理流程（一）到貨驗收倉庫人員需對照采購訂單、送貨單，核對到貨數(shù)量、規(guī)格，檢查外包裝完整性（如是否破損、受潮）。對需質(zhì)檢的存貨（如原材料、精密儀器），需通知質(zhì)檢部門抽樣檢驗，出具《質(zhì)檢報告》；驗收不合格的存貨，需24小時內(nèi)反饋采購部門，按合同約定啟動“退換貨、索賠”流程。（二）單據(jù)核對與登記驗收合格后，倉庫管理員需核對“采購訂單、送貨單、質(zhì)檢報告（如需）”，確保信息一致。隨后填寫《入庫單》，登記“存貨名稱、規(guī)格、數(shù)量、批次、供應商、入庫時間”等信息，并同步錄入庫存管理系統(tǒng)?！度霂靻巍沸杞?jīng)倉庫主管簽字確認，一聯(lián)留底、一聯(lián)交財務部門入賬。四、倉儲管理流程（一）倉位規(guī)劃與存貨擺放倉庫需按“存貨類型（原材料/半成品/成品）、特性（防潮/防爆/貴重）”劃分區(qū)域，設(shè)置清晰標識牌（例如：“食品區(qū)-常溫/冷藏”“化學品區(qū)-防爆柜存放”）。存貨擺放需遵循“先進先出（FIFO）”或“批次管理”原則（如食品類按生產(chǎn)日期先后排序，先到的優(yōu)先出庫），確保通道暢通、易取放、易盤點。（二）日常維護與庫存監(jiān)控倉庫維護：每周檢查溫濕度、消防設(shè)施、貨架穩(wěn)定性，每月開展“防潮、防蟲、防盜”專項排查（如雨季前檢修倉庫防水設(shè)施，夏季前清理消防通道）。庫存監(jiān)控：倉庫管理員每日更新庫存臺賬，對“接近安全庫存下限、超儲積壓”的存貨及時預警（可在系統(tǒng)中設(shè)置庫存上下限，例如：某原材料安全庫存為500件，當庫存≤600件時自動提醒采購）。動態(tài)分析：每月編制《庫存動態(tài)報表》，分析“存貨周轉(zhuǎn)天數(shù)、積壓占比、缺貨率”等指標，為采購、銷售部門提供決策參考（例如：某成品周轉(zhuǎn)天數(shù)從30天延長至45天，需推動銷售部門優(yōu)化促銷策略）。五、出庫管理流程（一）出庫申請與審核生產(chǎn)/銷售部門需填寫《出庫申請表》，注明“存貨名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途（生產(chǎn)領(lǐng)用/銷售發(fā)貨）、領(lǐng)料人/提貨人”。申請表需經(jīng)部門負責人審核：生產(chǎn)領(lǐng)用需匹配生產(chǎn)計劃（例如：車間領(lǐng)用原材料需附《生產(chǎn)工單》），銷售發(fā)貨需匹配銷售訂單（例如：電商發(fā)貨需附客戶訂單截圖）。（二）揀貨與發(fā)貨倉庫管理員需按“先進先出”原則揀貨，核對“數(shù)量、規(guī)格”無誤后，交由領(lǐng)料人或物流人員。銷售發(fā)貨需與物流部門銜接，確認“運輸方式、收貨地址、隨貨單據(jù)（送貨單、質(zhì)檢報告）”，避免錯發(fā)、漏發(fā)（例如：跨境電商發(fā)貨需提前核對報關(guān)信息）。（三）出庫登記與賬務處理倉庫管理員填寫《出庫單》，登記“出庫時間、數(shù)量、去向”，同步更新庫存臺賬與管理系統(tǒng)?！冻鰩靻巍沸杞?jīng)領(lǐng)料人/提貨人簽字確認，一聯(lián)留底、一聯(lián)交財務部門核銷庫存。六、盤點管理流程（一）定期盤點安排小盤點：每月抽查“高價值、高周轉(zhuǎn)、易損耗”存貨（例如：珠寶企業(yè)每月盤點鉆石原料，食品企業(yè)每月盤點臨期商品）。全面盤點：每季度/半年開展全品類盤點，年末結(jié)合審計需求開展年終盤點。盤點前需制定《盤點計劃》，明確“范圍、方法、人員分工”，并提前凍結(jié)庫存系統(tǒng)（特殊情況需備注“盤點期間出入庫”）。（二）盤點實施與差異處理盤點人員需實地清點存貨，填寫《盤點表》，記錄“實際數(shù)量、賬存數(shù)量、差異情況（盤盈/盤虧）”。對差異較大的存貨，需復盤核查（例如：盤虧10%的原材料，需排查“領(lǐng)料未登記、失竊、計量誤差”等原因），形成《盤點差異分析報告》。差異處理需經(jīng)“倉庫主管→財務部門→管理層”三級審批，按企業(yè)制度進行賬務調(diào)整（例如：正常損耗計入“管理費用”，失竊損失需追責并計入“營業(yè)外支出”）。七、報廢處置管理流程（一）報廢鑒定倉庫管理員、質(zhì)檢部門需對“變質(zhì)、損壞、過期、無使用價值”的存貨進行鑒定，填寫《存貨報廢申請表》，說明“報廢原因、數(shù)量、價值”。涉及“大額/固定資產(chǎn)類存貨”時，需邀請第三方機構(gòu)參與鑒定（例如：報廢價值超50萬元的設(shè)備，需聘請專業(yè)評估公司出具報告）。（二）報廢審批《存貨報廢申請表》需經(jīng)“部門負責人→財務部門→總經(jīng)理辦公會（或董事會）”審批（審批權(quán)限按企業(yè)《資產(chǎn)處置制度》執(zhí)行）。審批通過后，需明確“報廢處置方式（變賣/銷毀/捐贈）”。（三）處置與賬務處理變賣：需通過“招標、拍賣、線上平臺”等合規(guī)渠道處置，確保收益最大化（例如：報廢設(shè)備通過二手平臺拍賣，需留存競價記錄）。銷毀：需留存“銷毀現(xiàn)場影像、參與人員簽字”等資料備查（例如：過期食品銷毀需拍攝“拆包→銷毀→稱重”全過程視頻）。賬務處理：財務部門需根據(jù)處置結(jié)果，核銷存貨賬面價值，確認“處置損益”（例如：變賣收入計入“營業(yè)外收入”，銷毀損失計入“營業(yè)外支出”）。八、附則1.本手冊由財務部、倉儲部聯(lián)合制定，解釋權(quán)歸企業(yè)管理層所有。2.各部門需組織員工學習本手冊，嚴格執(zhí)