銷售合同管理規(guī)范及風險控制模板一、適用業(yè)務(wù)場景與對象標準產(chǎn)品/商品銷售（如快消品、工業(yè)設(shè)備等）；定制化服務(wù)銷售（如軟件開發(fā)、工程服務(wù)、咨詢方案等）；長期框架協(xié)議下的分批銷售業(yè)務(wù)；跨區(qū)域/跨境銷售合同（需結(jié)合當?shù)胤煞ㄒ?guī)調(diào)整）。適用對象包括企業(yè)銷售部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門、倉儲物流部門及相關(guān)業(yè)務(wù)負責人，旨在通過標準化流程規(guī)范合同全生命周期管理，降低履約風險，保障企業(yè)合法權(quán)益。二、全流程操作步驟詳解（一）合同準備階段：明確需求與客戶資質(zhì)調(diào)查責任部門：銷售部、風控部（或合規(guī)部）操作要點：需求梳理：銷售員根據(jù)客戶需求，明確合同標的（產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量）、交付標準、交付時間、付款方式、違約責任等核心要素，填寫《銷售合同需求清單》（見模板一）?？蛻糍Y質(zhì)調(diào)查：新客戶：需核查營業(yè)執(zhí)照（是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍是否涵蓋合同業(yè)務(wù)）、法定代表人證件號碼明、相關(guān)資質(zhì)證書（如特殊行業(yè)許可證、ISO認證等）、近三年財務(wù)報表（評估履約能力）及信用記錄（通過第三方征信平臺或合作銀行核實）；老客戶：定期更新資質(zhì)信息（每年至少一次），若客戶出現(xiàn)經(jīng)營異常（如涉訴、行政處罰），需啟動重新評估程序。內(nèi)部初步評審：銷售部負責人對需求清單和客戶資質(zhì)進行初審，保證符合企業(yè)銷售政策（如價格區(qū)間、信用額度等），重大合同需上報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）合同談判與起草階段：條款合規(guī)與商務(wù)對接責任部門：銷售部、法務(wù)部操作要點：商務(wù)談判：銷售員與客戶就合同核心條款（價格、交付、付款、違約責任等）進行協(xié)商，談判結(jié)果需形成書面記錄，由雙方代表簽字確認。合同起草：使用企業(yè)標準合同模板（如《產(chǎn)品銷售合同模板》《服務(wù)銷售合同模板》），禁止使用客戶提供的非標準模板（除非經(jīng)法務(wù)部專項審核）；明確以下關(guān)鍵條款：標的物信息（名稱、型號、品牌、技術(shù)參數(shù)等，需附件詳細說明）；質(zhì)量標準（如國家標準、行業(yè)標準或雙方約定的標準，附質(zhì)量驗收協(xié)議）；交付與驗收（交付地點、方式、時間，驗收流程及異議處理期限）；付款條款（金額、幣種、賬戶信息、付款條件如“預(yù)付款30%到發(fā)貨”“驗收合格后付尾款”等，明確逾期付款違約金計算方式）；所有權(quán)與風險轉(zhuǎn)移（如“標的物交付后所有權(quán)轉(zhuǎn)移至客戶”）；保密條款（約定保密范圍、期限及違約責任）；爭議解決方式（優(yōu)先選擇企業(yè)所在地法院訴訟，或明確仲裁機構(gòu)及規(guī)則）；合同生效條件（如“雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章后生效”）。條款核對：銷售員與法務(wù)部共同核對合同條款，保證無歧義、無法律風險，避免出現(xiàn)“定金”與“訂金”混用、“違約金比例過高”等常見問題。（三）合同內(nèi)部評審階段：多部門協(xié)同審核責任部門：法務(wù)部、財務(wù)部、銷售部、生產(chǎn)/供應(yīng)鏈部（如涉及）操作流程：法務(wù)審核：重點審核合同合法性、條款完整性、違約責任可執(zhí)行性、爭議解決方式等，出具《合同評審表》（見模板二），對高風險條款提出修改建議。財務(wù)審核：審核付款條款是否符合企業(yè)財務(wù)制度（如預(yù)付款比例是否超標、發(fā)票開具時間、稅務(wù)處理方式等），評估客戶信用風險（如歷史回款記錄、當前欠款情況），保證資金安全。業(yè)務(wù)/生產(chǎn)審核：銷售部確認合同內(nèi)容與客戶需求一致；生產(chǎn)/供應(yīng)鏈部評估交付能力（如產(chǎn)能、物料供應(yīng)、物流安排），保證交付時間可執(zhí)行。評審意見匯總：銷售部匯總各部門評審意見，與客戶協(xié)商調(diào)整合同條款，最終達成一致后，由銷售部負責人簽字確認評審?fù)ㄟ^。（四）合同簽訂與用印階段：規(guī)范簽署與存檔責任部門：銷售部、行政部（或法務(wù)部）操作要點：簽署授權(quán)：客戶方需由法定代表人或授權(quán)代表簽字，并提供《授權(quán)委托書》（見模板三，若為非法定代表人簽署）；企業(yè)方由法定代表人或授權(quán)代表簽字，授權(quán)范圍需在《授權(quán)委托書》中明確。用印管理：合同文本需為最終版本（經(jīng)雙方確認無修改），份數(shù)滿足雙方存檔及業(yè)務(wù)部門使用需求（如正本2份，副本3份）；用印前由行政部（或法務(wù)部）審核用印申請表（含合同編號、簽署方、核心條款、用印份數(shù)等），確認審批手續(xù)齊全后，加蓋企業(yè)公章或合同專用章（嚴禁個人章代替公章）；用印過程需登記《合同用印登記表》（見模板四），記錄用印時間、用印人、經(jīng)辦人等信息。文本分發(fā)：簽訂后，正本由銷售部、財務(wù)部各執(zhí)1份（或按企業(yè)檔案管理規(guī)定歸檔），副本分發(fā)至業(yè)務(wù)、法務(wù)、倉儲等相關(guān)部門，保證各環(huán)節(jié)按合同執(zhí)行。（五）合同履行與跟蹤階段：動態(tài)監(jiān)控與異常處理責任部門：銷售部、財務(wù)部、倉儲/物流部操作要點：履約計劃制定：銷售部根據(jù)合同交付時間，制定《履約跟蹤計劃表》（見模板五），明確各環(huán)節(jié)責任人（如生產(chǎn)協(xié)調(diào)員、物流專員）及時間節(jié)點。交付與驗收：倉儲/物流部按合同約定時間、地點交付，并出具《送貨單》（需注明合同編號、產(chǎn)品名稱、數(shù)量、交付時間，由客戶簽收確認）；客戶驗收后，出具《驗收合格證明》（見模板六），若存在異議，需在合同約定的異議期內(nèi)（如收貨后7日內(nèi)）書面提出，銷售部需在3個工作日內(nèi)響應(yīng)并協(xié)商解決方案。收款跟蹤：財務(wù)部根據(jù)合同付款條款，監(jiān)控回款進度，對逾期未付款項，銷售部需及時催收（發(fā)送《催款函》，見模板七），并記錄催收過程；若逾期超過30日，上報分管領(lǐng)導(dǎo)啟動風險預(yù)警程序。變更與解除管理：合同履行過程中如需變更（如交付時間調(diào)整、數(shù)量增減），需雙方簽訂《合同變更協(xié)議》（見模板八），明確變更內(nèi)容、生效條件及原合同其他條款的效力；若需解除合同，需協(xié)商一致并簽訂《合同解除協(xié)議》，明確已履行部分的結(jié)算方式、違約責任及賠償事宜，避免單方面解除合同引發(fā)法律糾紛。（六）合同歸檔與復(fù)盤階段：資料留存與經(jīng)驗總結(jié)責任部門：銷售部、檔案管理部門操作要點：歸檔范圍：合同文本（正本/副本）、評審表、授權(quán)委托書、送貨單、驗收合格證明、付款憑證、變更/解除協(xié)議、往來函件等全部過程資料。歸檔流程：合同履行完畢（或解除后）15個工作日內(nèi)，銷售部整理合同資料，填寫《合同歸檔清單》（見模板九）；檔案管理部門核對資料完整性后，統(tǒng)一編號、裝訂、存檔（電子檔案需備份至企業(yè)服務(wù)器，紙質(zhì)檔案存放于專用檔案柜）；歸檔期限：常規(guī)合同保存5年，重大合同（如金額超100萬元、涉及知識產(chǎn)權(quán)等）保存10年以上。復(fù)盤總結(jié)：每季度末，銷售部組織法務(wù)、財務(wù)等部門對當期合同履約情況進行復(fù)盤，分析常見問題（如逾期交付、客戶投訴、回款延遲等），優(yōu)化合同模板和管理流程，形成《合同管理復(fù)盤報告》，持續(xù)提升風險控制能力。三、核心管理工具模板模板一：銷售合同需求清單合同編號客戶名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式標的物名稱規(guī)格型號數(shù)量單價（元）總價（元）交付時間交付地點付款方式特殊要求需求確認：銷售員簽字：_________日期：_________銷售負責人審核：簽字：_________日期：_________客戶確認：簽字（蓋章）：_________日期：_________模板二：合同評審表合同編號評審部門評審意見（重點標注風險點及修改建議）評審人評審日期法務(wù)部財務(wù)部銷售部生產(chǎn)部綜合評審結(jié)論：□通過□需修改后重審□不通過審批人：簽字：_________日期：_________模板三：授權(quán)委托書（客戶方）授權(quán)人（公司全稱）統(tǒng)一社會信用代碼法定代表人授權(quán)代表姓名職務(wù)授權(quán)范圍：代表本公司簽訂《_________合同》（合同編號：_________），處理合同談判、簽署、變更、履行及爭議解決等相關(guān)事宜。授權(quán)期限：自_年_月_日至_年_月日授權(quán)人（蓋章）：______法定代表人（簽字）：_________日期：_________模板四：合同用印登記表用印日期合同編號合同名稱用印部門用印份數(shù)用印人經(jīng)辦人審批人備注模板五：履約跟蹤計劃表合同編號客戶名稱履約環(huán)節(jié)計劃時間實際時間責任人完成情況（□正?！跹舆t□異常）備注生產(chǎn)備貨物流發(fā)貨客戶驗收收款模板六：驗收合格證明合同編號驗收產(chǎn)品名稱規(guī)格型號數(shù)量驗收標準驗收結(jié)果驗收日期驗收人（簽字/蓋章）備注：□驗收合格□驗收不合格，需整改（整改要求：_________）客戶（蓋章）：_________日期：_________模板七：催款函致：_________公司（客戶名稱）根據(jù)雙方簽訂的《_________合同》（合同編號：_________），貴司應(yīng)于_年_月_日前支付合同款項______元（大寫：_________），截至_年_月_日，尚欠款項______元（大寫：_________）。

請貴司于收到本函后____個工作日內(nèi)支付上述款項，逾期我司將按合同約定追究違約責任。

聯(lián)系人：_________聯(lián)系方式：_________發(fā)函單位：_________（蓋章）日期：____年__月__日|模板八：合同變更協(xié)議原合同編號原合同名稱簽約方變更內(nèi)容：□交付時間調(diào)整為_年_月_日□數(shù)量增加/減少______□付款方式調(diào)整為_________□其他：_________變更后條款：_________本協(xié)議為原合同的補充，與原合同具有同等法律效力，原合同其他條款不變。簽約方（蓋章）：甲方：_________乙方：_________日期：____年__月__日模板九：合同歸檔清單合同編號歸檔部門歸檔日期檔案盒編號資料清單（列明所有歸檔文件名稱及份數(shù)）經(jīng)辦人核對人四、關(guān)鍵風險控制要點客戶資質(zhì)風險：嚴禁與無合法經(jīng)營資質(zhì)的客戶簽訂合同，對新客戶實行“一戶一查”，老客戶每年復(fù)核，避免因客戶主體不適格導(dǎo)致合同無效。條款風險：合同條款需明確、無歧義，避免使用“盡可能”“爭取”等模糊表述；違約責任需具體（如“逾期付款按日萬分之五支付違約金”），保證可執(zhí)行。履約風險：建立“銷售-生產(chǎn)-物流-財務(wù)”協(xié)同機制，實時跟蹤交付、驗收、回款進度，對延遲履約情況啟動預(yù)警（