綜合辦公室日常行政工作流程模板一、模板說明二、會議組織與管理流程（一）適用工作情境適用于綜合辦公室牽頭或協(xié)助組織的各類內部會議（如部門例會、專題研討會、工作推進會）及外部會議（如客戶洽談會、行業(yè)交流會、上級調研會）的全流程管理工作。（二）詳細執(zhí)行步驟明確會議需求需求部門提前向綜合辦公室提交會議申請，明確會議主題、目的、預計時間、參會人數(shù)、所需場地及設備（如投影儀、麥克風、視頻會議系統(tǒng)等）。綜合辦公室與需求部門溝通，確認會議核心議程及成果目標，避免冗余或偏離主題。制定會議方案綜合辦公室根據(jù)需求擬定會議方案，內容包括：會議時間、地點、參會人員（含主持人、記錄人）、議程、材料準備清單（如PPT、背景資料、簽到表）、分工安排（如場地布置、設備調試、茶歇供應、攝影記錄）。涉及外部會議的，需同步對接來訪單位，確認行程細節(jié)及特殊需求（如翻譯服務、接待規(guī)格）。發(fā)布會議通知提前1-3個工作日通過OA系統(tǒng)、郵件或工作群發(fā)布正式會議通知，明確：會議名稱、時間、地點、議程、參會人員、著裝要求（如有）、需提前準備的材料及聯(lián)系人。對重要會議或需提前協(xié)調資源的會議，可電話或一對一提醒關鍵參會人。會前準備場地與設備：提前1小時檢查會議室布置（桌椅擺放、橫幅/席卡設置）、設備調試（投影、音響、燈光、網絡），保證正常運行；準備會議材料（打印、裝訂、擺放至座位）。人員與物資：安排簽到人員（準備簽到表、筆），確認主持人、記錄人到位；茶歇類提前聯(lián)系供應商，按參會人數(shù)準備飲品、點心。突發(fā)預案：準備備用設備（如投影儀備用燈泡、麥克風備用電池），明確緊急聯(lián)系人（如IT支持、后勤保障）。會中服務簽到：引導參會人員簽到，發(fā)放會議材料，提醒關閉手機鈴聲或調至靜音。流程把控：主持人按議程推進，記錄人實時記錄會議要點（含決議事項、行動項、責任部門/人、完成時限），綜合辦公室人員全程待命，及時處理設備故障、人員遲到等突發(fā)情況。外部會議接待：安排專人引導來訪人員入場，提供必要協(xié)助（如存放物品、指引衛(wèi)生間），座談時適時添水。會后整理紀要與歸檔：會議結束后1個工作日內，記錄人整理會議紀要（含會議概況、決議事項、行動項清單），經主持人及綜合辦公室負責人審核后，按需分發(fā)至參會部門及相關人員；收集會議材料（PPT、簽到表、照片等），按“年度-會議類型”分類歸檔（電子檔存指定文件夾，紙質檔裝訂成冊）。反饋與改進：對涉及多部門協(xié)作的會議，綜合辦公室跟蹤行動項落實情況，及時反饋進展；定期收集參會人員對會議組織情況的意見（如時長安排、場地舒適度），持續(xù)優(yōu)化流程。（三）配套表單模板會議申請單申請部門申請人申請日期會議名稱會議時間會議地點參會人數(shù)會議目的議程安排1.2.3.所需設備/物資□投影儀□麥克風□視頻會議系統(tǒng)□茶歇□其他：需協(xié)調事項部門負責人簽字綜合辦公室意見領導審批會議紀要模板會議名稱會議時間會議地點主持人記錄人參會人員缺席人員及原因會議議題主要內容1.2.會議決議1.2.行動項序號內容12附件□會議材料□照片□簽到表（四）關鍵執(zhí)行要點會議通知需明確“無故不得請假”，確需請假的需提前向部門負責人及綜合辦公室報備。重要會議的紀要需經參會主要領導審閱后分發(fā)，保證決議準確性。會議材料涉密的，需按保密規(guī)定標注密級，嚴格控制傳閱范圍。三、文件收發(fā)與流轉流程（一）適用工作情境適用于綜合辦公室接收內外部單位或個人的正式文件（如通知、函件、請示、報告），以及對內部文件的審核、分發(fā)、傳閱、歸檔等管理工作。（二）詳細執(zhí)行步驟文件接收外部文件：通過郵寄、快遞、現(xiàn)場送達或電子渠道（如政務郵箱、OA系統(tǒng)）接收，第一時間核對文件份數(shù)、密級（如有）、是否齊全，檢查有無破損、缺頁。內部文件：接收各部門提交的需審批、流轉的文件（如請示、報告、制度草案），確認文件格式規(guī)范（含標題、主送部門、發(fā)文部門、日期、蓋章等）。接收后1個工作日內，在《文件收發(fā)登記表》中登記（來源、日期、文號、標題、密級、份數(shù)、收文人），并錄入電子臺賬。初審分類綜合辦公室對接收文件進行初步審核：判斷文件類型（如請示類、通知類、函件類）、主送/抄送部門、緊急程度（特急、加急、平件）、是否需領導批示。對內容不清晰、格式不規(guī)范的文件，及時退回發(fā)文部門補充完善；對涉及多個部門的文件，明確牽頭協(xié)辦部門。擬辦與呈批根據(jù)文件內容，綜合辦公室負責人提出擬辦意見（如“擬同意，建議由XX部門牽頭辦理”“需XX領導審閱后轉XX部門”），填寫在《文件處理箋》的“擬辦意見”欄。按文件重要性及審批權限呈批：平件文件1個工作日內呈送分管領導，加急/特急文件立即呈送；需多個領導審批的，按“先分管后主要”順序呈批。分發(fā)與傳閱領導批示后，綜合辦公室按批示意見分發(fā)文件：需辦理的文件：送達牽頭部門，同步在《文件流轉單》上登記（分發(fā)部門、分發(fā)時間、經手人），明確辦理時限；需傳閱的文件：按領導層級、部門順序傳閱，由傳閱人簽字確認，跟蹤傳閱進度，避免積壓。涉密文件需按保密規(guī)定登記傳閱人份數(shù)，傳閱后及時收回，不得帶出辦公區(qū)域。辦理與反饋牽頭部門收到文件后，按批示要求辦理，綜合辦公室定期跟蹤進展，對臨近時限未辦結的進行提醒。辦理結果需以書面形式（含電子文件）反饋至綜合辦公室，由綜合辦公室匯總后報領導審閱，重大事項需形成專題報告。歸檔與保管文件辦理完畢后，綜合辦公室將文件正本（含領導批示、辦理材料、電子版）整理歸檔：按“年度-文號-文件類型”分類，編制歸檔目錄；電子檔存入指定服務器（加密處理），紙質檔裝入檔案盒，標注“檔案名稱、年度、卷號、保管期限”；涉密文件按保密規(guī)定存入保密柜，嚴格執(zhí)行借閱登記制度。（三）配套表單模板文件收發(fā)登記表收文日期來文單位/人文件標題文號密級份數(shù)收文人處理狀態(tài)（擬辦/呈批/分發(fā)/辦結/歸檔）文件處理箋文件標題文號密級收文日期擬辦意見領導批示分發(fā)部門分發(fā)時間經手人簽字辦理結果反饋反饋日期（四）關鍵執(zhí)行要點文件接收需做到“當日清、日日結”，避免積壓延誤。涉密文件的收發(fā)、傳閱、歸檔需全程登記，保證全程可追溯。電子文件需定期備份（如每月1次），防止數(shù)據(jù)丟失。四、辦公用品申領與分發(fā)流程（一）適用工作情境適用于綜合辦公室統(tǒng)一采購、管理、分發(fā)日常辦公用品（如文具、耗材、設備配件等），以及各部門申領、領用辦公用品的全流程管理。（二）詳細執(zhí)行步驟需求收集每月25日前，各部門通過OA系統(tǒng)或指定表格提交《辦公用品申領計劃》，列明物品名稱、規(guī)格型號、單位、申領數(shù)量、用途（注明“日常辦公/專項工作”），部門負責人審核簽字后提交綜合辦公室。匯總與審核綜合辦公室匯總各部門申領計劃，對照《辦公用品庫存臺賬》審核：常規(guī)物品（如A4紙、簽字筆）：按實際人數(shù)及用量標準核定，避免重復申領；非常規(guī)物品（如專業(yè)設備配件）：需提供采購理由及價格預估，報分管領導審批。采購執(zhí)行審核通過后，綜合辦公室編制《辦公用品采購清單》，選擇2家以上供應商比價（質量合格、價格合理、服務可靠），確定供應商后下達采購訂單。采購時需索要正規(guī)發(fā)票（或收據(jù)），注明“辦公用品”，核對物品名稱、數(shù)量、規(guī)格與訂單一致，無誤后入庫。入庫登記物品送達后，綜合辦公室與采購員共同驗收，確認無破損、無質量問題后，在《辦公用品入庫登記表》中登記（物品名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、單價、供應商、入庫日期、驗收人），更新《庫存臺賬》。領用審批與分發(fā)部門領用辦公用品時，填寫《辦公用品領用登記表》，注明領用物品、數(shù)量、領用人、部門負責人簽字，綜合辦公室核對庫存后發(fā)放。限量發(fā)放物品（如硒鼓、打印機墨盒）：需注明設備編號，舊耗材需回收（以舊換新），避免浪費。盤點與補充每月最后一個工作日，綜合辦公室對庫存物品進行盤點，核對臺賬與實際數(shù)量，編制《庫存盤點表》，對短缺物品及時補充，對積壓物品（如超過6個月未領用）協(xié)調調劑或清退。（三）配套表單模板辦公用品申領計劃表申領部門申領日期物品名稱規(guī)格型號單位申領數(shù)量用途部門負責人簽字辦公用品領用登記表領用日期領用部門領用人物品名稱規(guī)格型號單位領用數(shù)量庫存余量發(fā)放人簽字（四）關鍵執(zhí)行要點采購需堅持“質優(yōu)價廉、節(jié)能環(huán)?！痹瓌t，優(yōu)先選擇環(huán)保型辦公用品。庫存物品需分類存放（如文具區(qū)、耗材區(qū)、設備配件區(qū)），標注清晰，便于查找。嚴禁個人私自挪用辦公用品，嚴禁違規(guī)申領或倒賣。五、來訪接待與安排流程（一）適用工作情境適用于綜合辦公室負責接待來訪的外部單位人員（如上級領導、客戶、合作單位代表、考察團等），包括接待方案制定、行程安排、食宿協(xié)調、陪同服務等全流程管理工作。（二）詳細執(zhí)行步驟接待申請與信息確認接待部門提前2-3個工作日向綜合辦公室提交《來訪接待申請表》，注明：來訪單位名稱、來訪人職務及姓名、人數(shù)、來訪日期及時間、來訪目的、行程初步安排、特殊需求（如dietaryrestrictions、無障礙設施）。綜合辦公室與來訪單位對接，確認最終行程（含往返交通、住宿標準、用餐安排），同步知曉來訪單位背景及關注重點，針對性準備接待材料。制定接待方案根據(jù)來訪級別及目的，綜合辦公室制定《接待方案》，明確：行程安排：精確到分鐘（如接站時間、座談時間、參觀地點、送站時間）；人員分工：接待負責人、聯(lián)絡人、陪同人員、司機、后勤保障人員；物資準備：橫幅/歡迎牌、會議材料、禮品（如符合單位規(guī)定的紀念品）、飲用水、常用藥品（如感冒藥、創(chuàng)可貼）；應急預案：如遇航班延誤、車輛故障等情況的備用方案。前期準備場地與物資：預訂會議室（提前布置席卡、調試設備）、參觀場地（如需，提前開放并安排講解員）；準備宣傳冊、單位簡介等資料，裝入資料袋。食宿與交通：按接待標準預訂酒店（優(yōu)先選擇交通便利、設施完善的酒店，提前告知入住及退房時間）；安排車輛（保證車況良好、司機熟悉路線），準備接站/送站標識。人員對接：與陪同人員溝通行程細節(jié)，明確各自職責；告知司機接站/送站時間、地點及聯(lián)系人。接待實施迎接：聯(lián)絡人提前30分鐘到達接站地點，舉歡迎牌等候；接到來訪人員后，主動自我介紹，協(xié)助提拿行李，引導乘車（途中簡要介紹單位概況及當日行程）。座談與參觀：引導至會議室，介紹雙方參會人員；座談時由接待部門負責人匯報工作，綜合辦公室做好記錄、茶水服務；參觀時安排專人講解，注意控制節(jié)奏，及時回應來訪人員提問。用餐與送別：按預定餐廳安排用餐（提前告知餐廳來訪人員dietaryrestrictions），席間注意禮儀（如主位安排、敬酒禮節(jié)）；行程結束后，聯(lián)絡人提前30分鐘到達約定地點送站，禮貌道別，感謝來訪。后續(xù)跟進與歸檔反饋與感謝：接待結束后1個工作日內，綜合辦公室整理《接待記錄》（含行程、座談內容、來訪人員意見），報領導審閱；對重要來訪單位，發(fā)送感謝信（加蓋單位公章）。資料歸檔：收集接待方案、簽到表、照片、感謝信等資料，按“年度-來訪單位”分類歸檔，電子檔存入指定文件夾，紙質檔裝訂成冊。（三）配套表單模板來訪接待申請表來訪單位名稱來訪日期來訪人職務及姓名人數(shù)來訪目的初步行程安排特殊需求□無障礙設施□素食□其他：接待部門申請人部門負責人簽字綜合辦公室意見領導審批接待記錄表接待日期接待單位名稱來訪人接待部門陪同人接待負責人聯(lián)絡人司機行程安排1.接站時間地點：2.座談時間地點：3.參觀地點及內容：4.用餐時間地點：5.送站時間地點：來訪人員意見陪同人員簽字記錄人（四）關鍵執(zhí)行要點接待標準需符合單位規(guī)定，不得超標準安排（如住宿、用餐、禮品）。對上級領導或重要客戶，需提前對接其秘書或助理，確認行程細節(jié)。注意保密紀律，不得隨意泄露來訪單位未公開的信息或單位內部敏感內容。六、差旅申請與報銷流程（一）適用工作情境適用于公司員工因公出差（如參加會議、業(yè)務洽談、項目調研、培訓學習等）的申請審批、行程安排、費用報銷等管理工作。（二）詳細執(zhí)行步驟差旅申請員工出差前填寫《差旅申請單》，注明：出差人姓名、部門、出差事由、出差時間（含往返日期）、地點、行程安排（往返交通方式、住宿地點）、預計費用（交通、住宿、伙食補助、其他），部門負責人審核簽字后提交綜合辦公室。審批與協(xié)調綜合辦公室審核出差必要性及行程合理性：同城出差（如市區(qū)內會議）：原則上優(yōu)先選擇公共交通，確需用車的需說明理由；異地出差：審核交通方式（如高鐵優(yōu)先于飛機，經濟艙優(yōu)先于商務艙）、住宿標準（按單位規(guī)定地區(qū)標準執(zhí)行）。審核通過后，按權限報領導審批（部門負責人出差需報分管領導，分管領導出差需報主要領導）。行程準備審批通過后，員工憑《差旅申請單》預訂交通票（優(yōu)先選擇單位合作供應商）及住宿（需選擇協(xié)議酒店，提前告知出差事由獲取協(xié)議價）；綜合辦公室協(xié)助協(xié)調車輛（如需）。涉外出差（如出國/出境）的，需提前辦理護照、簽證，提交《涉外出差審批表》，報主要領導審批。差旅執(zhí)行出差期間，員工需遵守單位紀律及當?shù)匾?guī)定，保持通訊暢通，每日向部門負責人匯報工作進展；住宿需選擇正規(guī)酒店，索取增值稅發(fā)票（發(fā)票抬頭為單位全稱，稅號準確）；交通、餐飲等費用需保留原始票據(jù)（如車票、發(fā)票、小票）。費用報銷出差返回后3個工作日內，員工整理《差旅費用報銷單》，附《差旅申請單》、原始票據(jù)（按交通、住宿、伙食補助、其他費用分類粘貼）、行程單（如機票行程單、火車票信息），部門負責人審核簽字后提交綜合辦公室。綜合辦公室審核票據(jù)真實性、合規(guī)性（如發(fā)票抬頭、日期、金額與行程是否一致），審核通過后報財務部門復核；財務部門復核無誤后，按單位財務制度安排報銷。資料歸檔報銷完成后，綜合辦公室將《