企業(yè)行政日常操作標(biāo)準(zhǔn)化手冊前言為規(guī)范企業(yè)行政日常管理流程，提升工作效率，保證各項(xiàng)操作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，特制定本手冊。本手冊涵蓋辦公用品管理、會(huì)議室預(yù)訂、固定資產(chǎn)管理、訪客接待、文件流轉(zhuǎn)、快遞收發(fā)六大高頻行政場景，明確各環(huán)節(jié)操作要求及責(zé)任分工，為企業(yè)行政工作提供統(tǒng)一指引。一、辦公用品管理（一）適用范圍適用于企業(yè)各部門及員工辦公耗材（如紙張、筆、文件夾等）、辦公設(shè)備的申領(lǐng)、采購、發(fā)放及庫存管理。（二）操作流程1.申領(lǐng)與審批步驟1：員工根據(jù)工作需求，填寫《辦公用品申領(lǐng)單》（詳見表1），注明申領(lǐng)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及申領(lǐng)日期。步驟2：部門負(fù)責(zé)人對(duì)申領(lǐng)合理性進(jìn)行審核，確認(rèn)后簽字。步驟3：將審批通過的《辦公用品申領(lǐng)單》提交至行政部*專員處。2.采購與入庫步驟1：行政部專員每月25日前匯總各部門申領(lǐng)需求，編制《辦公用品采購計(jì)劃》，報(bào)行政部經(jīng)理審批。步驟2：審批通過后，按企業(yè)采購流程對(duì)接合格供應(yīng)商進(jìn)行采購（優(yōu)先選擇定點(diǎn)供應(yīng)商，保證價(jià)格與質(zhì)量）。步驟3：物品到貨后，行政部*專員與采購員共同核對(duì)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量及質(zhì)量，確認(rèn)無誤后辦理入庫，填寫《辦公用品入庫登記表》（詳見表2），更新庫存信息。3.發(fā)放與登記步驟1：員工憑審批通過的《辦公用品申領(lǐng)單》至行政部領(lǐng)取物品。步驟2：行政部*專員核對(duì)申領(lǐng)單與庫存，確認(rèn)無誤后發(fā)放物品，要求員工在《辦公用品發(fā)放登記表》（詳見表3）上簽字確認(rèn)（需注明領(lǐng)取人、領(lǐng)取日期、物品及數(shù)量）。步驟3：發(fā)放后及時(shí)更新庫存臺(tái)賬，保證賬實(shí)相符。4.庫存管理步驟1：行政部每月末進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，核對(duì)庫存臺(tái)賬與實(shí)際庫存，編制《月度庫存盤點(diǎn)表》。步驟2：對(duì)盤點(diǎn)中出現(xiàn)的盤盈、盤虧情況，需分析原因并形成書面報(bào)告，報(bào)行政部*經(jīng)理審批后處理。步驟3：設(shè)置庫存預(yù)警線（如某物品庫存低于最低用量時(shí)自動(dòng)提醒），及時(shí)補(bǔ)充常用物品，避免斷供。（三）表單模板表1：辦公用品申領(lǐng)單申領(lǐng)部門申領(lǐng)人申領(lǐng)日期物品名稱規(guī)格數(shù)量審批意見部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：行政部意見經(jīng)辦人簽字：日期：表2：辦公用品入庫登記表入庫日期物品名稱規(guī)格數(shù)量供應(yīng)商入庫人備注表3：辦公用品發(fā)放登記表發(fā)放日期物品名稱規(guī)格數(shù)量領(lǐng)取部門領(lǐng)取人發(fā)放人（四）關(guān)鍵提示申領(lǐng)物品需與工作相關(guān)，禁止申領(lǐng)私人用品；采購需嚴(yán)格遵守企業(yè)采購制度，優(yōu)先選擇性價(jià)比高的供應(yīng)商；定期盤點(diǎn)庫存，保證賬實(shí)相符，避免積壓或短缺；大件辦公設(shè)備（如打印機(jī)、掃描儀）申領(lǐng)需額外提交《設(shè)備使用需求說明》，經(jīng)行政部及分管領(lǐng)導(dǎo)審批。二、會(huì)議室預(yù)訂管理（一）適用范圍適用于企業(yè)內(nèi)部各類會(huì)議（部門例會(huì)、項(xiàng)目研討會(huì)、客戶接待會(huì)等）的場地預(yù)訂及使用管理。（二）操作流程1.預(yù)訂申請步驟1：會(huì)議發(fā)起人至少提前2個(gè)工作日通過企業(yè)OA系統(tǒng)或線下填寫《會(huì)議室預(yù)訂申請表》（詳見表4），注明會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)、白板）及特殊需求。步驟2：若為跨部門會(huì)議，需提前協(xié)調(diào)各部門參會(huì)人員時(shí)間，保證會(huì)議可行性。2.審核與確認(rèn)步驟1：行政部*專員收到申請后，1個(gè)工作日內(nèi)核對(duì)會(huì)議室空閑情況及設(shè)備資源。步驟2：若會(huì)議室空閑，確認(rèn)預(yù)訂并反饋給會(huì)議發(fā)起人；若沖突，建議調(diào)整時(shí)間或更換會(huì)議室。步驟3：會(huì)議發(fā)起人確認(rèn)后，行政部在OA系統(tǒng)更新會(huì)議室使用狀態(tài)，并提前1天發(fā)送會(huì)議提醒至參會(huì)人。3.使用與維護(hù)步驟1：會(huì)議發(fā)起人提前30分鐘到達(dá)會(huì)議室，檢查設(shè)備是否正常運(yùn)行，確認(rèn)無誤后組織會(huì)議。步驟2：會(huì)議期間，參會(huì)人員需保持會(huì)議室安靜，愛護(hù)設(shè)備，禁止吸煙、飲食（特殊情況需提前申請）。步驟3：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議發(fā)起人負(fù)責(zé)清理會(huì)場（如整理桌椅、關(guān)閉設(shè)備、帶走個(gè)人物品），并在《會(huì)議室使用登記表》（詳見表5）上簽字確認(rèn)。4.設(shè)備管理步驟1：行政部每周一對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行全面檢查，保證設(shè)備正?？捎?。步驟2：設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，及時(shí)聯(lián)系維修并記錄，同時(shí)啟用備用設(shè)備（如有），避免影響會(huì)議使用。（三）表單模板表4：會(huì)議室預(yù)訂申請表預(yù)訂部門預(yù)訂人聯(lián)系方式預(yù)訂日期會(huì)議主題會(huì)議時(shí)間開始時(shí)間：結(jié)束時(shí)間：參會(huì)人數(shù)所需設(shè)備□投影儀□麥克風(fēng)□白板□其他：特殊需求審批意見行政部簽字：日期：確認(rèn)反饋預(yù)訂人簽字：日期：表5：會(huì)議室使用登記表使用日期使用部門會(huì)議主題開始時(shí)間結(jié)束時(shí)間使用人設(shè)備檢查情況會(huì)場清理情況（四）關(guān)鍵提示會(huì)議室預(yù)訂遵循“先到先得”原則，緊急會(huì)議可申請臨時(shí)協(xié)調(diào)；預(yù)訂后需按時(shí)使用，若需取消或變更，至少提前1個(gè)工作日通知行政部；嚴(yán)禁私自占用會(huì)議室或更改會(huì)議室設(shè)備配置；重要會(huì)議（如客戶接待、董事會(huì)）需提前3天預(yù)訂，并由行政部專人協(xié)助布置會(huì)場。三、固定資產(chǎn)管理（一）適用范圍適用于企業(yè)辦公設(shè)備（電腦、打印機(jī)等）、家具（辦公桌、椅子等）、電子設(shè)備（手機(jī)、平板等）的采購、領(lǐng)用、調(diào)撥、盤點(diǎn)及報(bào)廢管理。（二）操作流程1.采購與入庫步驟1：部門因工作需要新增固定資產(chǎn)時(shí)，填寫《固定資產(chǎn)采購申請表》（詳見表6），注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估金額及用途，報(bào)部門負(fù)責(zé)人及行政部審核。步驟2：審批通過后，由行政部按采購流程執(zhí)行采購，到貨后核對(duì)實(shí)物與采購信息，確認(rèn)無誤后填寫《固定資產(chǎn)入庫單》（詳見表7），建立固定資產(chǎn)臺(tái)賬（包含編號(hào)、名稱、規(guī)格、型號(hào)、采購日期、使用部門、責(zé)任人等信息）。2.領(lǐng)用與登記步驟1：員工領(lǐng)用固定資產(chǎn)時(shí)，需提交《固定資產(chǎn)領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后至行政部辦理領(lǐng)用手續(xù)。步驟2：行政部核對(duì)領(lǐng)用信息，發(fā)放物品并更新臺(tái)賬，要求領(lǐng)用人在《固定資產(chǎn)領(lǐng)用登記表》（詳見表8）上簽字，明確責(zé)任人及保管責(zé)任。3.調(diào)撥與移交步驟1：因崗位變動(dòng)或工作需要需調(diào)撥固定資產(chǎn)時(shí)，由調(diào)入部門填寫《固定資產(chǎn)調(diào)撥申請表》，經(jīng)原使用部門、調(diào)入部門及行政部審批。步驟2：調(diào)撥時(shí)，行政部組織雙方核對(duì)資產(chǎn)狀態(tài)，確認(rèn)無誤后在臺(tái)賬中更新使用部門及責(zé)任人信息，雙方簽字確認(rèn)。4.盤點(diǎn)與報(bào)廢步驟1：行政部每半年組織一次全面盤點(diǎn)，核對(duì)臺(tái)賬與實(shí)物，編制《固定資產(chǎn)盤點(diǎn)表》，對(duì)盤盈、盤虧情況說明原因并處理。步驟2：固定資產(chǎn)達(dá)到使用年限或損壞無法修復(fù)時(shí)，由責(zé)任人填寫《固定資產(chǎn)報(bào)廢申請表》，經(jīng)行政部鑒定、審批后按流程處置（如變賣、回收），處置后更新臺(tái)賬。（三）表單模板表6：固定資產(chǎn)采購申請表申請部門申請人申請日期物品名稱規(guī)格數(shù)量審批意見部門負(fù)責(zé)人：行政部：表7：固定資產(chǎn)入庫單入庫日期物品名稱規(guī)格數(shù)量采購金額供應(yīng)商資產(chǎn)編號(hào)驗(yàn)收人入庫人表8：固定資產(chǎn)領(lǐng)用登記表領(lǐng)用日期資產(chǎn)編號(hào)物品名稱規(guī)格領(lǐng)用部門領(lǐng)用人保管責(zé)任人（四）關(guān)鍵提示固定資產(chǎn)需粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽，編號(hào)與臺(tái)賬一致，便于管理；員工離職或調(diào)崗時(shí)，需辦理固定資產(chǎn)交接手續(xù)，確認(rèn)無損壞后移交行政部；嚴(yán)禁私自拆卸、外借或處置固定資產(chǎn)，違者按企業(yè)規(guī)定處理；高價(jià)值資產(chǎn)（如服務(wù)器、專業(yè)設(shè)備）需定期維護(hù)，延長使用壽命。四、訪客接待管理（一）適用范圍適用于外部訪客（客戶、合作伙伴、應(yīng)聘者等）到訪的預(yù)約、接待、引導(dǎo)及離開管理。（二）操作流程1.預(yù)約與登記步驟1：被訪部門提前1天通過OA系統(tǒng)或聯(lián)系行政部*專員登記訪客信息，包括訪客姓名、單位、事由、到訪時(shí)間、人數(shù)及聯(lián)系方式。步驟2：行政部*專員核對(duì)訪客信息，確認(rèn)接待事宜（如是否需準(zhǔn)備會(huì)議室、茶水、資料等），并反饋給被訪部門。2.接待準(zhǔn)備步驟1：訪客到訪前30分鐘，行政部*專員確認(rèn)會(huì)議室空閑情況，調(diào)試設(shè)備（如投影儀、空調(diào)），準(zhǔn)備茶水、紙巾等物品。步驟2：被訪部門提前10分鐘到達(dá)接待區(qū)域，準(zhǔn)備相關(guān)資料。3.迎接與引導(dǎo)步驟1：訪客到訪時(shí)，行政部前臺(tái)*助理主動(dòng)上前問候（“您好，歡迎來到公司，請問您找哪位？”），核對(duì)訪客信息（與預(yù)約信息一致后）。步驟2：引導(dǎo)訪客至接待區(qū)或會(huì)議室，若訪客需等待，提供茶水、雜志等，并及時(shí)通知被訪人。4.會(huì)面與送客步驟1：被訪人到達(dá)后，前臺(tái)助理引導(dǎo)雙方見面，介紹雙方身份（如“這位是我們市場部經(jīng)理，這位是公司的*總”）。步驟2：會(huì)議期間，前臺(tái)*助理保持關(guān)注，若需協(xié)助（如加茶水、設(shè)備調(diào)試）及時(shí)提供。步驟3：訪客離開時(shí)，被訪人或行政部人員送至公司門口，禮貌道別（“感謝您的到訪，慢走”）。5.記錄與反饋步驟1：行政部*專員在《訪客登記表》（詳見表9）中記錄訪客信息、到訪時(shí)間、離開時(shí)間及接待事由。步驟2：重要訪客（如大客戶、領(lǐng)導(dǎo)）接待后，被訪部門需在2個(gè)工作日內(nèi)向行政部反饋接待情況，便于后續(xù)跟進(jìn)。（三）表單模板表9：訪客登記表到訪日期訪客姓名單位事由到訪時(shí)間離開時(shí)間接待部門接待人前臺(tái)登記人（四）關(guān)鍵提示訪客需憑有效證件（證件號(hào)碼、駕駛證等）登記，信息不全或可疑時(shí)拒絕入內(nèi)；接待過程中需注意言行舉止，維護(hù)企業(yè)形象，嚴(yán)禁泄露企業(yè)機(jī)密；應(yīng)聘者到訪時(shí)，行政部需引導(dǎo)至HR面試區(qū)域，避免干擾正常辦公；周末或節(jié)假日訪客需提前1天預(yù)約，由值班人員或被訪部門專人接待。五、文件流轉(zhuǎn)管理（一）適用范圍適用于企業(yè)內(nèi)部文件（通知、報(bào)告、制度等）、外部文件（函件、合同等）的收發(fā)、傳閱、審批及歸檔管理。（二）操作流程1.收文管理步驟1：外部文件到訪后，行政部前臺(tái)*助理拆封，核對(duì)文件名稱、份數(shù)、發(fā)文單位，填寫《文件收文登記表》（詳見表10），注明收文日期、分類（如“重要文件”“一般函件”）。步驟2：文件登記后，當(dāng)日按類別分送至相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)，緊急文件需標(biāo)注“特急”并優(yōu)先處理。2.發(fā)文管理步驟1：部門需發(fā)文時(shí)，由擬稿人填寫《發(fā)文稿紙》（詳見表11），注明文件標(biāo)題、主送單位、抄送單位、密級(jí)及擬稿人、部門負(fù)責(zé)人簽字。步驟2：文件經(jīng)相關(guān)部門會(huì)簽（如財(cái)務(wù)部需會(huì)簽涉及財(cái)務(wù)的內(nèi)容）、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交行政部*核稿人審核格式、文字規(guī)范。步驟3：審核通過后，行政部按企業(yè)公文格式排版、編號(hào)、印刷，加蓋企業(yè)公章，填寫《文件發(fā)文登記表》（詳見表12），分送至相關(guān)單位或部門。3.傳閱與歸檔步驟1：需傳閱的文件，由行政部*專員按傳閱順序（先領(lǐng)導(dǎo)后部門，先急后緩）送至傳閱人，傳閱人在《文件傳閱單》（詳見表13）上簽字并注明傳閱日期。步驟2：傳閱完畢后，文件返回行政部，定期（每月末）分類整理（按年度、文號(hào)、類別），編制《文件歸檔目錄》，移交至檔案室存檔。步驟3：涉密文件需單獨(dú)存放，傳閱過程嚴(yán)格登記，禁止帶出辦公區(qū)域，使用后及時(shí)歸還。（三）表單模板表10：文件收文登記表收文日期文件名稱發(fā)文單位份數(shù)密級(jí)分類經(jīng)辦人分送情況表11：發(fā)文稿紙標(biāo)題主送單位：抄送單位：密級(jí)：□秘密□機(jī)密□公開擬稿人部門負(fù)責(zé)人：分管領(lǐng)導(dǎo)：會(huì)簽意見財(cái)務(wù)部：行政部：表12：文件發(fā)文登記表發(fā)文日期文件編號(hào)文件名稱主送單位份數(shù)經(jīng)辦人簽收人表13：文件傳閱單文件名稱文件編號(hào)傳閱部門/人傳閱日期簽字（四）關(guān)鍵提示收文需當(dāng)日登記并分送，杜絕積壓；發(fā)文需嚴(yán)格審批流程，保證內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范；傳閱文件需控制范圍，無關(guān)人員不得傳閱，涉密文件需遵守保密規(guī)定；歸檔文件需保持完整、清潔，電子文件需定期備份，便于查閱；超過保存期限的文件，需經(jīng)審批后按規(guī)定銷毀，銷毀時(shí)需有記錄并簽字確認(rèn)。六、快遞收發(fā)管理（一）適用范圍適用于企業(yè)及員工寄件、收件的登記、對(duì)接、跟蹤及費(fèi)用管理。（二）操作流程1.收件管理步驟1：快遞員到訪后，行政部前臺(tái)*助理核對(duì)快遞單號(hào)、收件人信息（姓名、部門、聯(lián)系方式），填寫《快遞收件登記表》（詳見表14），注明收件日期、快遞公司、件數(shù)。步驟1：收件登記后，前臺(tái)*助理通過企業(yè)OA系統(tǒng)或電話通知收件人領(lǐng)取，收件人需在登記表上簽字確認(rèn)（注明領(lǐng)取日期）。步驟3：若為代收員工個(gè)人快遞，需提前征得員工同意，代收后及時(shí)通知，員工領(lǐng)取時(shí)登記簽字。2.寄件管理步驟1：部門或員工需寄件時(shí)，填寫《寄件申請單》（詳見表15），注明寄件人信息、收件人信息、物品名稱、重量、快遞公司（默認(rèn)企業(yè)合作快遞，特殊需求需注明）。步驟2：寄件人將《寄件申請單》及物品交至行政部，前臺(tái)*核對(duì)信息無誤后聯(lián)系快遞員取件，填寫《快遞寄件登記表》（詳見表16），記錄寄件日期、運(yùn)費(fèi)（寄件人簽字確認(rèn)）。步驟3：行政部每月匯總寄件費(fèi)用，按部門分?jǐn)偤髨?bào)財(cái)務(wù)部結(jié)算，個(gè)人寄件費(fèi)用需自行支付。3.問題件處理步驟1：若出現(xiàn)快遞丟失、損壞或延誤，寄件人需及時(shí)告知行政部，行政部聯(lián)系快遞公司查詢并協(xié)助處理（如索賠、補(bǔ)發(fā)）。步驟2：處理結(jié)果需記錄在《快遞問題處理記錄表》（詳見表17）中，并反饋給寄件人。（三）表單模板表14：快遞收件登記表收件日期快遞單號(hào)快遞公司收件人部門聯(lián)系方式通知時(shí)間領(lǐng)取日期領(lǐng)取簽字表15：寄件申請單寄件日期寄件人部門聯(lián)系方式收件人地址聯(lián)系方式物品名稱審批意見部門