外貿(mào)合同管理操作流程匯編一、合同前期準(zhǔn)備階段（一）客戶背景調(diào)查開展外貿(mào)合作前，需對交易對手的商業(yè)信譽、經(jīng)營資質(zhì)及履約能力進行全面核查?？赏ㄟ^鄧白氏商業(yè)信息報告、目標(biāo)國商會出具的資信證明、國際征信機構(gòu)的信用評級，或委托當(dāng)?shù)芈伤?、商?wù)機構(gòu)實地調(diào)研。重點關(guān)注客戶是否存在歷史違約記錄、經(jīng)營異常信息、行業(yè)口碑等，降低合作風(fēng)險。（二）交易條件磋商與客戶就核心交易條款達成一致，包括但不限于：貨物要素：品名、規(guī)格、型號、數(shù)量、包裝要求（如嘜頭設(shè)計、包裝材質(zhì)）；價格與術(shù)語：明確單價、總價及價格構(gòu)成（含傭金/折扣），約定貿(mào)易術(shù)語（如FOB、CIF需注明INCOTERMS版本），清晰劃分運輸、保險、清關(guān)等責(zé)任；交貨周期：結(jié)合生產(chǎn)能力、物流時效確定合理交貨期，避免“一刀切”承諾；支付方式：根據(jù)客戶信用狀況選擇T/T（預(yù)付比例、尾款節(jié)點）、L/C（信用證類型、開證行資質(zhì)）、托收（D/P、D/A風(fēng)險評估）等，必要時要求第三方擔(dān)保。二、合同起草與審核階段（一）合同條款設(shè)計外貿(mào)合同需涵蓋以下核心條款，確保權(quán)責(zé)清晰：1.貨物描述條款：采用“規(guī)格+型號+數(shù)量+包裝”的結(jié)構(gòu)化表述，避免模糊表述（如“類似品質(zhì)”），可附加樣品封存條款（如“以雙方確認的產(chǎn)前樣為質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)”）。2.價格與支付條款：價格條款需注明“含稅/不含稅”“含運費/不含運費”，貨幣單位明確（如USD、EUR）；支付條款需約定付款節(jié)點（如“預(yù)付款30%，尾款70%見提單副本”）、付款路徑（如銀行賬戶信息需包含SWIFT碼、開戶行地址），L/C需明確開證時間、修改規(guī)則。3.運輸與保險條款：運輸條款約定承運方選擇、運輸路線、裝卸責(zé)任（如“買方指定貨代，賣方負責(zé)工廠至港口裝船”）；保險條款明確投保方、險別（如一切險+戰(zhàn)爭險）、投保金額（通常為發(fā)票金額的110%）、保單受益人（可約定“憑背書轉(zhuǎn)讓”）。4.爭議解決條款：優(yōu)先選擇仲裁（如“提交中國國際經(jīng)濟貿(mào)易仲裁委員會，按其規(guī)則仲裁”），或明確訴訟管轄地（如“被告住所地法院”）；約定適用法律（如“適用中華人民共和國法律”或《聯(lián)合國國際貨物銷售合同公約》）。（二）合同審核流程1.業(yè)務(wù)部門初審：核對條款是否與磋商結(jié)果一致，評估交易風(fēng)險（如付款方式是否安全、交貨期是否可行），重點關(guān)注“軟條款”（如信用證中“買方出具質(zhì)檢證明方可議付”可能導(dǎo)致付款失控）。2.法務(wù)部門合規(guī)審核：核查合同形式合法性（如電子合同需符合《電子簽名法》）；審查爭議解決條款有效性（如仲裁機構(gòu)是否明確、訴訟管轄是否符合法律規(guī)定）；排查潛在法律風(fēng)險（如知識產(chǎn)權(quán)侵權(quán)、貿(mào)易制裁合規(guī)性）。3.財務(wù)部門成本審核：核算價格構(gòu)成（如運費、保險費、稅費），評估收款周期對現(xiàn)金流的影響，提出付款方式優(yōu)化建議（如縮短尾款賬期）。三、合同簽訂與生效階段（一）簽訂形式與要求書面合同：雙方簽字蓋章（境外客戶可接受法定代表人簽字或公司印章），需注明簽署日期、地點；若采用多語言版本，需約定“如條款沖突，以中文版本為準(zhǔn)”。電子合同：通過第三方電子簽約平臺簽署，確保電子簽名具備法律效力（符合《電子簽名法》第十四條規(guī)定），留存簽署過程日志。（二）生效條件約定合同生效可附加條件，如：“本合同自雙方簽字蓋章且買方預(yù)付款到賬后生效”；“本合同自賣方收到買方開立的不可撤銷信用證后生效”。四、合同履行與監(jiān)控階段（一）訂單執(zhí)行跟蹤生產(chǎn)環(huán)節(jié)：建立生產(chǎn)進度表，定期向客戶反饋（如“每周一提供生產(chǎn)照片及質(zhì)檢報告”），提前預(yù)警產(chǎn)能不足、原材料短缺等風(fēng)險；物流環(huán)節(jié)：選擇合規(guī)貨代，跟蹤訂艙、報關(guān)、裝船進度，及時向客戶提供提單號、預(yù)計到港時間（ETD/ETA）；質(zhì)檢環(huán)節(jié)：委托第三方機構(gòu)（如SGS、BV）進行產(chǎn)前/裝船前檢驗，出具質(zhì)檢報告作為議付或交貨依據(jù)。（二）單據(jù)制作與提交外貿(mào)單據(jù)需嚴(yán)格符合合同及信用證要求（如L/C項下“單單一致、單證一致”）：商業(yè)發(fā)票：注明合同號、嘜頭、貨物描述（與信用證完全一致）、價格條款；提單：選擇清潔提單（無不良批注），收貨人欄按信用證要求填寫（如“TOORDER”需背書）；保險單：險別、投保金額、船名航次與提單一致，注明“賠付地為買方所在地”。（三）款項收付監(jiān)控T/T付款：跟蹤預(yù)付款到賬時間，尾款需在客戶確認提單副本后盡快催收，避免客戶拖延；L/C付款：嚴(yán)格審單（可委托銀行或?qū)I(yè)審單機構(gòu)），發(fā)現(xiàn)不符點及時與客戶溝通修改，避免拒付風(fēng)險；托收付款：D/P需確保代收行信譽良好，D/A需評估客戶信用（建議僅用于老客戶）。（四）風(fēng)險預(yù)警與應(yīng)對客戶違約預(yù)警：關(guān)注客戶付款延遲、提出無理變更要求等跡象，及時啟動協(xié)商或索賠程序；外部風(fēng)險應(yīng)對：如遇目的國政治動蕩、匯率大幅波動，可通過調(diào)整付款方式（如改用人民幣結(jié)算）、購買出口信用保險轉(zhuǎn)移風(fēng)險。五、合同變更與終止階段（一）合同變更若需調(diào)整條款（如交貨期延長、價格調(diào)整），需：1.雙方書面確認變更內(nèi)容（郵件、補充協(xié)議均可，需保留痕跡）；2.若涉及信用證，同步修改信用證條款（由開證方申請，通知行確認）。（二）合同終止1.終止情形：不可抗力：如自然災(zāi)害、政府禁令導(dǎo)致合同無法履行，需及時通知對方并提供證明（如商會出具的不可抗力證明）；根本違約：如客戶拒付貨款、賣方逾期交貨且無合理補救措施，守約方可書面通知終止合同。2.終止后處理：已生產(chǎn)貨物：協(xié)商轉(zhuǎn)售、退貨或銷毀，明確費用承擔(dān)；款項結(jié)算：退還預(yù)付款（扣除已發(fā)生成本）、支付違約金（按合同約定）；索賠程序：如因違約造成損失，需在時效內(nèi)提出索賠。六、合同歸檔與復(fù)盤階段（一）合同歸檔管理建立電子+紙質(zhì)檔案，包含：合同原件、補充協(xié)議、溝通郵件/函電、單據(jù)副本、質(zhì)檢報告、爭議處理記錄；檔案保存期限不少于五年（符合海關(guān)、稅務(wù)及貿(mào)易合規(guī)要求），電子檔案需加密備份，紙質(zhì)檔案防潮防火。（二）履約復(fù)盤分析定期（如季度/年度）復(fù)盤合同執(zhí)行情況：統(tǒng)計違約率、糾紛類型（如付款糾紛占比、交貨延遲原因）；優(yōu)化流程：如針對“信用證不符點拒付”問題，更新審單指引；針對“客戶信用風(fēng)險”，完善客戶評級體系；迭代合同模板：根據(jù)復(fù)