銷售合同管理工具合同審核及歸檔流程版一、適用工作場景本工具適用于企業(yè)銷售部門、法務(wù)部門及相關(guān)協(xié)作崗位，用于規(guī)范銷售合同從草擬到最終歸檔的全流程管理。具體場景包括：新客戶合作合同簽訂、老客戶續(xù)簽合同處理、訂單類合同審批、特殊條款合同專項(xiàng)審核等。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，保證合同條款合規(guī)、信息準(zhǔn)確、權(quán)責(zé)清晰，同時提升合同處理效率，降低法律風(fēng)險與管理成本，實(shí)現(xiàn)合同全生命周期的可追溯管理。二、操作流程詳解（一）合同草擬與信息登記草擬準(zhǔn)備銷售人員根據(jù)客戶需求及合作內(nèi)容，參照公司《銷售合同模板》（包含標(biāo)準(zhǔn)條款、產(chǎn)品/服務(wù)描述、價格條款、交付方式、違約責(zé)任等核心要素）起草合同。如遇特殊業(yè)務(wù)需求（如定制化服務(wù)、特殊付款周期等），需同步說明并附相關(guān)支撐材料（如技術(shù)協(xié)議、報價單等）。信息登記草擬完成后，銷售人員填寫《合同基本信息登記表》（詳見配套工具表單），錄入合同編號、甲方（客戶）全稱及統(tǒng)一社會信用代碼、乙方（公司）全稱、簽約主體所屬區(qū)域、合同類型（如銷售合同、服務(wù)合同、框架協(xié)議補(bǔ)充合同等）、合同總金額、幣種、簽約周期、主要產(chǎn)品/服務(wù)名稱及數(shù)量、銷售負(fù)責(zé)人、客戶聯(lián)系人及聯(lián)系方式等關(guān)鍵信息，保證信息真實(shí)、完整。（二）內(nèi)部審核流程部門初審（銷售負(fù)責(zé)人）銷售負(fù)責(zé)人對合同的業(yè)務(wù)合理性進(jìn)行審核，重點(diǎn)檢查：客戶信息與歷史合作記錄是否一致；產(chǎn)品/服務(wù)描述、數(shù)量、價格與訂單或報價單是否匹配；履行期限、交付方式是否符合業(yè)務(wù)實(shí)際；付款條款（如預(yù)付款比例、尾款支付節(jié)點(diǎn)）是否符合公司信用政策。審核通過后，在《合同審核意見表》中簽署“同意”及意見；存在疑問需修改的，標(biāo)注具體修改要求并退回銷售人員調(diào)整。法務(wù)合規(guī)審核銷售負(fù)責(zé)人初審?fù)ㄟ^后，將合同及相關(guān)材料提交法務(wù)部門。法務(wù)重點(diǎn)審核：合同主體是否合法有效（如客戶營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等）；合同條款是否符合法律法規(guī)及公司內(nèi)部制度（如知識產(chǎn)權(quán)、保密條款、爭議解決方式、違約責(zé)任等）；是否存在法律風(fēng)險點(diǎn)（如格式條款歧義、權(quán)利義務(wù)不對等）。法務(wù)審核通過后簽署“同意”；需修改的，出具書面修改意見，銷售人員調(diào)整后重新提交。財務(wù)審核（如涉及）合同中涉及付款條件、價格構(gòu)成、稅費(fèi)承擔(dān)等財務(wù)條款的，需同步提交財務(wù)部門審核。財務(wù)重點(diǎn)檢查：價格體系是否符合公司定價標(biāo)準(zhǔn)；付款節(jié)點(diǎn)、開票信息與財務(wù)流程是否一致；涉及的稅費(fèi)計算、支付方式是否合規(guī)。財務(wù)審核通過后簽署“同意”；存在財務(wù)風(fēng)險的，反饋意見并要求調(diào)整。（三）客戶溝通與確認(rèn)合同發(fā)送內(nèi)部審核全部通過后，銷售人員將最終版合同（加蓋公司騎縫章的掃描件）通過郵件、企業(yè)等正式方式發(fā)送給客戶聯(lián)系人，并附《合同簽收確認(rèn)函》（模板可自定義，包含合同編號、版本號、發(fā)送日期等信息），提醒客戶及時審核?？蛻舴答佁幚砜蛻魧徍撕笕缬行薷囊庖姡N售人員需記錄并同步至法務(wù)、銷售負(fù)責(zé)人等相關(guān)部門，共同評估修改合理性：屬于非原則性修改（如錯別字、表述調(diào)整），可直接協(xié)調(diào)法務(wù)確認(rèn)后修改并重新發(fā)送；屬于原則性修改（如價格、履行主體變更），需重新啟動內(nèi)部審核流程。雙方就所有條款達(dá)成一致后，客戶在《合同簽收確認(rèn)函》上簽字蓋章并回傳。（四）合同簽署與用印簽署準(zhǔn)備銷售人員根據(jù)客戶回傳的《合同簽收確認(rèn)函》，準(zhǔn)備紙質(zhì)合同文本（一式兩份或三份，根據(jù)客戶需求及公司規(guī)定），保證合同內(nèi)容與最終確認(rèn)版完全一致，無涂改（如有涂改需雙方加蓋騎縫章或簽字確認(rèn)）。用印申請登錄公司OA系統(tǒng)或用印管理平臺，提交合同用印申請，附《合同基本信息登記表》《合同審核意見表》《合同簽收確認(rèn)函》等材料，注明用印份數(shù)、簽署人（如需）等信息。經(jīng)授權(quán)審批人審批通過后，至行政部門加蓋公司公章或合同專用章。合同簽署與交付如為現(xiàn)場簽署：銷售人員攜帶蓋章后的合同文本，與客戶法定代表人或授權(quán)代表共同簽署，保證簽字字跡清晰、日期準(zhǔn)確；簽署完成后，將客戶簽章的合同文本原件收回。如為郵寄簽署：將蓋章后的合同文本郵寄至客戶指定地址，保留郵寄憑證（如快遞單號），客戶簽收后要求其將簽章好的合同原件寄回。（五）歸檔與管理合同整理銷售人員收到客戶簽章的合同原件后，與公司存檔聯(lián)一并核對，保證合同文本完整（含附件、補(bǔ)充協(xié)議等），無缺頁、破損。按照“一合同一檔”原則，整理合同資料包，包括：最終版合同文本（雙方簽章原件）；《合同基本信息登記表》；《合同審核意見表》；《合同簽收確認(rèn)函》；客戶營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（首次合作客戶）；技術(shù)協(xié)議、報價單等支撐材料。歸檔登記填寫《合同歸檔記錄表》（詳見配套工具表單），錄入歸檔編號（規(guī)則：年份-部門-合同流水號，如“2024-銷售-001”）、合同編號、歸檔日期、存放位置（如檔案柜編號、電子檔案路徑）、歸檔人、預(yù)計保管期限等信息，保證與《合同基本信息登記表》中的信息一致。電子化存檔將合同掃描件（含簽章頁）、審核意見表、簽收確認(rèn)函等資料至公司合同管理系統(tǒng)或指定共享文件夾，按“合同編號”分類命名，便于后續(xù)查詢、調(diào)用。檔案移交每月月底前，銷售人員將本月歸檔的合同資料包移交至檔案管理部門（或指定崗位），辦理交接手續(xù)，填寫《檔案交接清單》，雙方簽字確認(rèn)。三、配套工具表單表1：合同基本信息登記表合同編號甲方（客戶）全稱統(tǒng)一社會信用代碼乙方（公司）全稱簽約主體所屬區(qū)域合同類型合同總金額（元）幣種簽約周期（起始-終止）主要產(chǎn)品/服務(wù)名稱數(shù)量/單位單價（元）銷售負(fù)責(zé)人聯(lián)系方式客戶聯(lián)系人客戶聯(lián)系方式客戶郵箱合同附件清單草擬日期提交審核日期預(yù)計簽約日期表2：合同審核意見表合同編號審核環(huán)節(jié)審核部門/人審核日期審核意見（可另附頁）修改意見（如有）最終審核結(jié)論□同意□修改后同意□不同意（說明原因）審核人簽字：表3：合同歸檔記錄表歸檔編號合同編號歸檔日期存放位置（檔案柜/電子路徑）保管期限歸檔人接收人（檔案崗）借閱記錄（日期、借閱人、歸還日期）備注（如是否續(xù)簽、終止）四、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)信息完整性與準(zhǔn)確性合同草擬及信息登記階段，需保證客戶名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、金額、日期等關(guān)鍵信息與營業(yè)執(zhí)照、訂單等材料一致，避免因信息錯誤導(dǎo)致合同無效或糾紛。審核時效管理各審核環(huán)節(jié)需明確時限要求（如銷售負(fù)責(zé)人初審1個工作日、法務(wù)審核2個工作日、財務(wù)審核1個工作日），避免流程拖延；緊急合同可標(biāo)注“加急”并同步審核部門。客戶溝通規(guī)范性與客戶溝通合同條款時，需通過正式渠道留存記錄（如郵件、企業(yè)聊天記錄），避免口頭承諾；客戶修改意見需書面確認(rèn)，保證雙方對合同內(nèi)容理解一致。簽署與用印合規(guī)性合同簽署前務(wù)必核實(shí)客戶簽署人身份（法定代表人或授權(quán)代表，需提供授權(quán)委托書），用印需經(jīng)審批流程，嚴(yán)禁在空白合同或未審核合同上用