人力資源管理文檔存檔標(biāo)準(zhǔn)模板一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本標(biāo)準(zhǔn)模板適用于企業(yè)人力資源部門對(duì)各類人事管理文檔的規(guī)范化存檔管理，覆蓋員工全生命周期中的關(guān)鍵文件、流轉(zhuǎn)與歸檔過程。典型應(yīng)用場景包括：新員工入職時(shí)勞動(dòng)合同、身份信息等材料的建檔；員工在職期間培訓(xùn)記錄、績效考核結(jié)果、崗位變動(dòng)等動(dòng)態(tài)資料的更新；員工離職時(shí)工作交接清單、離職證明等文件的歸檔；以及人事政策、薪酬制度等通用類文件的分類存檔。通過標(biāo)準(zhǔn)化存檔，保證人事文檔的完整性、安全性與可追溯性，為人力資源決策、合規(guī)審計(jì)及員工服務(wù)提供有效支持。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）文檔收集與初步審核明確存檔責(zé)任主體：各模塊負(fù)責(zé)人（如招聘專員、培訓(xùn)主管、薪酬專員）負(fù)責(zé)本模塊相關(guān)文檔的收集，保證文檔在業(yè)務(wù)發(fā)生完成后3個(gè)工作日內(nèi)移交至HR檔案管理員。審核文檔完整性：檔案管理員接收文檔時(shí)，需核對(duì)文檔要素是否齊全（如勞動(dòng)合同需包含雙方基本信息、合同期限、崗位、薪酬、簽字蓋章頁；培訓(xùn)記錄需包含培訓(xùn)主題、參與人員、考核結(jié)果等），對(duì)缺失要素的文檔退回原負(fù)責(zé)人補(bǔ)充，補(bǔ)充后重新提交。區(qū)分原件與復(fù)印件：明確存檔原件（如勞動(dòng)合同、離職證明）與復(fù)印件（如學(xué)歷證書、證件號(hào)碼復(fù)印件）的標(biāo)識(shí)，復(fù)印件需注明“與原件核對(duì)一致”及經(jīng)辦人簽字、日期。（二）文檔分類與編號(hào)規(guī)則一級(jí)分類（模塊分類）：按業(yè)務(wù)模塊分為6大類，編碼規(guī)則為：A類：員工入職管理（含簡歷、面試評(píng)估表、入職材料審查表等）B類：勞動(dòng)合同管理（含勞動(dòng)合同簽訂、變更、續(xù)訂、解除/終止協(xié)議等）C類：培訓(xùn)發(fā)展（含培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)效果評(píng)估、技能證書等）D類：績效管理（含績效計(jì)劃、考核表、績效面談?dòng)涗?、結(jié)果應(yīng)用審批等）E類：薪酬激勵(lì)（含薪酬調(diào)整審批表、獎(jiǎng)金發(fā)放明細(xì)、社保公積金繳納記錄等）F類：離職管理（含離職申請(qǐng)、工作交接清單、離職證明、離職面談?dòng)涗浀龋┒?jí)分類（子類細(xì)分）：在一級(jí)分類下按文檔類型細(xì)分，如B類可分為“B-01勞動(dòng)合同簽訂”“B-02勞動(dòng)合同變更”等。唯一編號(hào)規(guī)則：每份文檔賦予唯一存檔編號(hào)，格式為“一級(jí)分類代碼-二級(jí)分類代碼-年度-流水號(hào)”，示例：“A-01-2024-001”（2024年入職管理模塊簡歷類第1號(hào)文檔）。（三）登記備案與信息錄入填寫《人事文檔存檔登記表》：文檔分類編號(hào)完成后，檔案管理員需在登記表中錄入以下信息：文檔名稱、存檔編號(hào)、所屬類別、形成日期涉及員工姓名（用號(hào)代替，如“張”）、所在部門、崗位文檔密級(jí)（普通/機(jī)密/絕密，根據(jù)信息敏感度確定）存放形式（實(shí)體檔案柜/電子檔案系統(tǒng)）、存放位置（實(shí)體柜號(hào)/電子路徑）保管期限（如勞動(dòng)合同保管期限為合同終止后2年，培訓(xùn)記錄保管期限為5年等）備注（如“補(bǔ)簽”“原件丟失復(fù)印件存檔”等特殊說明）電子檔案同步：對(duì)支持電子化的文檔（如電子勞動(dòng)合同、培訓(xùn)簽到表電子版），需同步至企業(yè)HR檔案管理系統(tǒng)，保證電子檔案與實(shí)體檔案信息一致，時(shí)命名規(guī)范為“存檔編號(hào)-文檔名稱”。（四）實(shí)體與電子存檔管理實(shí)體檔案存檔：使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒（長31cm×寬21cm×高3cm），檔案盒正面標(biāo)注“一級(jí)分類名稱-二級(jí)分類名稱-年度-起止流水號(hào)”，側(cè)面標(biāo)注存檔編號(hào)范圍。按編號(hào)順序整齊存放于帶鎖檔案柜中，不同類別檔案分柜存放，柜門張貼分類索引標(biāo)簽（如“A類-入職管理”）。防潮、防火、防蟲、防盜，檔案庫房保持溫度18-22℃、濕度45-60%，定期檢查檔案盒完好性。電子檔案存檔：電子檔案存儲(chǔ)于企業(yè)指定的加密服務(wù)器或云盤，設(shè)置訪問權(quán)限（僅HR部門相關(guān)崗位可訪問機(jī)密以上級(jí)別文檔）。定期進(jìn)行電子檔案備份（每月1次全量備份+每周1次增量備份），備份數(shù)據(jù)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（五）檔案調(diào)閱與更新管理內(nèi)部調(diào)閱流程：員工因個(gè)人事務(wù)（如辦理社保、證明開具）需查閱本人檔案，提交《檔案調(diào)閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及HR負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理員陪同查閱，查閱后歸還，禁止帶出檔案室。HR部門因工作需要查閱他人檔案，需填寫《檔案調(diào)閱登記表》，注明調(diào)閱目的、內(nèi)容，經(jīng)HR負(fù)責(zé)人簽字后查閱，調(diào)閱期限不超過3個(gè)工作日。檔案更新與移除：員工信息變更（如晉升、調(diào)動(dòng)、聯(lián)系方式更新）時(shí)，相關(guān)文檔需及時(shí)替換原檔案中的舊材料，更新存檔編號(hào)并重新登記，舊材料標(biāo)注“作廢”后與新材料一并存放。超過保管期限的檔案，由檔案管理員編制《檔案銷毀清單》，經(jīng)HR負(fù)責(zé)人及法務(wù)部門（如有）審核后，集中銷毀（實(shí)體檔案采用碎紙機(jī)處理，電子檔案徹底刪除并記錄銷毀日志），銷毀過程需2人以上監(jiān)督，銷毀后簽字確認(rèn)。三、存檔管理模板示例（一）《人事文檔存檔登記表》（模板）文檔名稱存檔編號(hào)所屬類別（一級(jí)/二級(jí)）形成日期涉及員工部門崗位密級(jí)存放形式存放位置保管期限備注張*勞動(dòng)合同B-01-2024-005B類-勞動(dòng)合同簽訂2024-03-15張*銷售部銷售經(jīng)理機(jī)密實(shí)體+電子檔案柜-3-B-05合同終止后2年首次簽訂李*培訓(xùn)考核記錄C-03-2024-112C類-培訓(xùn)效果評(píng)估2024-06-20李*研發(fā)部工程師普通電子系統(tǒng)-培訓(xùn)-20245年新員工入職培訓(xùn)王*離職交接清單F-02-2024-043F類-離職管理2024-09-10王*行政部主管普通實(shí)體檔案柜-5-F-433年協(xié)議離職（二）《人事檔案分類目錄表》一級(jí)分類代碼一級(jí)分類名稱二級(jí)分類代碼二級(jí)分類名稱包含文檔類型舉例保管期限參考A入職管理A-01招聘錄用簡歷、面試評(píng)估表、背景調(diào)查報(bào)告員工在職期間+離職后1年B勞動(dòng)合同管理B-01勞動(dòng)合同簽訂勞動(dòng)合同書、簽訂確認(rèn)書合同終止后2年B-02勞動(dòng)合同變更/續(xù)訂勞動(dòng)合同變更協(xié)議、續(xù)訂確認(rèn)函變更/續(xù)訂后2年C培訓(xùn)發(fā)展C-01培訓(xùn)計(jì)劃與實(shí)施年度培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)簽到表、課程課件5年C-02培訓(xùn)效果與認(rèn)證考核成績單、培訓(xùn)評(píng)估表、職業(yè)資格證書證書有效期+3年D績效管理D-01績效考核季度/年度績效考核表、績效面談?dòng)涗浛己四甓群?年E薪酬激勵(lì)E-01薪酬調(diào)整薪酬調(diào)整審批表、薪酬確認(rèn)單調(diào)整后2年E-02社保公積金社保/公積金繳納明細(xì)單、基數(shù)調(diào)整表10年F離職管理F-01離職手續(xù)辦理離職申請(qǐng)表、工作交接清單、離職證明離職后3年四、關(guān)鍵操作要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）保密與安全控制人事檔案涉及員工隱私及企業(yè)敏感信息，檔案管理員需簽訂《保密協(xié)議》，嚴(yán)禁非授權(quán)查閱、復(fù)制或外傳文檔。電子檔案訪問需通過企業(yè)統(tǒng)一身份認(rèn)證，操作日志留存（記錄訪問人、時(shí)間、訪問內(nèi)容），定期核查異常訪問記錄。實(shí)體檔案庫房實(shí)行雙人雙鎖管理，鑰匙由檔案管理員及HR負(fù)責(zé)人分別保管，非工作時(shí)間關(guān)閉庫房門窗，開啟防盜系統(tǒng)。（二）完整與一致性管理保證員工檔案材料“一人一檔”，避免同一份文檔重復(fù)存檔或遺漏，員工入職時(shí)建立檔案袋，標(biāo)注員工姓名及工號(hào)（用號(hào)代替，如“張-2024001”），后續(xù)材料按時(shí)間順序放入。文檔內(nèi)容修改時(shí)，需在原文件上標(biāo)注“修訂”字樣、修訂日期及修訂人簽字，不得隨意涂改，重要修訂（如勞動(dòng)合同條款變更）需重新簽訂書面協(xié)議并存檔。（三）合規(guī)與可追溯性存檔文檔需符合《勞動(dòng)合同法》《檔案法》等法律法規(guī)要求，如勞動(dòng)合同文本需使用人社部門制定的范本，員工簽字頁必須為本人親筆簽名，不得代簽。檔案流轉(zhuǎn)各環(huán)節(jié)（收集、審核、編號(hào)、存檔、調(diào)閱）需留存書面記錄（如《檔案交接清單》《調(diào)閱登記表》），記錄保存期限不少于5年，保證責(zé)任可追溯。（四）定期檢查與優(yōu)化每季度對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)檔案盒數(shù)量、存放位置與登記表是