企業(yè)數(shù)據(jù)管理規(guī)范手冊及表格工具一、規(guī)范概述與適用范圍（一）編制目的為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)的全生命周期管理，保障數(shù)據(jù)的安全性、完整性、準(zhǔn)確性和可用性，明確各部門及人員的數(shù)據(jù)管理職責(zé)，提升數(shù)據(jù)資產(chǎn)利用效率，降低數(shù)據(jù)合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本規(guī)范。（二）適用場景本規(guī)范適用于企業(yè)各部門在業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)管理場景，包括但不限于：客戶信息、供應(yīng)商資料的采集與存儲；財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)報(bào)表的與流轉(zhuǎn)；跨部門數(shù)據(jù)共享與協(xié)作；歷史數(shù)據(jù)歸檔與銷毀；數(shù)據(jù)安全事件應(yīng)急處置等。（三）適用對象企業(yè)全體員工（含正式員工、實(shí)習(xí)生、外包人員）、各部門數(shù)據(jù)管理員、IT部門技術(shù)人員及數(shù)據(jù)使用相關(guān)方。二、數(shù)據(jù)管理全流程操作指引（一）數(shù)據(jù)分類分級：明確數(shù)據(jù)敏感度目標(biāo)：根據(jù)數(shù)據(jù)的重要性、敏感程度及影響范圍，對數(shù)據(jù)進(jìn)行分類分級，實(shí)施差異化管控。操作步驟：成立分類分級小組：由數(shù)據(jù)管理部牽頭，聯(lián)合法務(wù)部、IT部、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（如經(jīng)理、主管）組成小組，明確職責(zé)分工。制定分類分級標(biāo)準(zhǔn)：分類維度：按業(yè)務(wù)類型分為“客戶數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、人力資源數(shù)據(jù)、運(yùn)營數(shù)據(jù)、知識產(chǎn)權(quán)數(shù)據(jù)”等；按數(shù)據(jù)性質(zhì)分為“結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)（如數(shù)據(jù)庫表）、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)（如文檔、圖片）、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)（如日志文件）”。分級標(biāo)準(zhǔn)：L1級（公開數(shù)據(jù)）：可對外公開，無敏感信息（如企業(yè)宣傳資料、公開的產(chǎn)品信息）；L2級（內(nèi)部數(shù)據(jù)）：企業(yè)內(nèi)部使用，限制外部訪問（如內(nèi)部通知、部門工作計(jì)劃）；L3級（敏感數(shù)據(jù)）：僅限相關(guān)部門及授權(quán)人員使用，泄露可能對企業(yè)或客戶造成影響（如客戶聯(lián)系方式、財(cái)務(wù)報(bào)表）；L4級（核心數(shù)據(jù)）：企業(yè)核心資產(chǎn)，嚴(yán)格管控訪問權(quán)限（如未公開的專利技術(shù)、戰(zhàn)略規(guī)劃數(shù)據(jù)）。數(shù)據(jù)梳理與定級：各部門梳理本部門產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，填寫《數(shù)據(jù)資產(chǎn)清單》（見第三部分），提交分類分級小組審核。標(biāo)識與發(fā)布：審核通過后，對數(shù)據(jù)添加分級標(biāo)識（如L1-L4標(biāo)簽），在企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)發(fā)布《數(shù)據(jù)分類分級目錄》，保證全員可查。（二）數(shù)據(jù)采集：保證來源合法準(zhǔn)確目標(biāo)：規(guī)范數(shù)據(jù)采集流程，保障數(shù)據(jù)來源合法、內(nèi)容準(zhǔn)確、用途明確。操作步驟：明確采集需求：業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要，提出數(shù)據(jù)采集需求，說明采集目的、范圍、字段及用途。填寫《數(shù)據(jù)采集申請表》：申請人（如*專員）需詳細(xì)填寫申請信息（見第三部分），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交數(shù)據(jù)管理部備案。實(shí)施采集：優(yōu)先采集企業(yè)內(nèi)部已有數(shù)據(jù)，避免重復(fù)采集；需向外部采集時(shí)，應(yīng)保證數(shù)據(jù)提供方具備合法資質(zhì)，簽訂《數(shù)據(jù)采集協(xié)議》，明確數(shù)據(jù)權(quán)責(zé)及安全義務(wù)；禁止采集與工作無關(guān)的個(gè)人信息或敏感數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)校驗(yàn)：采集完成后，對數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行校驗(yàn)（如核對關(guān)鍵字段、檢查重復(fù)數(shù)據(jù)），校驗(yàn)通過后方可入庫。（三）數(shù)據(jù)存儲：保障存儲安全可控目標(biāo)：規(guī)范數(shù)據(jù)存儲環(huán)境，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露或損壞。操作步驟：選擇存儲介質(zhì)：L1-L2級數(shù)據(jù)：存儲于企業(yè)內(nèi)部共享服務(wù)器或云平臺（如企業(yè)級OA系統(tǒng)）；L3-L4級數(shù)據(jù)：必須存儲于加密存儲介質(zhì)（如加密硬盤、專用數(shù)據(jù)庫），禁止存儲在個(gè)人電腦或移動設(shè)備（如U盤、個(gè)人網(wǎng)盤）。配置訪問權(quán)限：IT部門根據(jù)數(shù)據(jù)分級結(jié)果，設(shè)置最小權(quán)限原則，僅授權(quán)相關(guān)人員訪問數(shù)據(jù)，權(quán)限變更需經(jīng)數(shù)據(jù)管理部審批。定期備份：全量數(shù)據(jù)：每周日24:00自動備份至異地災(zāi)備中心；關(guān)鍵數(shù)據(jù)（如L3-L4級）：每日增量備份，保留最近30天備份版本；備份數(shù)據(jù)需定期恢復(fù)測試，保證可用性。存儲環(huán)境巡檢：IT部門每月對存儲服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及備份系統(tǒng)進(jìn)行巡檢，記錄《數(shù)據(jù)存儲環(huán)境巡檢表》，發(fā)覺問題及時(shí)整改。（四）數(shù)據(jù)處理：規(guī)范加工與使用目標(biāo)：保證數(shù)據(jù)在加工、分析、使用過程中不泄露、不濫用，符合合規(guī)要求。操作步驟：制定處理方案：業(yè)務(wù)部門需對數(shù)據(jù)進(jìn)行加工（如統(tǒng)計(jì)分析、數(shù)據(jù)脫敏）時(shí)，提交《數(shù)據(jù)處理方案》，說明處理目的、方式、范圍及安全措施。權(quán)限審批：L1-L2級數(shù)據(jù)處理由部門負(fù)責(zé)人審批；L3-L4級數(shù)據(jù)處理需經(jīng)數(shù)據(jù)管理部及分管領(lǐng)導(dǎo)（如*總監(jiān)）審批。實(shí)施處理：涉及敏感數(shù)據(jù)（如客戶證件號碼號、手機(jī)號）時(shí)，必須進(jìn)行脫敏處理（如隱藏部分位數(shù)、使用代號）；禁止超出審批范圍使用數(shù)據(jù)，嚴(yán)禁將數(shù)據(jù)用于工作無關(guān)用途（如商業(yè)推廣、個(gè)人利益）。結(jié)果記錄：數(shù)據(jù)處理完成后，記錄處理結(jié)果（如分析報(bào)告、脫敏數(shù)據(jù)集），提交數(shù)據(jù)管理部存檔。（五）數(shù)據(jù)共享：明確范圍與責(zé)任目標(biāo)：規(guī)范跨部門數(shù)據(jù)共享流程，保證數(shù)據(jù)在可控范圍內(nèi)高效流轉(zhuǎn)，避免數(shù)據(jù)濫用。操作步驟：評估共享必要性：申請部門需說明共享數(shù)據(jù)的必要性，優(yōu)先通過企業(yè)內(nèi)部協(xié)同系統(tǒng)（如釘釘、企業(yè)）共享，減少線下傳輸。填寫《數(shù)據(jù)共享審批表》：詳細(xì)說明共享數(shù)據(jù)名稱、范圍、接收方、共享期限及用途（見第三部分），經(jīng)數(shù)據(jù)提供方部門負(fù)責(zé)人、接收方部門負(fù)責(zé)人及數(shù)據(jù)管理部審批。簽訂共享協(xié)議：跨企業(yè)數(shù)據(jù)共享時(shí)，需簽訂《數(shù)據(jù)共享協(xié)議》，明確數(shù)據(jù)安全責(zé)任、違約條款及保密義務(wù)。共享執(zhí)行與監(jiān)督：數(shù)據(jù)共享通過授權(quán)系統(tǒng)進(jìn)行，禁止通過郵件、等非加密渠道傳輸敏感數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)管理部定期檢查共享數(shù)據(jù)使用情況，發(fā)覺違規(guī)行為立即終止共享并通報(bào)。（六）數(shù)據(jù)銷毀：徹底清除不留隱患目標(biāo)：規(guī)范數(shù)據(jù)銷毀流程，保證過期或無用數(shù)據(jù)徹底清除，防止數(shù)據(jù)恢復(fù)泄露。操作步驟：確認(rèn)銷毀條件：符合以下條件之一可申請銷毀：數(shù)據(jù)超過保存期限（如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)保存10年，業(yè)務(wù)報(bào)表保存5年）；數(shù)據(jù)失去使用價(jià)值且無備份必要；因業(yè)務(wù)調(diào)整需永久刪除的數(shù)據(jù)。填寫《數(shù)據(jù)銷毀申請表》：說明銷毀數(shù)據(jù)名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因及方式（見第三部分），經(jīng)數(shù)據(jù)管理部及IT部門審批。執(zhí)行銷毀：電子數(shù)據(jù)：采用專業(yè)銷毀工具（如數(shù)據(jù)擦除軟件）進(jìn)行多次覆寫，保證無法恢復(fù)；紙質(zhì)數(shù)據(jù)：使用碎紙機(jī)粉碎成條狀，并由IT部門監(jiān)銷。記錄存檔：銷毀完成后，填寫《數(shù)據(jù)銷毀記錄表》（見第三部分），由執(zhí)行人、監(jiān)銷人簽字存檔，保存期不少于2年。三、配套管理表格模板及填寫說明（一）企業(yè)數(shù)據(jù)資產(chǎn)清單表說明：用于登記企業(yè)各部門數(shù)據(jù)資產(chǎn)，明確數(shù)據(jù)基本信息及管理責(zé)任。數(shù)據(jù)編號數(shù)據(jù)名稱所屬部門數(shù)據(jù)分類（客戶/財(cái)務(wù)/人力資源等）數(shù)據(jù)級別（L1-L4）負(fù)責(zé)人存儲位置（服務(wù)器路徑/系統(tǒng)名稱）更新頻率（每日/每周/每月）備注DATA-001客戶基本信息表銷售部客戶數(shù)據(jù)L3*明服務(wù)器A/客戶管理系統(tǒng)每日含聯(lián)系方式DATA-002月度財(cái)務(wù)報(bào)表財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)L4*華服務(wù)器B/財(cái)務(wù)系統(tǒng)每月含利潤數(shù)據(jù)（二）數(shù)據(jù)采集申請表說明：用于申請數(shù)據(jù)采集，明確采集需求及審批流程。申請部門申請人申請日期數(shù)據(jù)名稱采集范圍（如“2023年1月-12月客戶訂單”）采集目的（如“客戶畫像分析”）數(shù)據(jù)來源（如“第三方供應(yīng)商/內(nèi)部系統(tǒng)”）預(yù)計(jì)采集量（如“5000條”）審批人（部門負(fù)責(zé)人）審批意見銷售部*磊2024-03-01客戶行為數(shù)據(jù)2024年Q1用戶訪問日志優(yōu)化產(chǎn)品推薦算法企業(yè)網(wǎng)站后臺系統(tǒng)10萬條*經(jīng)理（銷售部）同意（三）數(shù)據(jù)共享審批表說明：用于審批數(shù)據(jù)共享申請，明確共享范圍及安全責(zé)任。申請部門接收部門數(shù)據(jù)名稱共享范圍（如“市場部全體人員”）共享期限（如“2024年3月1日-2024年6月30日”）共享用途（如“市場活動策劃”）安全措施（如“僅限查看，禁止”）申請部門負(fù)責(zé)人接收部門負(fù)責(zé)人IT部門意見產(chǎn)品部市場部新功能用戶反饋表市場部全體人員3個(gè)月制定推廣方案內(nèi)部系統(tǒng)加密查看，禁止導(dǎo)出*總監(jiān)（產(chǎn)品部）*經(jīng)理（市場部）同意（四）數(shù)據(jù)銷毀記錄表說明：記錄數(shù)據(jù)銷毀過程，保證銷毀操作可追溯。數(shù)據(jù)編號數(shù)據(jù)名稱銷毀原因（如“超過保存期限”）銷毀方式（如“軟件覆寫/粉碎”）銷毀日期執(zhí)行人監(jiān)銷人（IT部門）銷毀證明文件編號（如“XF-2024-005”）DATA-0032022年員工考勤表保存期滿5年軟件覆寫+粉碎紙質(zhì)備份2024-03-05*強(qiáng)*偉XF-2024-005四、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)（一）數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)禁止行為：未經(jīng)授權(quán)訪問、復(fù)制、傳播敏感數(shù)據(jù)；將數(shù)據(jù)存儲在非企業(yè)授權(quán)設(shè)備上；使用弱密碼或共享賬號登錄數(shù)據(jù)系統(tǒng)。控制措施：定期開展數(shù)據(jù)安全培訓(xùn)（每季度1次），安裝數(shù)據(jù)防泄漏（DLP）系統(tǒng)，對異常訪問行為實(shí)時(shí)告警。（二）合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)核心要求：遵守《_________數(shù)據(jù)安全法》《_________個(gè)人信息保護(hù)法》等法律法規(guī)，保證數(shù)據(jù)采集、使用、共享獲得個(gè)人或企業(yè)明確授權(quán)?？刂拼胧悍▌?wù)部定期審核數(shù)據(jù)處理流程，對涉及個(gè)人信息的數(shù)據(jù)進(jìn)行合規(guī)性檢查（每半年1次）。（三）責(zé)任分工風(fēng)險(xiǎn)明確職責(zé)：各部門負(fù)責(zé)人為本部門數(shù)據(jù)管理第一責(zé)任人，數(shù)據(jù)管理部統(tǒng)籌協(xié)調(diào)數(shù)據(jù)管理工作，IT部門提供技術(shù)支持?？己藱C(jī)制：將數(shù)據(jù)管理規(guī)范執(zhí)行情況納入部門績效考核，對違規(guī)行為視情節(jié)輕重給予通報(bào)批評、績效扣分等處理。（四）更新維護(hù)風(fēng)險(xiǎn)動態(tài)管理：數(shù)據(jù)資產(chǎn)清單、分類分級目錄需每季度更新1次，保證數(shù)據(jù)信息與實(shí)際一致；數(shù)據(jù)管理規(guī)