外貿(mào)公司出口業(yè)務(wù)操作規(guī)范前言本規(guī)范旨在規(guī)范公司出口業(yè)務(wù)操作流程，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)，確保業(yè)務(wù)順利開展，有效控制風(fēng)險，提升整體運(yùn)營效率與客戶滿意度。全體相關(guān)業(yè)務(wù)人員須嚴(yán)格遵照執(zhí)行，并在實踐中不斷優(yōu)化與完善。一、業(yè)務(wù)準(zhǔn)備與客戶開發(fā)1.1市場調(diào)研與分析業(yè)務(wù)拓展部門應(yīng)結(jié)合公司戰(zhàn)略，定期進(jìn)行目標(biāo)市場調(diào)研，分析市場趨勢、需求特點(diǎn)、競爭格局及潛在風(fēng)險。調(diào)研結(jié)果應(yīng)形成報告，為產(chǎn)品定位、定價策略及客戶開發(fā)方向提供依據(jù)。1.2客戶尋找與接洽通過多種渠道（如行業(yè)展會、B2B平臺、搜索引擎、商會推薦、客戶轉(zhuǎn)介紹等）積極尋找潛在客戶。初次接洽時，應(yīng)主動介紹公司背景、產(chǎn)品優(yōu)勢，并了解客戶基本信息、采購需求及合作意向，建立初步聯(lián)系。1.3客戶背景調(diào)查在深入合作前，應(yīng)對客戶進(jìn)行必要的背景調(diào)查。重點(diǎn)核實客戶的工商注冊信息、經(jīng)營狀況、信譽(yù)評級、過往交易記錄（如有）及所在國政治經(jīng)濟(jì)環(huán)境等。對于重要或大額訂單客戶，可委托專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行更全面的資信調(diào)查。1.4建立客戶檔案為每位接洽客戶建立檔案，詳細(xì)記錄其聯(lián)系方式、公司信息、溝通歷史、需求偏好、訂單記錄及信用評估等?？蛻魴n案應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理與更新，確保信息準(zhǔn)確、完整。二、合同磋商與簽訂2.1詢盤與發(fā)盤收到客戶詢盤后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時、準(zhǔn)確回復(fù)。發(fā)盤內(nèi)容需包含產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格（明確貿(mào)易術(shù)語）、包裝、交貨期、付款方式等核心要素。報價應(yīng)基于成本核算、市場行情及客戶具體情況綜合確定。2.2還盤與磋商針對客戶的還盤，業(yè)務(wù)人員應(yīng)與客戶進(jìn)行友好、專業(yè)的磋商。磋商過程中，對于價格、付款方式、交貨期等關(guān)鍵條款的變更，需及時與公司相關(guān)部門（如財務(wù)、生產(chǎn)/采購）溝通確認(rèn)，確保公司利益與履約能力。2.3合同條款的擬定與審核雙方達(dá)成一致后，應(yīng)簽訂正式出口合同（或形式發(fā)票，視情況而定）。合同條款應(yīng)清晰、嚴(yán)謹(jǐn)、完整，至少包含以下內(nèi)容：買賣雙方基本信息、商品描述（品名、規(guī)格、數(shù)量、單價、總值）、貿(mào)易術(shù)語、付款方式、交貨期、裝運(yùn)港與目的港、包裝條款、檢驗檢疫條款、違約責(zé)任、爭議解決方式及適用法律等。合同文本應(yīng)由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，必要時提交法務(wù)部門審閱。2.4合同簽訂與生效合同需經(jīng)雙方授權(quán)代表簽字并加蓋公司印章（或合同專用章）后方可生效。對于采用電子簽約方式的，應(yīng)確保其合法性與可追溯性。生效合同應(yīng)及時分發(fā)至相關(guān)執(zhí)行部門。三、訂單確認(rèn)與履約準(zhǔn)備3.1訂單評審收到客戶正式訂單或信用證后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織生產(chǎn)、采購、財務(wù)、物流等相關(guān)部門進(jìn)行訂單評審。評審內(nèi)容包括：產(chǎn)品規(guī)格與質(zhì)量要求是否明確、生產(chǎn)/采購周期是否滿足交貨期、原材料供應(yīng)是否有保障、價格與成本是否匹配、付款方式是否可接受等。評審?fù)ㄟ^后方可執(zhí)行。3.2生產(chǎn)/采購安排若為自產(chǎn)產(chǎn)品，生產(chǎn)部門根據(jù)訂單要求制定生產(chǎn)計劃，確保按時保質(zhì)完成。若為外購產(chǎn)品，采購部門應(yīng)選擇合格供應(yīng)商，簽訂采購合同，明確交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格及驗收條款，跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)進(jìn)度，確保按時供貨。3.3信用證審核與修改（如適用）對于以信用證為付款方式的訂單，單證員應(yīng)在收到信用證后立即進(jìn)行全面、細(xì)致審核。審核重點(diǎn)包括：信用證條款是否與合同一致、是否存在軟條款、單據(jù)要求是否合理、有效期與交單期是否充足等。發(fā)現(xiàn)不符點(diǎn)或潛在風(fēng)險，應(yīng)及時與客戶溝通，要求修改信用證。3.4包裝與標(biāo)識嚴(yán)格按照合同及信用證要求（如無特別要求，則遵循行業(yè)慣例及進(jìn)口國相關(guān)法規(guī)）進(jìn)行產(chǎn)品包裝。包裝應(yīng)堅固、防潮、防震，適合長途運(yùn)輸。外包裝需清晰標(biāo)注嘜頭（包括客戶指定嘜頭或公司標(biāo)準(zhǔn)嘜頭）、品名、數(shù)量、毛重、凈重、目的港等信息。四、貨物出運(yùn)安排4.1訂艙與運(yùn)輸安排業(yè)務(wù)人員根據(jù)合同約定的貿(mào)易術(shù)語及交貨期，提前向貨運(yùn)代理或船公司訂艙。訂艙時需提供準(zhǔn)確的貨物信息（品名、件數(shù)、毛重、體積、目的港等）。取得訂艙確認(rèn)后，及時通知生產(chǎn)/倉庫部門安排貨物進(jìn)倉或準(zhǔn)備裝柜。對于特殊貨物（如危險品、冷藏貨），需提前確認(rèn)運(yùn)輸條件及相關(guān)證件要求。4.2出口報關(guān)與報檢委托專業(yè)報關(guān)行辦理出口報關(guān)手續(xù)。業(yè)務(wù)人員需及時提供完整、準(zhǔn)確的報關(guān)資料（如報關(guān)單、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、合同、報關(guān)委托書、商檢通關(guān)單/換證憑條（如需）、原產(chǎn)地證（如需）等）。如需法定檢驗檢疫的商品，應(yīng)提前向商檢部門申請報檢，取得相應(yīng)證書。4.3貨物裝運(yùn)與監(jiān)裝貨物裝運(yùn)過程中，業(yè)務(wù)人員或指定監(jiān)裝人員應(yīng)到場監(jiān)裝，核對貨物數(shù)量、嘜頭、包裝情況，確保與報關(guān)資料一致，避免錯裝、漏裝、破損。裝柜完畢后，索取裝箱單（LoadingList）。4.4提單確認(rèn)與獲取貨物裝船后，及時與貨代或船公司確認(rèn)提單內(nèi)容（如發(fā)貨人、收貨人、通知人、品名、件數(shù)、毛重、體積、船名航次、提單號、運(yùn)費(fèi)支付方式等）。提單內(nèi)容必須與信用證（如適用）及其他單據(jù)嚴(yán)格一致。確認(rèn)無誤后，按約定方式獲取正本提單或電放提單。五、單據(jù)制作與交單結(jié)匯5.1全套單據(jù)的繕制貨物出運(yùn)后，單證員應(yīng)根據(jù)合同、信用證（如適用）及實際出運(yùn)情況，及時、準(zhǔn)確繕制全套出口單據(jù)。常見單據(jù)包括：商業(yè)發(fā)票、裝箱單、提單、原產(chǎn)地證（如C/O,FORMA等）、保險單（如CIF條款）、檢驗檢疫證書（如客戶要求）、受益人證明、裝船通知等。所有單據(jù)應(yīng)做到單單一致、單證一致、單貨一致。5.2單據(jù)審核單據(jù)繕制完成后，應(yīng)由單證主管或業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行復(fù)核，確保無差錯。特別是信用證項下的單據(jù)，務(wù)必嚴(yán)格對照信用證條款審核，杜絕不符點(diǎn)。5.3交單根據(jù)信用證規(guī)定的交單期和地點(diǎn)，或合同約定的付款方式，及時將全套單據(jù)提交給銀行（信用證項下）或直接寄交客戶（如T/T后付款）。交單時應(yīng)確保單據(jù)齊全，傳遞過程安全可靠。5.4結(jié)匯跟蹤財務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤貨款到賬情況。對于信用證交單，應(yīng)關(guān)注銀行審單結(jié)果，若遭拒付，需及時與銀行及客戶溝通解決。對于T/T等其他付款方式，應(yīng)在單據(jù)寄出后及時提醒客戶付款。六、出口退稅6.1退稅資料收集與整理業(yè)務(wù)部門在貨物出口后，應(yīng)及時收集出口退稅所需資料，主要包括：增值稅專用發(fā)票、出口貨物報關(guān)單（退稅聯(lián)）、出口發(fā)票、提單復(fù)印件等。確保資料真實、完整、合規(guī)。6.2退稅申報財務(wù)部門（或指定專人）負(fù)責(zé)在規(guī)定時限內(nèi)，通過出口退稅申報系統(tǒng)完成退稅數(shù)據(jù)的錄入、預(yù)審和正式申報工作，確保申報數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，及時足額獲得出口退稅。七、業(yè)務(wù)善后與客戶維護(hù)7.1出口收匯核銷（如適用）根據(jù)國家外匯管理相關(guān)規(guī)定，及時辦理出口收匯核銷手續(xù)，確保外匯資金合規(guī)使用。7.2客戶反饋與售后服務(wù)貨物抵達(dá)目的港后，應(yīng)主動與客戶聯(lián)系，了解貨物接收及質(zhì)量情況。對于客戶提出的問題或投訴，應(yīng)及時響應(yīng)，積極協(xié)調(diào)處理，維護(hù)良好客戶關(guān)系。7.3業(yè)務(wù)檔案歸檔每筆業(yè)務(wù)完成后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)將與該筆業(yè)務(wù)相關(guān)的所有文件資料（合同、訂單、信用證、各類單據(jù)、往來函電、報關(guān)單、退稅資料等）整理成冊，交檔案管理部門統(tǒng)一歸檔保存，以備查閱。7.4客戶關(guān)系維護(hù)定期對客戶進(jìn)行回訪，了解其最新需求，介紹公司新產(chǎn)品或服務(wù)，深化合作關(guān)系，爭取長期穩(wěn)定合作。八、風(fēng)險控制8.1客戶信用風(fēng)險持續(xù)關(guān)注客戶經(jīng)營狀況及所在國政治經(jīng)濟(jì)形勢變化，對高風(fēng)險客戶應(yīng)審慎合作，可要求預(yù)付款或投保出口信用保險。8.2合同風(fēng)險加強(qiáng)合同評審與管理，嚴(yán)格執(zhí)行合同條款，避免因合同漏洞或條款不清引發(fā)糾紛。8.3匯率風(fēng)險關(guān)注匯率波動，對于大額或長期訂單，可適時采取合理的匯率避險工具（如遠(yuǎn)期結(jié)售匯）。8.4操作風(fēng)險規(guī)范各環(huán)節(jié)操作流程，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)人員專業(yè)素養(yǎng)和責(zé)任心，減少因操作失誤導(dǎo)致的損失。