企業(yè)行政文書寫作格式規(guī)范一、規(guī)范目的與適用范圍為統(tǒng)一企業(yè)內(nèi)部行政文書寫作標準，提升文書專業(yè)性與溝通效率，保證信息傳遞準確、規(guī)范，特制定本格式規(guī)范。本規(guī)范適用于企業(yè)各部門、各層級在日常行政管理中形成的各類正式文書，包括但不限于通知、請示、報告、函、會議紀要、工作計劃、總結(jié)等。二、行政文書核心構(gòu)成要素所有行政文書均需包含以下基礎(chǔ)要素，保證信息完整、邏輯清晰：準確概括文書核心內(nèi)容，簡明扼要（如“關(guān)于召開2024年度行政工作部署會議的通知”）。主送機關(guān)/部門：明確文書的接收方，頂格書寫，后加冒號（如“各部門：”“各分公司：”）。闡述文書目的、事項、要求等核心內(nèi)容，需層次分明、邏輯嚴謹。附件：如有補充材料（如名單、方案、數(shù)據(jù)表），在下方注明附件名稱及份數(shù)（如“附件：1.參會人員名單”）。發(fā)文機關(guān)/部門：明確文書的責(zé)任主體，右對齊書寫（如“行政部”“總經(jīng)理辦公室”）。成文日期：以阿拉伯?dāng)?shù)字標注年月日，右對齊書寫（如“2024年5月20日”）。三、文書撰寫標準化流程（一）明確文書核心目標與受眾定位文書類型：根據(jù)事項性質(zhì)確定文書類型（如需上級批準用“請示”，告知事項用“通知”，匯報工作用“報告”）。分析受眾需求：明確接收方（上級、平級、下級）的關(guān)注點，調(diào)整內(nèi)容詳略與語氣（如對上級側(cè)重“數(shù)據(jù)支撐與結(jié)論”，對下級側(cè)重“執(zhí)行要求與時間節(jié)點”）。（二）收集與核實基礎(chǔ)信息資料收集：圍繞文書主題，收集相關(guān)政策、數(shù)據(jù)、背景資料等，保證內(nèi)容真實、準確（如會議通知需確認時間、地點、參會范圍；請示需附初步方案及可行性分析）。信息核驗：對關(guān)鍵信息（如人名、部門名稱、數(shù)據(jù)、日期）進行交叉驗證，避免錯誤（如“*總監(jiān)”需確認姓名及職務(wù)準確性；“截止日期”需與相關(guān)部門確認無誤）。（三）選定標準文書格式框架根據(jù)文書類型選擇對應(yīng)格式模板（參考第四部分“常用文書格式模板示例”），明確標題層級、段落間距、字體字號等視覺規(guī)范（如一般用三號仿宋_GB2312，一級標題用三號黑體，二級標題用三號楷體_GB2312）。（四）內(nèi)容結(jié)構(gòu)化撰寫需遵循“總-分-總”或“背景-事項-要求”邏輯，分層次表述：開頭：簡明說明發(fā)文目的或背景（如“為規(guī)范公司固定資產(chǎn)管理，提高使用效率，根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，現(xiàn)就相關(guān)工作要求通知”）。主體：分條列項闡述具體事項，每條內(nèi)容單一、重點突出，使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”等序號區(qū)分層級（如“一、資產(chǎn)清查范圍（一）辦公設(shè)備（二）生產(chǎn)設(shè)備”）。結(jié)尾：提出執(zhí)行要求、聯(lián)系方式或總結(jié)性意見（如“請各部門于2024年6月10日前完成自查并提交報告，聯(lián)系人：，電話：-*”）。（五）多輪審核與校對自查：撰寫者檢查格式要素是否齊全、內(nèi)容邏輯是否清晰、有無錯別字或語病。部門審核：部門負責(zé)人審核內(nèi)容的專業(yè)性、準確性及與部門職責(zé)的匹配性。會簽（如需）：涉及跨部門事項，需相關(guān)部門負責(zé)人會簽確認（如涉及費用調(diào)整需財務(wù)部會簽）。定稿審批：按權(quán)限提交上級領(lǐng)導(dǎo)審批（如重要通知需總經(jīng)理審批，部門內(nèi)部事項需部門總監(jiān)審批）。（六）正式印發(fā)與歸檔管理排版打?。喊匆?guī)范格式排版，使用A4紙張，標題、落款等對齊美觀，頁碼清晰（如頁碼位于頁面底端居中）。用印分發(fā)：經(jīng)審批后加蓋企業(yè)公章或部門章，按主送機關(guān)份數(shù)打印分發(fā)，并做好登記（如《發(fā)文登記表》記錄發(fā)文日期、文號、接收部門等）。電子歸檔：將最終版文書（PDF格式）及原始編輯文件（Word格式）存入企業(yè)檔案系統(tǒng)，按“年度-文書類型-部門”分類命名（如“2024-通知-行政部-001”）。四、常用文書格式模板示例（一）通知模板關(guān)于[事項]的通知主送機關(guān)：為[目的]，根據(jù)[依據(jù)]，現(xiàn)就[具體事項]通知一、[事項一內(nèi)容]（一）[具體要求1]（二）[具體要求2]二、[事項二內(nèi)容][執(zhí)行步驟1][執(zhí)行步驟2]發(fā)文機關(guān)：2024年×月×日示例：關(guān)于召開2024年第三季度安全生產(chǎn)例會的通知各部門、各分公司：為總結(jié)第二季度安全生產(chǎn)工作，部署第三季度重點任務(wù)，根據(jù)《公司安全生產(chǎn)管理制度》，現(xiàn)召開第三季度安全生產(chǎn)例會，具體安排一、會議時間2024年7月15日（星期三）下午14:30-16:30二、會議地點總部辦公樓三樓第一會議室三、參會人員各部門負責(zé)人、各分公司安全主管、行政部全體人員四、會議內(nèi)容（一）通報第二季度安全生產(chǎn)檢查情況（匯報人：安全部*經(jīng)理）（二）審議《2024年第三季度安全生產(chǎn)實施方案》（討論稿）（三）總經(jīng)理作工作部署請參會人員提前15分鐘入場，攜帶筆記本、筆，并于7月12日前將參會名單報行政部，聯(lián)系人：，電話：-。行政部2024年7月5日（二）請示模板關(guān)于[事項]的請示主送機關(guān)：為[背景/目的]，擬[具體事項]，現(xiàn)將有關(guān)情況請示一、[事項背景及必要性]（說明開展該事項的原因、依據(jù)及必要性）二、[具體方案]（一）[方案內(nèi)容1，如時間、地點、人員、預(yù)算等]（二）[方案內(nèi)容2]三、[請示事項]懇請領(lǐng)導(dǎo)批準[具體請求，如“同意召開會議”“批準預(yù)算××萬元”]。妥否，請批示。發(fā)文機關(guān)：2024年×月×日示例：關(guān)于采購辦公設(shè)備的請示總經(jīng)理辦公室：為保障新入職員工辦公需求，根據(jù)行政部2024年辦公用品采購計劃，擬采購一批辦公設(shè)備，具體一、采購背景2024年第二季度新增員工35人，現(xiàn)有辦公電腦、打印機等設(shè)備不足，影響工作效率。二、采購清單及預(yù)算設(shè)備名稱數(shù)量（臺）單價（元）總價（元）備注筆記本電腦206,000120,000聯(lián)想ThinkPad14激光打印機23,5007,000惠普P1108合計--127,000-三、請示事項懇請批準采購上述設(shè)備，預(yù)算從行政部2024年度辦公經(jīng)費中列支。行政部2024年6月18日（三）會議紀要模板[會議名稱]會議紀要會議時間：2024年×月×日×?xí)r×分會議地點：[會議室名稱]主持人：[職務(wù)+姓名，如“總經(jīng)理*”]參會人員：[部門及姓名，如“行政部、財務(wù)部”]記錄人：[姓名]會議議題：[會議主題]會議內(nèi)容：一、[議題一討論情況]（一）[發(fā)言人職務(wù)+姓名，如“*經(jīng)理”]發(fā)言：[核心觀點]（二）[共識/決議]：[最終結(jié)論]二、[議題二討論情況]（一）[發(fā)言人職務(wù)+姓名]發(fā)言：[核心觀點]（二）[共識/決議]：[最終結(jié)論]三、[其他事項]會議決議及行動項：序號決議事項責(zé)任部門/人完成時間備注1[具體行動項][部門/姓名]×月×日前-2[具體行動項][部門/姓名]×月×日前-報送：[上級領(lǐng)導(dǎo)/部門]分送：[參會部門/人員]記錄部門：2024年×月×日五、文書撰寫關(guān)鍵要點（一）格式規(guī)范嚴謹標題居中書寫，字體略大于，不加書名號（如“通知”“報告”作為文書類型，不出現(xiàn)于標題中）。主送機關(guān)頂格，后加冒號；首行縮進2字符，段落間距適中，避免過于密集或稀疏。附件說明在下方，空2行書寫“附件：”，后接附件名稱，無需加句號；發(fā)文機關(guān)與日期右對齊，間隔3-5字符，日期不編虛位（如“2024年5月”而非“2024年05月”）。（二）內(nèi)容邏輯清晰開篇點題，避免冗余背景鋪墊；主體內(nèi)容按“重要性”或“時間順序”分條列項，每條只說一個核心觀點，避免交叉混論。數(shù)據(jù)、案例需具體、量化（如“同比增長15%”優(yōu)于“顯著增長”），避免模糊表述（如“盡快”“大約”）。（三）語言表達正式使用書面語，避免口語化、網(wǎng)絡(luò)用語（如用“特此通知”而非“通知一下”；用“鑒于”而非“考慮到”）。稱謂準確，對上級用“您”，對平級/下級用“你”或“該部門”，職務(wù)與姓名對應(yīng)（如“總監(jiān)”而非“總”，除非企業(yè)內(nèi)部通用）。（四）審核機制完善涉及敏感信息（如人事調(diào)整、財務(wù)數(shù)據(jù)）需經(jīng)分管領(lǐng)