PAGE8衛(wèi)生檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織衛(wèi)生檔案管理，規(guī)范衛(wèi)生檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，有效保護(hù)和利用衛(wèi)生檔案資源，保障公司/組織衛(wèi)生管理工作的順利開展，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門、各崗位涉及衛(wèi)生管理工作形成的各類檔案資料的管理。（三）管理原則衛(wèi)生檔案管理遵循真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和保密性原則，確保檔案資料能夠真實(shí)反映公司/組織衛(wèi)生管理工作實(shí)際情況，便于查詢、利用和追溯。二、衛(wèi)生檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善衛(wèi)生檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門衛(wèi)生檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料符合規(guī)范要求。3.負(fù)責(zé)衛(wèi)生檔案的集中統(tǒng)一保管，建立健全檔案保管設(shè)施，確保檔案安全。4.開展衛(wèi)生檔案的編目、檢索、統(tǒng)計(jì)等工作，為公司/組織提供檔案利用服務(wù)。5.定期對(duì)衛(wèi)生檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，提出改進(jìn)措施和建議。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門衛(wèi)生檔案資料的收集、整理和初步分類，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門歸檔。3.配合檔案管理部門做好衛(wèi)生檔案的查詢、借閱等工作，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉衛(wèi)生檔案管理業(yè)務(wù)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)衛(wèi)生檔案的日常收集、整理、歸檔、保管和利用等具體工作，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理，建立檔案檢索工具，方便檔案查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。5.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容，確保檔案信息安全。三、衛(wèi)生檔案的分類與編號(hào)（一）分類衛(wèi)生檔案按照以下類別進(jìn)行分類：1.環(huán)境衛(wèi)生檔案：包括公司/組織辦公區(qū)域、生產(chǎn)車間、倉(cāng)庫(kù)等場(chǎng)所的環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄、清潔消毒記錄、衛(wèi)生設(shè)施維護(hù)記錄等。2.食品衛(wèi)生檔案：涵蓋食品采購(gòu)、儲(chǔ)存、加工、銷售等環(huán)節(jié)的衛(wèi)生許可證、從業(yè)人員健康證、食品檢驗(yàn)報(bào)告、食品留樣記錄等。3.飲用水衛(wèi)生檔案：涉及飲用水水源衛(wèi)生狀況、水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告、飲水機(jī)清洗消毒記錄等。4.職業(yè)衛(wèi)生檔案：包含職業(yè)病危害因素檢測(cè)與評(píng)價(jià)報(bào)告、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案、防護(hù)用品配備與使用記錄等。5.醫(yī)療廢棄物管理檔案：有醫(yī)療廢棄物產(chǎn)生、收集、運(yùn)輸、處置記錄，醫(yī)療廢棄物轉(zhuǎn)移聯(lián)單等。6.突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案：包括事件應(yīng)急預(yù)案、報(bào)告記錄、應(yīng)急處置過(guò)程資料等。7.其他衛(wèi)生檔案：如衛(wèi)生培訓(xùn)記錄、衛(wèi)生宣傳資料、衛(wèi)生工作會(huì)議紀(jì)要等。（二）編號(hào)衛(wèi)生檔案編號(hào)采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的方式。年份為檔案形成年份，用四位數(shù)字表示；類別代碼根據(jù)上述分類分別用一位大寫字母表示（如E表示環(huán)境衛(wèi)生檔案，F(xiàn)表示食品衛(wèi)生檔案等）；流水號(hào)為該類別檔案的順序號(hào)，用三位數(shù)字表示。例如，2023年形成的第5份食品衛(wèi)生檔案編號(hào)為2023F005。四、衛(wèi)生檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)衛(wèi)生檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、有效，內(nèi)容包括原始記錄、報(bào)表、報(bào)告、文件、證書等紙質(zhì)和電子資料。3.對(duì)于重要的衛(wèi)生檔案資料，應(yīng)同時(shí)收集相關(guān)的背景資料和說(shuō)明材料，以便全面反映衛(wèi)生管理工作情況。（二）整理要求1.收集到的檔案資料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步分類，去除重復(fù)、無(wú)效的資料。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行核對(duì)，確保資料內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，字跡清晰、圖表完整。3.按照檔案編號(hào)規(guī)則對(duì)檔案資料進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.將檔案資料按照編號(hào)順序排列，采用裝訂或裝盒等方式進(jìn)行整理，便于保管和查閱。五、衛(wèi)生檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.各部門整理好的衛(wèi)生檔案資料應(yīng)定期移交至檔案管理部門歸檔。移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門收到移交的檔案資料后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案資料退回原部門重新整理。3.檔案管理部門按照檔案分類和編號(hào)要求，將歸檔的檔案資料放入相應(yīng)的檔案柜或存儲(chǔ)設(shè)備中，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記。（二）保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案資料受損。3.對(duì)電子衛(wèi)生檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)方式進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新。4.建立衛(wèi)生檔案保管期限制度，根據(jù)檔案的重要性和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期。保管期限屆滿后，按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。六、衛(wèi)生檔案利用與借閱（一）利用1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱衛(wèi)生檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容和時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作，記錄查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱衛(wèi)生檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門。4.檔案管理部門應(yīng)對(duì)借閱的檔案進(jìn)行跟蹤檢查，如發(fā)現(xiàn)借閱人有違反檔案管理制度的行為，應(yīng)及時(shí)收回檔案，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。七、衛(wèi)生檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期限屆滿的衛(wèi)生檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單。（二）銷毀1.檔案銷毀清單經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人員和銷毀