行業(yè)通用業(yè)務(wù)洽談會(huì)議紀(jì)要模板一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景說(shuō)明二、會(huì)議紀(jì)要全流程操作指南（一）會(huì)前準(zhǔn)備：奠定高效記錄基礎(chǔ)明確會(huì)議目標(biāo)與議程提前與會(huì)議組織者（如客戶(hù)方、合作方或內(nèi)部發(fā)起人）確認(rèn)會(huì)議核心目標(biāo)（如“確定季度合作框架”“討論項(xiàng)目技術(shù)方案細(xì)節(jié)”等），梳理會(huì)議議題優(yōu)先級(jí)，形成書(shū)面議程并提前分發(fā)至參會(huì)人員。示例議程：①合作背景與目標(biāo)回顧；②核心需求與方案展示；③關(guān)鍵條款（價(jià)格、交付周期、權(quán)責(zé)等）協(xié)商；④下一步行動(dòng)計(jì)劃確認(rèn)。收集基礎(chǔ)信息與參會(huì)人員名單獲取會(huì)議基本信息：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)（線上/線下）、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)。確認(rèn)參會(huì)人員名單，包括我方與對(duì)方單位、姓名、職務(wù)（如“我方：，銷(xiāo)售總監(jiān)；客戶(hù)方：，采購(gòu)經(jīng)理”），提前核對(duì)職務(wù)準(zhǔn)確性，避免記錄偏差。準(zhǔn)備記錄工具與資料電子化記錄：推薦使用會(huì)議紀(jì)要模板（如Word、Excel或協(xié)作工具飛書(shū)/騰訊文檔），預(yù)設(shè)好表格提前錄入已知的會(huì)議基本信息。輔助資料：準(zhǔn)備會(huì)議議程、雙方過(guò)往合作記錄、相關(guān)方案文檔等，便于記錄時(shí)快速查閱關(guān)鍵數(shù)據(jù)（如歷史合作金額、項(xiàng)目里程碑等）。（二）會(huì)中記錄：聚焦核心信息要點(diǎn)實(shí)時(shí)記錄關(guān)鍵內(nèi)容基本信息：會(huì)議開(kāi)始后，補(bǔ)充記錄實(shí)際參會(huì)人員（若有變動(dòng)需標(biāo)注，如“原定客戶(hù)方（技術(shù)總監(jiān)）因故未參會(huì)，由趙六（技術(shù)經(jīng)理）代為出席”）、記錄人（建議由非主導(dǎo)討論的人員擔(dān)任，保證專(zhuān)注記錄）。議題討論過(guò)程：按議程順序逐項(xiàng)記錄，重點(diǎn)捕捉“觀點(diǎn)分歧”“共識(shí)點(diǎn)”“未決事項(xiàng)”。例：針對(duì)“交付周期”，客戶(hù)方提出“需縮短至30天”，我方回應(yīng)“當(dāng)前技術(shù)方案需45天，若增加2名研發(fā)人員可壓縮至38天”，此為“未決事項(xiàng)”，需標(biāo)注后續(xù)跟進(jìn)動(dòng)作。數(shù)據(jù)與細(xì)節(jié)：準(zhǔn)確記錄涉及的時(shí)間、金額、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)等（如“首付款比例：30%”“項(xiàng)目交付節(jié)點(diǎn)：2024年6月30日前完成驗(yàn)收”），避免模糊表述（如“盡快”“大概”）。區(qū)分“結(jié)論”與“待辦”結(jié)論：雙方達(dá)成一致的明確結(jié)果（如“同意采用方案A作為合作基礎(chǔ)”）。待辦：需后續(xù)跟進(jìn)的任務(wù)，需記錄“任務(wù)內(nèi)容”“負(fù)責(zé)人”“截止時(shí)間”“交付物”（如“我方需在3月15日前提交修改后的報(bào)價(jià)單，負(fù)責(zé)人：，交付物：蓋章版PDF”）。確認(rèn)關(guān)鍵信息討論結(jié)束后，對(duì)有爭(zhēng)議或易誤解的內(nèi)容（如條款表述、時(shí)間節(jié)點(diǎn)）進(jìn)行口頭確認(rèn)，例：“剛才確認(rèn)的付款節(jié)點(diǎn)是‘合同簽訂后7個(gè)工作日內(nèi)支付首筆款項(xiàng)’，雙方是否無(wú)異議？”（三）會(huì)后整理：保證紀(jì)要規(guī)范完整梳理與補(bǔ)充內(nèi)容會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，根據(jù)記錄初稿整理紀(jì)要，補(bǔ)充遺漏細(xì)節(jié)（如會(huì)中未明確但后續(xù)通過(guò)溝通確認(rèn)的信息），檢查邏輯連貫性，保證議題與討論結(jié)果一一對(duì)應(yīng)。語(yǔ)言需客觀、簡(jiǎn)潔，避免主觀評(píng)價(jià)（如“客戶(hù)方過(guò)于強(qiáng)勢(shì)”），改為“客戶(hù)方對(duì)條款X提出異議，堅(jiān)持需調(diào)整”。審核與分發(fā)內(nèi)部審核：我方紀(jì)需經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人（如銷(xiāo)售總監(jiān)、部門(mén)經(jīng)理）審核，保證信息準(zhǔn)確、責(zé)任明確。對(duì)方確認(rèn)：涉及雙方責(zé)任或條款的紀(jì)要，需發(fā)送至對(duì)方聯(lián)系人（如客戶(hù)方對(duì)接人）確認(rèn)，標(biāo)注“請(qǐng)于X月X日前反饋意見(jiàn)，若無(wú)異議將視為確認(rèn)”。正式分發(fā)：確認(rèn)無(wú)誤后，按參會(huì)名單分發(fā)紀(jì)要（抄送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)），同步存檔（建議電子+紙質(zhì)雙存檔，保存期不少于3年）。三、標(biāo)準(zhǔn)化會(huì)議紀(jì)要模板會(huì)議基本信息會(huì)議主題（例：2024年Q3產(chǎn)品合作洽談會(huì)）會(huì)議時(shí)間（例：2024年3月10日14:00-16:30）會(huì)議地點(diǎn)（例：公司3號(hào)會(huì)議室/線上會(huì)議）主持人（例：我方：；客戶(hù)方：）記錄人（例：）參會(huì)人員（我方）（例：（銷(xiāo)售總監(jiān)）、趙六（技術(shù)經(jīng)理））參會(huì)人員（對(duì)方）（例：（采購(gòu)經(jīng)理）、孫七（技術(shù)總監(jiān)））缺席人員及原因（例：周八（客戶(hù)方財(cái)務(wù)經(jīng)理），因出差）會(huì)議議程與討論記錄議題一：合作目標(biāo)與范圍回顧討論內(nèi)容：（例：客戶(hù)方說(shuō)明Q3需采購(gòu)1000臺(tái)A設(shè)備，用于新項(xiàng)目上線；我方介紹產(chǎn)品功能優(yōu)勢(shì)及過(guò)往案例。）結(jié)論：（例：雙方明確以“A設(shè)備供應(yīng)”為核心合作內(nèi)容，目標(biāo)數(shù)量1000臺(tái)，具體型號(hào)為A3型號(hào)。）議題二：價(jià)格與付款條款協(xié)商討論內(nèi)容：（例：客戶(hù)方報(bào)價(jià)要求單價(jià)≤800元；我方初始報(bào)價(jià)850元，說(shuō)明成本構(gòu)成，提出若訂單量增至1200臺(tái)可降至820元。）結(jié)論：（例：折中確定單價(jià)830元，1000臺(tái)總金額83萬(wàn)元；付款方式：合同簽訂后7個(gè)工作日付30%預(yù)付款，到貨驗(yàn)收合格后付60%，質(zhì)保期滿付10%尾款。）議題三：交付與售后保障討論內(nèi)容：（例：客戶(hù)方要求7月31日前完成交付；我方確認(rèn)生產(chǎn)周期45天，需6月15日前下單，物流時(shí)間5天，承諾7月30日前到貨；售后提供1年免費(fèi)保修，24小時(shí)響應(yīng)。）結(jié)論：（例：交付時(shí)間確定為2024年7月30日前，售后條款按上述約定執(zhí)行。）待辦事項(xiàng)與行動(dòng)計(jì)劃序號(hào)任務(wù)內(nèi)容負(fù)責(zé)人（單位/姓名）截止時(shí)間1修改合同條款，明確價(jià)格與付款方式我方：；客戶(hù)方：3月15日2我方提交生產(chǎn)排期表我方：趙六3月20日3客戶(hù)方確認(rèn)下單數(shù)量與型號(hào)客戶(hù)方：孫七6月10日其他事項(xiàng)|（例：下次會(huì)議時(shí)間為3月25日14:00，議題為合同最終條款確認(rèn)，地點(diǎn)：客戶(hù)方會(huì)議室。）|||四、使用要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示信息準(zhǔn)確性?xún)?yōu)先人名、職務(wù)、數(shù)據(jù)等關(guān)鍵信息需反復(fù)核對(duì)，避免因筆誤導(dǎo)致責(zé)任不清（如將“”誤寫(xiě)為“”，可能影響任務(wù)跟進(jìn)）。建議會(huì)中拍照留存白板板書(shū)、關(guān)鍵文件頁(yè)，會(huì)后作為補(bǔ)充依據(jù)。待辦事項(xiàng)需“可落地”每個(gè)待辦任務(wù)必須明確“負(fù)責(zé)人”（避免僅寫(xiě)“我方”“客戶(hù)方”，需具體到姓名）、“截止時(shí)間”（避免“盡快”“下周”，需明確日期）、“交付物”（避免“提交方案”，需明確“PPT版方案+報(bào)價(jià)單”），保證責(zé)任到人、可跟進(jìn)。保密與分發(fā)范圍控制涉及商業(yè)敏感信息（如未公開(kāi)的價(jià)格、技術(shù)方案）的紀(jì)要，需標(biāo)注“內(nèi)部資料，注意保密”，僅分發(fā)至必要人員（如項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、執(zhí)行人），避免信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。及時(shí)跟進(jìn)避免拖延紀(jì)要發(fā)出后，需主動(dòng)跟蹤待辦事項(xiàng)進(jìn)展，對(duì)逾期未完成的任務(wù)及時(shí)提醒（如“總，關(guān)于合同條