基層法院案卷管理工作規(guī)范基層人民法院作為國(guó)家司法體系的“神經(jīng)末梢”，承載著大量案件的審理與執(zhí)行工作。案卷，作為案件從立案到審結(jié)乃至后續(xù)各項(xiàng)工作的原始記錄與載體，其管理水平直接關(guān)系到司法公正的實(shí)現(xiàn)、審判質(zhì)效的提升以及司法公信力的樹(shù)立。為進(jìn)一步規(guī)范我院案卷管理工作，確保案卷材料的完整、安全、規(guī)范和高效利用，結(jié)合工作實(shí)際，特制定本規(guī)范。一、總則指導(dǎo)思想與基本原則案卷管理工作應(yīng)以服務(wù)審判執(zhí)行為核心，遵循以下原則：*真實(shí)完整原則：案卷材料必須真實(shí)反映案件審理全過(guò)程，做到材料齊全、內(nèi)容完整，不涂改、不抽換、不損毀。*規(guī)范有序原則：案卷的收集、整理、裝訂、歸檔、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)化、制度化要求，確保管理有序。*安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，建立健全保密制度，嚴(yán)防案卷失泄密事件發(fā)生，保障當(dāng)事人隱私和國(guó)家秘密安全。*高效利用原則：在確保安全的前提下，優(yōu)化案卷管理流程，為審判工作、司法調(diào)研、法律監(jiān)督及當(dāng)事人查詢等提供便捷高效的服務(wù)。適用范圍本規(guī)范適用于本院各業(yè)務(wù)庭室、派出法庭及相關(guān)職能部門(mén)的各類訴訟、執(zhí)行案卷（含紙質(zhì)案卷與電子卷宗）的管理工作。全體干警均應(yīng)嚴(yán)格遵守本規(guī)范。二、案卷的立案歸檔案卷的入口關(guān)，是整個(gè)管理工作的基石。材料接收與審查立案部門(mén)在接收當(dāng)事人提交的起訴、上訴、申請(qǐng)執(zhí)行等材料時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)材料種類、份數(shù)、頁(yè)數(shù)，確保符合立案條件。對(duì)符合要求的，應(yīng)及時(shí)登記，并將全部材料整理成冊(cè)，作為初始案卷。承辦人在接收案件時(shí)，應(yīng)對(duì)案卷材料的完整性進(jìn)行再次核查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與立案部門(mén)溝通解決。編目與初步整理立案后，書(shū)記員應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)，按照案件類型和本院卷宗管理細(xì)則，對(duì)案卷材料進(jìn)行初步分類、排序，并編寫(xiě)卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄應(yīng)清晰反映材料名稱、頁(yè)號(hào)、形成日期等要素。對(duì)于訴訟過(guò)程中形成的各類文書(shū)材料，應(yīng)隨案收集，及時(shí)入卷。系統(tǒng)錄入與關(guān)聯(lián)同步在辦案系統(tǒng)中準(zhǔn)確錄入案件基本信息，并將掃描形成的電子卷宗與案件信息關(guān)聯(lián)。電子卷宗的掃描應(yīng)符合清晰、完整、規(guī)范的要求，確保與紙質(zhì)材料內(nèi)容一致。三、案卷的日常管理與流轉(zhuǎn)案卷在審理、執(zhí)行過(guò)程中的流轉(zhuǎn)與管理，直接影響辦案效率與質(zhì)量。保管責(zé)任案卷實(shí)行承辦人負(fù)責(zé)制。承辦人是案卷保管的第一責(zé)任人，對(duì)在其職責(zé)范圍內(nèi)的案卷安全、完整負(fù)直接責(zé)任。書(shū)記員協(xié)助承辦人做好案卷的日常整理、保管和流轉(zhuǎn)工作。案卷應(yīng)存放在指定的文件柜或案卷架內(nèi)，保持整潔、干燥、通風(fēng)。流轉(zhuǎn)登記案卷在不同承辦人、庭室之間流轉(zhuǎn)，或因閱卷、調(diào)卷等原因移出法院時(shí)，必須嚴(yán)格履行交接登記手續(xù)。填寫(xiě)《案卷流轉(zhuǎn)交接登記表》，注明案卷名稱、案號(hào)、流轉(zhuǎn)原因、交接雙方姓名、日期等信息，做到有據(jù)可查，責(zé)任明確。嚴(yán)禁個(gè)人私自攜帶案卷外出或隨意放置。材料補(bǔ)充與整理案件審理、執(zhí)行過(guò)程中形成的各類筆錄、裁判文書(shū)、證據(jù)材料、送達(dá)回證等，承辦人及書(shū)記員應(yīng)及時(shí)收集、核對(duì)、整理后歸入案卷，并在卷內(nèi)目錄中相應(yīng)更新。確保材料不遺漏、不混裝。對(duì)于重要證據(jù)原件，應(yīng)妥善保管，防止丟失或污損。電子卷宗的同步維護(hù)紙質(zhì)材料入卷后，應(yīng)及時(shí)掃描上傳至辦案系統(tǒng)，確保電子卷宗與紙質(zhì)案卷同步更新、內(nèi)容一致。電子卷宗的命名、分類應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于檢索和利用。四、案卷的結(jié)案歸檔案件審結(jié)或執(zhí)結(jié)后，及時(shí)、規(guī)范地歸檔，是案卷管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。結(jié)案整理與檢查案件承辦人應(yīng)在裁判文書(shū)生效或案件終結(jié)后規(guī)定期限內(nèi)，組織書(shū)記員對(duì)案卷材料進(jìn)行全面系統(tǒng)的整理。按照《人民法院訴訟文書(shū)立卷歸檔辦法》及本院相關(guān)規(guī)定，對(duì)全部材料進(jìn)行分類、排序、編寫(xiě)頁(yè)碼、填寫(xiě)卷內(nèi)備考表，并檢查卷內(nèi)材料是否齊全、手續(xù)是否完備、文書(shū)制作是否規(guī)范。裝訂要求案卷裝訂應(yīng)牢固、整齊、美觀。采用三孔一線裝訂法，去除金屬物。案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表等項(xiàng)目應(yīng)填寫(xiě)清晰、準(zhǔn)確、完整。裝訂前應(yīng)將材料折疊整齊，超出卷面的部分應(yīng)折入，破損的材料應(yīng)修補(bǔ)。歸檔驗(yàn)收與移交整理裝訂完畢的案卷，經(jīng)承辦人自查、庭室負(fù)責(zé)人審核后，向檔案管理部門(mén)移交。檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)接收的案卷進(jìn)行質(zhì)量檢查，符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)的，辦理交接手續(xù)，登記入庫(kù)；不符合標(biāo)準(zhǔn)的，退回承辦部門(mén)限期整改。電子卷宗應(yīng)一并完成歸檔，確保數(shù)據(jù)完整、準(zhǔn)確。五、檔案的利用與保密已歸檔案卷的利用，必須在嚴(yán)格遵守保密規(guī)定的前提下進(jìn)行。利用范圍與審批本院工作人員因工作需要查閱檔案，須經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按規(guī)定辦理查閱手續(xù)。上級(jí)法院、同級(jí)檢察院、公安機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱，應(yīng)持單位介紹信和辦案人員有效證件，經(jīng)分管院領(lǐng)導(dǎo)或檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。律師查閱案卷，應(yīng)持律師執(zhí)業(yè)證、當(dāng)事人授權(quán)委托書(shū)和律師事務(wù)所證明。其他單位或個(gè)人查閱，須有法律依據(jù)并經(jīng)嚴(yán)格審批。查閱紀(jì)律查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行。查閱者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、勾畫(huà)、抽取、撤換、增刪檔案材料。未經(jīng)允許，不得擅自復(fù)制、拍攝、摘錄檔案內(nèi)容。確需復(fù)制的，須經(jīng)檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)，并由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)制，復(fù)制件須加蓋檔案證明章。保密要求嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法及法院系統(tǒng)保密規(guī)定，嚴(yán)禁泄露案卷中涉及的國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私。檔案管理人員及接觸檔案的人員，對(duì)檔案內(nèi)容負(fù)有保密義務(wù)，不得向無(wú)關(guān)人員泄露。涉密案卷的管理，應(yīng)嚴(yán)格按照涉密文件管理規(guī)定執(zhí)行。六、檔案的鑒定與銷毀對(duì)于已超過(guò)保管期限的檔案，應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。定期鑒定檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)檔案保管期限表，定期對(duì)已到期的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)庭室組成鑒定小組進(jìn)行，提出銷毀或延長(zhǎng)保管期限的意見(jiàn)。銷毀程序經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序報(bào)上級(jí)法院和本院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并制作銷毀清冊(cè)，存檔備查。嚴(yán)禁個(gè)人私自銷毀檔案材料。七、責(zé)任追究全體干警應(yīng)嚴(yán)格遵守本規(guī)范。對(duì)于在案卷管理工作中出現(xiàn)玩忽職守、濫用職權(quán)，導(dǎo)致案卷丟失、損毀、泄密或造成其他不良后果的，將視情節(jié)輕重，依照有關(guān)規(guī)定追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、附則本規(guī)范由本院辦公室（或檔案管理部門(mén)）負(fù)責(zé)解釋。本規(guī)范未盡事宜，參照上級(jí)法院及國(guó)家有關(guān)