會議策劃及執(zhí)行清單工具表適用范圍與價值本工具表適用于企業(yè)內(nèi)部會議（如季度總結(jié)會、項目推進(jìn)會）、外部會議（如客戶洽談會、行業(yè)研討會）、大型活動（如年會、發(fā)布會）等各類場景，通過系統(tǒng)化清單管理，保證會議策劃周密、執(zhí)行有序、目標(biāo)達(dá)成，同時減少遺漏、提升效率，適用于行政、項目、市場等崗位的會議組織人員。全流程操作指南一、會前準(zhǔn)備：奠定會議基礎(chǔ)明確會議核心要素確定會議主題（如“2024年Q3產(chǎn)品規(guī)劃會”）、目標(biāo)（如“明確Q3產(chǎn)品迭代方向及責(zé)任人”）、形式（線上/線下/混合）、時長（如2小時）及預(yù)期成果（如輸出《Q3產(chǎn)品路線圖》初稿）。確認(rèn)是否需外部參與（如客戶、合作方），并評估保密需求（如是否簽署保密協(xié)議）。制定會議議程與分工按目標(biāo)拆解議程，明確每個環(huán)節(jié)的議題、時長、主講人及互動形式（如“15:00-15:20需求評審（主講人：*產(chǎn)品經(jīng)理，形式：PPT匯報+分組討論）”。列出核心任務(wù)清單（如場地預(yù)訂、物料準(zhǔn)備、通知發(fā)送），分配具體負(fù)責(zé)人及截止時間（如“場地預(yù)訂：*行政，7月10日前完成”）。確認(rèn)參會人員與通知整理參會名單（含決策層、執(zhí)行層、記錄人等），提前3-5天發(fā)送會議通知（含議程、時間、地點/、準(zhǔn)備材料），并通過郵件/群聊確認(rèn)參會，未回復(fù)者單獨跟進(jìn)。若涉及外部嘉賓，提前溝通行程需求（如接送、住宿），并發(fā)送參會指南。場地與物料準(zhǔn)備線下會議：提前1天確認(rèn)場地容量、設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、網(wǎng)絡(luò)）、桌椅擺放（如U型/課桌式），并布置物料（席卡、議程表、筆、筆記本、飲用水）；茶歇需確認(rèn)菜單、數(shù)量及供應(yīng)時間。線上會議：提前測試會議軟件（如騰訊會議、Zoom）功能，共享屏幕權(quán)限、錄制設(shè)置，并發(fā)送參會及使用說明（如“請?zhí)崆?0分鐘進(jìn)入會議，測試設(shè)備及麥克風(fēng)”）。應(yīng)急方案預(yù)演預(yù)判潛在問題（如設(shè)備故障、人員遲到、網(wǎng)絡(luò)中斷），制定應(yīng)對措施（如備用設(shè)備、備用會議室、提前錄制關(guān)鍵環(huán)節(jié)），并告知核心執(zhí)行人員。二、會中執(zhí)行：保障會議順暢簽到與入場引導(dǎo)線下：設(shè)置簽到處（含簽到表、席卡），引導(dǎo)參會人員就座，提醒關(guān)閉手機靜音；提前15分鐘播放暖場音樂或會議主題PPT。線上：提前5分鐘開啟會議室，主持人引導(dǎo)測試設(shè)備，提醒開啟攝像頭（需時）、開啟麥克風(fēng)發(fā)言規(guī)則。流程把控與記錄主持人嚴(yán)格按照議程推進(jìn)，控制各環(huán)節(jié)時長，避免超時；對關(guān)鍵討論點、決策事項、行動項（含責(zé)任人、截止時間）實時記錄（建議使用會議紀(jì)要模板）。安排專人負(fù)責(zé)設(shè)備調(diào)試、全程錄制（需提前征得同意），保證音視頻清晰。互動與氛圍管理針對討論環(huán)節(jié)，鼓勵發(fā)言（如“*總，關(guān)于這個問題您怎么看？”），避免冷場；對爭議點及時梳理，引導(dǎo)達(dá)成共識。茶歇時提醒參會人員按時返回，可播放倒計時提醒。突發(fā)情況處理設(shè)備故障：立即啟用備用設(shè)備（如備用麥克風(fēng)、投影儀），或臨時調(diào)整議程（如先進(jìn)行討論環(huán)節(jié)，修復(fù)設(shè)備后再匯報）。人員缺席：若主講人無法到場，提前安排替補人員；若關(guān)鍵決策人遲到，先推進(jìn)非關(guān)鍵議題。三、會后總結(jié)：保證成果落地資料整理與分發(fā)會議結(jié)束后24小時內(nèi)，整理會議紀(jì)要（含議程、討論要點、決策事項、行動項），經(jīng)主持人審核后發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門。補充分發(fā)會議材料（如PPT、調(diào)研數(shù)據(jù)、照片），線上會議可同步錄制回放。行動項跟蹤與反饋建立行動項跟蹤表（含任務(wù)描述、負(fù)責(zé)人、截止時間、完成狀態(tài)），定期（如每周）跟進(jìn)進(jìn)度，逾期未完成者提醒并協(xié)調(diào)資源。收集參會人員反饋（通過問卷或訪談），整理改進(jìn)建議（如“議程時間過緊”“茶歇種類不足”），用于優(yōu)化后續(xù)會議。費用結(jié)算與歸檔整理會議相關(guān)費用（場地租賃、物料采購、茶歇等），按公司流程報銷，保留票據(jù)（如發(fā)票、收據(jù)）掃描件。將會議資料（通知、紀(jì)要、簽到表、照片、反饋表）分類歸檔（電子檔+紙質(zhì)檔），便于后續(xù)查閱。會議策劃及執(zhí)行清單模板階段任務(wù)描述負(fù)責(zé)人完成時間備注會前準(zhǔn)備確定會議主題、目標(biāo)、形式*項目經(jīng)理7月5日需輸出《會議需求確認(rèn)單》制定議程及分工*行政助理7月8日議程需經(jīng)*總審批發(fā)送會議通知并確認(rèn)參會*市場專員7月10日外部嘉賓需單獨發(fā)送邀請函預(yù)訂線下場地及設(shè)備*行政7月10日確認(rèn)備用會議室準(zhǔn)備會議物料（席卡、議程表等）*行政助理7月12日茶歇訂單確認(rèn)：7月11日會中執(zhí)行簽到與入場引導(dǎo)*前臺會議當(dāng)天14:30線下簽到處設(shè)置在1樓大廳主持會議，把控流程*項目經(jīng)理會議當(dāng)天15:00準(zhǔn)備計時器記錄會議紀(jì)要（重點：行動項）*秘書會議當(dāng)天17:00使用公司標(biāo)準(zhǔn)紀(jì)要模板處理設(shè)備突發(fā)故障*IT支持待定備用投影儀存放于會議室儲物柜會后總結(jié)整理并分發(fā)會議紀(jì)要*秘書7月15日抄送*總及所有參會人員跟進(jìn)行動項完成情況*項目經(jīng)理每周五更新《行動項跟蹤表》收集會議反饋并整理建議*市場專員7月20日發(fā)放匿名問卷（10題以內(nèi)）結(jié)算會議費用并歸檔資料*財務(wù)+行政7月25日費用明細(xì)表需附票據(jù)掃描件使用關(guān)鍵提示提前量把控：大型會議（如100人以上）需提前2周啟動籌備，中型會議（30-100人）提前1周，小型會議（30人內(nèi)）提前3天，避免倉促準(zhǔn)備。責(zé)任到人：每個任務(wù)明確唯一負(fù)責(zé)人，避免“多人負(fù)責(zé)等于無人負(fù)責(zé)”，關(guān)鍵任務(wù)（如設(shè)備、嘉賓）需設(shè)置AB角。細(xì)節(jié)驗證：會前務(wù)必測試場地網(wǎng)絡(luò)、投影儀麥克風(fēng)等設(shè)備，線上會議提前測試共享屏幕、白板功能；外部嘉賓需提前確認(rèn)行程及特殊需求（如素食、輪椅通道