房地產項目合同管理實務手冊一、總則（一）合同管理的重要性與目標房地產項目具有投資規(guī)模大、建設周期長、涉及主體多、法律關系復雜、風險因素眾多等特點。合同作為明確各方權利義務、規(guī)范交易行為、化解潛在風險的法律文件，是項目管理的核心紐帶與靈魂。有效的合同管理貫穿于項目投資決策、規(guī)劃設計、招標投標、工程建設、竣工交付乃至后期運營的全過程，其根本目標在于：保障項目合法合規(guī)推進，有效控制項目成本、質量與工期，最大限度維護企業(yè)合法權益，預防和減少合同糾紛，確保項目整體目標的順利實現。（二）合同管理的基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的訂立、履行、變更、解除等全過程必須遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)內部管理制度，確保合同的法律效力。2.預防為主原則：合同管理應立足于風險的事前防范和事中控制，通過嚴謹的合同策劃、周密的條款設置和嚴格的履約跟蹤，降低糾紛發(fā)生的可能性。3.全面細致原則：對合同的主體資格、標的、數量、質量、價款、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等核心要素及所有細節(jié)條款進行全面審查，不留模糊地帶。4.動態(tài)管理原則：合同簽訂后并非一成不變，應根據項目進展、市場變化及實際履約情況，對合同進行動態(tài)跟蹤、評估與調整，確保合同的適應性和可執(zhí)行性。5.責權利對等原則：合同條款應明確各方的責任、權利和利益，力求公平合理，避免權利義務失衡導致的履約障礙或糾紛。二、合同管理流程（一）合同策劃階段合同策劃是合同管理的起點，直接影響后續(xù)合同管理的效率與效果。1.合同需求識別：在項目啟動初期，由項目管理團隊牽頭，組織工程、造價、法務、財務等相關部門，根據項目開發(fā)計劃、建設內容和目標，全面識別項目各階段所需的合同類型，如勘察設計合同、監(jiān)理合同、施工合同（總包、分包）、材料設備采購合同、咨詢服務合同等。2.合同結構與界面劃分：明確各合同之間的邏輯關系、工作范圍銜接和責任劃分，避免出現合同漏項、工作重疊或責任真空地帶。例如，總包合同與分包合同的范圍界定，土建與安裝工程的界面劃分等。3.合同風險初步評估：針對已識別的合同類型，分析潛在的法律風險、經濟風險、技術風險和管理風險，并制定初步的風險應對策略。4.合同模式選擇：根據項目特點、規(guī)模、復雜程度及企業(yè)管理能力，選擇適宜的合同計價模式（如固定總價、可調價、成本加酬金等）和合同范本（如國家標準范本、行業(yè)范本或企業(yè)自制范本）。（二）合同訂立階段合同訂立是合同管理的關鍵環(huán)節(jié)，直接關系到合同的質量和后續(xù)履行。1.合同談判：*準備充分：談判前應熟悉項目情況、市場行情、對方資信、相關法律法規(guī)及企業(yè)內部審批要求，制定談判策略和底線。*團隊協(xié)作：組建由商務、技術、法務等專業(yè)人員構成的談判團隊，明確分工，協(xié)同作戰(zhàn)。*核心條款聚焦：重點關注合同范圍、價款、支付方式、工期、質量標準、違約責任、爭議解決方式等核心條款的談判。*平等互利：在維護自身核心利益的前提下，尋求雙方利益平衡點，力求達成共贏。2.合同文本起草與審核：*優(yōu)先采用標準范本：優(yōu)先選用國家或行業(yè)發(fā)布的標準合同范本，在此基礎上結合項目具體情況進行修改和補充，以保證合同的規(guī)范性和嚴謹性。*條款明確具體：合同條款應文字嚴謹、含義清晰、無歧義，避免使用“大概”、“可能”、“爭取”等模糊性詞語。對于工程范圍、技術標準等，應盡可能量化或附圖說明。*核心條款審查要點：*當事人信息：確保各方當事人名稱、法定代表人、地址、聯系方式等準確無誤。*工程范圍與內容：明確界定工作邊界，避免后續(xù)扯皮。*合同價款與支付：明確合同總價或計價方式、調價原則、支付節(jié)點、支付比例及結算方式。*工期與進度：明確合同總工期、關鍵節(jié)點工期、工期延誤的責任及趕工措施。*質量標準與驗收：明確工程質量必須達到的標準（如國家規(guī)范、設計圖紙要求）、驗收程序、質量保修范圍及期限。*雙方權利與義務：清晰劃分雙方在合同履行過程中的各項權利和義務。*違約責任：針對可能出現的違約情形（如工期延誤、質量不達標、付款延遲等），約定具體、可操作的違約責任承擔方式（如違約金計算方法、賠償范圍等）。*不可抗力：明確不可抗力的范圍、通知程序及責任承擔。*保險與擔保：根據需要約定履約擔保、預付款擔保、質量保證金等。*變更與索賠：明確合同變更的程序、計價原則以及索賠的提出、審核和處理程序。*爭議解決方式：明確是選擇仲裁還是訴訟，以及仲裁機構或管轄法院。*合同生效、終止與解除：約定合同生效條件、終止情形及解除條件和程序。*多級審核：建立合同文本的內部審核機制，通常包括承辦部門初審、法務部門/法律顧問專業(yè)審核、財務部門審核（側重付款、稅務）、公司領導層審批等環(huán)節(jié)，確保合同的合法性、合規(guī)性和完整性。3.合同簽署與備案：*簽署規(guī)范：合同文本經各方最終確認無誤后，由法定代表人或其授權委托人簽署，并加蓋單位公章或合同專用章。確保簽字蓋章清晰、規(guī)范。*份數管理：合同簽署份數應根據實際需要確定，一般各方至少執(zhí)一份，并報送相關部門備案。*登記備案：對于法律法規(guī)規(guī)定需要備案的合同（如施工合同），應及時辦理備案手續(xù)。（三）合同履行階段合同履行是實現合同目的的核心過程，需要進行動態(tài)跟蹤和精細化管理。1.合同交底：合同簽訂后，合同管理部門應組織向項目執(zhí)行團隊（包括工程、造價、財務等相關人員）進行合同交底，確保相關人員全面理解合同條款，特別是各自的權利義務、工作界面、風險點及管理要求。2.合同執(zhí)行與跟蹤：*進度管理：對照合同約定的工期計劃，跟蹤工程實際進展，及時發(fā)現和處理工期延誤風險。*質量管理：嚴格按照合同約定的質量標準進行過程控制和驗收，確保工程質量。*成本控制：依據合同約定的計價方式和支付條款，審核工程進度款支付申請，控制工程變更和索賠費用，確保項目成本在預算范圍內。*簽證與變更管理：*工程簽證：對于合同約定外的、確屬必要的工作內容或因非承包方原因導致的工程量增減、施工條件變化等，應嚴格按照合同約定的程序及時辦理簽證，明確工作內容、數量、價格或計價原則。簽證單需經各方簽字確認。*合同變更：因設計調整、業(yè)主需求變化等原因需變更合同內容時，應按照合同約定的變更程序進行審批，評估變更對工期、成本、質量的影響，并簽訂書面變更協(xié)議。*支付管理：財務部門應根據合同約定和審核無誤的支付申請（如進度款、結算款），按時足額支付合同款項，并做好支付記錄。*索賠與反索賠管理：*索賠：當對方違約或發(fā)生合同約定的索賠事件時，應在合同約定的時效內，收集充分證據，按規(guī)定程序提出索賠。*反索賠：當對方提出索賠時，應認真審核其索賠理由、依據和計算，對于不合理的索賠應及時予以反駁和拒絕。3.合同文件管理：建立健全合同文件檔案管理制度，對合同文本、補充協(xié)議、變更協(xié)議、簽證單、會議紀要、函件往來、付款憑證、驗收報告、索賠報告及處理結果等所有與合同相關的文件資料進行系統(tǒng)整理、編號、歸檔和保管，確保其完整性、準確性和可追溯性。4.溝通與協(xié)調：在合同履行過程中，加強與合同相對方及項目內部各部門之間的溝通與協(xié)調，及時解決履行中出現的問題，避免矛盾激化。（四）合同收尾階段合同收尾是合同管理的最后環(huán)節(jié)，確保項目圓滿結束。1.竣工驗收與結算：*項目完工后，按照合同約定組織竣工驗收，驗收合格是進行竣工結算的前提。*承包人提交竣工結算報告后，發(fā)包人應按照合同約定的期限和程序進行審核。結算審核應依據合同約定、竣工圖、簽證單、變更單等有效文件進行。*結算審核完成后，雙方應簽訂竣工結算協(xié)議，明確最終結算價款。2.款項支付：根據竣工結算協(xié)議，支付工程尾款。同時，按照合同約定預留質量保證金（保修金）。3.質量保修：進入質量保修期后，按照合同約定處理保修范圍內的質量問題。保修期滿后，無質量遺留問題的，及時退還質量保證金。4.合同歸檔與總結評價：*合同履行完畢后，將所有合同文件資料（包括履行過程中的各類文件）進行系統(tǒng)整理、裝訂，按照檔案管理規(guī)定進行歸檔保存。*對合同的簽訂、履行全過程進行總結評價，分析合同管理中的經驗教訓，如合同條款的不足之處、風險控制的有效性、談判策略的得失等，為后續(xù)項目合同管理水平的提升提供借鑒。三、合同管理的保障措施（一）組織保障設立專門的合同管理部門或配備專職合同管理人員，明確其在合同管理各環(huán)節(jié)中的職責和權限。對于大型房地產企業(yè)，可建立集團統(tǒng)一管控、項目具體執(zhí)行的分級合同管理體系。（二）制度保障建立和完善一套覆蓋合同策劃、談判、起草、審核、簽訂、履行、變更、索賠、歸檔等全過程的合同管理制度和操作流程，使合同管理有章可循。（三）人員保障加強對合同管理人員及相關業(yè)務人員的專業(yè)培訓，提升其法律素養(yǎng)、合同意識、談判能力、風險識別與防控能力。鼓勵相關人員考取法律職業(yè)資格、造價工程師等專業(yè)證書。（四）信息化保障積極采用合同管理信息系統(tǒng)（CMS），實現合同的電子化起草、評審、簽訂、履約跟蹤、付款提醒、歸檔查詢等功能，提高合同管理效率，降低人為差錯，實現信息共享和動態(tài)監(jiān)控。四、合同管理的監(jiān)督與改進（一）內部審計與監(jiān)督企業(yè)內部審計部門應定期或不定期對合同管理情況進行審計監(jiān)督，檢查合同管理制度的執(zhí)行情況，揭示合同管理中存在的問題和風險，提出改進建議。（二）持續(xù)改