企業(yè)年度合同管理規(guī)范范本前言合同作為企業(yè)經(jīng)營活動中明確權(quán)利義務(wù)、規(guī)范商業(yè)行為的核心法律文件，其管理水平直接關(guān)系到企業(yè)的運營效率、法律風險及整體經(jīng)濟效益。為進一步規(guī)范企業(yè)合同管理流程，確保合同的合法性、嚴謹性與可執(zhí)行性，保障企業(yè)各項業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本規(guī)范。本規(guī)范旨在為企業(yè)各部門及員工提供清晰的合同管理指引，促進合同管理工作的標準化、制度化和精細化，以期最大限度降低合同風險，維護企業(yè)合法權(quán)益。第一章總則第一條目的與依據(jù)為加強企業(yè)合同管理，防范合同風險，提高合同履約質(zhì)量，依據(jù)《中華人民共和國民法典》及其他相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實際經(jīng)營情況，制定本規(guī)范。第二條適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)及所屬各部門、分支機構(gòu)在經(jīng)營管理活動中對外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書及其他具有法律約束力的文件（以下統(tǒng)稱“合同”）。內(nèi)部管理類文件不適用本規(guī)范。第三條基本原則合同管理應(yīng)遵循以下原則：1.合法性原則：合同的訂立、履行、變更、解除等全過程必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范要求。2.審慎性原則：合同談判、起草、評審等環(huán)節(jié)應(yīng)充分評估風險，確保條款嚴謹，權(quán)責清晰。3.效益性原則：在合法合規(guī)的前提下，追求合同條款的商業(yè)合理性，保障企業(yè)經(jīng)濟效益最大化。4.統(tǒng)一性原則：合同管理應(yīng)納入企業(yè)統(tǒng)一管理體系，確保流程規(guī)范、標準一致。第四條管理目標通過本規(guī)范的實施，實現(xiàn)合同管理的制度化、流程化、標準化，有效控制合同風險，提升合同履約率，保障企業(yè)資產(chǎn)安全，促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。第二章合同管理組織與職責第五條管理部門企業(yè)指定法務(wù)部門（或綜合管理部門，根據(jù)企業(yè)實際情況確定）作為合同管理的歸口部門，負責統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、監(jiān)督全企業(yè)的合同管理工作。第六條歸口部門職責法務(wù)部門（或指定部門）主要職責包括：1.組織制定和修訂企業(yè)合同管理相關(guān)制度及標準文本；2.對合同的合法性、合規(guī)性進行審核；3.參與重大合同的談判與起草工作；4.監(jiān)督合同履行情況，協(xié)助處理合同糾紛；5.負責合同專用章的保管與使用管理；6.組織合同管理培訓(xùn)及相關(guān)法律知識普及；7.負責合同檔案的統(tǒng)一歸檔與管理。第七條業(yè)務(wù)部門職責各業(yè)務(wù)部門是合同的發(fā)起部門和履行主體，主要職責包括：1.根據(jù)業(yè)務(wù)需求發(fā)起合同立項及談判；2.負責合同相對方的初步篩選與背景調(diào)查；3.起草與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的合同文本（或填寫標準合同文本）；4.負責合同履行過程中的具體對接、執(zhí)行、跟蹤與反饋；5.及時向法務(wù)部門（或指定部門）反饋合同履行中出現(xiàn)的問題或風險；6.配合法務(wù)部門（或指定部門）處理合同糾紛；7.按要求提交合同相關(guān)資料，參與合同評審。第八條財務(wù)部門職責財務(wù)部門在合同管理中主要職責包括：1.對合同中的付款方式、金額、稅務(wù)條款等進行財務(wù)審核；2.依據(jù)生效合同辦理款項收付；3.參與涉及重大財務(wù)風險的合同評審。第三章合同管理流程第九條合同發(fā)起與準備1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)實際業(yè)務(wù)需求，進行合同立項，明確合同目的、主要內(nèi)容、預(yù)算及相對方初步意向。2.對合同相對方進行必要的背景調(diào)查，包括但不限于其工商信息、經(jīng)營狀況、信用情況、履約能力等，形成初步評估意見。3.對于重大或長期合作的相對方，應(yīng)要求其提供相關(guān)資質(zhì)證明文件。第十條合同起草與評審1.合同起草應(yīng)優(yōu)先使用企業(yè)發(fā)布的標準合同文本。無標準文本的，由業(yè)務(wù)部門根據(jù)談判結(jié)果及業(yè)務(wù)需求起草，或委托法務(wù)部門（或指定部門）起草。2.合同文本應(yīng)內(nèi)容完整、條款明確、權(quán)責清晰、語言嚴謹。主要條款一般應(yīng)包括：當事人基本信息、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法等。3.合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同評審表》，連同合同草案及相關(guān)背景資料，按規(guī)定流程提交相關(guān)部門評審。4.評審部門應(yīng)根據(jù)職責對合同的相應(yīng)條款進行審核，并出具明確的評審意見。評審意見應(yīng)具體、可操作。5.法務(wù)部門（或指定部門）負責對合同的合法性、合規(guī)性、完整性及風險點進行最終審核。6.對于評審中提出的修改意見，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與相對方協(xié)商，并對合同文本進行修改完善，直至評審?fù)ㄟ^。第十一條合同審批與簽訂1.合同評審?fù)ㄟ^后，由業(yè)務(wù)部門按照企業(yè)審批權(quán)限規(guī)定，逐級報請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批權(quán)限根據(jù)合同類型、金額等因素設(shè)定，具體標準另行制定。3.所有審批流程完成后，由法務(wù)部門（或指定部門）核對審批手續(xù)的完整性，確認無誤后加蓋合同專用章。4.合同簽訂應(yīng)采用書面形式（包括電子合同，需符合國家相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定），并由法定代表人或其授權(quán)委托代理人簽字。授權(quán)委托代理人需持有有效的《授權(quán)委托書》。5.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本分送相關(guān)部門（如財務(wù)部門），原件交法務(wù)部門（或指定部門）歸檔。第十二條合同履行與監(jiān)控1.合同生效后，業(yè)務(wù)部門為履行第一責任人，應(yīng)嚴格按照合同約定全面、及時履行己方義務(wù)，并積極督促相對方履行合同義務(wù)。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行臺賬，定期跟蹤記錄合同履行進度、付款情況、交付情況等。3.在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)相對方可能或已經(jīng)違約，或出現(xiàn)不可抗力等影響合同履行的情形，業(yè)務(wù)部門應(yīng)立即采取應(yīng)對措施，并及時向法務(wù)部門（或指定部門）及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告。4.合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)進行總結(jié)評估，并將履行結(jié)果反饋至法務(wù)部門（或指定部門）。第十三條合同變更、解除與終止1.合同生效后，任何一方不得擅自變更或解除。確需變更或解除的，應(yīng)由業(yè)務(wù)部門與相對方協(xié)商一致，并簽訂書面的變更或解除協(xié)議，按原合同審批流程履行評審和審批手續(xù)。2.出現(xiàn)法律規(guī)定或合同約定的變更、解除情形時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與法務(wù)部門（或指定部門）溝通，依法依規(guī)處理。3.合同因履行完畢、解除、終止等原因失效后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將相關(guān)情況書面告知法務(wù)部門（或指定部門）。第十四條合同糾紛處理1.發(fā)生合同糾紛時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)立即收集相關(guān)證據(jù)，并向法務(wù)部門（或指定部門）報告。2.法務(wù)部門（或指定部門）協(xié)助業(yè)務(wù)部門分析糾紛原因、評估風險，并制定處理方案。3.糾紛處理優(yōu)先采用協(xié)商、調(diào)解方式解決；協(xié)商或調(diào)解不成的，可根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。4.在糾紛處理過程中，任何部門和個人未經(jīng)授權(quán)，不得擅自對外作出承諾或達成和解。第四章合同專用章管理第十五條印章保管合同專用章由法務(wù)部門（或指定部門）指定專人保管，妥善存放，確保安全。第十六條用印審批使用合同專用章須履行嚴格的審批手續(xù)，憑經(jīng)最終審批通過的《合同評審表》及合同文本原件用印。用印前應(yīng)核對合同內(nèi)容與審批意見的一致性。第十七條用印登記建立《合同專用章使用登記薄》，詳細記錄用印日期、合同名稱、編號、用印部門、經(jīng)辦人、審批人等信息。第五章合同檔案管理第十八條檔案歸集合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同原件及相關(guān)附件（包括但不限于審批表、評審意見、相對方資質(zhì)文件、補充協(xié)議、履行過程中的重要單據(jù)等）及時移交法務(wù)部門（或指定部門）歸檔。第十九條檔案保管法務(wù)部門（或指定部門）負責合同檔案的分類、編號、登記和保管。檔案保管應(yīng)符合國家檔案管理規(guī)定及企業(yè)內(nèi)部檔案管理制度，確保檔案的完整、安全和保密。第二十條檔案查閱合同檔案查閱需履行審批手續(xù)，查閱人應(yīng)愛護檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料。查閱涉密合同檔案，需經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準。第二十一條檔案銷毀合同檔案的保管期限及銷毀程序，按照國家有關(guān)規(guī)定及企業(yè)檔案管理制度執(zhí)行。第六章責任追究第二十二條責任追究情形對于在合同管理過程中出現(xiàn)下列情形之一，給企業(yè)造成損失的，將視情節(jié)輕重對相關(guān)責任人進行追究：1.未經(jīng)審批擅自簽訂合同的；2.違反規(guī)定使用合同專用章的；3.在合同談判、起草、評審中存在重大失職或弄虛作假的；4.未按合同約定履行義務(wù)，或發(fā)現(xiàn)問題未及時報告、處理，導(dǎo)致?lián)p失擴大的；5.擅自變更、解除合同的；6.泄露合同商業(yè)秘密或保密信息的；7.丟失、損毀重要合同檔案材料的。第二十三條責任形式責任追究形式包括但不限于：通報批評、經(jīng)濟處罰、崗位調(diào)整、紀律處分等；涉嫌違法犯罪的，移交司法機關(guān)處理。第七章附則第二十四條規(guī)范解釋本規(guī)范由企業(yè)法務(wù)部門（或指定部門）負責解釋。第二十五條規(guī)范修訂本規(guī)范根據(jù)國家法律法規(guī)變化及企業(yè)經(jīng)營管理需要，可適時進行修訂。修訂程序由法務(wù)部門（或指定部門）發(fā)起，報企業(yè)決策層批準后生效。第二十六條生效日期本規(guī)范自發(fā)布之日起施行。原有相關(guān)合同管理規(guī)定與本規(guī)范不一致的，以本規(guī)范為準。（企業(yè)名稱）（發(fā)布日期）---使用提示：1.本范本為通用框架，企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身行業(yè)特點、規(guī)模、業(yè)務(wù)模式等實際情況進