檔案室安全管理與檢查規(guī)范一、引言檔案作為機(jī)構(gòu)歷史記憶的載體，承載著不可再生的信息資源，其安全性關(guān)乎核心利益與長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。為全面保障檔案實(shí)體與信息安全，規(guī)范管理行為，明確檢查標(biāo)準(zhǔn)，特制定本規(guī)范。本規(guī)范旨在為檔案室日常安全管理與定期檢查提供系統(tǒng)性指導(dǎo)，確保檔案在收、管、存、用各環(huán)節(jié)得到妥善保護(hù)，有效防范各類安全風(fēng)險(xiǎn)。二、安全管理（一）組織與制度保障1.管理責(zé)任體系：應(yīng)明確檔案室安全管理的第一責(zé)任人及直接責(zé)任人，建立層級(jí)分明的安全管理網(wǎng)絡(luò)，確保各項(xiàng)安全職責(zé)落實(shí)到人?？筛鶕?jù)機(jī)構(gòu)規(guī)模設(shè)立專職或兼職檔案安全員，具體負(fù)責(zé)日常安全事務(wù)的協(xié)調(diào)與執(zhí)行。2.規(guī)章制度建設(shè)：制定并完善涵蓋檔案出入庫(kù)、保密、庫(kù)房管理、設(shè)備操作、應(yīng)急處置等方面的規(guī)章制度。制度應(yīng)具有可操作性，并根據(jù)實(shí)際情況適時(shí)修訂。關(guān)鍵制度應(yīng)上墻公示，確保相關(guān)人員知曉并嚴(yán)格遵守。3.人員管理與培訓(xùn)：檔案管理人員需具備良好的政治素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)，上崗前應(yīng)接受系統(tǒng)的安全知識(shí)與操作技能培訓(xùn)，包括檔案法律法規(guī)、保密紀(jì)律、消防安全、應(yīng)急處理等。定期組織在崗人員進(jìn)行安全警示教育和技能復(fù)訓(xùn)。（二）環(huán)境與設(shè)施要求1.選址與布局：檔案室應(yīng)選擇在地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、遠(yuǎn)離火源、水源及易燃易爆危險(xiǎn)品的區(qū)域。內(nèi)部應(yīng)根據(jù)功能需求合理劃分庫(kù)區(qū)、辦公區(qū)、閱覽區(qū)（如有），各區(qū)之間應(yīng)有物理隔離或明確界限。2.庫(kù)房建筑與裝修：檔案庫(kù)房應(yīng)具備良好的承重能力、防火性能和密閉性。地面應(yīng)平整、耐磨、防潮，墻面和頂棚應(yīng)采用不易燃、不起塵、無(wú)污染的材料。窗戶應(yīng)安裝防盜網(wǎng)和遮光窗簾。3.溫濕度控制：配備必要的溫濕度調(diào)控設(shè)備（如空調(diào)、除濕機(jī)、加濕器），并根據(jù)檔案材質(zhì)特性，將庫(kù)房溫濕度控制在適宜范圍內(nèi)。應(yīng)配置溫濕度自動(dòng)監(jiān)測(cè)記錄儀，定期分析數(shù)據(jù)。4.通風(fēng)與采光：庫(kù)房應(yīng)具備良好的自然通風(fēng)條件，或配備機(jī)械通風(fēng)系統(tǒng)。避免陽(yáng)光直射檔案，采用間接采光或無(wú)紫外線照明燈具。5.防鼠防蟲(chóng)與防潮防塵：庫(kù)房門窗縫隙應(yīng)嚴(yán)密，設(shè)置防鼠擋板、防蟲(chóng)紗網(wǎng)。定期投放防蟲(chóng)藥劑（注意選擇對(duì)檔案無(wú)害的種類），并檢查蟲(chóng)霉滋生情況。配備必要的除濕、降塵設(shè)備，保持庫(kù)房清潔。（三）技術(shù)防護(hù)措施1.消防系統(tǒng)：按照消防規(guī)范要求配置消防器材，如滅火器、消防栓等，并確保其完好有效，定期檢查更換。重要檔案庫(kù)可考慮安裝自動(dòng)火災(zāi)報(bào)警系統(tǒng)和氣體滅火系統(tǒng)。嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)使用明火或存放易燃易爆物品。2.技防設(shè)備：根據(jù)安全級(jí)別，庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門窗、紅外報(bào)警裝置、視頻監(jiān)控系統(tǒng)等技防設(shè)施。監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)覆蓋庫(kù)房出入口、重要通道及檔案存放區(qū)域，錄像資料應(yīng)妥善保存一定期限。3.信息安全管理：對(duì)于數(shù)字化檔案，應(yīng)建立嚴(yán)格的信息安全保護(hù)制度。服務(wù)器及存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)放置在安全區(qū)域，安裝防火墻、防病毒軟件，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和安全漏洞掃描。嚴(yán)格控制檔案數(shù)據(jù)的訪問(wèn)權(quán)限，采用身份認(rèn)證、權(quán)限分級(jí)等措施。（四）日常管理與操作規(guī)范1.檔案出入庫(kù)管理：嚴(yán)格執(zhí)行檔案入庫(kù)驗(yàn)收制度和出庫(kù)登記審批制度。檔案入庫(kù)前應(yīng)進(jìn)行清潔、消毒處理。出庫(kù)檔案應(yīng)限期歸還，逾期未還需說(shuō)明原因并辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案利用與保密：嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，按照規(guī)定的權(quán)限和程序提供檔案利用服務(wù)。查閱、復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容需經(jīng)批準(zhǔn)，并做好記錄。涉密檔案的管理應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)保密規(guī)定。3.庫(kù)房日常操作：檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房應(yīng)履行登記手續(xù)。庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙、飲食、存放個(gè)人物品。檔案整理、查閱等工作應(yīng)在指定區(qū)域進(jìn)行，避免在庫(kù)房?jī)?nèi)進(jìn)行可能產(chǎn)生粉塵、異味的操作。檔案存放應(yīng)規(guī)范有序，便于存取和管理。4.設(shè)備維護(hù)與記錄：定期對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防器材、技防設(shè)備、計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行，并做好詳細(xì)記錄。三、檢查規(guī)范（一）檢查方式與頻次1.日常巡查：檔案管理人員每日應(yīng)對(duì)庫(kù)房及周邊環(huán)境進(jìn)行巡查，重點(diǎn)關(guān)注門窗鎖具、溫濕度狀況、有無(wú)異常氣味或現(xiàn)象、消防器材是否完好等，并做好巡查記錄。2.定期檢查：每月至少進(jìn)行一次全面的安全檢查，由檔案室負(fù)責(zé)人組織實(shí)施，內(nèi)容涵蓋制度執(zhí)行情況、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行狀況、檔案保管狀況、消防安全、保密工作等。3.專項(xiàng)檢查：根據(jù)季節(jié)特點(diǎn)（如雨季防潮、夏季防火）、重要節(jié)假日或上級(jí)要求，開(kāi)展針對(duì)性的專項(xiàng)安全檢查。4.不定期抽查：機(jī)構(gòu)安全管理部門可對(duì)檔案室安全狀況進(jìn)行不定期抽查，以督促各項(xiàng)安全措施的落實(shí)。（二）檢查內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)1.制度建設(shè)與落實(shí)情況：各項(xiàng)安全管理制度是否健全，是否張貼上墻，員工是否知曉并嚴(yán)格執(zhí)行；崗位職責(zé)是否明確，人員培訓(xùn)是否到位。2.環(huán)境安全：*庫(kù)房?jī)?nèi)外環(huán)境是否整潔，有無(wú)雜物堆放，通道是否暢通。*溫濕度計(jì)顯示數(shù)據(jù)是否在規(guī)定范圍內(nèi)，記錄是否完整連續(xù)。*有無(wú)鼠蟲(chóng)活動(dòng)跡象，防蟲(chóng)防潮防霉措施是否有效。*照明、通風(fēng)設(shè)備是否正常。3.設(shè)施設(shè)備安全：*消防器材（滅火器、消防栓等）數(shù)量、型號(hào)是否符合要求，壓力是否正常，是否在有效期內(nèi)，有無(wú)被遮擋或損壞。*防盜門窗、報(bào)警裝置、監(jiān)控系統(tǒng)是否完好有效，監(jiān)控畫(huà)面是否清晰，存儲(chǔ)是否正常。*溫濕度調(diào)控設(shè)備運(yùn)行是否正常，濾網(wǎng)是否清潔。*計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備運(yùn)行是否穩(wěn)定，數(shù)據(jù)備份是否及時(shí)。4.檔案實(shí)體安全：*檔案裝具是否完好，檔案排列是否有序，有無(wú)倒置、錯(cuò)放。*檔案有無(wú)霉變、蟲(chóng)蛀、鼠咬、破損、褪色等現(xiàn)象。*涉密檔案是否按規(guī)定專柜存放，管理是否規(guī)范。5.消防安全：*電氣線路是否規(guī)范，有無(wú)私拉亂接、超負(fù)荷用電現(xiàn)象，插座、開(kāi)關(guān)是否完好。*庫(kù)房?jī)?nèi)及周邊有無(wú)明火源，有無(wú)存放易燃易爆物品。*消防通道是否暢通無(wú)阻。6.操作行為規(guī)范：*檔案出入庫(kù)登記是否完整規(guī)范。*工作人員是否嚴(yán)格遵守庫(kù)房管理規(guī)定，有無(wú)違規(guī)操作行為。*涉密檔案的利用是否符合保密要求。（三）問(wèn)題處理與記錄1.問(wèn)題發(fā)現(xiàn)與報(bào)告：檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患或問(wèn)題，應(yīng)立即記錄，并根據(jù)問(wèn)題性質(zhì)和嚴(yán)重程度，及時(shí)向檔案室負(fù)責(zé)人或機(jī)構(gòu)分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。2.整改措施與跟蹤：對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，要明確整改責(zé)任人、整改措施和完成時(shí)限。重大安全隱患應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，并上報(bào)上級(jí)主管部門。整改完成后，需進(jìn)行復(fù)查驗(yàn)收，確保問(wèn)題得到有效解決。3.檢查記錄與歸檔：所有檢查活動(dòng)均應(yīng)詳細(xì)填寫(xiě)檢查記錄表，包括檢查時(shí)間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、處理意見(jiàn)及整改情況等。檢查記錄應(yīng)定期整理歸檔，作為安全管理工作評(píng)估和