2026年公關(guān)服務(wù)公司公關(guān)物料儲(chǔ)存與養(yǎng)護(hù)管理辦法第一章總則第一條目的與依據(jù)為適應(yīng)2026年行業(yè)發(fā)展新態(tài)勢(shì)，規(guī)范本公司公關(guān)物料的科學(xué)儲(chǔ)存與專業(yè)養(yǎng)護(hù)管理，確保各類物料處于最佳可用狀態(tài)，降低資產(chǎn)損耗與浪費(fèi)，保障市場(chǎng)活動(dòng)與公關(guān)項(xiàng)目的順利執(zhí)行，依據(jù)《中華人民共和國(guó)產(chǎn)品質(zhì)量法》、《中華人民共和國(guó)消防法》及相關(guān)資產(chǎn)管理規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于公司所有部門及項(xiàng)目組所購置、制作、接收的各類用于公關(guān)、市場(chǎng)、品牌活動(dòng)的實(shí)體物料。包括但不限于：印刷品（宣傳冊(cè)、海報(bào)、年報(bào)、邀請(qǐng)函）、定制禮品、展示器材（易拉寶、展架、背景板）、活動(dòng)道具、服裝、視聽資料載體（定制U盤、光盤）、樣品及其他具有宣傳、展示、饋贈(zèng)功能的實(shí)物資產(chǎn)。第三條管理原則公關(guān)物料的儲(chǔ)存與養(yǎng)護(hù)管理遵循“集中管理、分類存放、責(zé)任到人、定期維護(hù)、高效周轉(zhuǎn)”的原則，確保物料的完整性、可用性與安全性，并注重環(huán)保與成本控制。第四條管理職責(zé)1.倉儲(chǔ)管理部門：負(fù)責(zé)公司中心倉庫的統(tǒng)一管理，包括物料入庫驗(yàn)收、分類儲(chǔ)存、日常養(yǎng)護(hù)、環(huán)境監(jiān)控、出庫審核及定期盤點(diǎn)，是物料儲(chǔ)存養(yǎng)護(hù)的主要執(zhí)行與監(jiān)督部門。2.采購/項(xiàng)目部門：負(fù)責(zé)物料的采購、定制與交付入庫驗(yàn)收，提供物料的特性說明及養(yǎng)護(hù)建議，對(duì)專用或特殊物料的儲(chǔ)存提出明確要求。3.使用部門/項(xiàng)目組：負(fù)責(zé)按流程申領(lǐng)、借用物料，在使用過程中進(jìn)行妥善保管，用畢及時(shí)歸還，并報(bào)告損耗情況。4.行政與財(cái)務(wù)部門：協(xié)同進(jìn)行資產(chǎn)登記、價(jià)值管理、報(bào)廢審核及安全巡查。第二章物料入庫與儲(chǔ)存管理第五條入庫驗(yàn)收所有公關(guān)物料在進(jìn)入公司倉庫前，必須履行入庫驗(yàn)收程序。倉儲(chǔ)管理員會(huì)同采購人員或項(xiàng)目對(duì)接人，依據(jù)采購合同或制作單，核對(duì)物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量。對(duì)于印刷品需檢查印刷質(zhì)量、裝訂效果；對(duì)于禮品、道具需檢查完好性；對(duì)于電子載體需抽樣檢測(cè)可用性。驗(yàn)收合格后，雙方在入庫單上簽字確認(rèn)，并及時(shí)更新庫存臺(tái)賬。不合格物料應(yīng)拒收并立即聯(lián)系供應(yīng)商處理。第六條分類與編碼物料入庫后，倉儲(chǔ)管理部門須對(duì)其進(jìn)行科學(xué)分類與唯一編碼。編碼規(guī)則采用“物料大類入庫年份序列號(hào)”的形式，例如“YL2026001”代表2026年入庫的第一批印刷類物料。所有物料須粘貼或懸掛清晰標(biāo)簽，注明編碼、名稱、規(guī)格、入庫日期及建議保存條件。第七條儲(chǔ)存區(qū)域規(guī)劃中心倉庫應(yīng)根據(jù)物料特性劃分不同儲(chǔ)存區(qū)域：1.普通干燥區(qū)：用于存放對(duì)溫濕度無特殊要求的紙質(zhì)印刷品、部分塑料制品、金屬制品等。須確保貨架穩(wěn)固，離墻離地，避免直接日曬。2.恒溫恒濕區(qū)：用于存放對(duì)環(huán)境敏感的物料，如高檔藝術(shù)紙印刷品、絲綢制品、木質(zhì)精密道具等。該區(qū)域應(yīng)配備溫濕度計(jì)，溫度維持在1822攝氏度，相對(duì)濕度維持在45%55%，并配備必要的除濕、加濕設(shè)備。3.防塵密封區(qū)：用于存放易受灰塵影響的物料，如白色或淺色織物、電子設(shè)備、開放式展示模型等，應(yīng)采用密封儲(chǔ)物箱或防塵罩進(jìn)行保護(hù)。4.貴重物品區(qū)：用于存放高單價(jià)、易損或限量版禮品、藝術(shù)品等。該區(qū)域?qū)嵭须p鎖管理，存取需雙人經(jīng)手，監(jiān)控全覆蓋。5.大型器材區(qū)：用于存放易拉寶、桁架、大型背景板等不規(guī)則尺寸物品，應(yīng)設(shè)立專門區(qū)域或貨架，防止擠壓變形。第八條堆碼與擺放物料堆碼應(yīng)遵循安全、穩(wěn)固、整齊、節(jié)約空間的原則。重物在下，輕物在上；大件在下，小件在上。堆碼高度不超過規(guī)定限高，防止倒塌。同類物料集中存放，通道寬度不得少于1米，確保暢通無阻，符合消防安全要求。第三章物料養(yǎng)護(hù)管理第九條日常養(yǎng)護(hù)倉儲(chǔ)管理員應(yīng)每日巡查倉庫環(huán)境，每周進(jìn)行一次全面的清潔整理，保持庫內(nèi)整潔無塵、無蟲害、無霉變。根據(jù)不同物料的特性，采取針對(duì)性養(yǎng)護(hù)措施：1.紙質(zhì)品：避免折疊、擠壓，防止受潮、曝曬。長(zhǎng)期儲(chǔ)存的精品圖冊(cè)應(yīng)豎直放置或平放于專用架，定期翻動(dòng)通風(fēng)。2.織物與服裝：洗凈晾干后儲(chǔ)存，使用防塵罩，放入防蛀劑，定期檢查有無霉點(diǎn)、蟲蛀。3.金屬與電子制品：保持干燥，防止銹蝕，電子類產(chǎn)品需定期通電檢查。4.木質(zhì)與亞克力道具：避免重壓和尖銳物品劃傷，遠(yuǎn)離熱源，防止開裂變形。第十條環(huán)境監(jiān)控倉儲(chǔ)管理部門負(fù)責(zé)對(duì)倉庫環(huán)境進(jìn)行持續(xù)監(jiān)控。恒溫恒濕區(qū)需每日記錄溫濕度數(shù)據(jù)，異常時(shí)及時(shí)調(diào)整設(shè)備。倉庫內(nèi)應(yīng)配備足夠的消防器材（滅火器、煙感報(bào)警器），禁止存放易燃易爆等危險(xiǎn)品，每月進(jìn)行一次安全檢查并記錄。第十一條定期盤點(diǎn)與狀態(tài)評(píng)估公司實(shí)行季度小盤、年度大盤的盤點(diǎn)制度。由倉儲(chǔ)管理部門牽頭，財(cái)務(wù)及使用部門配合，核對(duì)實(shí)物與臺(tái)賬，做到賬實(shí)相符。在盤點(diǎn)同時(shí)，應(yīng)對(duì)庫存物料的狀態(tài)進(jìn)行評(píng)估，識(shí)別出即將過期、老化、破損或技術(shù)淘汰的物料，并填寫《物料狀態(tài)評(píng)估報(bào)告》。第四章物料流轉(zhuǎn)與處置第十二條領(lǐng)用與借用各部門領(lǐng)用或借用物料，需通過公司內(nèi)部管理系統(tǒng)提交申請(qǐng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及倉儲(chǔ)主管審批后，由倉庫按“先進(jìn)先出”原則發(fā)放。領(lǐng)用人需當(dāng)場(chǎng)核對(duì)物料數(shù)量與質(zhì)量，并在出庫單上簽字確認(rèn)。借用物料需在規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有損壞或遺失，按相關(guān)規(guī)定處理。第十三條回收與歸還活動(dòng)結(jié)束后，未使用或可重復(fù)使用的物料須在一周內(nèi)清理并歸還倉庫。歸還時(shí)，倉庫管理員需檢查物料狀況，正常則辦理入庫；有損壞需在系統(tǒng)中注明并由歸還部門確認(rèn)。鼓勵(lì)對(duì)活動(dòng)背景板、裝飾物等進(jìn)行模塊化設(shè)計(jì)，以便回收改造利用。第十四條報(bào)廢與處置經(jīng)定期評(píng)估確認(rèn)無使用價(jià)值、已過時(shí)、嚴(yán)重?fù)p壞無法修復(fù)或存在安全隱患的物料，可申請(qǐng)報(bào)廢。由使用或倉儲(chǔ)部門提出申請(qǐng)，說明原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、倉儲(chǔ)管理部門及財(cái)務(wù)部門聯(lián)合審核批準(zhǔn)后，方可處置。處置方式應(yīng)優(yōu)先考慮環(huán)保與合規(guī)，如廢紙回收、電子產(chǎn)品專業(yè)處理等。任何物料不得私自處理，處置收入應(yīng)上繳公司財(cái)務(wù)。涉及公司標(biāo)識(shí)或敏感信息的物料，處置前必須進(jìn)行銷毀性處理，確保信息安全。第五章信息化與安全管理第十五條信息化管理公司應(yīng)建立并完善公關(guān)物料管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)物料從采購入庫、庫存狀態(tài)、養(yǎng)護(hù)記錄、領(lǐng)用出庫到最終處置的全生命周期線上管理。系統(tǒng)應(yīng)支持庫存預(yù)警（如存量過低、保質(zhì)期臨近）、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析與可視化報(bào)表功能，提升管理效率和決策支持能力。第十六條安全與保密倉庫重地，非工作人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入。倉儲(chǔ)管理員及所有接觸物料的人員均有責(zé)任保守公司商業(yè)秘密，不得泄露物料儲(chǔ)備情況、未公開的樣品設(shè)計(jì)等信息。對(duì)于含有公司核心戰(zhàn)略、客戶信息或未發(fā)布創(chuàng)意的物料，須按密級(jí)資料進(jìn)行管理。第十七條應(yīng)急預(yù)案?jìng)}儲(chǔ)管理部門須制定針對(duì)火災(zāi)、水浸、盜竊、突發(fā)性大面積霉變等意外事件的應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急流程、責(zé)任人及處置措施，并定期組織演練，確保在緊急情況下能夠迅速反應(yīng)，最大限度減少損失。第六章考核與責(zé)任第十八條考核機(jī)制公司將公關(guān)物料的庫存周轉(zhuǎn)率、完好率、損耗率以及倉庫管理規(guī)范執(zhí)行情況納入倉儲(chǔ)管理部門及相關(guān)使用部門的績(jī)效考核體系，促進(jìn)管理水平的持續(xù)提升。第十九條責(zé)任追究對(duì)于違反本辦法，造成物料非正常損耗、丟失、損壞，或因管理不善導(dǎo)致倉庫安全事故、信息泄露的單