2026年環(huán)保材料公司檢測(cè)檔案管理與查閱制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范本公司環(huán)保材料檢測(cè)檔案全流程管理工作，建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、可追溯的檢測(cè)檔案管理體系，確保檢測(cè)檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確與安全，充分發(fā)揮檢測(cè)檔案在產(chǎn)品質(zhì)量管控、環(huán)保合規(guī)核查、生產(chǎn)工藝優(yōu)化、糾紛處理及法規(guī)溯源中的核心作用，同時(shí)明確檔案查閱、借閱的標(biāo)準(zhǔn)化流程，防范檔案丟失、篡改、泄露等風(fēng)險(xiǎn)，結(jié)合環(huán)保材料行業(yè)檢測(cè)工作特點(diǎn)及國(guó)家相關(guān)法規(guī)要求，特制定本制度。本制度為公司所有檢測(cè)檔案管理與查閱工作的唯一執(zhí)行依據(jù)，各相關(guān)部門(mén)及人員均需嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。第二條制定依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)產(chǎn)品質(zhì)量法》《中華人民共和國(guó)環(huán)境保護(hù)法》《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》《環(huán)保材料產(chǎn)品國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)》等國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司《產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)管理制度》《環(huán)保合規(guī)管理制度》《檔案管理總則》《實(shí)驗(yàn)室管理制度》等內(nèi)部制度制定，所有檔案管理、查閱行為均嚴(yán)格貼合法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)及公司內(nèi)部管理要求，確保檔案工作的合法性與規(guī)范性。第三條核心原則本公司檢測(cè)檔案管理與查閱工作嚴(yán)格遵循五大核心原則，所有環(huán)節(jié)均以此為根本準(zhǔn)則：一是真實(shí)完整原則，檢測(cè)檔案需如實(shí)記錄檢測(cè)全流程信息，相關(guān)原始數(shù)據(jù)、報(bào)告、憑證等資料齊全，不得遺漏、篡改、偽造；二是全程可溯原則，檔案從編制、收集、整理到保管、查閱、銷(xiāo)毀，每一個(gè)環(huán)節(jié)均有明確記錄，確保檔案信息可追溯、可核查；三是分級(jí)管理原則，根據(jù)檢測(cè)檔案的重要程度、保密等級(jí)及使用頻率，實(shí)行分級(jí)分類(lèi)管理，明確不同層級(jí)檔案的管理及查閱權(quán)限；四是安全保密原則，建立檔案安全防護(hù)機(jī)制，防范檔案損毀、丟失、泄露，對(duì)涉密檔案采取專(zhuān)項(xiàng)保密措施；五是便捷利用原則，在確保安全的前提下，簡(jiǎn)化檔案查閱、借閱流程，提高檔案信息的利用效率，服務(wù)于公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)與合規(guī)管理工作。第四條適用范圍本制度適用于本公司所有與環(huán)保材料檢測(cè)相關(guān)的檔案管理與查閱工作，涵蓋原輔材料檢測(cè)、半成品/成品檢測(cè)、生產(chǎn)過(guò)程檢測(cè)、委托外部檢測(cè)、實(shí)驗(yàn)室管理、檢測(cè)設(shè)備運(yùn)行等所有檢測(cè)環(huán)節(jié)形成的檔案資料；適用于公司質(zhì)檢部、檢測(cè)中心、生產(chǎn)部、研發(fā)部、采購(gòu)部、銷(xiāo)售部、行政部等所有涉及檢測(cè)檔案形成、收集、保管、查閱的部門(mén)及全體在職員工；同時(shí)適用于檢測(cè)檔案的紙質(zhì)版、電子版、掃描版等所有載體形式。第五條管理職責(zé)公司檢測(cè)中心為檢測(cè)檔案管理的歸口管理部門(mén)，設(shè)專(zhuān)職檔案管理員1名，負(fù)責(zé)檢測(cè)檔案的統(tǒng)一收集、整理、編號(hào)、保管、盤(pán)點(diǎn)及查閱借閱登記等全流程工作；質(zhì)檢部負(fù)責(zé)檢測(cè)檔案的編制、審核與移交，確保提交的檔案資料真實(shí)完整；生產(chǎn)部、研發(fā)部、采購(gòu)部等相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)涉及檢測(cè)工作的資料收集與及時(shí)移交，配合檢測(cè)中心開(kāi)展檔案核查工作；行政部負(fù)責(zé)檔案保管場(chǎng)地、設(shè)施的提供與維護(hù)，協(xié)助做好檔案安全防護(hù)工作；公司管理層負(fù)責(zé)檢測(cè)檔案銷(xiāo)毀、涉密檔案查閱等重大事項(xiàng)的審批；全體員工均有保護(hù)檢測(cè)檔案的義務(wù)，嚴(yán)禁任何擅自篡改、損毀、泄露檔案的行為。本制度自2026年1月1日起正式施行，由公司檢測(cè)中心聯(lián)合行政部負(fù)責(zé)解釋與修訂。第二章檢測(cè)檔案分類(lèi)與編制規(guī)范第六條檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)環(huán)保材料檢測(cè)工作的實(shí)際內(nèi)容，將檢測(cè)檔案劃分為六大類(lèi)，分類(lèi)清晰、界限明確，便于檔案的整理與檢索：一是原輔材料檢測(cè)檔案，涵蓋公司采購(gòu)的原材料、輔助材料、包裝材料等入廠(chǎng)檢測(cè)形成的所有資料，包括取樣單、檢測(cè)原始記錄、檢測(cè)報(bào)告、合格證明等；二是半成品/成品檢測(cè)檔案，涵蓋生產(chǎn)過(guò)程中半成品及最終成品的出廠(chǎng)檢測(cè)、型式檢測(cè)、抽樣檢測(cè)形成的資料，包括檢測(cè)方案、數(shù)據(jù)記錄、檢測(cè)報(bào)告、產(chǎn)品質(zhì)量判定結(jié)果等；三是生產(chǎn)過(guò)程檢測(cè)檔案，涵蓋生產(chǎn)車(chē)間各工序工藝參數(shù)檢測(cè)、在線(xiàn)檢測(cè)、過(guò)程質(zhì)量控制檢測(cè)形成的資料，包括檢測(cè)記錄表、過(guò)程分析報(bào)告、異常情況處理記錄等；四是委托檢測(cè)檔案，涵蓋公司委托外部專(zhuān)業(yè)檢測(cè)機(jī)構(gòu)開(kāi)展的環(huán)保材料檢測(cè)工作形成的資料，包括委托檢測(cè)協(xié)議、檢測(cè)委托書(shū)、外部檢測(cè)報(bào)告、檢測(cè)數(shù)據(jù)復(fù)核記錄等；五是檢測(cè)設(shè)備檔案，涵蓋公司所有檢測(cè)儀器、設(shè)備的校準(zhǔn)、檢定、維護(hù)、使用及期間核查形成的資料，包括校準(zhǔn)證書(shū)、檢定報(bào)告、設(shè)備使用記錄、維護(hù)保養(yǎng)檔案等；六是實(shí)驗(yàn)室管理檔案，涵蓋實(shí)驗(yàn)室環(huán)境檢測(cè)、試劑管理、人員操作、質(zhì)量控制等形成的資料，包括環(huán)境溫濕度記錄、試劑領(lǐng)用與存放記錄、實(shí)驗(yàn)室比對(duì)報(bào)告、能力驗(yàn)證資料等。第七條檔案編制基本規(guī)范所有檢測(cè)檔案的編制均需遵循統(tǒng)一規(guī)范，確保檔案格式標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容完整、標(biāo)識(shí)清晰：一是內(nèi)容規(guī)范，檢測(cè)檔案需包含檢測(cè)工作的全流程信息，明確檢測(cè)人員、檢測(cè)時(shí)間、檢測(cè)地點(diǎn)、檢測(cè)方法、檢測(cè)儀器、原始數(shù)據(jù)、計(jì)算過(guò)程、檢測(cè)結(jié)果及判定結(jié)論，關(guān)鍵信息不得缺失；二是書(shū)寫(xiě)規(guī)范，紙質(zhì)檔案需使用藍(lán)黑墨水或碳素筆書(shū)寫(xiě)，字跡清晰、工整，不得涂改、刮擦、挖補(bǔ)，確需修改的，需由修改人簽字并注明修改原因及時(shí)間；三是編號(hào)規(guī)范，實(shí)行“一級(jí)分類(lèi)+年份+序號(hào)”的統(tǒng)一編號(hào)規(guī)則，編號(hào)唯一、終身不變，便于檔案檢索，編號(hào)由檢測(cè)中心專(zhuān)職檔案管理員統(tǒng)一編制并記錄；四是簽署規(guī)范，檢測(cè)檔案中的原始記錄、檢測(cè)報(bào)告等關(guān)鍵資料，需由檢測(cè)人、審核人、批準(zhǔn)人簽字確認(rèn)，多人參與的檢測(cè)工作，需明確各參與人員的職責(zé)并簽字，無(wú)簽字的檔案視為無(wú)效檔案。第八條電子檔案編制補(bǔ)充要求對(duì)于電子形式的檢測(cè)檔案，在遵循紙質(zhì)檔案編制規(guī)范的基礎(chǔ)上，增加專(zhuān)項(xiàng)補(bǔ)充要求：一是格式要求，電子檔案統(tǒng)一采用公司指定的文檔格式，確保文件的兼容性與可讀取性，掃描版檔案需保證清晰度，分辨率不低于300dpi，無(wú)模糊、缺頁(yè)情況；二是命名要求，電子檔案文件名需與檔案實(shí)際內(nèi)容、編號(hào)一致，包含“檔案分類(lèi)+年份+編號(hào)+檔案名稱(chēng)”等關(guān)鍵信息，便于檢索與識(shí)別；三是防篡改要求，電子檢測(cè)檔案形成后，需進(jìn)行加密處理或設(shè)置只讀權(quán)限，確需修改的，需履行審批手續(xù)并保留修改痕跡，確保電子數(shù)據(jù)的原始性；四是元數(shù)據(jù)要求，電子檔案需完整記錄文件創(chuàng)建時(shí)間、修改時(shí)間、創(chuàng)建人、審核人等元數(shù)據(jù)信息，與檔案內(nèi)容一并保存。第三章檢測(cè)檔案的收集與整理第九條檔案收集要求檢測(cè)檔案實(shí)行“誰(shuí)檢測(cè)、誰(shuí)編制、誰(shuí)移交”的收集原則，確保檔案收集及時(shí)、無(wú)遺漏：一是收集時(shí)限，各類(lèi)檢測(cè)工作完成后，相關(guān)責(zé)任人需在3個(gè)工作日內(nèi)完成檔案資料的編制與整理，提交至檢測(cè)中心專(zhuān)職檔案管理員處；委托檢測(cè)檔案在收到外部檢測(cè)報(bào)告后，需在2個(gè)工作日內(nèi)完成資料復(fù)核并移交；檢測(cè)設(shè)備檔案在完成校準(zhǔn)、檢定后，需在1個(gè)工作日內(nèi)移交；二是收集審核，檔案管理員收到移交的檔案資料后，需在1個(gè)工作日內(nèi)完成審核，重點(diǎn)核查資料的完整性、真實(shí)性、規(guī)范性及簽字手續(xù)的完備性，審核不合格的，退回相關(guān)責(zé)任人限期整改，整改完成后重新移交；三是收集記錄，所有檔案移交均需填寫(xiě)《檢測(cè)檔案移交登記表》，明確移交檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、載體形式、移交人、接收人及移交時(shí)間，登記表一式兩份，移交人與接收人各留存一份，作為檔案收集的憑證。第十條檔案整理規(guī)范檢測(cè)中心專(zhuān)職檔案管理員對(duì)審核合格的檔案資料，按照“分類(lèi)整理、有序排列、規(guī)范裝訂”的要求進(jìn)行統(tǒng)一整理，確保檔案存放有序：一是分類(lèi)排序，按照本制度第六條的檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，將檔案劃分為六大類(lèi)，每大類(lèi)下按年份、檢測(cè)項(xiàng)目進(jìn)行二級(jí)排序，同一檢測(cè)項(xiàng)目的檔案按工作開(kāi)展的時(shí)間順序排列，原始記錄在前、檢測(cè)報(bào)告在后、相關(guān)憑證附后；二是裝訂要求，紙質(zhì)檔案采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案夾、檔案盒進(jìn)行裝訂，裝訂整齊、牢固，不壓字、不掉頁(yè)，檔案盒外側(cè)粘貼檔案標(biāo)簽，注明檔案分類(lèi)、編號(hào)、年份、內(nèi)容及保管期限；三是電子檔案整理，電子檔案按紙質(zhì)檔案的分類(lèi)排序規(guī)則，在公司指定服務(wù)器建立專(zhuān)屬文件夾進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，文件夾命名與檔案分類(lèi)、編號(hào)一致，做到紙質(zhì)檔案與電子檔案一一對(duì)應(yīng)，同步整理、同步更新；四是資料補(bǔ)充，對(duì)整理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的檔案資料不完整、標(biāo)識(shí)不清晰的情況，及時(shí)與相關(guān)責(zé)任人溝通，補(bǔ)充完善后再進(jìn)行正式整理歸檔。第四章檢測(cè)檔案的保管與維護(hù)第十一條紙質(zhì)檔案保管要求紙質(zhì)檢測(cè)檔案的保管需滿(mǎn)足環(huán)境、設(shè)施、安全等多方面要求，確保檔案完好無(wú)損、長(zhǎng)期保存：一是保管場(chǎng)地，紙質(zhì)檔案存放于公司專(zhuān)用檔案庫(kù)房，庫(kù)房需做到防潮、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防盜、防光、防高溫，保持庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度適宜，溫度控制在14-24℃，相對(duì)濕度控制在45-60%，定期對(duì)庫(kù)房環(huán)境進(jìn)行檢查并記錄；二是存放設(shè)施，紙質(zhì)檔案存放于專(zhuān)用鐵皮檔案柜，檔案柜擺放整齊，與墻壁、地面保持一定距離，避免檔案受潮，涉密檔案存放于帶鎖的保密檔案柜，由專(zhuān)人保管鑰匙；三是保管期限，根據(jù)檔案的重要程度及法規(guī)要求，明確不同類(lèi)別檢測(cè)檔案的保管期限：原輔材料檢測(cè)檔案保管期限為3年，生產(chǎn)過(guò)程檢測(cè)檔案保管期限為3年，半成品/成品檢測(cè)檔案保管期限為5年，委托檢測(cè)檔案、檢測(cè)設(shè)備檔案保管期限為設(shè)備使用年限+5年，實(shí)驗(yàn)室管理檔案永久保管，涉及產(chǎn)品質(zhì)量糾紛、環(huán)保合規(guī)核查的檔案，根據(jù)實(shí)際情況延長(zhǎng)保管期限；四是專(zhuān)人保管，檔案庫(kù)房由檢測(cè)中心專(zhuān)職檔案管理員專(zhuān)人管理，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自進(jìn)入庫(kù)房。第十二條電子檔案保管要求電子檢測(cè)檔案的保管重點(diǎn)做好數(shù)據(jù)安全、存儲(chǔ)備份與防篡改工作，確保電子檔案長(zhǎng)期可讀取、不丟失：一是存儲(chǔ)位置，電子檔案統(tǒng)一存儲(chǔ)于公司指定的專(zhuān)用服務(wù)器，不得存儲(chǔ)于個(gè)人電腦、U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等便攜式存儲(chǔ)設(shè)備，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露；二是雙重備份，實(shí)行“本地服務(wù)器+異地備份”的雙重備份機(jī)制，每月對(duì)電子檔案進(jìn)行一次全量備份，每周進(jìn)行一次增量備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于公司指定的異地存儲(chǔ)設(shè)備，備份記錄完整留存；三是安全防護(hù)，公司專(zhuān)用服務(wù)器設(shè)置防火墻、病毒防護(hù)軟件，定期進(jìn)行安全檢測(cè)與升級(jí)，電子檔案設(shè)置訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限與密碼，不同崗位人員分配不同的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，嚴(yán)禁越權(quán)訪(fǎng)問(wèn)；四是設(shè)備維護(hù)，定期對(duì)存儲(chǔ)電子檔案的服務(wù)器、電腦等設(shè)備進(jìn)行維護(hù)與檢修，及時(shí)處理設(shè)備故障，確保存儲(chǔ)設(shè)備正常運(yùn)行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致電子檔案損壞或丟失。第十三條檔案日常維護(hù)與盤(pán)點(diǎn)建立檢測(cè)檔案日常維護(hù)與定期盤(pán)點(diǎn)機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過(guò)程中的問(wèn)題，確保檔案的完整性與安全性：一是日常維護(hù)，檔案管理員每日對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行巡查，檢查庫(kù)房溫濕度、消防設(shè)施、防盜設(shè)施、防蟲(chóng)防鼠措施是否正常，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理；定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，對(duì)出現(xiàn)受潮、破損、字跡模糊的檔案，及時(shí)采取干燥、修復(fù)、復(fù)印等措施，確保檔案內(nèi)容可識(shí)別；對(duì)電子檔案定期進(jìn)行讀取測(cè)試，確保文件格式無(wú)損壞、數(shù)據(jù)可正常讀取；二是定期盤(pán)點(diǎn)，實(shí)行季度小盤(pán)點(diǎn)、年度全面盤(pán)點(diǎn)的制度，每季度末對(duì)各類(lèi)檢測(cè)檔案進(jìn)行一次局部盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、編號(hào)、存放位置是否一致；每年12月對(duì)所有檢測(cè)檔案進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)，逐一核對(duì)紙質(zhì)檔案與電子檔案的數(shù)量、完整性，填寫(xiě)《檢測(cè)檔案盤(pán)點(diǎn)記錄表》，對(duì)盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的檔案丟失、損毀、編號(hào)錯(cuò)亂等情況，及時(shí)查明原因并上報(bào)公司管理層，提出整改措施；三是檔案交接，檔案管理員因崗位調(diào)整、離職等原因需要交接工作的，需提前15個(gè)工作日完成檔案交接，交接時(shí)需對(duì)所有檢測(cè)檔案進(jìn)行全面清點(diǎn)，填寫(xiě)《檔案工作交接表》，注明檔案數(shù)量、保管情況、存在問(wèn)題等，交接人、接收人、監(jiān)交人簽字確認(rèn)后，方可完成交接工作，交接不清不得離崗。第五章檢測(cè)檔案的查閱與借閱第十四條內(nèi)部查閱基本流程與要求公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檢測(cè)檔案的，需遵循標(biāo)準(zhǔn)化流程，確保查閱行為規(guī)范、可追溯：一是查閱申請(qǐng)，查閱人需填寫(xiě)《檢測(cè)檔案查閱申請(qǐng)表》，明確查閱檔案的分類(lèi)、編號(hào)、名稱(chēng)、查閱目的、查閱時(shí)間及查閱人信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至檢測(cè)中心專(zhuān)職檔案管理員處；二是審批權(quán)限，查閱普通檢測(cè)檔案的，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批即可；查閱涉密檢測(cè)檔案、涉及公司核心技術(shù)的檢測(cè)檔案的，需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；三是現(xiàn)場(chǎng)查閱，檔案管理員對(duì)審批通過(guò)的查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，安排查閱人在檔案庫(kù)房指定區(qū)域現(xiàn)場(chǎng)查閱，查閱人不得擅自進(jìn)入檔案存放區(qū)域，不得將檔案帶離指定查閱區(qū)域；四是查閱登記，檔案管理員填寫(xiě)《檢測(cè)檔案查閱登記表》，注明查閱人、查閱檔案信息、查閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，查閱人簽字確認(rèn)；五是查閱要求，查閱人在查閱過(guò)程中，不得涂改、勾畫(huà)、撕毀、抽取檔案資料，不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，確需記錄的，需經(jīng)檔案管理員同意后，在指定筆記本上記錄，查閱完畢后，檔案管理員對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)損壞、無(wú)缺失后，方可讓查閱人離開(kāi)。第十五條檔案借閱管理要求因工作需要確需借閱檢測(cè)檔案的，需在查閱流程的基礎(chǔ)上，履行額外的借閱審批手續(xù)，嚴(yán)格控制借閱范圍與期限：一是借閱范圍，紙質(zhì)檢測(cè)檔案原則上僅限在檔案庫(kù)房現(xiàn)場(chǎng)查閱，確因生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、合規(guī)核查、訴訟糾紛等特殊情況需要借閱的，僅限借閱檔案復(fù)印件，原件一律不予借閱；電子檢測(cè)檔案不得拷貝、下載，僅限在公司指定電腦上在線(xiàn)查閱；二是借閱審批，借閱檔案復(fù)印件的，查閱人需在《檢測(cè)檔案查閱申請(qǐng)表》中注明借閱需求，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)檢測(cè)中心負(fù)責(zé)人審批，借閱涉密檔案復(fù)印件的，需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；三是借閱期限，檔案復(fù)印件的借閱期限最長(zhǎng)不超過(guò)7個(gè)工作日，因特殊情況需要延長(zhǎng)的，需提前1個(gè)工作日向檔案管理員提交延期申請(qǐng)，經(jīng)審批后方可延期，延期一次最長(zhǎng)不超過(guò)3個(gè)工作日，不得無(wú)故逾期；四是借閱歸還，借閱人需在規(guī)定期限內(nèi)將檔案復(fù)印件歸還至檔案管理員處，檔案管理員對(duì)歸還的資料進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)涂改、損毀后，在《檢測(cè)檔案查閱登記表》中注明歸還時(shí)間，借閱人簽字確認(rèn)；逾期未歸還的，檔案管理員及時(shí)提醒，仍不歸還的，上報(bào)其部門(mén)負(fù)責(zé)人及公司管理層。第十六條外部查閱管理要求外部單位或人員因工作需要查閱公司檢測(cè)檔案的，需嚴(yán)格遵循法規(guī)要求及公司審批流程，確保公司信息安全：一是外部查閱主體，僅限各級(jí)市場(chǎng)監(jiān)管部門(mén)、環(huán)保部門(mén)、行業(yè)主管部門(mén)等執(zhí)法監(jiān)管單位，及與公司存在合作、訴訟糾紛的合法單位，個(gè)人不得查閱公司檢測(cè)檔案；二是查閱審批，外部單位需出具單位介紹信、工作人員有效身份證件及查閱事由說(shuō)明，經(jīng)公司行政部審核、檢測(cè)中心負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)公司總經(jīng)理審批，審批通過(guò)后方可安排查閱；三是查閱內(nèi)容，根據(jù)外部單位的查閱事由及審批意見(jiàn)，提供相應(yīng)的檢測(cè)檔案資料，原則上僅提供檔案復(fù)印件，不提供原件，不得超出審批范圍提供檔案資料；四是查閱記錄，外部單位查閱檔案時(shí)，需由公司相關(guān)部門(mén)人員陪同，檔案管理員填寫(xiě)《外部單位檢測(cè)檔案查閱登記表》，注明查閱單位、工作人員信息、查閱檔案內(nèi)容、查閱時(shí)間、資料提供情況等，陪同人員及外部工作人員簽字確認(rèn)；五是保密要求，向外部單位提供檔案資料前，需明確告知對(duì)方承擔(dān)保密義務(wù)，不得將查閱的檔案資料泄露給第三方，涉及公司商業(yè)秘密的檢測(cè)檔案，需與外部單位簽訂《保密協(xié)議》后，方可提供相關(guān)資料。第十七條檔案復(fù)印與傳遞要求因工作需要復(fù)印檢測(cè)檔案的，需履行審批手續(xù)，規(guī)范復(fù)印與傳遞行為：一是復(fù)印審批，內(nèi)部員工確需復(fù)印檢測(cè)檔案的，需在《檢測(cè)檔案查閱申請(qǐng)表》中注明復(fù)印需求，經(jīng)審批后，由檔案管理員統(tǒng)一復(fù)印，查閱人不得自行復(fù)??；外部單位復(fù)印檔案的，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，由檔案管理員統(tǒng)一復(fù)?。欢菑?fù)印標(biāo)注，復(fù)印的檔案資料需在復(fù)印件上加蓋“檔案復(fù)印件”專(zhuān)用章，注明復(fù)印日期、使用用途及“本復(fù)印件僅作指定用途使用，原件存于本公司檢測(cè)中心”字樣，防止復(fù)印件被濫用；三是傳遞要求，內(nèi)部復(fù)印的檔案資料由查閱人自行領(lǐng)取并妥善保管，傳遞過(guò)程中防止丟失、泄露；向外部單位傳遞的檔案復(fù)印件，由公司相關(guān)部門(mén)專(zhuān)人傳遞，做好傳遞記錄，確保資料安全送達(dá)。第六章檢測(cè)檔案的銷(xiāo)毀與移交第十八條檔案銷(xiāo)毀要求與流程超過(guò)保管期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檢測(cè)檔案，可按規(guī)定流程進(jìn)行銷(xiāo)毀，嚴(yán)禁擅自銷(xiāo)毀檔案：一是銷(xiāo)毀鑒定，每年年初，由檢測(cè)中心組織質(zhì)檢部、行政部等相關(guān)部門(mén)成立檔案銷(xiāo)毀鑒定小組，對(duì)超過(guò)保管期限的檢測(cè)檔案進(jìn)行逐一鑒定，確認(rèn)是否具有繼續(xù)保存價(jià)值，涉及產(chǎn)品質(zhì)量糾紛、環(huán)保合規(guī)核查、訴訟案件的檔案，即使超過(guò)保管期限，仍需繼續(xù)保存，直至相關(guān)事項(xiàng)處理完畢；二是銷(xiāo)毀申請(qǐng)，對(duì)鑒定后確認(rèn)可以銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理員填寫(xiě)《檢測(cè)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明銷(xiāo)毀檔案的分類(lèi)、編號(hào)、數(shù)量、年份、保管期限及銷(xiāo)毀原因，附檔案銷(xiāo)毀鑒定意見(jiàn)，報(bào)檢測(cè)中心負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理逐級(jí)審批；三是銷(xiāo)毀實(shí)施，審批通過(guò)后，由檔案管理員組織2名及以上工作人員負(fù)責(zé)檔案銷(xiāo)毀工作，銷(xiāo)毀前對(duì)檔案進(jìn)行再次清點(diǎn)，確保與銷(xiāo)毀申請(qǐng)表一致，紙質(zhì)檔案采用粉碎、焚燒等不可逆方式銷(xiāo)毀，電子檔案采用徹底刪除、格式化存儲(chǔ)設(shè)備等方式銷(xiāo)毀，防止檔案資料被恢復(fù)；四是銷(xiāo)毀記錄，檔案銷(xiāo)毀完成后，填寫(xiě)《檢測(cè)檔案銷(xiāo)毀記錄表》，注明銷(xiāo)毀檔案信息、銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀地點(diǎn)、銷(xiāo)毀方式、參與銷(xiāo)毀人員等，所有參與銷(xiāo)毀人員簽字確認(rèn)，銷(xiāo)毀記錄表永久保管，作為檔案銷(xiāo)毀的憑證。第十九條檔案移交要求因公司發(fā)展、部門(mén)調(diào)整、資質(zhì)變更等原因需要移交檢測(cè)檔案的，需遵循標(biāo)準(zhǔn)化移交流程，確保檔案完整移交：一是移交情形，包括公司合并、分立、注銷(xiāo)時(shí)的檔案移交，檢測(cè)中心職能調(diào)整時(shí)的檔案移交，接受行業(yè)主管部門(mén)、檔案管理部門(mén)監(jiān)督檢查時(shí)的檔案移交，及其他依法依規(guī)需要移交檔案的情形；二是移交準(zhǔn)備，移交前，移交方需對(duì)擬移交的檢測(cè)檔案進(jìn)行全面整理、清點(diǎn)，確保檔案完整、編號(hào)清晰，編制《檢測(cè)檔案移交清冊(cè)》，注明檔案分類(lèi)、編號(hào)、名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、載體形式等信息，一式三份；三是移交審核，移交清冊(cè)需經(jīng)移交方、接收方及監(jiān)交方共同審核，確認(rèn)檔案數(shù)量、完整性與清冊(cè)一致，對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)溝通解決；四是移交簽字，檔案移交時(shí)，移交方、接收方、監(jiān)交方現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)檔案，確認(rèn)無(wú)誤后，在《檢測(cè)檔案移交清冊(cè)》上簽字蓋章，清冊(cè)三方各留存一份，作為檔案移交的憑證；五是檔案保管，接收方在接收檔案后，需按照本制度的要求，對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，確保檔案的安全與完整。第七章監(jiān)督管理與責(zé)任追究第二十條檔案工作監(jiān)督管理公司建立檢測(cè)檔案管理與查閱工作的常態(tài)化監(jiān)督機(jī)制，確保本制度的嚴(yán)格執(zhí)行：一是監(jiān)督主體，由公司檢測(cè)中心聯(lián)合行政部、質(zhì)檢部組成監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)檢測(cè)檔案的編制、收集、整理、保管、查閱、借閱、銷(xiāo)毀等全流程工作進(jìn)行監(jiān)督檢查；二是監(jiān)督頻率，實(shí)行每月一次日常檢查、每季度一次專(zhuān)項(xiàng)檢查、每年一次全面檢查的監(jiān)督頻率，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的問(wèn)題；三是監(jiān)督內(nèi)容，重點(diǎn)檢查檔案的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性，檔案保管的安全情況，查閱借閱流程的執(zhí)行情況，檔案編號(hào)、盤(pán)點(diǎn)、銷(xiāo)毀的合規(guī)情況等；四是整改要求，對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督小組出具《檢測(cè)檔案管理整改通知書(shū)》，明確整改問(wèn)題、整改要求及整改期限，相關(guān)部門(mén)及責(zé)任人需在規(guī)定期限內(nèi)完成整改，并將整改結(jié)果報(bào)監(jiān)督小組驗(yàn)收，驗(yàn)收不合格的，限期重新整改。第二十一條考核與獎(jiǎng)懲將檢測(cè)檔案管理與查閱工作的執(zhí)行情況納入各部門(mén)及相關(guān)人員的績(jī)效考核，建立對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制：一是獎(jiǎng)勵(lì)措施，對(duì)嚴(yán)格遵守本制度，在檔案管理工作中表現(xiàn)突出，做到檔案收集及時(shí)、整理規(guī)范、保管安全、利用高效的檔案管理員及相關(guān)工作人員，給予年度檔案管理先進(jìn)個(gè)人稱(chēng)號(hào)、績(jī)效加分及評(píng)優(yōu)評(píng)先優(yōu)先資格；對(duì)積極配合檔案管理工作，及時(shí)移交檔案資料、無(wú)檔案管理違規(guī)行為的部門(mén)，給予年度檔案管理先進(jìn)部門(mén)稱(chēng)號(hào)及績(jī)效獎(jiǎng)金；二是處罰措施，對(duì)未按規(guī)定及時(shí)移交檔案資料，導(dǎo)致檔案缺失的相關(guān)責(zé)任人，給予口頭警告并責(zé)令限期補(bǔ)交；對(duì)檔案編制不規(guī)范、字跡潦草、簽字不全的責(zé)任人，給予口頭