十二師采購制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國采購法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及集團母公司關于風險防控和業(yè)務流程規(guī)范的相關規(guī)定制定，結(jié)合企業(yè)實際發(fā)展需求，旨在強化采購管理全流程的風險防控，規(guī)范采購行為，提升資源配置效率，保障企業(yè)合法權益。制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，涵蓋從采購需求提出、供應商選擇、合同簽訂、履約驗收至資金支付的全場景管理。第二條本制度所稱“XX專項管理”是指企業(yè)針對采購活動中的合規(guī)風險、廉潔風險、操作風險等實施的全流程、系統(tǒng)性管控，包括但不限于采購計劃的審批、招標方式的確定、供應商資質(zhì)的審核、合同條款的簽訂及履約監(jiān)督等環(huán)節(jié)。所稱“XX風險”是指采購活動中可能存在的法律法規(guī)合規(guī)風險、商業(yè)賄賂風險、操作失誤風險、供應鏈中斷風險等。所稱“XX合規(guī)”是指采購活動嚴格遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)準則及企業(yè)內(nèi)部制度，確保采購行為的合法性、合理性和透明度。第三條本制度所稱核心術語定義如下：（一）“采購需求管理”指對采購需求的必要性、合理性進行審核，避免過度采購、重復采購或無效采購。（二）“供應商盡職調(diào)查”指對供應商的資質(zhì)、信譽、財務狀況、履約能力等進行全面評估，確保供應商具備合格的市場主體資格。（三）“招標流程規(guī)范”指通過公開招標、邀請招標、競爭性談判等方式選擇供應商，確保采購過程的公平、公正、公開。第四條采購專項管理遵循“全面覆蓋、責任到人、風險導向、持續(xù)改進”的核心原則。全面覆蓋要求采購管理制度覆蓋所有采購活動及業(yè)務場景；責任到人要求明確各層級管理人員的職責分工；風險導向要求將風險防控貫穿采購活動始終；持續(xù)改進要求根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化動態(tài)優(yōu)化制度流程。第二章管理組織機構(gòu)與職責第五條公司主要負責人對公司采購管理工作負總責，統(tǒng)籌推進采購管理的制度建設、風險防控和監(jiān)督考核；分管領導對采購管理工作負直接責任，負責采購管理制度的執(zhí)行監(jiān)督和業(yè)務決策審批。第六條設立XX專項管理領導小組，由公司主要負責人擔任組長，分管領導擔任副組長，成員包括財務部、審計部、法務部及各主要業(yè)務部門負責人。領導小組負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)采購管理全流程，對重大采購事項進行決策審批，對采購風險進行監(jiān)督評價，確保采購管理制度的有效落地。第七條領導小組主要職責包括：（一）審議采購管理制度及重大采購方案的決策審批；（二）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)跨部門采購事項，解決采購活動中的重大問題；（三）定期聽取采購管理工作的匯報，監(jiān)督制度執(zhí)行情況；（四）對采購風險進行綜合評估，提出防控措施。第八條牽頭部門（如采購部）負責采購管理制度的統(tǒng)籌建設、風險識別、監(jiān)督考核及培訓宣貫，主要職責包括：（一）制定和完善采購管理制度，組織制度培訓及宣貫；（二）開展采購風險的日常監(jiān)控，對高風險采購項目進行重點管理；（三）組織采購工作的考核評價，提出改進建議；（四）建立供應商管理數(shù)據(jù)庫，實行動態(tài)管理。第九條專責部門（如審計部、法務部）負責采購業(yè)務的合規(guī)審核、流程優(yōu)化及風險處置，主要職責包括：（一）對采購合同的合法性、合規(guī)性進行審核；（二）參與采購流程的優(yōu)化設計，提升風險防控能力；（三）對采購過程中的違規(guī)行為進行調(diào)查處置，提出整改建議；（四）提供法律支持，確保采購活動符合法律法規(guī)要求。第十條業(yè)務部門/下屬單位負責落實采購管理要求，開展本領域的日常風險防控，主要職責包括：（一）提出采購需求，明確采購標的、規(guī)格及預算；（二）參與供應商的篩選及評估，提供業(yè)務專業(yè)意見；（三）對采購合同的履約情況進行監(jiān)督，確保質(zhì)量達標；（四）及時報告采購活動中的異常情況及風險隱患。第十一條基層執(zhí)行崗（如采購專員、合同管理員）對采購操作的合規(guī)性負責，主要職責包括：（一）嚴格按照制度流程執(zhí)行采購任務，確保操作規(guī)范；（二）簽署采購文件時履行合規(guī)承諾，對簽字內(nèi)容負責；（三）及時上報采購過程中的風險事件，配合調(diào)查處置；（四）參與采購管理培訓，提升業(yè)務能力及合規(guī)意識。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第十二條采購需求管理。采購需求必須經(jīng)過業(yè)務部門、財務部門及相關部門的聯(lián)合審核，確保需求必要性和合理性。禁止未經(jīng)審批的盲目采購，需提供詳細的需求說明及預算依據(jù)。需求變更需重新履行審批程序。第十三條供應商盡職調(diào)查。采購前必須對供應商進行全面的盡職調(diào)查，包括資質(zhì)審核（營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可等）、信譽評估（市場口碑、訴訟記錄等）、財務分析（經(jīng)營狀況、償債能力等）及履約能力評估（過往業(yè)績、技術實力等）。嚴禁與有不良記錄或存在利益沖突的供應商合作。第十四條招標流程規(guī)范。根據(jù)采購標的金額及性質(zhì)，選擇合適的招標方式，公開招標原則上適用于金額X萬元以上的采購項目；邀請招標適用于具有特殊性或只能從特定供應商處采購的標的；競爭性談判適用于技術復雜或性質(zhì)特殊的項目。招標流程必須嚴格遵循“公告發(fā)布、投標響應、開標評審、中標公示、合同簽訂”等環(huán)節(jié)，確保過程透明。第十五條采購合同管理。采購合同必須由法務部門審核，明確雙方權利義務、交付標準、違約責任等條款。合同簽訂后需報備至牽頭部門備案，并納入合同管理臺賬。履約過程中如遇爭議，應優(yōu)先通過協(xié)商解決，協(xié)商不成的依法提起爭議解決程序。第十六條采購價格管理。采購價格必須經(jīng)過市場詢價、比價或招標確定，禁止低價中標后的高價結(jié)算。需建立價格監(jiān)測機制，對異常價格波動及時調(diào)查處置。第十七條履約驗收管理。采購物資或服務必須經(jīng)過嚴格驗收，驗收合格后方可支付款項。驗收標準需明確記錄，驗收報告需由業(yè)務部門、質(zhì)量部門及財務部門共同簽字確認。第十八條采購檔案管理。采購活動所有文件（需求申請、招標公告、合同文本、驗收報告等）需妥善歸檔，保存期限不少于X年，以備審計或調(diào)查查閱。第十九條商業(yè)賄賂防控。禁止在采購活動中任何形式的利益輸送，包括但不限于回扣、饋贈、旅游娛樂等。采購人員需簽署反商業(yè)賄賂承諾書，并定期接受培訓。第四章專項管理運行機制第二十條制度動態(tài)更新機制。牽頭部門每年至少對采購管理制度進行一次全面評估，根據(jù)國家法律法規(guī)變化、行業(yè)準則調(diào)整及企業(yè)業(yè)務發(fā)展需求，及時修訂制度條款。重大制度調(diào)整需經(jīng)領導小組審議通過。第二十一條風險識別預警機制。牽頭部門每月組織一次采購風險排查，對高風險環(huán)節(jié)（如緊急采購、零星采購）進行重點監(jiān)控，識別風險點后分級評估并發(fā)布預警通知，要求相關單位及時整改。第二十二條合規(guī)審查機制。采購活動必須經(jīng)過合規(guī)審查，未經(jīng)審查的采購項目一律不得實施。合規(guī)審查內(nèi)容包括采購需求的合理性、招標方式的合規(guī)性、供應商資質(zhì)的合法性、合同條款的完整性等。審查不合格的需退回重新辦理。第二十三條風險應對機制。一般風險由業(yè)務部門自行處置，重大風險需上報領導小組協(xié)調(diào)處置。風險事件處置需遵循“及時報告、分類處置、責任追究”原則，并形成處置報告存檔。第二十四條責任追究機制。對違反采購制度的行為，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、解除勞動合同等處理，情節(jié)嚴重的移交司法機關追究法律責任。責任追究需依據(jù)事實依據(jù)，做到公平公正。第二十五條評估改進機制。每年末由領導小組組織對采購管理體系的有效性進行評估，評估內(nèi)容包括制度執(zhí)行率、風險防控效果、業(yè)務效率提升等，評估結(jié)果作為制度優(yōu)化的依據(jù)。第五章專項管理保障措施第二十六條組織保障。各級領導干部需明確采購管理職責，將采購管理納入年度工作目標，確保制度落實到位。牽頭部門負責建立采購管理聯(lián)席會議制度，定期協(xié)調(diào)解決跨部門問題。第二十七條考核激勵機制。將采購合規(guī)情況納入部門及個人的年度考核，考核結(jié)果與績效、評優(yōu)掛鉤。對采購管理工作中表現(xiàn)突出的集體或個人給予獎勵，對違規(guī)行為實行一票否決。第二十八條培訓宣傳機制。分層級開展采購管理培訓，管理層重點培訓合規(guī)履職要求，業(yè)務人員重點培訓操作規(guī)范，新員工入職必須接受采購制度培訓。每年至少開展一次全員合規(guī)宣誓活動，強化合規(guī)意識。第二十九條信息化支撐。依托信息化系統(tǒng)實現(xiàn)采購流程的自動化、透明化，通過系統(tǒng)工具對供應商資質(zhì)、采購價格、履約情況等數(shù)據(jù)進行實時監(jiān)控，提升管理效率。第三十條文化建設。編制《采購合規(guī)手冊》，發(fā)布采購行為規(guī)范，通過內(nèi)部刊物、宣傳欄等方式營造全員合規(guī)氛圍。建立采購舉報機制，鼓勵員工舉報違規(guī)行為，對舉報人予以保護。第三十一條報告制度。業(yè)務部門每月向牽頭部門報送采購工作情況，牽頭部門