基本單位名錄庫維護(hù)更新制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國企業(yè)信息公示暫行條例》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及相關(guān)行業(yè)準(zhǔn)則，結(jié)合集團(tuán)母公司關(guān)于企業(yè)單位名錄庫管理的指導(dǎo)意見，以及公司為防控專項(xiàng)風(fēng)險、規(guī)范業(yè)務(wù)流程、提升管理效能的內(nèi)部需求，制定本制度。旨在明確基本單位名錄庫（以下簡稱“名錄庫”）的維護(hù)更新范圍、組織職責(zé)、操作要求及保障措施，確保名錄庫數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和時效性，防范因信息滯后或錯誤引發(fā)的合規(guī)風(fēng)險、運(yùn)營風(fēng)險及安全風(fēng)險。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工。名錄庫的維護(hù)更新涵蓋但不限于公司對外投資、采購、銷售、工程建設(shè)、資質(zhì)管理、安全生產(chǎn)、勞動用工等業(yè)務(wù)場景中涉及的單位信息管理，以及集團(tuán)母公司、行業(yè)監(jiān)管機(jī)構(gòu)要求報送的單位信息。任何單位和個人均需嚴(yán)格遵守本制度，確保名錄庫信息與實(shí)際業(yè)務(wù)情況保持高度一致。第三條本制度中下列術(shù)語含義如下：（一）“XX專項(xiàng)管理”是指公司圍繞名錄庫數(shù)據(jù)管理開展的全面風(fēng)險防控、合規(guī)審查、動態(tài)更新、應(yīng)用協(xié)同及監(jiān)督考核等工作體系。（二）“XX風(fēng)險”是指因名錄庫信息錯誤、缺失或更新不及時，可能導(dǎo)致的法律糾紛、行政處罰、經(jīng)濟(jì)損失、運(yùn)營中斷或聲譽(yù)損害等潛在威脅。（三）“XX合規(guī)”是指名錄庫管理活動需符合國家法律法規(guī)、監(jiān)管要求、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部管理制度，確保數(shù)據(jù)來源合法、流程規(guī)范、責(zé)任明確。第四條名錄庫維護(hù)更新管理遵循“全面覆蓋、責(zé)任到人、風(fēng)險導(dǎo)向、持續(xù)改進(jìn)”的原則。（一）全面覆蓋：確保所有業(yè)務(wù)場景涉及的單位信息納入名錄庫管理范圍，無遺漏。（二）責(zé)任到人：明確各級管理主體和執(zhí)行崗位的職責(zé)分工，實(shí)現(xiàn)責(zé)任閉環(huán)。（三）風(fēng)險導(dǎo)向：聚焦高風(fēng)險環(huán)節(jié)，強(qiáng)化審核與監(jiān)控，優(yōu)先防范重大風(fēng)險。（四）持續(xù)改進(jìn)：定期評估管理效果，優(yōu)化流程與技術(shù)手段，提升管理水平。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對公司名錄庫維護(hù)更新工作負(fù)總責(zé)，統(tǒng)籌決策資源，審定重大管理制度及風(fēng)險防控方案；分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織實(shí)施、監(jiān)督考核及跨部門協(xié)調(diào)。第六條公司設(shè)立專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡稱“領(lǐng)導(dǎo)小組”），由分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，牽頭部門負(fù)責(zé)人、專責(zé)部門負(fù)責(zé)人及業(yè)務(wù)部門代表組成。領(lǐng)導(dǎo)小組主要履行以下職能：（一）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)名錄庫管理工作的頂層設(shè)計(jì)，制定或修訂管理制度。（二）審批重大風(fēng)險防控方案及跨部門協(xié)作事項(xiàng)。（三）監(jiān)督評價各部門名錄庫管理成效，提出改進(jìn)要求。第七條設(shè)立名錄庫管理辦公室（以下簡稱“辦公室”），掛靠在[牽頭部門名稱]，由其負(fù)責(zé)人擔(dān)任辦公室主任。辦公室具體負(fù)責(zé)：（一）牽頭制定或修訂名錄庫管理細(xì)則，組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)與宣貫。（二）統(tǒng)籌開展風(fēng)險排查與分級評估，發(fā)布預(yù)警通知。（三）協(xié)調(diào)跨部門數(shù)據(jù)共享與信息核查工作。第八條牽頭部門職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)制定或修訂名錄庫管理制度，明確數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、更新頻率及操作流程。（二）組織專項(xiàng)風(fēng)險識別，建立風(fēng)險清單及應(yīng)對預(yù)案。（三）監(jiān)督各部門落實(shí)名錄庫管理要求，定期開展考核。（四）匯總分析管理數(shù)據(jù)，提出優(yōu)化建議。第九條專責(zé)部門職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)名錄庫業(yè)務(wù)合規(guī)審核，確保數(shù)據(jù)來源合法、內(nèi)容完整。（二）推動流程優(yōu)化，引入自動化工具提升管理效率。（三）牽頭處置重大風(fēng)險事件，協(xié)調(diào)資源進(jìn)行問題整改。第十條業(yè)務(wù)部門及下屬單位職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)本領(lǐng)域涉及單位信息的日常維護(hù)，確保新增、變更、注銷信息的及時上報。（二）開展內(nèi)部核查，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，配合專責(zé)部門完成信息補(bǔ)充或修正。（三）開展員工操作培訓(xùn)，強(qiáng)化合規(guī)意識。第十一條基層執(zhí)行崗位責(zé)任：（一）嚴(yán)格遵守崗位合規(guī)承諾，確保錄入信息的真實(shí)性、完整性。（二）及時上報發(fā)現(xiàn)的錯誤或缺失信息，不得隱瞞或遲報。（三）配合上級完成數(shù)據(jù)核查及整改要求。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十二條新增單位信息管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：新增單位信息需經(jīng)業(yè)務(wù)部門初審、專責(zé)部門合規(guī)審核、辦公室復(fù)核后入庫。信息包括單位名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、注冊地址、聯(lián)系方式等。禁止性行為：嚴(yán)禁虛構(gòu)單位信息或通過虛假資質(zhì)獲取業(yè)務(wù)機(jī)會。風(fēng)險防控點(diǎn)：核查單位是否存在異常經(jīng)營記錄、行政處罰或失信行為。第十三條單位信息變更管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：變更信息需在業(yè)務(wù)系統(tǒng)或登記簿中標(biāo)注變更原因、時間及審批記錄。重大變更（如地址、法人變更）需附證明材料。禁止性行為：擅自修改他人提交的信息，或隱瞞變更情況。風(fēng)險防控點(diǎn)：定期比對變更記錄與實(shí)際業(yè)務(wù)場景的一致性。第十四條單位信息注銷管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：注銷單位需經(jīng)業(yè)務(wù)部門確認(rèn)、專責(zé)部門審核、辦公室公告后移出名錄庫，并記錄注銷原因及時間。禁止性行為：擅自將仍在經(jīng)營的單位標(biāo)注為注銷。風(fēng)險防控點(diǎn)：核查單位是否存在未結(jié)清的合同、債務(wù)或法律糾紛。第十五條數(shù)據(jù)質(zhì)量核查管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：每月開展一次數(shù)據(jù)質(zhì)量自查，每季度進(jìn)行一次交叉比對，確保單位名稱、代碼等關(guān)鍵信息準(zhǔn)確無誤。禁止性行為：明知信息錯誤仍不及時修正。風(fēng)險防控點(diǎn)：建立錯誤數(shù)據(jù)臺賬，明確整改時限與責(zé)任人。第十六條數(shù)據(jù)安全管控：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：對敏感單位信息（如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、股權(quán)結(jié)構(gòu)）實(shí)施分級脫敏，訪問權(quán)限按需授予，記錄所有調(diào)取操作。禁止性行為：未經(jīng)授權(quán)傳播或泄露單位信息。風(fēng)險防控點(diǎn)：定期測試系統(tǒng)安全防護(hù)措施，開展應(yīng)急演練。第十七條數(shù)據(jù)共享與協(xié)同：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：通過集團(tuán)統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺實(shí)現(xiàn)跨部門信息同步，禁止重復(fù)錄入或數(shù)據(jù)孤島。禁止性行為：擅自截留或篡改共享數(shù)據(jù)。風(fēng)險防控點(diǎn)：建立數(shù)據(jù)共享協(xié)議，明確各方權(quán)利義務(wù)。第十八條異常信息處置：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：發(fā)現(xiàn)疑似違規(guī)或高風(fēng)險單位信息，需立即上報專責(zé)部門，啟動核查程序，并采取臨時管控措施（如暫停合作）。禁止性行為：隱瞞異常情況或拖延上報。風(fēng)險防控點(diǎn)：建立異常信息處置流程，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任人與時限。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十九條制度動態(tài)更新機(jī)制：每年至少開展一次制度評估，根據(jù)國家法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整或監(jiān)管要求，及時修訂制度細(xì)則。重大修訂需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過。第二十條風(fēng)險識別預(yù)警機(jī)制：（一）定期開展專項(xiàng)風(fēng)險排查，重點(diǎn)關(guān)注新增單位資質(zhì)合規(guī)性、變更信息及時性、注銷單位經(jīng)營狀態(tài)等。（二）對高風(fēng)險單位實(shí)施動態(tài)監(jiān)控，通過公開數(shù)據(jù)、行業(yè)報告等渠道驗(yàn)證信息真實(shí)性。（三）每月發(fā)布風(fēng)險預(yù)警通報，明確風(fēng)險等級及應(yīng)對措施。第二十一條合規(guī)審查機(jī)制：（一）將名錄庫信息審查嵌入業(yè)務(wù)流程，如采購招標(biāo)需核查供應(yīng)商資質(zhì)、工程投標(biāo)需核驗(yàn)施工單位資格。（二）設(shè)定“未經(jīng)審查不得實(shí)施”的硬性要求，對未按要求核實(shí)信息的行為，嚴(yán)肅追究責(zé)任。（三）專責(zé)部門對審查結(jié)果進(jìn)行抽查復(fù)核，確保審查質(zhì)量。第二十二條風(fēng)險應(yīng)對機(jī)制：（一）一般風(fēng)險：由業(yè)務(wù)部門自行整改，專責(zé)部門跟蹤驗(yàn)證。（二）重大風(fēng)險：啟動應(yīng)急預(yù)案，領(lǐng)導(dǎo)小組協(xié)調(diào)資源處置，必要時上報集團(tuán)母公司。（三）建立責(zé)任協(xié)同機(jī)制，涉及多個部門的，明確牽頭單位及配合單位。第二十三條責(zé)任追究機(jī)制：（一）違規(guī)情形：包括信息虛假、遲報、漏報、擅自修改、泄露等。（二）處罰標(biāo)準(zhǔn)：視情節(jié)輕重，給予警告、通報批評、績效扣減、紀(jì)律處分等；涉嫌犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)。（三）建立處罰臺賬，與績效考核系統(tǒng)聯(lián)動。第二十四條評估改進(jìn)機(jī)制：（一）每年年末開展管理有效性評估，涵蓋數(shù)據(jù)質(zhì)量、流程效率、風(fēng)險防控等方面。（二）通過問卷調(diào)查、訪談等方式收集反饋，形成評估報告。（三）根據(jù)評估結(jié)果制定改進(jìn)計(jì)劃，明確責(zé)任人與完成時限。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十五條組織保障：（一）各級領(lǐng)導(dǎo)干部需帶頭履行管理責(zé)任，定期聽取工作匯報。（二）辦公室每季度向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報管理進(jìn)展，必要時召開專題會議。第二十六條考核激勵機(jī)制：（一）將名錄庫管理納入部門年度考核，考核結(jié)果與評優(yōu)評先掛鉤。（二）對表現(xiàn)突出的個人給予獎勵，對履職不力的予以問責(zé)。第二十七條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）每年至少開展兩次全員培訓(xùn)，內(nèi)容包括制度要求、操作規(guī)范、風(fēng)險案例等。（二）通過內(nèi)網(wǎng)、宣傳欄等渠道發(fā)布合規(guī)手冊，營造學(xué)習(xí)氛圍。第二十八條信息化支撐：（一）建設(shè)統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺，實(shí)現(xiàn)信息自動采集、校驗(yàn)與更新。（二）引入?yún)^(qū)塊鏈技術(shù)，增強(qiáng)數(shù)據(jù)不可篡改性和可追溯性。第二十九條文化建設(shè)：（一）發(fā)布《名錄庫管理合規(guī)手冊》，明確紅線底線。（二）組織簽訂合規(guī)承諾書，強(qiáng)化全員責(zé)任意識。第三十條報告制度：（一）風(fēng)險事件上報：重大風(fēng)險事