企業(yè)內(nèi)部郵件規(guī)范指南一、規(guī)范適用范圍本指南適用于企業(yè)內(nèi)部各類正式郵件往來，涵蓋日常工作溝通、跨部門協(xié)作、信息傳達、任務(wù)分配、會議通知、制度宣貫等場景。通過統(tǒng)一郵件規(guī)范，保證信息傳遞清晰、高效、專業(yè)，減少溝通成本，維護企業(yè)內(nèi)部協(xié)作秩序。二、郵件撰寫與發(fā)送全流程步驟1：明確郵件目的與受眾目的確認：發(fā)送前清晰界定郵件核心目標（如通知事項、請求協(xié)助、匯報進度等），避免內(nèi)容模糊或偏離主題。受眾分析：區(qū)分收件人層級（上級、同事、跨部門協(xié)作方）及需求，調(diào)整語言風格（如對上級需簡潔正式，對同事可適當親和）和內(nèi)容重點。步驟2：規(guī)范撰寫郵件主題主題結(jié)構(gòu)：采用“【郵件類型】+核心事由+部門/姓名”格式，例如“【通知】關(guān)于月月度工作總結(jié)提交安排-行政部”“【請示】關(guān)于項目預(yù)算調(diào)整的申請-市場部”。主題要求：字數(shù)控制在20字以內(nèi)，避免使用“緊急”“重要”等模糊詞匯（如遇緊急事項，需通過電話或即時通訊工具同步提醒）；不使用標點符號（除“-”“/”外），避免全角符號或特殊字符。步驟3：選擇合適的收件人與抄送對象收件人（To）：郵件內(nèi)容的直接處理人或責任主體，需明確唯一性（如涉及多方協(xié)作，需標注“主要聯(lián)系人：*”）。抄送（Cc）：需知曉郵件內(nèi)容但無需直接處理的人員（如部門負責人、相關(guān)協(xié)作方），避免過度抄送造成信息冗余。密送（Bcc）：僅用于特定場景（如群發(fā)通知時保護隱私），非必要不使用。步驟4：撰寫郵件稱呼規(guī)范：對上級或跨部門領(lǐng)導(dǎo)：“尊敬的*總/經(jīng)理：”；對同事：“*同事/各位同事：”；對特定部門：“*部門全體：”。開場白：簡要說明郵件背景，例如“根據(jù)會議決議，現(xiàn)就事項通知如下”“關(guān)于*項目進展，向您匯報如下”。核心內(nèi)容：分點闡述，每點聚焦一個獨立信息，使用“1.2.3.”或“-”等符號分隔；關(guān)鍵數(shù)據(jù)（如時間、金額、數(shù)量）需加粗標注，例如“請于月日下班前提交”“預(yù)算金額為*元”。結(jié)尾：明確后續(xù)行動要求，例如“請收到后回復(fù)是否確認”“如有疑問，請于月日前聯(lián)系*”，并使用禮貌結(jié)束語，如“感謝配合！”“祝工作順利！”。步驟5：處理附件與圖片附件要求：單個附件大小不超過10MB，超過需通過企業(yè)云盤分享并附；附件命名格式：“文件名-部門-日期”，例如“月考勤統(tǒng)計表-人力資源部-2023月*日”；中需提示附件內(nèi)容，例如“相關(guān)制度文件詳見附件《*管理規(guī)定》”。圖片處理：插入圖片前需壓縮（分辨率不超過72dpi），避免因圖片過大導(dǎo)致發(fā)送失敗或接收卡頓。步驟6：發(fā)送前檢查與確認內(nèi)容校驗：檢查錯別字、標點符號、數(shù)據(jù)準確性，保證無遺漏信息；收件人復(fù)核：確認收件人、抄送對象無誤，避免誤發(fā)或錯發(fā)；發(fā)送測試：對重要郵件，可先發(fā)送至自身郵箱測試格式、附件是否正常，再正式發(fā)送。三、郵件內(nèi)容結(jié)構(gòu)模板部分規(guī)范要求示例主題【類型】+事由+部門/姓名，20字以內(nèi)【通知】關(guān)于*年度員工體檢安排的通知-行政部稱呼根據(jù)收件人層級選擇正式或親和稱呼尊敬的*總：各位同事：開場白簡述郵件背景，1-2句話說明事由根據(jù)公司會議決議，為保障項目順利推進，現(xiàn)就*工作安排通知核心內(nèi)容分點闡述，關(guān)鍵信息加粗，邏輯清晰1.提交時間：請于月日17:00前完成，逾期將影響整體進度；2.提交方式：發(fā)送至指定郵箱，文件命名格式“姓名-工號-材料名稱”；3.注意事項：材料需包含和*兩部分，缺一不可。結(jié)尾明確后續(xù)行動要求，禮貌收尾請各部門負責人務(wù)必傳達至每位員工，如有疑問，請于月日前聯(lián)系行政部，電話分機。感謝配合！署名部門+姓名（對外郵件可加職位）人力資源部：2023年月*日四、常見問題與規(guī)避建議常見問題規(guī)避建議主題模糊，如“重要通知”“請查收”采用“【類型】+具體事由”格式，例如“【請示】關(guān)于采購設(shè)備預(yù)算的申請-財務(wù)部”冗長，重點不突出拆分長段落，使用分點符號，關(guān)鍵信息（時間、要求）加粗，避免口語化表述收件人選擇錯誤（如抄送無關(guān)人員）明確“主送-處理人”“抄送-知情人”原則，非必要不抄送上級或跨部門領(lǐng)導(dǎo)附件未命名或命名不規(guī)范統(tǒng)一使用“文件名-部門-日期”格式，避免使用“新建文檔1”“最終版”等模