企業(yè)合同管理制度范本條款分類清單一、制度概述與適用范圍本制度旨在規(guī)范企業(yè)合同全生命周期管理，防范法律風(fēng)險，保障企業(yè)合法權(quán)益。適用于企業(yè)及所屬各部門、分支機構(gòu)、子公司（以下統(tǒng)稱“各單位”）在合同談判、起草、評審、簽訂、履行、變更、解除、歸檔等環(huán)節(jié)的管理活動，涵蓋采購、銷售、合作、服務(wù)、租賃等各類經(jīng)濟合同。二、條款分類清單及核心內(nèi)容（一）總則性條款立法目的與依據(jù)明確制度制定目的（如“規(guī)范合同管理，降低經(jīng)營風(fēng)險，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益”）。列出法律依據(jù)（如《_________民法典》《_________公司法》及企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)定）。適用范圍定義本制度適用的合同類型（如買賣合同、服務(wù)合同、技術(shù)開發(fā)合同等）。明確適用主體（企業(yè)各部門、員工及授權(quán)代表）。管理原則合法性原則（合同內(nèi)容不得違反法律法規(guī)及公序良俗）。風(fēng)險可控原則（建立全流程風(fēng)險防控機制）。權(quán)責(zé)對等原則（明確合同各方的權(quán)利與義務(wù)）。規(guī)范化原則（統(tǒng)一合同文本、審批流程及管理標(biāo)準(zhǔn)）。組織機構(gòu)與職責(zé)合同歸口管理部門（如法務(wù)部/風(fēng)控部）：負(fù)責(zé)制度制定、合同評審、糾紛處理、檔案管理監(jiān)督。業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)合同發(fā)起、談判、履行跟蹤、對方主體資格審查。財務(wù)部門：負(fù)責(zé)合同付款審核、發(fā)票合規(guī)性檢查、資金風(fēng)險把控。審計部門：負(fù)責(zé)合同管理流程審計、制度執(zhí)行監(jiān)督。（二）合同訂立條款主體資格審查對方主體資格要求：提供營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、授權(quán)委托書等證明文件，核實其經(jīng)營范圍、履約能力及信用狀況。禁止情形：對方為失信被執(zhí)行人、被吊銷營業(yè)執(zhí)照或處于破產(chǎn)清算程序的，不得簽訂合同。合同內(nèi)容規(guī)范核心條款必備性：明確合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法等必備條款。內(nèi)容合法性：不得約定違反法律法規(guī)的條款（如“霸王條款”或非法交易內(nèi)容）。條款明確性：避免模糊表述（如“合理期限”“適當(dāng)金額”），需量化或明確判定標(biāo)準(zhǔn)。合同文本管理文本使用原則：優(yōu)先采用國家或行業(yè)示范文本，非標(biāo)文本需經(jīng)法務(wù)部審核。文本版本控制：合同文本需標(biāo)注版本號，修訂后重新評審，避免使用舊版文本。審批流程分級審批：根據(jù)合同金額、風(fēng)險等級設(shè)置審批權(quán)限（如10萬元以下由部門負(fù)責(zé)人審批，10萬-100萬元由分管副總審批，100萬元以上由總經(jīng)理審批）。必要評審：重大合同（如投融資、并購、重大資產(chǎn)處置）需組織法務(wù)、財務(wù)、業(yè)務(wù)部門聯(lián)合評審，形成書面評審意見。（三）合同履行條款履行跟蹤機制業(yè)務(wù)部門為履行責(zé)任主體，指定專人跟蹤合同履行進(jìn)度，定期向歸口管理部門提交《合同履行情況報告》。異常處理：出現(xiàn)逾期履行、質(zhì)量不符等情形時，業(yè)務(wù)部門需在3個工作日內(nèi)啟動催告或索賠程序，并書面報告歸口管理部門。變更與解除管理變更條件：僅因不可抗力、政策調(diào)整或雙方協(xié)商一致等情形可變更合同，變更需采用書面形式并履行原審批流程。解除程序：單方解除合同需符合法定或約定條件，發(fā)出書面解除通知并留存證據(jù)；協(xié)商解除需簽訂《解除協(xié)議》，明確權(quán)利義務(wù)清算方案。收款與付款管理收款：業(yè)務(wù)部門收到款項后及時入賬，財務(wù)部門核對合同條款與收款信息一致性，避免錯付、漏付。付款：財務(wù)部門審核發(fā)票、驗收單、審批手續(xù)等憑證無誤后按合同約定付款，禁止無合同或超合同付款。（四）合同糾紛處理條款糾紛預(yù)防合同簽訂前評估法律風(fēng)險，明確違約責(zé)任及爭議解決方式（仲裁/訴訟）。履行中保留書面函件、驗收記錄、溝通記錄等證據(jù)材料。糾紛處理流程報告：業(yè)務(wù)部門發(fā)覺糾紛后立即向歸口管理部門及分管領(lǐng)導(dǎo)報告，提交《糾紛情況說明》。應(yīng)對：歸口管理部門牽頭制定應(yīng)對方案，可采取協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式，必要時聘請外部律師參與。歸檔：糾紛處理過程中形成的法律文書、證據(jù)材料等納入合同檔案統(tǒng)一管理。（五）合同檔案管理條款檔案歸檔范圍合同文本及附件（包括補充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議等）。審批文件（評審意見、審批單、授權(quán)委托書等）。履行過程中的證據(jù)材料（驗收單、付款憑證、往來函件等）。歸檔要求歸檔時限：合同簽訂后10個工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將完整材料移交歸口管理部門。保管期限：根據(jù)合同類型及風(fēng)險等級確定（如一般合同保管5年，重大合同保管15年以上）。電子檔案：建立合同電子臺賬，掃描紙質(zhì)檔案并加密存儲，保證可追溯性。（六）責(zé)任追究條款責(zé)任情形未按規(guī)定履行主體資格審查導(dǎo)致合同無效或損失的。超越權(quán)限審批或偽造合同文本的。未跟蹤合同履行導(dǎo)致糾紛擴大的。檔案管理不善導(dǎo)致遺失或泄密的。處理方式根據(jù)情節(jié)輕重給予警告、降薪、調(diào)崗等處分；造成重大損失的，依法追究法律責(zé)任。部門管理失職的，追究負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。三、制度構(gòu)建實施路徑（一）前期調(diào)研與需求分析調(diào)研范圍：覆蓋企業(yè)各部門（業(yè)務(wù)、財務(wù)、法務(wù)、行政等），梳理現(xiàn)有合同管理流程、痛點及風(fēng)險點。需求輸出：形成《合同管理需求說明書》，明確制度需解決的核心問題（如審批效率低、履約監(jiān)控不到位等）。（二）條款框架搭建參考依據(jù)：結(jié)合《民法典》等法律法規(guī)，借鑒行業(yè)優(yōu)秀企業(yè)制度搭建總則、訂立、履行、糾紛、檔案、責(zé)任六大模塊。邏輯校驗：保證條款之間無沖突（如審批流程與權(quán)限劃分一致），覆蓋合同全生命周期各環(huán)節(jié)。（三）具體條款內(nèi)容撰寫明確性要求：條款需具體可操作（如“合同金額10萬-100萬元由分管副總審批”而非“大額合同需審批”）。結(jié)合企業(yè)實際：根據(jù)企業(yè)規(guī)模、行業(yè)特性調(diào)整內(nèi)容（如制造業(yè)需強化“質(zhì)量驗收條款”，服務(wù)業(yè)需細(xì)化“服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)條款”）。（四）內(nèi)部征求意見與修訂征求意見對象：業(yè)務(wù)骨干、法務(wù)人員、財務(wù)負(fù)責(zé)人、管理層代表。修訂方向：針對反饋意見優(yōu)化條款（如簡化審批流程、補充特殊業(yè)務(wù)約定），形成制度終稿。（五）審批發(fā)布與培訓(xùn)審批流程：經(jīng)歸口管理部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審閱、總經(jīng)理辦公會批準(zhǔn)后發(fā)布。培訓(xùn)宣貫：組織全員培訓(xùn)，解讀制度要點、操作流程及責(zé)任要求，保證理解到位。（六）執(zhí)行與監(jiān)督優(yōu)化試運行：制度發(fā)布后試運行3個月，收集執(zhí)行問題并調(diào)整完善。定期評估：每年對制度執(zhí)行情況進(jìn)行審計評估，根據(jù)法律法規(guī)變化及企業(yè)發(fā)展需求修訂更新。四、條款分類與流程模板表1：企業(yè)合同管理制度條款分類表條款類別條款編號條款名稱核心內(nèi)容說明責(zé)任部門總則性條款1.1立法目的與依據(jù)明制定制度目的及法律依據(jù)法務(wù)部1.4組織機構(gòu)與職責(zé)明確各部門在合同管理中的職責(zé)分工法務(wù)部/綜合管理部合同訂立條款2.1主體資格審查對方主體資格要求及禁止情形業(yè)務(wù)部門/法務(wù)部2.3合同文本管理示范文本使用、版本控制要求業(yè)務(wù)部門/法務(wù)部2.4審批流程分級審批權(quán)限及重大合同評審要求業(yè)務(wù)部門/歸口管理部門合同履行條款3.1履行跟蹤機制履行進(jìn)度跟蹤、異常處理及時限要求業(yè)務(wù)部門3.2變更與解除管理變更/解除條件、程序及書面形式要求業(yè)務(wù)部門/法務(wù)部3.3收款與付款管理付款憑證審核、禁止無合同付款要求財務(wù)部門/業(yè)務(wù)部門合同糾紛處理條款4.1糾紛預(yù)防風(fēng)險評估、證據(jù)留存要求法務(wù)部/業(yè)務(wù)部門4.2糾紛處理流程糾紛報告、應(yīng)對方案制定、外部律師聘請程序法務(wù)部/分管領(lǐng)導(dǎo)合同檔案管理條款5.1檔案歸檔范圍歸檔材料類型及完整性要求業(yè)務(wù)部門/歸口管理部門5.2歸檔要求歸檔時限、保管期限、電子檔案管理要求歸口管理部門責(zé)任追究條款6.1責(zé)任情形需追究責(zé)任的各類行為清單人力資源部/法務(wù)部6.2處理方式處分類型及責(zé)任追究程序人力資源部表2：合同管理關(guān)鍵流程節(jié)點表流程環(huán)節(jié)關(guān)鍵節(jié)點責(zé)任崗位時限要求輸出材料合同訂立業(yè)務(wù)部門發(fā)起合同申請業(yè)務(wù)經(jīng)辦人-《合同審批單》法務(wù)部審核合同文本法務(wù)專員2個工作日《合同評審意見表》分級審批審批人按權(quán)限時限審批通過的《合同審批單》合同履行業(yè)務(wù)部門跟蹤履行進(jìn)度業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人每月/每季度《合同履行情況報告》財務(wù)部門審核付款憑證財務(wù)專員1個工作日付款憑證審核記錄合同變更/解除提出變更/解除申請業(yè)務(wù)經(jīng)辦人-《變更/解除申請表》簽訂書面變更/解除協(xié)議授權(quán)代表協(xié)商一致后《變更協(xié)議》/《解除協(xié)議》合同歸檔業(yè)務(wù)部門移交檔案材料業(yè)務(wù)經(jīng)辦人合同簽訂后10日完整合同檔案材料歸口管理部門登記歸檔檔案管理員3個工作日《合同歸檔登記表》五、制度落地關(guān)鍵提示（一）合法性審查優(yōu)先制度條款及合同文本需經(jīng)專業(yè)法務(wù)人員審核，保證符合最新法律法規(guī)要求，避免因條款無效導(dǎo)致法律風(fēng)險。（二）與現(xiàn)有制度銜接若企業(yè)已有采購、銷售、財務(wù)等專項管理制度，本制度需與之銜接，避免沖突或重復(fù)（如審批流程與財務(wù)付款流程的匹配）。（三）強化培訓(xùn)與宣貫通過案例講解、實操演練等方式，保證各部門員工理解制度要求，尤其關(guān)注業(yè)務(wù)部門的合同談判技巧及風(fēng)險點