工程項(xiàng)目聯(lián)絡(luò)單管理辦法第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范工程項(xiàng)目管理過程中的信息傳遞、溝通協(xié)調(diào)及事項(xiàng)處理，確保項(xiàng)目各項(xiàng)工作有序推進(jìn)，明確各方責(zé)任，提高工作效率，保障項(xiàng)目目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)，特制定本辦法。本辦法依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司項(xiàng)目管理相關(guān)規(guī)定，并結(jié)合工程項(xiàng)目實(shí)際情況編制。第二條定義本辦法所稱工程項(xiàng)目聯(lián)絡(luò)單（以下簡稱“聯(lián)絡(luò)單”）是指在工程項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目參與各方（包括但不限于建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位及其他相關(guān)協(xié)作單位）之間，就項(xiàng)目技術(shù)、質(zhì)量、安全、進(jìn)度、合同、商務(wù)等事宜進(jìn)行書面溝通、請(qǐng)示、答復(fù)、通知、確認(rèn)或提出要求時(shí)所使用的標(biāo)準(zhǔn)化書面文件。第三條適用范圍本辦法適用于公司所有新建、改建、擴(kuò)建及維保類工程項(xiàng)目的聯(lián)絡(luò)單管理工作。項(xiàng)目各參與方在項(xiàng)目實(shí)施全過程中涉及的各類書面聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)，均應(yīng)遵循本辦法規(guī)定。第四條基本原則聯(lián)絡(luò)單管理應(yīng)遵循以下原則：1.規(guī)范性原則：聯(lián)絡(luò)單的格式、填寫、簽發(fā)、傳遞、接收、處理、回復(fù)、歸檔等環(huán)節(jié)均應(yīng)符合本辦法規(guī)定。2.及時(shí)性原則：聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)應(yīng)及時(shí)發(fā)起、及時(shí)傳遞、及時(shí)處理、及時(shí)回復(fù)，避免因延誤造成項(xiàng)目損失或影響項(xiàng)目進(jìn)度。3.準(zhǔn)確性原則：聯(lián)絡(luò)單內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、清晰，語言表達(dá)應(yīng)規(guī)范、簡練，避免歧義。4.閉環(huán)管理原則：聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)應(yīng)做到有發(fā)起、有處理、有回復(fù)、有跟蹤、有記錄，形成管理閉環(huán)。5.責(zé)任明確原則：聯(lián)絡(luò)單的簽發(fā)、接收、處理等環(huán)節(jié)的責(zé)任主體應(yīng)明確，確保事事有人管，件件有著落。第二章聯(lián)絡(luò)單的編制與發(fā)起第五條發(fā)起條件凡工程項(xiàng)目實(shí)施過程中出現(xiàn)下列情況之一，且需要以書面形式與相關(guān)方進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)或確認(rèn)時(shí)，應(yīng)發(fā)起聯(lián)絡(luò)單：1.對(duì)合同條款、設(shè)計(jì)文件、技術(shù)規(guī)范等存在疑問或需要澄清的；2.發(fā)生設(shè)計(jì)變更、工程洽商等需要確認(rèn)或備案的；3.涉及工程進(jìn)度、質(zhì)量、安全等方面需要告知、提醒或請(qǐng)求協(xié)調(diào)的；4.需要其他單位配合完成某項(xiàng)工作或提供相關(guān)資料的；5.發(fā)生爭議或需要澄清責(zé)任的；6.其他需要書面聯(lián)絡(luò)的重要事項(xiàng)。第六條主要內(nèi)容聯(lián)絡(luò)單應(yīng)至少包含以下主要內(nèi)容：1.聯(lián)絡(luò)單編號(hào)：由發(fā)起單位按本辦法規(guī)定的規(guī)則進(jìn)行編號(hào)。2.標(biāo)題：簡明扼要地概括聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)的核心內(nèi)容。3.基本信息：包括發(fā)起單位、接收單位、抄送單位（如有）、發(fā)起日期、項(xiàng)目名稱、相關(guān)合同號(hào)（如有）、涉及工程部位或?qū)I(yè)等。4.事由與詳細(xì)說明：清晰、準(zhǔn)確地描述聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)的背景、具體內(nèi)容、存在問題、相關(guān)依據(jù)等。必要時(shí)應(yīng)附相關(guān)圖紙、照片、記錄等支撐材料。5.聯(lián)絡(luò)要求：明確提出聯(lián)絡(luò)的目的、希望對(duì)方采取的行動(dòng)（如答復(fù)、確認(rèn)、配合、解釋等）以及期望的回復(fù)時(shí)限。6.附件：列出隨聯(lián)絡(luò)單一同提交的附件名稱及份數(shù)。7.簽署欄：包括發(fā)起單位經(jīng)辦人、部門負(fù)責(zé)人（或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）簽字及單位蓋章。第七條編號(hào)規(guī)則聯(lián)絡(luò)單編號(hào)應(yīng)具有唯一性和可追溯性，建議包含項(xiàng)目代號(hào)、年份、順序號(hào)等要素。具體編號(hào)規(guī)則由公司項(xiàng)目管理部門統(tǒng)一制定或授權(quán)項(xiàng)目部根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)確定，并在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)予以明確。例如：[項(xiàng)目簡稱]-[年份]-LL-[順序號(hào)]。第八條編制要求1.聯(lián)絡(luò)單應(yīng)使用公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式（如有）或符合本辦法第六條內(nèi)容要求的格式進(jìn)行編制。2.內(nèi)容應(yīng)條理清晰，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，語言規(guī)范，字跡（或打?。┣逦?。3.涉及技術(shù)參數(shù)、工程量等數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)確保準(zhǔn)確無誤。4.對(duì)于復(fù)雜事項(xiàng)，可分點(diǎn)闡述，必要時(shí)可附圖說明。5.聯(lián)絡(luò)單編制完成后，應(yīng)由發(fā)起單位相關(guān)負(fù)責(zé)人審核，確保內(nèi)容合規(guī)、完整。第三章聯(lián)絡(luò)單的傳遞與接收第九條傳遞方式聯(lián)絡(luò)單一般應(yīng)采用書面形式（紙質(zhì)版）傳遞，并由接收方簽收。在確?？勺匪菪院桶踩缘那疤嵯拢?jīng)各方協(xié)商一致，也可采用符合公司規(guī)定的電子化信息平臺(tái)進(jìn)行傳遞。重要聯(lián)絡(luò)單建議采用專人送達(dá)、掛號(hào)信或快遞等可追蹤的方式傳遞。第十條簽收確認(rèn)1.接收單位在收到聯(lián)絡(luò)單（包括紙質(zhì)版和電子版，電子版以系統(tǒng)記錄為準(zhǔn)）后，應(yīng)在聯(lián)絡(luò)單回執(zhí)聯(lián)（或簽收記錄表）上簽字確認(rèn)，注明接收日期和時(shí)間，并由接收人簽字。2.若采用電子化平臺(tái)傳遞，系統(tǒng)應(yīng)具備接收確認(rèn)功能，接收操作完成即視為簽收。3.對(duì)于內(nèi)容不完整、格式不符合要求或不屬于本單位受理范圍的聯(lián)絡(luò)單，接收單位可拒絕簽收，并向發(fā)起單位說明理由，由發(fā)起單位完善后重新提交。第十一條內(nèi)部流轉(zhuǎn)接收單位簽收聯(lián)絡(luò)單后，應(yīng)及時(shí)交由本單位相關(guān)負(fù)責(zé)人或經(jīng)辦部門進(jìn)行處理。內(nèi)部流轉(zhuǎn)應(yīng)確保及時(shí)、高效，避免延誤。第四章聯(lián)絡(luò)單的處理與回復(fù)第十二條處理時(shí)限1.接收單位應(yīng)根據(jù)聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)的緊急程度和重要性，在聯(lián)絡(luò)單要求的時(shí)限內(nèi)（如無明確要求，應(yīng)在合理期限內(nèi)，一般不超過收到聯(lián)絡(luò)單后的三個(gè)工作日）予以處理和回復(fù)。2.對(duì)于情況復(fù)雜，無法在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成處理和回復(fù)的，接收單位應(yīng)在時(shí)限內(nèi)先向發(fā)起單位發(fā)出初步反饋，說明情況并告知預(yù)計(jì)的回復(fù)時(shí)間。第十三條處理要求1.接收單位應(yīng)認(rèn)真研究聯(lián)絡(luò)單內(nèi)容，核實(shí)相關(guān)情況，依據(jù)合同條款、法律法規(guī)、技術(shù)規(guī)范及項(xiàng)目相關(guān)約定進(jìn)行處理。2.處理過程中如需其他單位或部門配合，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行內(nèi)部或外部協(xié)調(diào)。3.對(duì)于涉及重大變更、費(fèi)用增減、工期調(diào)整等事項(xiàng)的聯(lián)絡(luò)單，接收單位應(yīng)進(jìn)行充分論證和審核。第十四條回復(fù)內(nèi)容1.回復(fù)應(yīng)針對(duì)聯(lián)絡(luò)單提出的事項(xiàng)和要求，給出明確、具體的答復(fù)。答復(fù)意見應(yīng)具有確定性，避免使用模糊、模棱兩可的語言。2.回復(fù)內(nèi)容一般包括：對(duì)聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)的理解、調(diào)查核實(shí)情況、處理意見、采取的措施、同意或不同意的明確表態(tài)、需要進(jìn)一步協(xié)調(diào)的問題等。3.回復(fù)應(yīng)使用規(guī)范的回復(fù)格式，注明針對(duì)的聯(lián)絡(luò)單編號(hào)，并由回復(fù)單位負(fù)責(zé)人簽字并加蓋單位公章（或項(xiàng)目專用章，根據(jù)授權(quán)）。4.若同意聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)，應(yīng)明確后續(xù)工作安排；若不同意，應(yīng)詳細(xì)說明理由和依據(jù)；若部分同意，應(yīng)明確同意部分和不同意部分及理由。第十五條異議處理若發(fā)起單位對(duì)接收單位的回復(fù)意見有異議，可在收到回復(fù)后規(guī)定期限內(nèi)（一般不超過三個(gè)工作日）再次發(fā)出聯(lián)絡(luò)單進(jìn)行溝通，或通過會(huì)議等其他方式進(jìn)行協(xié)調(diào)解決。如協(xié)調(diào)不成，按合同約定的爭議解決方式處理。第五章聯(lián)絡(luò)單的執(zhí)行與反饋第十六條執(zhí)行跟蹤聯(lián)絡(luò)單的發(fā)起單位和回復(fù)單位均應(yīng)對(duì)聯(lián)絡(luò)單中明確的事項(xiàng)執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤。發(fā)起單位負(fù)責(zé)監(jiān)督聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)的落實(shí)情況，回復(fù)單位負(fù)責(zé)按回復(fù)意見組織實(shí)施。第十七條結(jié)果反饋對(duì)于聯(lián)絡(luò)單中要求采取具體行動(dòng)的事項(xiàng)，執(zhí)行完畢后，執(zhí)行單位應(yīng)及時(shí)將結(jié)果反饋給相關(guān)方。必要時(shí)，應(yīng)提供相關(guān)證明材料。第六章聯(lián)絡(luò)單的歸檔與管理第十八條歸檔責(zé)任聯(lián)絡(luò)單的發(fā)起單位和接收單位均負(fù)有歸檔責(zé)任。發(fā)起單位應(yīng)將發(fā)出的聯(lián)絡(luò)單（包括附件）及其回復(fù)件一并歸檔；接收單位應(yīng)將收到的聯(lián)絡(luò)單及其回復(fù)件（如有）一并歸檔。第十九條歸檔要求1.聯(lián)絡(luò)單及其附件、回復(fù)件等應(yīng)按照項(xiàng)目檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理、編號(hào)、裝訂，確保齊全、完整、有序。2.歸檔材料應(yīng)包括聯(lián)絡(luò)單原件（或具有同等效力的電子掃描件）、簽收記錄、回復(fù)單原件（或具有同等效力的電子掃描件）等。3.電子化歸檔應(yīng)確保數(shù)據(jù)安全、存儲(chǔ)可靠、查閱方便，并符合公司檔案管理電子化相關(guān)規(guī)定。第二十條保管期限聯(lián)絡(luò)單作為工程項(xiàng)目重要的過程文件，其保管期限應(yīng)不低于項(xiàng)目保修期結(jié)束后若干年，并應(yīng)符合國家及公司關(guān)于工程檔案保管期限的相關(guān)規(guī)定。第二十一條查閱利用聯(lián)絡(luò)單檔案的查閱、復(fù)制應(yīng)履行相應(yīng)的審批手續(xù)，遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案的安全性和保密性。第七章監(jiān)督與責(zé)任第二十二條監(jiān)督檢查公司項(xiàng)目管理部門及項(xiàng)目部應(yīng)將聯(lián)絡(luò)單的管理情況納入項(xiàng)目日常管理和監(jiān)督檢查范圍，定期或不定期對(duì)聯(lián)絡(luò)單的編制、傳遞、處理、回復(fù)、歸檔等環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，確保本辦法的有效執(zhí)行。第二十三條責(zé)任追究對(duì)于因聯(lián)絡(luò)單管理不當(dāng)（如漏發(fā)、遲發(fā)、漏簽、遲復(fù)、處理不當(dāng)、歸檔不及時(shí)或丟失等）造成項(xiàng)目損失、工期延誤、質(zhì)量問題或引發(fā)糾紛的，將視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任單位或責(zé)任人進(jìn)行通報(bào)批評(píng)或追究相應(yīng)責(zé)任。第八章附則第二十四條解釋權(quán)本辦法由公司[指定部門，如：工程管理部或項(xiàng)目管理中心]負(fù)