機(jī)關(guān)單位文檔資料管理規(guī)范一、引言機(jī)關(guān)單位文檔資料是單位在履行職能、開展工作過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是機(jī)關(guān)單位工作的重要組成部分和寶貴財富。規(guī)范文檔資料管理，對于確保工作的連續(xù)性、提高工作效率、保障信息安全、促進(jìn)決策科學(xué)化具有至關(guān)重要的意義。為進(jìn)一步加強(qiáng)我單位文檔資料管理工作，使其制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，特制定本規(guī)范。二、總則（一）定義本規(guī)范所稱機(jī)關(guān)單位文檔資料（以下簡稱“文檔資料”），是指機(jī)關(guān)單位在公務(wù)活動中形成的，反映單位工作活動、具有查考利用價值的各種門類和載體的歷史記錄，包括紙質(zhì)文件、電子文檔、音像資料、實物等。（二）管理原則文檔資料管理遵循以下原則：1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級負(fù)責(zé)：實行單位統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下的部門分工負(fù)責(zé)制，明確各級各類人員職責(zé)。2.規(guī)范有序，全程管理：從文檔資料的形成、辦理、積累、整理、鑒定、歸檔、保管到利用、銷毀，實行全過程規(guī)范化管理。3.安全保密，嚴(yán)防泄密：嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律法規(guī)，確保涉密和敏感文檔資料的安全。4.真實準(zhǔn)確，完整系統(tǒng)：保證文檔資料的真實性、準(zhǔn)確性、完整性和系統(tǒng)性，如實反映單位工作情況。5.便于利用，服務(wù)工作：在安全保密的前提下，優(yōu)化文檔資料管理流程，為單位各項工作提供有效服務(wù)。（三）適用范圍本規(guī)范適用于本機(jī)關(guān)單位所有部門及全體工作人員在公務(wù)活動中形成的各類文檔資料的管理。三、管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）單位辦公室（或指定檔案室）單位辦公室（或指定檔案室，下同）是文檔資料管理的職能部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查本單位的文檔資料管理工作。主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)文檔資料管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本單位文檔資料管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)對各部門文檔資料管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。3.負(fù)責(zé)接收、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用本單位的歸檔文檔資料。4.組織實施文檔資料的數(shù)字化加工和信息化管理工作。5.按規(guī)定向上級檔案主管部門或同級國家綜合檔案館移交檔案。6.負(fù)責(zé)過期文檔資料的銷毀鑒定與組織工作。（二）各業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門是文檔資料形成和前期管理的責(zé)任主體，應(yīng)指定專人（兼職檔案員）負(fù)責(zé)本部門文檔資料的收集、整理、預(yù)歸檔和向單位辦公室（檔案室）移交工作。主要職責(zé)包括：1.嚴(yán)格執(zhí)行本單位文檔資料管理規(guī)定，做好本部門文檔資料的日常積累、收集和初步整理。2.按照規(guī)定期限和要求，將符合歸檔條件的文檔資料向單位辦公室（檔案室）移交。3.協(xié)助單位辦公室（檔案室）開展文檔資料的利用和編研工作。（三）工作人員全體工作人員在公務(wù)活動中形成的文檔資料，均有責(zé)任及時、完整地收集整理，并按規(guī)定移交本部門兼職檔案員或單位辦公室（檔案室），不得私自留存、銷毀或據(jù)為己有。四、文檔資料的形成與辦理（一）文檔資料的形成1.工作人員在公務(wù)活動中應(yīng)規(guī)范制作各類文檔資料，確保其內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，格式規(guī)范，字跡清晰，符合國家及本單位有關(guān)公文處理和文檔制作的規(guī)定。2.電子文檔的形成應(yīng)符合相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，確保其真實性、完整性、可用性和安全性。重要電子文檔應(yīng)同時形成紙質(zhì)備份或采用可靠的電子歸檔方式。（二）文檔資料的辦理與積累1.文檔資料在辦理過程中，承辦人應(yīng)妥善保管，防止丟失、損毀或泄密。2.建立健全文檔資料積累制度，各部門及工作人員應(yīng)將辦理完畢的文檔資料及時進(jìn)行分類、排序，確保不遺漏。五、文檔資料的收集與整理（一）收集范圍凡是反映本單位工作活動、具有查考利用價值的各種門類和載體的文檔資料，均屬收集歸檔范圍。主要包括：1.本單位制定的各類文件、會議紀(jì)要、工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。2.對外行文、收文及其辦理過程中的相關(guān)材料。3.重要的會議材料（會議通知、議程、紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、討論材料等）。4.本單位在公務(wù)活動中形成的合同、協(xié)議、證書、獎狀、照片、錄音錄像等。5.其他具有保存價值的文檔資料。（二）收集要求1.收集要及時，做到隨辦隨收或定期收集（如每月、每季度）。2.收集要完整，確保每份文檔資料的各個組成部分（如正文、附件、審批件、轉(zhuǎn)發(fā)件等）齊全。3.收集要準(zhǔn)確，確保文檔資料的內(nèi)容與形成過程一致。（三）整理與組卷1.遵循文檔資料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.按照年度、組織機(jī)構(gòu)（或問題）、保管期限等進(jìn)行分類。3.對文檔資料進(jìn)行編號、排列、編寫頁碼、填寫卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂成冊（或裝盒）。4.電子文檔應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理、存儲，并建立相應(yīng)的檢索目錄。六、文檔資料的歸檔（一）歸檔時限1.年度性文檔資料，一般應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.專項工作、重要會議、重大活動形成的文檔資料，應(yīng)在工作結(jié)束或活動完畢后三個月內(nèi)完成歸檔。3.基建項目、科研課題等形成的文檔資料，應(yīng)在項目或課題驗收后三個月內(nèi)完成歸檔。4.電子文檔應(yīng)與紙質(zhì)文檔同步形成、同步歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的文檔資料必須是辦理完畢、具有保存價值的正式文本。2.歸檔的文檔資料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合整理規(guī)范要求。3.涉密文檔資料的歸檔，必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，單獨存放，專柜保管。4.移交歸檔時，應(yīng)填寫《文檔資料移交清單》，雙方核對無誤后簽字確認(rèn)，清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份。七、文檔資料的保管與保護(hù)（一）庫房管理1.文檔資料庫房應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵等“九防”措施。2.庫房內(nèi)保持適宜的溫度（14-24℃）和相對濕度（45-60%）。3.庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和存放易燃易爆物品。4.建立庫房管理制度，定期進(jìn)行安全檢查和環(huán)境監(jiān)測。（二）載體保護(hù)1.紙質(zhì)文檔資料應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的紙張、墨水、裝訂材料。2.對破損、褪色的文檔資料應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。3.電子文檔應(yīng)存儲在安全可靠的載體上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。存儲介質(zhì)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源。4.照片、錄音錄像帶、光盤等特殊載體文檔資料，應(yīng)按照其特性采取相應(yīng)的保護(hù)措施。（三）日常管理1.建立文檔資料臺賬，對入庫文檔資料進(jìn)行詳細(xì)登記、統(tǒng)計。2.文檔資料的存放應(yīng)科學(xué)有序，便于查找。3.嚴(yán)格執(zhí)行庫房出入制度，非管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。八、文檔資料的利用與借閱（一）利用原則文檔資料的利用應(yīng)遵循“內(nèi)外有別、按需提供、嚴(yán)格審批、注意保密”的原則。（二）利用范圍與權(quán)限1.本單位工作人員因工作需要查閱非涉密文檔資料，須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意，到單位辦公室（檔案室）辦理查閱手續(xù)。2.查閱涉密文檔資料，須經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。3.外單位人員查閱本單位文檔資料，須持單位介紹信和有效身份證件，經(jīng)單位辦公室（檔案室）負(fù)責(zé)人審核，并報本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.查閱涉及黨和國家秘密、商業(yè)秘密、工作秘密以及個人隱私的文檔資料，必須嚴(yán)格按照保密規(guī)定執(zhí)行，不得擅自擴(kuò)大知悉范圍。（三）借閱規(guī)定1.借閱文檔資料必須填寫《文檔資料借閱登記表》，注明借閱人、部門、借閱事由、借閱期限、文檔資料名稱及編號等。2.借閱期限一般不超過十五個工作日，確需延長的，須辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱的文檔資料不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪、污損，不得擅自復(fù)制、拍攝、抄錄（經(jīng)批準(zhǔn)的除外）。4.涉密文檔資料原則上不得帶出閱檔室，確因工作需要帶出的，須經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取嚴(yán)格的保密措施。5.借閱人應(yīng)按時歸還所借文檔資料，歸還時由管理人員當(dāng)面核對無誤后注銷。九、文檔資料的鑒定與銷毀（一）鑒定1.文檔資料的保管期限分為永久、定期（長期、短期）。歸檔時應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和文檔資料的實際價值確定保管期限。2.對于保管期限已滿的文檔資料，由單位辦公室（檔案室）會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行鑒定，提出存毀意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的文檔資料，應(yīng)按規(guī)定程序報單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。2.銷毀文檔資料前，必須編制《文檔資料銷毀清冊》，詳細(xì)列明銷毀文檔資料的名稱、數(shù)量、起止年度、銷毀原因等。3.銷毀涉密文檔資料，必須嚴(yán)格按照保密規(guī)定執(zhí)行，由兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。嚴(yán)禁將銷毀的文檔資料作為廢紙出售或隨意丟棄。4.《文檔資料銷毀清冊》應(yīng)永久保存。十、數(shù)字化與信息化管理（一）數(shù)字化加工積極推進(jìn)文檔資料的數(shù)字化加工工作，對重要的紙質(zhì)文檔資料進(jìn)行掃描、著錄、存儲，建立數(shù)字檔案庫。數(shù)字化加工應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)字副本的真實性、完整性、可用性和安全性。（二）信息化系統(tǒng)建設(shè)建立健全文檔資料管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)文檔資料的著錄、存儲、檢索、利用、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)的信息化管理。加強(qiáng)系統(tǒng)安全保密措施，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。（三）電子文檔管理1.電子文檔的形成、流轉(zhuǎn)、歸檔應(yīng)符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》要求。2.確保電子文檔的真實性，采用可靠的電子簽名或其他身份認(rèn)證技術(shù)。3.電子文檔應(yīng)定期進(jìn)行備份，并轉(zhuǎn)換為符合長期保存要求的格式。十一、監(jiān)督與責(zé)任追究1.單位辦公室（檔案室）應(yīng)定期對各部門文檔資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見。2.對在文檔資料管理工作中做出顯著成績的部門和個人，單位應(yīng)予以表彰和獎勵。3.對違反本規(guī)范，造成文檔