2026年航空物流公司采購異常處理管理制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范本公司采購業(yè)務(wù)全流程異常事項的識別、處置、復(fù)盤與改進工作，建立標準化、閉環(huán)式的采購異常處理體系，及時化解采購環(huán)節(jié)各類風(fēng)險，保障公司生產(chǎn)運營所需物資的穩(wěn)定供應(yīng)，降低異常事項帶來的成本損失、供應(yīng)中斷等負面影響，結(jié)合航空物流行業(yè)采購特性、公司采購管理實際及相關(guān)法律法規(guī)要求，特制定本制度。本制度為公司采購異常管理的核心規(guī)范性文件，所有涉及采購業(yè)務(wù)的部門及崗位人員均需嚴格遵照執(zhí)行。第二條適用范圍本制度適用于公司各部門開展的全部采購業(yè)務(wù)中異常事項的處理，涵蓋航空物流作業(yè)所需普通物資、特種物資、應(yīng)急物資采購過程中出現(xiàn)的各類異常；涉及常規(guī)采購、緊急采購、招標采購、詢比價采購等全采購類型的異常處理；適用于采購部、質(zhì)量管理部、倉儲部、財務(wù)部、運營管理部、供應(yīng)商管理部等相關(guān)部門及采購專員、質(zhì)量驗收專員、倉儲管理員、部門負責(zé)人等對應(yīng)崗位人員；外部合作單位委托采購業(yè)務(wù)出現(xiàn)的異常處理，參照本制度執(zhí)行，特殊合作條款另有約定的從其約定。第三條核心原則采購異常處理遵循“快速響應(yīng)、分級處置、權(quán)責(zé)明確、閉環(huán)管理、預(yù)防為先”的核心原則。異常事項一經(jīng)發(fā)現(xiàn)需在規(guī)定時限內(nèi)啟動處置流程，避免風(fēng)險擴大；根據(jù)異常影響范圍、損失程度、處置難度劃分等級，匹配差異化的處置權(quán)限和流程；明確各崗位在異常處理中的職責(zé)邊界，避免推諉扯皮；異常處理需完成“發(fā)現(xiàn)-上報-核實-處置-驗收-復(fù)盤”全流程閉環(huán)，留存完整記錄；通過復(fù)盤分析異常根源，優(yōu)化采購流程和管理機制，降低同類異常重復(fù)發(fā)生概率。第四條合規(guī)依據(jù)采購異常處理工作嚴格遵守《中華人民共和國民法典》中關(guān)于買賣合同履行、違約責(zé)任認定的相關(guān)規(guī)定，符合《產(chǎn)品質(zhì)量法》對物資質(zhì)量爭議處理的要求，契合《政府采購法實施條例》中采購異常處置的相關(guān)規(guī)范；涉及危險品、保稅物資采購異常的處理，需遵循海關(guān)、民航行業(yè)監(jiān)管部門的相關(guān)要求；異常處理過程中的資金結(jié)算、索賠追償?shù)仁马棧璺稀稌嫹ā芳肮矩攧?wù)管理制度的規(guī)定，確保異常處置全流程合法合規(guī)。第二章采購異常分類與識別標準第五條采購異常分類采購異常按發(fā)生環(huán)節(jié)及性質(zhì)劃分為六大類：供應(yīng)類異常，指供應(yīng)商履約環(huán)節(jié)出現(xiàn)的異常，包括供應(yīng)商斷供、供貨延遲、履約能力下降、拒絕供貨等；質(zhì)量類異常，指采購物資驗收或使用環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題，包括物資質(zhì)量不達標、規(guī)格型號不符、性能參數(shù)偏離要求、批次性質(zhì)量缺陷等；價格類異常，指采購價格及結(jié)算環(huán)節(jié)出現(xiàn)的異常，包括價格異常波動、結(jié)算金額爭議、報價虛高、收費項目不合理等；交付類異常，指物資運輸及交付環(huán)節(jié)出現(xiàn)的異常，包括運輸破損、交付數(shù)量短缺/溢余、交付地點錯誤、物流延誤等；合規(guī)類異常，指采購過程中違反法律法規(guī)或公司制度的異常，包括供應(yīng)商資質(zhì)失效、采購合同條款違規(guī)、稅務(wù)票據(jù)不合規(guī)、采購流程未按規(guī)定執(zhí)行等；應(yīng)急類異常，指突發(fā)情況導(dǎo)致的采購異常，包括自然災(zāi)害導(dǎo)致供應(yīng)商無法供貨、監(jiān)管政策突變影響采購執(zhí)行、突發(fā)公共事件導(dǎo)致物資需求緊急調(diào)整等。第六條異常識別標準與觸發(fā)條件各類采購異常需依據(jù)明確標準識別，滿足觸發(fā)條件時立即啟動處置流程：供應(yīng)類異常觸發(fā)條件為供應(yīng)商未按合同約定時間供貨超過4小時、供應(yīng)商明確表示無法按約定供貨、供應(yīng)商生產(chǎn)經(jīng)營狀況惡化可能影響履約等；質(zhì)量類異常觸發(fā)條件為物資驗收時關(guān)鍵指標不符合采購技術(shù)要求、使用過程中出現(xiàn)非人為因素的質(zhì)量故障、同一批次物資不合格率超過5%等；價格類異常觸發(fā)條件為實際采購價格超出公司采購預(yù)算或市場公允價格10%以上、結(jié)算金額與合同約定不符且差異金額超過5000元、發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在價格欺詐行為等；交付類異常觸發(fā)條件為物資運輸破損率超過合同約定標準、交付數(shù)量與訂單數(shù)量差異超過3%、交付地點與約定不符導(dǎo)致二次運輸?shù)?；合?guī)類異常觸發(fā)條件為供應(yīng)商資質(zhì)在采購過程中失效、采購合同未經(jīng)合規(guī)審核即簽訂、稅務(wù)票據(jù)存在虛假或不合規(guī)情形等；應(yīng)急類異常觸發(fā)條件為自然災(zāi)害、突發(fā)公共事件等不可抗力影響采購執(zhí)行，監(jiān)管部門臨時調(diào)整采購相關(guān)政策導(dǎo)致原采購方案無法執(zhí)行等。第三章采購異常處理通用流程第七條異常發(fā)現(xiàn)與上報采購異常的發(fā)現(xiàn)主體包括采購專員、倉儲驗收人員、質(zhì)量檢測人員、使用部門人員等，發(fā)現(xiàn)異常后需立即記錄異常基本信息，包括異常類型、涉及物資名稱及數(shù)量、發(fā)生時間、發(fā)現(xiàn)人、初步影響評估等；普通異常需在2小時內(nèi)上報至采購部負責(zé)人，重大異常（影響公司正常運營、損失金額超過5萬元、涉及特種物資供應(yīng)中斷等）需在30分鐘內(nèi)逐級上報至公司采購分管領(lǐng)導(dǎo)，同時報備運營管理部；上報可采用書面、系統(tǒng)填報、口頭（緊急情況）等方式，口頭上報后需在1小時內(nèi)補充書面記錄。第八條異常核實與定級采購部負責(zé)人接到異常上報后，需在4小時內(nèi)組織相關(guān)人員核實異常情況，包括核對采購合同、訂單、驗收記錄等資料，與供應(yīng)商、使用部門、倉儲部門等溝通確認異常細節(jié)，評估異常造成的實際損失和潛在影響；異常核實完成后按影響程度劃分為三級：一級異常（輕微異常），指影響范圍小、損失金額在1萬元以內(nèi)、可快速處置且無后續(xù)風(fēng)險的異常；二級異常（一般異常），指影響部分業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、損失金額在1萬至5萬元之間、需多部門協(xié)同處置的異常；三級異常（重大異常），指影響公司整體運營、損失金額超過5萬元、需公司高層介入處置或涉及合規(guī)風(fēng)險的異常。異常定級結(jié)果需書面記錄并告知相關(guān)部門。第九條異常處置方案制定針對核實定級后的采購異常，由對應(yīng)責(zé)任主體制定處置方案：一級異常由采購專員制定處置方案，報采購部負責(zé)人審批；二級異常由采購部負責(zé)人牽頭，聯(lián)合質(zhì)量管理部、倉儲部等相關(guān)部門制定處置方案，報采購分管領(lǐng)導(dǎo)審批；三級異常由采購分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，組建臨時處置小組，聯(lián)合運營管理部、財務(wù)部、法務(wù)部等制定處置方案，報公司總經(jīng)理審批。處置方案需明確處置目標、具體措施、責(zé)任人員、完成時限、資源保障、風(fēng)險防控等內(nèi)容，確保方案具備可操作性。第十條方案執(zhí)行與跟蹤處置方案獲批后，責(zé)任人員需立即執(zhí)行，相關(guān)部門需無條件配合；采購部指定專人跟蹤處置進度，一級異常每4小時更新一次進度，二級異常每2小時更新一次進度，三級異常實時跟蹤并及時上報；跟蹤過程中需記錄處置措施執(zhí)行情況、供應(yīng)商配合程度、物資供應(yīng)恢復(fù)情況、損失追償進展等信息；若處置過程中發(fā)現(xiàn)方案存在不足或異常情況發(fā)生變化，需及時調(diào)整方案并按原審批流程報備；處置過程中涉及與供應(yīng)商溝通協(xié)商的，需留存書面溝通記錄，包括郵件、函件、會議紀要等。第十一條異常閉環(huán)與記錄異常處置完成后，需由審批人組織驗收，確認異常已解決、損失已追償（如有）、物資供應(yīng)恢復(fù)正常（如有）；驗收通過后，由采購專員完成異常處理閉環(huán)記錄，內(nèi)容包括異常基本信息、處置過程、處置結(jié)果、損失金額、追償情況、責(zé)任認定等；所有異常處理記錄需按公司檔案管理規(guī)定歸檔，留存期限不少于5年，作為采購管理復(fù)盤、供應(yīng)商評價、崗位考核的重要依據(jù)。第四章各類采購異常專項處理規(guī)范第十二條供應(yīng)類異常處理供應(yīng)商斷供異常處置：立即啟動備用供應(yīng)商名錄，協(xié)調(diào)備用供應(yīng)商緊急供貨，同時向原供應(yīng)商發(fā)出書面催告函，要求其說明斷供原因并限期恢復(fù)供貨；若原供應(yīng)商無法恢復(fù)供貨，按合同約定追究其違約責(zé)任，同時重新組織采購流程補充物資。供貨延遲異常處置：根據(jù)物資需求緊急程度，協(xié)調(diào)供應(yīng)商加快供貨進度，或采取空運、加急物流等方式縮短交付時間；若延遲供貨造成損失，需與供應(yīng)商協(xié)商賠償事宜，賠償金額需經(jīng)財務(wù)部審核確認；同時評估延遲供貨對公司運營的影響，調(diào)整生產(chǎn)作業(yè)計劃。供應(yīng)商履約能力下降異常處置：立即對供應(yīng)商進行履約能力復(fù)核，包括實地核查生產(chǎn)經(jīng)營狀況、資金流情況等；若供應(yīng)商短期內(nèi)可恢復(fù)履約能力，可協(xié)商調(diào)整供貨計劃；若供應(yīng)商無法恢復(fù)履約能力，及時終止采購合同，重新選擇供應(yīng)商，避免持續(xù)損失。第十三條質(zhì)量類異常處理物資質(zhì)量不達標異常處置：立即暫停該批次物資的入庫和使用，隔離存放不合格物資；通知供應(yīng)商到場核實質(zhì)量問題，明確責(zé)任劃分；根據(jù)合同約定采取退貨、換貨、降價處理等措施，若造成損失需向供應(yīng)商追償；對不合格物資進行溯源分析，若為供應(yīng)商生產(chǎn)環(huán)節(jié)問題，需要求其整改并提交整改報告，整改未通過前暫停與其合作。規(guī)格型號不符異常處置：核對采購訂單、合同及物資技術(shù)參數(shù)，確認規(guī)格型號不符的具體情形；若不影響使用且使用部門同意，可與供應(yīng)商協(xié)商降價處理；若無法使用，要求供應(yīng)商無條件換貨，承擔(dān)換貨產(chǎn)生的運輸費用；同時排查同批次其他物資是否存在同類問題，避免擴大影響。批次性質(zhì)量缺陷異常處置：立即召回已入庫或已發(fā)放的該批次物資，全面排查缺陷范圍；暫停與該供應(yīng)商的所有采購業(yè)務(wù)，啟動供應(yīng)商質(zhì)量考核程序；組織技術(shù)人員評估缺陷造成的影響，制定補救措施；若涉及安全風(fēng)險，需及時報備行業(yè)監(jiān)管部門，按要求整改。第十四條價格類異常處理價格異常波動異常處置：收集市場同類物資價格數(shù)據(jù)，分析價格波動原因；若為市場行情正常波動，及時調(diào)整采購預(yù)算并報備財務(wù)部；若為供應(yīng)商單方面漲價，依據(jù)采購合同與其協(xié)商，要求按合同價格執(zhí)行；若協(xié)商無果，可終止合同并重新選擇供應(yīng)商，同時將該供應(yīng)商納入黑名單。結(jié)算金額爭議異常處置：核對采購合同、送貨單、驗收單、發(fā)票等憑證，明確爭議金額的構(gòu)成；與供應(yīng)商逐筆核對結(jié)算明細，厘清爭議點；若為計算錯誤，要求供應(yīng)商更正并重新開具結(jié)算單據(jù)；若為合同條款理解分歧，依據(jù)民法典相關(guān)規(guī)定及合同約定協(xié)商解決，協(xié)商不成可通過法務(wù)途徑處理。報價虛高異常處置：對比歷史采購價格、市場公允價格、其他供應(yīng)商報價，確認報價虛高的幅度；要求供應(yīng)商說明報價依據(jù)，重新提供合理報價；若供應(yīng)商拒絕調(diào)整，取消其該批次采購中標/成交資格，重新組織詢比價或招標；同時將報價虛高情況納入供應(yīng)商評價體系，影響其后續(xù)合作資格。第十五條交付類異常處理運輸破損異常處置：拍照留存破損現(xiàn)場證據(jù)，核對運輸合同中破損理賠條款；通知物流承運商和供應(yīng)商到場確認破損情況，明確責(zé)任方；若為物流承運商責(zé)任，要求其按合同約定賠償損失；若為供應(yīng)商包裝不當(dāng)責(zé)任，要求供應(yīng)商補發(fā)物資或承擔(dān)破損損失；對破損物資進行評估，可修復(fù)的及時修復(fù)，無法修復(fù)的按報廢流程處理。交付數(shù)量短缺/溢余異常處置：核對送貨單、訂單及實際驗收數(shù)量，記錄短缺/溢余數(shù)量；數(shù)量短缺的，要求供應(yīng)商在24小時內(nèi)補發(fā)短缺部分，或從后續(xù)訂單中抵扣，補發(fā)產(chǎn)生的費用由供應(yīng)商承擔(dān)；數(shù)量溢余的，核實是否為供應(yīng)商多發(fā)，若為多發(fā)可與供應(yīng)商協(xié)商退回或按合同價格結(jié)算，同時記錄溢余情況避免后續(xù)爭議。交付地點錯誤異常處置：立即協(xié)調(diào)物流承運商調(diào)整運輸路線，將物資轉(zhuǎn)運至指定地點，記錄轉(zhuǎn)運產(chǎn)生的額外費用；若為供應(yīng)商提供錯誤交付地點，要求其承擔(dān)轉(zhuǎn)運費用；若為公司采購專員填報錯誤，追究相關(guān)人員責(zé)任，同時優(yōu)化采購訂單審核流程，避免同類錯誤重復(fù)發(fā)生。第十六條合規(guī)類異常處理供應(yīng)商資質(zhì)失效異常處置：立即暫停與該供應(yīng)商的采購業(yè)務(wù)，要求其在規(guī)定時限內(nèi)補齊有效資質(zhì)文件；若供應(yīng)商無法補齊資質(zhì)，終止采購合同，重新選擇具備有效資質(zhì)的供應(yīng)商；同時排查其他合作供應(yīng)商的資質(zhì)狀態(tài)，建立資質(zhì)定期核查機制，提前預(yù)警資質(zhì)到期風(fēng)險。采購合同違規(guī)異常處置：立即暫停合同執(zhí)行，由法務(wù)部審核合同違規(guī)條款，評估違規(guī)風(fēng)險；與供應(yīng)商協(xié)商修改違規(guī)條款，重新簽訂補充協(xié)議；若違規(guī)條款無法修改，終止合同并追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任；同時加強采購合同的合規(guī)審核流程，所有合同簽訂前必須經(jīng)法務(wù)部審核確認。稅務(wù)票據(jù)不合規(guī)異常處置：將不合規(guī)票據(jù)退回供應(yīng)商，要求其在10個工作日內(nèi)重新開具合規(guī)票據(jù)；若供應(yīng)商無法開具合規(guī)票據(jù)，按財務(wù)制度拒絕付款，同時追究其違約責(zé)任；財務(wù)部需建立票據(jù)審核標準，加強票據(jù)接收環(huán)節(jié)的審核，避免不合規(guī)票據(jù)流入。第十七條應(yīng)急類異常處理自然災(zāi)害導(dǎo)致供應(yīng)商無法供貨異常處置：立即啟動應(yīng)急采購預(yù)案，啟用應(yīng)急供應(yīng)商名錄，協(xié)調(diào)跨區(qū)域調(diào)撥物資；評估物資短缺對運營的影響，調(diào)整作業(yè)計劃；與受災(zāi)供應(yīng)商溝通恢復(fù)供貨時間，簽訂補充協(xié)議明確后續(xù)供貨安排；同時完善應(yīng)急供應(yīng)商儲備機制，增加應(yīng)急物資安全庫存。監(jiān)管政策突變影響采購執(zhí)行異常處置：組織相關(guān)部門解讀新政策要求，評估政策對現(xiàn)有采購業(yè)務(wù)的影響；調(diào)整采購方案以符合新政策要求，若無法調(diào)整則終止相關(guān)采購業(yè)務(wù)；及時與供應(yīng)商溝通政策變化情況，協(xié)商解除或變更采購合同，避免違約責(zé)任；建立政策信息跟蹤機制，提前預(yù)判政策調(diào)整方向，降低政策變動帶來的采購風(fēng)險。第五章采購異常應(yīng)急處置機制第十八條應(yīng)急響應(yīng)等級劃分根據(jù)采購異常對公司運營的影響程度，將應(yīng)急響應(yīng)劃分為三級：一級響應(yīng)適用于異常影響范圍小、可快速處置的普通應(yīng)急異常；二級響應(yīng)適用于異常影響多個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、需多部門協(xié)同處置的較大應(yīng)急異常；三級響應(yīng)適用于異常影響公司整體運營、可能引發(fā)重大損失或合規(guī)風(fēng)險的重大應(yīng)急異常。不同響應(yīng)等級對應(yīng)不同的啟動條件、處置權(quán)限和資源保障標準，確保應(yīng)急處置高效有序。第十九條應(yīng)急小組組成與職責(zé)公司成立采購異常應(yīng)急處置小組，組長由采購分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，副組長由運營管理部負責(zé)人擔(dān)任，成員包括采購部、質(zhì)量管理部、倉儲部、財務(wù)部、法務(wù)部、供應(yīng)商管理部等部門負責(zé)人及核心崗位人員；應(yīng)急小組職責(zé)包括制定應(yīng)急處置預(yù)案、組織應(yīng)急響應(yīng)啟動、協(xié)調(diào)跨部門資源、指揮異常處置工作、評估處置效果、完善應(yīng)急機制等；應(yīng)急小組需保持24小時通訊暢通，接到重大異常上報后需在1小時內(nèi)集結(jié)到位。第二十條應(yīng)急處置流程與權(quán)限三級應(yīng)急響應(yīng)啟動后，應(yīng)急小組立即召開處置會議，制定應(yīng)急處置方案；處置過程中，應(yīng)急小組組長可臨時調(diào)配公司各類資源，相關(guān)部門需無條件配合；涉及資金支出、合同變更、供應(yīng)商解約等重大決策，應(yīng)急小組可先執(zhí)行后補充審批流程，確保處置效率；應(yīng)急處置完成后，應(yīng)急小組需在3個工作日內(nèi)提交處置報告，總結(jié)處置過程、效果及改進建議。第六章責(zé)任劃分與考核管理第二十一條異常處理責(zé)任主體劃分采購異常處理實行“誰主管、誰負責(zé)”的責(zé)任劃分原則：采購專員對采購過程中發(fā)現(xiàn)的異常未及時上報、處置不當(dāng)承擔(dān)直接責(zé)任；采購部負責(zé)人對異常分級處置、資源協(xié)調(diào)、進度跟蹤承擔(dān)管理責(zé)任；質(zhì)量管理部對質(zhì)量類異常的核實、檢測、責(zé)任認定承擔(dān)專業(yè)責(zé)任；倉儲部對交付類異常的發(fā)現(xiàn)、證據(jù)留存、現(xiàn)場核實承擔(dān)責(zé)任；供應(yīng)商管理部對供應(yīng)商履約異常的溯源、追責(zé)、后續(xù)管理承擔(dān)責(zé)任；各部門負責(zé)人對本部門涉及的采購異常處理配合情況承擔(dān)管理責(zé)任。第二十二條考核指標與評價標準采購異常處理工作納入相關(guān)崗位績效考核，核心考核指標包括：異常響應(yīng)及時率（目標100%），即按規(guī)定時限上報并啟動處置流程的異常數(shù)占總異常數(shù)的比例；異常處置完成率（目標98%以上），即按規(guī)定時限完成處置并閉環(huán)的異常數(shù)占總異常數(shù)的比例；異常損失追償率（目標90%以上），即成功追償?shù)漠惓p失金額占應(yīng)追償金額的比例；同類異常重復(fù)發(fā)生率（目標低于5%），即同一類型異常重復(fù)發(fā)生的次數(shù)占總異常數(shù)的比例?？己私Y(jié)果與崗位績效獎金、評優(yōu)評先、崗位調(diào)整掛鉤。第二十三條問責(zé)情形與處理方式有下列情形之一的，視為違規(guī)處理采購異常，予以問責(zé)：未按規(guī)定時限上報采購異常，導(dǎo)致風(fēng)險擴大或損失增加的；異常處置過程中推諉扯皮、敷衍塞責(zé)，導(dǎo)致處置延誤的；未按本制度要求留存異常處理記錄，導(dǎo)致責(zé)任無法認定的；與供應(yīng)商串通隱瞞采購異常，損害公司利益的；因自身工作失誤導(dǎo)致采購異常發(fā)生，且未采取有效補救措施的。輕微違規(guī)的，給予口頭警告、限期整改；一般違規(guī)的，給予書面警告、績效扣分、扣發(fā)當(dāng)月部分績效獎金；嚴重違規(guī)的，給予記過、調(diào)崗、降薪處理；特別嚴重違規(guī)的，解除勞動合同，追究法律責(zé)任；涉嫌犯罪的，移交司法機關(guān)處理。第七章監(jiān)督改進與檔案管理第二十四條異常處理監(jiān)督機制公司建立采購異常處理多層級監(jiān)督機制：采購部每月自查異常處理情況，重點核查處置及時性、閉環(huán)完整性；運營管理部每季度抽查異常處理檔案，評估處置效果和合規(guī)性；審計部每年開展一次采購異常處理專項審計，核查損失追償、責(zé)任認定、資金使用等事項；監(jiān)督過程中發(fā)現(xiàn)的問題需形成整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改，整改完成后進行復(fù)核。第二十五條復(fù)盤分析與流程優(yōu)化采購部每季度組織異常處理復(fù)盤分析會議，梳理本季度發(fā)生的采購