化工公司銷售合同服務制度化工公司銷售合同服務制度

第一章總則

1.1制定依據(jù)與目的

1.1.1本制度依據(jù)《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國反不正當競爭法》《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》《危險化學品安全管理條例》等國家法律法規(guī)制定。

1.1.2本制度參考ISO9001質(zhì)量管理體系標準、ISO14001環(huán)境管理體系標準、ISO45001職業(yè)健康安全管理體系標準及聯(lián)合國全球契約原則等國際標準。

1.1.3本制度結(jié)合《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及化工行業(yè)特定監(jiān)管要求，旨在規(guī)范銷售合同全生命周期管理，防控合同履行風險，提升合同服務效率，促進價值創(chuàng)造，支撐企業(yè)國際化戰(zhàn)略實施。

1.1.4管理痛點：當前企業(yè)合同管理存在流程碎片化、風險識別滯后、部門協(xié)同不暢、跨國履約合規(guī)性不足等問題，亟需構(gòu)建系統(tǒng)化、標準化、智能化的合同服務體系。

1.2適用范圍與對象

1.2.1本制度適用于公司所有銷售合同及相關衍生服務的全生命周期管理，覆蓋產(chǎn)品銷售、技術服務、工程承包等業(yè)務類型。

1.2.2適用對象包括但不限于銷售部、市場部、法務部、財務部、內(nèi)控部、生產(chǎn)部、倉儲部、國際業(yè)務部等部門及全體員工。

1.2.3外包服務單位、合作單位及經(jīng)銷商的合同管理參照本制度執(zhí)行，但需經(jīng)法務部審核備案。

1.2.4例外場景：涉及國家安全、商業(yè)機密、重大戰(zhàn)略投資的特殊合同，經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批后可適用簡易流程，但需制定專項管控方案。

1.3核心原則

1.3.1合規(guī)性原則：所有合同服務活動必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求，涉外業(yè)務需同時遵守目標市場地法律法規(guī)。

1.3.2權(quán)責對等原則：合同管理各環(huán)節(jié)責任主體權(quán)責清晰，權(quán)限配置與崗位職責相匹配，避免越權(quán)或推諉。

1.3.3風險導向原則：重點防控重大風險，對高風險合同實施分級管理，確保風險可識別、可評估、可控制。

1.3.4效率優(yōu)先原則：在確保合規(guī)的前提下，優(yōu)化流程設計，壓縮審批時限，提升合同服務響應速度。

1.3.5持續(xù)改進原則：基于內(nèi)外部審計、績效考核及業(yè)務變化，定期優(yōu)化制度流程，提升管理水平。

1.3.6平等自愿原則：合同條款協(xié)商遵循公平誠信原則，保障交易各方合法權(quán)益。

1.4制度地位與銜接

1.4.1本制度為公司基礎性專項管理制度，效力低于公司章程及董事會決議，高于各業(yè)務部門實施細則。

1.4.2與關聯(lián)制度銜接：

-與《財務報銷管理制度》銜接：明確合同款項支付審批流程，財務部需核對合同有效性；

-與《內(nèi)控手冊》銜接：嵌入內(nèi)控關鍵控制環(huán)節(jié)，內(nèi)控部負責監(jiān)督執(zhí)行；

-與《績效考核管理制度》銜接：合同服務績效指標納入部門及個人考核；

-與《信息安全管理制度》銜接：合同涉密信息按權(quán)限管控，數(shù)字化系統(tǒng)需符合安全要求。

1.4.3制度沖突處理：若本制度與關聯(lián)制度存在沖突，以本制度為準，重大事項由總經(jīng)理辦公會裁決。

第二章組織架構(gòu)與職責分工

2.1管理組織架構(gòu)

2.1.1公司合同服務管理體系采用三級架構(gòu)：決策層、執(zhí)行層、監(jiān)督層。

2.1.2決策層由董事會及總經(jīng)理辦公會組成，負責重大合同審批及制度修訂決策，確保戰(zhàn)略一致性。

2.1.3執(zhí)行層由各業(yè)務部門及合同管理職能部門組成，負責合同全流程執(zhí)行，確保制度落地。

2.1.4監(jiān)督層由內(nèi)控部、審計部、合規(guī)部組成，負責獨立監(jiān)督合同服務合規(guī)性及有效性。

2.1.5職能部門設置：設立合同管理中心作為執(zhí)行層核心部門，內(nèi)嵌法務、財務、風控等專業(yè)職能，確?？绮块T協(xié)同。

2.2決策機構(gòu)與職責

2.2.1股東會：審議年度合同服務管理報告及重大合同服務策略調(diào)整。

2.2.2董事會：審批年度合同服務預算、重大合同（標的額超1000萬元）及涉外合同。

2.2.3總經(jīng)理辦公會：審批標的額100-1000萬元合同、合同服務制度修訂及部門間重大協(xié)調(diào)事項。

2.2.4決策機構(gòu)議事規(guī)則：建立電子化會議系統(tǒng)，決策事項需經(jīng)2/3以上成員同意，重大事項需經(jīng)3/4以上成員同意。

2.3執(zhí)行機構(gòu)與職責

2.3.1合同管理中心：負責合同模板管理、風險庫維護、系統(tǒng)運營、跨部門協(xié)調(diào)及培訓。

2.3.2銷售部：負責合同草案編制、商務條款談判、履約跟蹤及回款管理，承擔主責。

2.3.3法務部：負責法律條款審核、合規(guī)性評估及爭議解決，提供法律支持。

2.3.4財務部：負責合同款項收付、發(fā)票管理及核算，提供財務建議。

2.3.5內(nèi)控部：嵌入合同審批流程，監(jiān)督關鍵控制點執(zhí)行，如合同風險評估、審批權(quán)限合規(guī)性。

2.3.6生產(chǎn)/倉儲部：負責交付物質(zhì)量、數(shù)量確認及物流協(xié)調(diào)，確保履約合規(guī)。

2.3.7國際業(yè)務部：負責涉外合同本地化合規(guī)適配，協(xié)調(diào)屬地資源。

2.4監(jiān)督機構(gòu)與職責

2.4.1內(nèi)控部：每月開展合同審批流程合規(guī)性檢查，每季度評估風險庫有效性。

2.4.2審計部：每半年開展專項審計，覆蓋合同服務全流程，年度審計重點關注重大風險領域。

2.4.3合規(guī)部：每季度評估涉外合同合規(guī)性，出具合規(guī)建議書。

2.4.4監(jiān)督結(jié)果應用：監(jiān)督發(fā)現(xiàn)的問題納入責任部門績效考核，重大問題提交總經(jīng)理辦公會處理。

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動機制

2.5.1建立合同服務聯(lián)席會議制度，由合同管理中心牽頭，每月召開跨部門協(xié)調(diào)會，解決協(xié)同問題。

2.5.2建立電子化信息共享平臺，實現(xiàn)合同數(shù)據(jù)跨部門實時共享，嵌入ERP、CRM等系統(tǒng)。

2.5.3設立爭議解決小組，由法務部牽頭，銷售部、合規(guī)部參與，處理合同爭議。

2.5.4涉外業(yè)務增設屬地協(xié)調(diào)小組，由國際業(yè)務部牽頭，法務部、當?shù)睾献骰锇榻M成，確保合規(guī)性。

第三章專業(yè)領域管理標準

3.1管理目標與核心指標

3.1.1管理目標：

-合同簽訂及時率≥95%

-合同審核準確率≥98%

-合同履約風險發(fā)生次數(shù)≤2次/年

-合同回款周期≤60天

-數(shù)字化系統(tǒng)使用覆蓋率≥90%

3.1.2核心KPI：

-合同審批時效：常規(guī)≤3個工作日，緊急≤1個工作日

-合同履約率：≥98%

-合規(guī)差錯率：≤0.5%

-系統(tǒng)操作錯誤率：≤0.2%

3.1.3統(tǒng)計核算口徑：采用公司統(tǒng)一數(shù)據(jù)標準，合同金額以簽訂金額為準，回款周期自發(fā)票開具日起計算。

3.2專業(yè)標準與規(guī)范

3.2.1合同模板管理：

-建立分級模板庫，基礎模板由合同管理中心制定，專業(yè)模板由法務部審核

-涉外合同需符合目標市場地法律格式要求

3.2.2合同風險庫：

-建立行業(yè)通用風險清單及化工行業(yè)專項風險清單

-風險等級標注：紅色（重大）、黃色（一般）、藍色（提示）

3.2.3風險防控措施：

-紅色風險：必須經(jīng)法務部出具合規(guī)意見

-黃色風險：需在合同中明確責任條款

-藍色風險：納入常規(guī)條款管理

3.2.4行業(yè)適配要求：

-涉及危險化學品需符合《危險化學品安全管理條例》

-涉及環(huán)保要求需符合ISO14001標準

-涉及安全生產(chǎn)需符合ISO45001標準

3.3管理方法與工具

3.3.1管理方法：

-全生命周期管理：覆蓋從合同草擬到歸檔的各階段

-風險矩陣法：用于風險識別與評估

-PDCA循環(huán)法：用于持續(xù)改進

3.3.2管理工具：

-合同管理系統(tǒng)：實現(xiàn)電子簽章、模板管理、風險預警

-ERP系統(tǒng)：對接財務收付款、成本核算

-CRM系統(tǒng)：管理客戶合同信息及履約狀態(tài)

-法律數(shù)據(jù)庫：提供法律條款查詢及比對

第四章業(yè)務流程管理

4.1主流程設計

4.1.1合同服務主流程：需求發(fā)起→風險評估→模板選用→條款編制→內(nèi)部審核→法務審核→審批簽章→歸檔管理。

4.1.2流程節(jié)點說明：

-需求發(fā)起：銷售部填寫《合同服務需求單》，注明客戶信息、業(yè)務類型、金額等

-風險評估：合同管理中心根據(jù)風險庫進行初步評估，高風險需法務部參與

-模板選用：系統(tǒng)自動推薦模板，特殊需求經(jīng)審批后方可定制

-條款編制：銷售部編制草案，法務部提供法律支持

-內(nèi)部審核：合同管理中心、財務部、相關部門按職責審核

-法務審核：法務部出具合規(guī)意見書

-審批簽章：按權(quán)限逐級審批，重大合同需董事會批準

-歸檔管理：電子合同歸檔至系統(tǒng)，紙質(zhì)合同由檔案室管理

4.2子流程說明

4.2.1涉外合同特殊子流程：

-境外法律咨詢：需委托當?shù)芈蓭煶鼍叻梢庖姇?/p>

-外匯合規(guī)審核：財務部核查外匯使用合規(guī)性

-知識產(chǎn)權(quán)保護條款：法務部確保專利、商標等條款完整

4.2.2補充協(xié)議管理子流程：

-履約變更需簽訂補充協(xié)議，按原合同流程審批

-補充協(xié)議與原合同沖突時，以最新簽署版本為準

4.2.3爭議解決子流程：

-約定仲裁的需按仲裁規(guī)則提交

-約定訴訟的需在訴訟時效內(nèi)提起

4.3流程關鍵控制點

4.3.1風險評估控制點：

-重大金額合同需法務部前置審核

-涉及環(huán)保、安全條款需生產(chǎn)部確認

-涉外合同需國際業(yè)務部出具屬地合規(guī)評估

4.3.2審批控制點：

-越權(quán)審批需逐級追責

-審批超時不自動流轉(zhuǎn)，由合同管理中心催辦

4.3.3痕跡控制點：

-電子審批需留痕，紙質(zhì)審批需掃描存檔

-關鍵節(jié)點需雙簽名確認

4.4流程優(yōu)化機制

4.4.1優(yōu)化發(fā)起條件：業(yè)務量增長20%或重復性問題發(fā)生3次以上。

4.4.2評估流程：合同管理中心提出優(yōu)化方案，內(nèi)控部評估必要性，總經(jīng)理辦公會審批。

4.4.3審批權(quán)限：優(yōu)化方案需經(jīng)相關部門會簽，重大優(yōu)化需董事會批準。

4.4.4復盤機制：每年10月由合同管理中心牽頭，對全流程進行實地核查，形成優(yōu)化報告。

第五章權(quán)限與審批管理

5.1權(quán)限矩陣設計

5.1.1權(quán)限分配原則：按金額/風險等級+崗位層級+業(yè)務類型進行分級授權(quán)。

5.1.2文字化權(quán)限描述：

-標的額≤50萬元的常規(guī)銷售合同：銷售部經(jīng)理審批

-標的額50-500萬元的合同：銷售總監(jiān)+財務總監(jiān)聯(lián)簽

-標的額500-1000萬元的合同：總經(jīng)理+法務總監(jiān)聯(lián)簽

-標的額>1000萬元的合同：董事會審批

-涉外合同需增加國際業(yè)務部聯(lián)簽

5.1.3權(quán)限類型：

-操作權(quán)限：查看合同狀態(tài)、錄入信息

-審批權(quán)限：逐級審批、加急審批

-查詢權(quán)限：按權(quán)限范圍查看合同數(shù)據(jù)

5.2審批權(quán)限標準

5.2.1審批層級：

-基層：銷售部經(jīng)理（≤50萬）

-中層：銷售總監(jiān)+財務總監(jiān)（50-500萬）

-高層：總經(jīng)理+法務總監(jiān)（500-1000萬）

-超高層：董事會（>1000萬）

5.2.2審批節(jié)點：按流程順序逐級審批，特殊緊急可申請越級審批但需說明理由。

5.2.3審批時限：常規(guī)3個工作日，加急1個工作日，審批超時自動流轉(zhuǎn)至下一級。

5.2.4越權(quán)審批禁止：審批人不得越級審批，特殊情況需逐級報批。

5.3授權(quán)與代理機制

5.3.1授權(quán)條件：

-臨時出差或休假期間

-特定崗位無相應審批權(quán)限

-頻繁處理同類合同業(yè)務

5.3.2授權(quán)范圍：明確授權(quán)事項、期限、金額上限及授權(quán)人責任。

5.3.3授權(quán)備案：授權(quán)書需抄送合同管理中心備案，授權(quán)期最長15個工作日。

5.3.4代理要求：臨時代理需提供授權(quán)委托書，代理權(quán)限不得超出授權(quán)范圍。

5.4異常審批流程

5.4.1異常場景：緊急合同、權(quán)限外申請、補批遺漏。

5.4.2加急通道：需填寫《合同加急審批單》，附風險評估報告，由總經(jīng)理特批。

5.4.3補批流程：需填寫《合同補批申請單》，說明原因，逐級審批。

5.4.4痕跡留存：所有異常審批需在系統(tǒng)中明確標注，并附相關文件掃描件。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標準

6.1.1操作規(guī)范：

-合同編制需使用系統(tǒng)模板

-關鍵條款需雙校驗

-電子合同需電子簽章

-涉密合同需物理隔離

6.1.2表單填報標準：

-《合同服務需求單》：必須包含客戶信用評估結(jié)果

-《合同審核單》：必須注明風險等級及防控措施

-《合同歸檔單》：必須附電子合同及紙質(zhì)合同清單

6.1.3痕跡留存要求：

-電子合同系統(tǒng)自動留存審批軌跡

-紙質(zhì)合同掃描存檔至系統(tǒng)

-關鍵操作需手寫簽名確認

6.2監(jiān)督機制設計

6.2.1日常監(jiān)督：

-合同管理中心每日抽查合同處理進度

-內(nèi)控部每周隨機抽取合同審核

6.2.2專項監(jiān)督：

-每季度對高風險合同進行專項檢查

-每半年對數(shù)字化系統(tǒng)進行功能測試

6.2.3突擊檢查：

-每月對重點部門進行不預先通知檢查

-每年對合同管理系統(tǒng)進行安全審計

6.2.4內(nèi)控嵌入環(huán)節(jié)：

-合同風險評估嵌入審批流程

-審批權(quán)限校驗嵌入系統(tǒng)

-涉密合同標記嵌入系統(tǒng)

6.3檢查與審計

6.3.1檢查內(nèi)容：

-合同處理時效

-審批合規(guī)性

-風險防控措施落實

-系統(tǒng)使用情況

6.3.2審計頻次：

-專項審計：每半年一次

-年度審計：每年一次

-特殊審計：重大問題發(fā)生后立即開展

6.3.3審計方法：

-文件審閱：抽查合同檔案

-系統(tǒng)測試：模擬操作流程

-現(xiàn)場訪談：核實執(zhí)行情況

6.3.4審計報告：形成正式報告，明確問題、責任及整改要求，抄送相關部門。

6.4執(zhí)行情況報告

6.4.1報告主體：合同管理中心每月向總經(jīng)理辦公會提交執(zhí)行報告。

6.4.2報告周期：月度、季度、年度。

6.4.3報告內(nèi)容：

-合同處理數(shù)據(jù)（數(shù)量、金額、時效）

-風險事件統(tǒng)計

-系統(tǒng)使用情況

-異常問題及整改情況

-改進建議

6.4.4報告應用：作為績效考核依據(jù)、制度優(yōu)化參考及董事會決策支持。

第七章考核與改進管理

7.1績效考核指標

7.1.1部門考核指標：

-合同處理及時率（權(quán)重30%）

-合同審核準確率（權(quán)重20%）

-合同履約風險發(fā)生數(shù)（權(quán)重20%）

-系統(tǒng)使用覆蓋率（權(quán)重15%）

-團隊協(xié)作評分（權(quán)重15%）

7.1.2個人考核指標：

-崗位職責完成度（權(quán)重40%）

-風險識別能力（權(quán)重20%）

-流程優(yōu)化建議（權(quán)重20%）

-服務響應速度（權(quán)重20%）

7.1.3考核方法：定量指標系統(tǒng)自動統(tǒng)計，定性指標由主管評分。

7.2評估周期與方法

7.2.1考核周期：月度、季度、年度。

7.2.2月度考核：由部門主管評分，重點考核當期任務完成情況。

7.2.3季度考核：由合同管理中心組織，重點考核流程合規(guī)性。

7.2.4年度考核：由人力資源部牽頭，綜合部門及個人考核結(jié)果。

7.3問題整改機制

7.3.1整改流程：發(fā)現(xiàn)→登記→立項→實施→復核→銷號。

7.3.2整改分類：

-一般問題：責任人7個工作日內(nèi)整改

-重大問題：成立專項小組30個工作日內(nèi)整改

-緊急問題：立即整改并3個工作日內(nèi)上報

7.3.3責任追究：整改不力按《績效考核管理制度》處理，重大問題追究領導責任。

7.3.4復核標準：整改完成后需提交整改報告，由合同管理中心復核，合格后方可銷號。

7.4持續(xù)改進流程

7.4.1改進建議來源：

-內(nèi)部審計發(fā)現(xiàn)

-外部審計建議

-系統(tǒng)運行數(shù)據(jù)分析

-業(yè)務部門需求

7.4.2評估流程：

-合同管理中心收集建議

-內(nèi)控部評估可行性

-相關部門會簽

-總經(jīng)理辦公會審批

7.4.3跟蹤機制：重大改進項目需設立跟蹤小組，定期匯報進展。

第八章獎懲機制

8.1獎勵標準與程序

8.1.1獎勵情形：

-合同服務績效優(yōu)秀

-重大風險有效防控

-系統(tǒng)功能創(chuàng)新

-流程優(yōu)化建議采納

8.1.2獎勵類型：

-精神獎勵：通報表揚、優(yōu)秀員工評選

-物質(zhì)獎勵：獎金、實物

-晉升獎勵：優(yōu)先晉升機會

8.1.3獎勵標準：根據(jù)貢獻程度分級，最高不超過年度績效工資的20%。

8.1.4獎勵程序：

-提出申請→部門推薦→合同管理中心審核→人力資源部復核→總經(jīng)理辦公會審批→公示→發(fā)放

8.2違規(guī)行為界定

8.2.1一般違規(guī)：

-未按流程審批

-系統(tǒng)操作錯誤

-逾期未上報信息

8.2.2較重違規(guī)：

-漏審關鍵條款

-隱瞞風險信息

-違規(guī)授權(quán)代理

8.2.3嚴重違規(guī)：

-越權(quán)審批重大合同

-故意篡改合同條款

-重大合同履約失敗

8.2.4判定標準：結(jié)合違規(guī)后果、主觀故意、次數(shù)等因素綜合判定。

8.3處罰標準與程序

8.3.1處罰標準：

-一般違規(guī)：通報批評、取消評優(yōu)資格

-較重違規(guī)：警告、扣罰績效工資20-50%

-嚴重違規(guī)：降級、解除勞動合同

8.3.2處罰程序：

-調(diào)查取證→告知→聽證（嚴重違規(guī)）→審批→執(zhí)行→備案

8.3.3處罰依據(jù)：參照《員工手冊》《勞動合同法》執(zhí)行，確保合法合規(guī)。

8.4申訴與復議

8.4.1申訴條件：收到處罰通知后3個工作日內(nèi)。

8.4.2申訴流程：

-書面申訴→人力資源部受理→調(diào)查復核→總經(jīng)理辦公會裁決→書面答復

8.4.3復議時限：收到裁決后5個工作日內(nèi)。

8.4.4復議結(jié)果：維持、變更或撤銷處罰，全程留痕。

第九章應急與例外管理

9.1應急預案與危機處理

9.1.1重大風險預案：

-合同詐騙：建立客戶信用評估動態(tài)調(diào)整機制

-履約中斷：制定替代供應方案

-法律訴訟：成立專項法律團隊應對

9.1.2應急組織機構(gòu)：

-應急指揮小組：由總經(jīng)理擔任組長，相關部門負責人參與

-應急工作小組：按職能分工負責

9.1.3響應流程：

-級別劃分：一般（藍色）、較大（黃色）、重大（紅色）

-響應機制：分級啟動預案，同步上報

9.1.4資源保障：設立應急專項資金，確保處置能力。

9.2例外情況處理

9.2.1例外場景：

-戰(zhàn)略性緊急合同

-不可抗力事件

-重大政策調(diào)整

9.2.2處理流程：

-填寫《例外情況申請單》→風險評估→審批簽章→備案

9.2.3風險評估要求：必須附詳細風險分析及防控措施。

9.2.4處理時效：常規(guī)例外≤3個工作日，緊急例外≤1個工作日。

9.3危機公關與善后

9.3.1責任主體：國際業(yè)務部牽頭，法務部、公關部參與。

9.3.2溝通口徑：由法務部統(tǒng)一制定，涉外業(yè)務需符合屬地法律要求。

9.3.3發(fā)布流程：建立分級發(fā)布機制，重大危機需經(jīng)董事會批準。

9.3.4善后措施：合同履行失敗需制定賠償方案，涉外業(yè)務需配合當?shù)靥幚怼?/p>

9.3.5差異化方案：針對不同國家制定合規(guī)處理手冊，包含法律咨詢機構(gòu)名單、溝通模板等。

第十章附則

10.1制度解釋權(quán)歸屬

10.1.1本制度由公司合同管理中心負責解釋，解釋意見形成書面文件作為執(zhí)行補充。