合格供應(yīng)商資質(zhì)檔案管理規(guī)范一、總則（一）目的與意義為規(guī)范公司合格供應(yīng)商資質(zhì)檔案的管理工作，確保供應(yīng)商信息的真實性、完整性、合規(guī)性和時效性，降低采購風(fēng)險，提高供應(yīng)鏈管理效率，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，特制定本規(guī)范。本規(guī)范旨在為公司各相關(guān)部門在供應(yīng)商選擇、評估、合作及持續(xù)管理過程中提供統(tǒng)一、明確的檔案管理依據(jù)。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司所有涉及對外采購物資、設(shè)備、服務(wù)的部門（以下統(tǒng)稱“采購相關(guān)部門”）對合格供應(yīng)商資質(zhì)檔案的建立、收集、審核、歸檔、保管、查閱、更新、銷毀及保密等管理活動。（三）基本原則1.真實性與合規(guī)性原則：供應(yīng)商資質(zhì)檔案所記載的信息必須真實、準(zhǔn)確，反映供應(yīng)商的實際情況；所有歸檔文件必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定要求。2.完整性與系統(tǒng)性原則：供應(yīng)商資質(zhì)檔案應(yīng)全面反映供應(yīng)商的綜合實力與合作狀況，各項文件材料應(yīng)齊全、系統(tǒng)，并按一定邏輯順序整理歸檔。3.動態(tài)管理與時效性原則：供應(yīng)商資質(zhì)檔案應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商情況變化及合作進展進行動態(tài)更新，確保關(guān)鍵信息的時效性，對過期或失效文件及時處理。4.安全保密與可追溯性原則：嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，確保供應(yīng)商商業(yè)信息及公司采購信息的安全；檔案的建立、變更、查閱等過程應(yīng)有記錄，確?？勺匪荨６?、供應(yīng)商資質(zhì)檔案構(gòu)成供應(yīng)商資質(zhì)檔案應(yīng)至少包含但不限于以下類別文件材料，具體內(nèi)容可根據(jù)供應(yīng)商類型（如生產(chǎn)型、貿(mào)易型、服務(wù)型）及合作項目特點進行調(diào)整和補充：（一）基礎(chǔ)資質(zhì)文件1.主體資格證明：如營業(yè)執(zhí)照（需包含最新年檢或年報信息）、事業(yè)單位法人證書、社會團體法人登記證書等；2.相關(guān)行業(yè)許可與認(rèn)證：如生產(chǎn)許可證、經(jīng)營許可證、專項資質(zhì)證書（如建筑資質(zhì)、設(shè)計資質(zhì)等）、特殊行業(yè)要求的認(rèn)證文件；3.組織架構(gòu)與人員信息：如公司簡介、組織架構(gòu)圖、法定代表人身份證明、授權(quán)代表委托書及身份證明（如需）；4.聯(lián)系方式：包括法定注冊地址、實際經(jīng)營地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、電子郵箱等。（二）經(jīng)營與財務(wù)狀況文件1.財務(wù)狀況報告：如近年度經(jīng)審計的財務(wù)報表（資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表）或能夠反映其財務(wù)狀況的其他材料；2.信用與履約記錄：如銀行資信證明、信用等級報告、無重大違法違規(guī)記錄聲明或相關(guān)證明、過往主要合作項目的履約評價材料；3.納稅證明：如近期完稅證明或納稅信用等級證明。（三）生產(chǎn)與技術(shù)能力文件1.生產(chǎn)能力證明：如主要生產(chǎn)設(shè)備清單、生產(chǎn)工藝流程說明、生產(chǎn)場地證明（自有或租賃）；2.技術(shù)實力證明：如核心技術(shù)專利證書、研發(fā)能力說明、技術(shù)人員資質(zhì)證明；3.質(zhì)量保證體系文件：如質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書（如ISO系列）、環(huán)境管理體系認(rèn)證、職業(yè)健康安全管理體系認(rèn)證等，以及質(zhì)量控制流程說明。（四）產(chǎn)品與服務(wù)相關(guān)文件1.產(chǎn)品/服務(wù)目錄及說明：詳細(xì)的產(chǎn)品規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、性能指標(biāo)、服務(wù)范圍及標(biāo)準(zhǔn)；2.產(chǎn)品質(zhì)量證明：如產(chǎn)品檢驗報告（由具備資質(zhì)的第三方檢測機構(gòu)出具或企業(yè)內(nèi)部實驗室出具并經(jīng)認(rèn)可）、產(chǎn)品合格證樣本；3.業(yè)績證明材料：如近三年與其他單位合作的類似項目合同、用戶使用報告或驗收證明等（需注意保護商業(yè)秘密，可隱去敏感信息）。（五）合作與履約文件1.合作意向與承諾：如供應(yīng)商承諾書（對產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等的承諾）；2.框架協(xié)議或合同文本：與公司簽訂的正式合作合同、框架協(xié)議等；3.履約過程記錄：如訂單、送貨單、驗收單、發(fā)票、付款憑證、質(zhì)量反饋與處理記錄、售后服務(wù)記錄等（可根據(jù)管理需要決定是否歸入本檔案或另行管理）。三、供應(yīng)商資質(zhì)檔案的建立與獲取（一）檔案建立責(zé)任采購相關(guān)部門在與供應(yīng)商建立合作關(guān)系前，應(yīng)負(fù)責(zé)牽頭收集供應(yīng)商的初始資質(zhì)文件，經(jīng)審核合格并納入合格供應(yīng)商名錄后，正式建立其資質(zhì)檔案。（二）信息獲取渠道1.供應(yīng)商應(yīng)主動、如實提供其資質(zhì)文件，并對所提供材料的真實性、有效性負(fù)責(zé)。2.采購相關(guān)部門可通過政府官方網(wǎng)站、行業(yè)協(xié)會、第三方信用評價機構(gòu)等公開或半公開渠道核實供應(yīng)商提供信息的真實性。3.對于關(guān)鍵或重大供應(yīng)商，可結(jié)合實地考察獲取更全面的信息。（三）文件收集與初步審核1.收集的文件應(yīng)為加蓋供應(yīng)商公章的復(fù)印件，如為電子掃描件，應(yīng)確保清晰可辨并由供應(yīng)商確認(rèn)其有效性。關(guān)鍵文件根據(jù)需要可要求提供原件核對。2.采購相關(guān)部門應(yīng)對收集到的文件進行初步審核，檢查文件的完整性、有效期、是否加蓋公章等，對發(fā)現(xiàn)的疑問或缺失應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通解決。四、供應(yīng)商資質(zhì)檔案的日常管理（一）檔案的整理與歸檔1.分類編號：供應(yīng)商資質(zhì)檔案應(yīng)按照供應(yīng)商名稱或統(tǒng)一社會信用代碼進行唯一標(biāo)識，并可根據(jù)公司管理需要按供應(yīng)商類別、合作項目等進行二級分類。檔案材料應(yīng)按本規(guī)范第二條規(guī)定的順序整理。2.裝訂與標(biāo)識：檔案材料應(yīng)規(guī)范裝訂，使用統(tǒng)一的檔案盒或文件夾，并在封面及側(cè)面清晰標(biāo)注供應(yīng)商名稱、檔案編號、建檔日期等信息。3.電子檔案：鼓勵建立電子檔案管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)文件掃描后進行電子化存儲與管理，確保電子文件與紙質(zhì)文件一致，并做好備份。電子檔案命名應(yīng)規(guī)范，便于檢索。（二）檔案的保管1.存放環(huán)境：紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、避光、防火、防盜、防蟲蛀的場所。2.保管責(zé)任：明確檔案保管責(zé)任人，確保檔案的安全與完整。人員變動時，應(yīng)辦理檔案交接手續(xù)。3.保管期限：供應(yīng)商資質(zhì)檔案的保管期限應(yīng)至少涵蓋合作期及合作結(jié)束后一定時期。對于長期合作或有重要參考價值的供應(yīng)商檔案，應(yīng)長期保管。（三）檔案的更新與維護1.動態(tài)更新：采購相關(guān)部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息動態(tài)更新機制。供應(yīng)商發(fā)生重大變更（如名稱變更、股權(quán)變更、法人變更、資質(zhì)過期或升級、生產(chǎn)能力變化等）時，應(yīng)及時通知公司并提供更新后的文件材料。2.定期復(fù)核：對合格供應(yīng)商資質(zhì)檔案應(yīng)進行定期復(fù)核（如每年一次），重點檢查資質(zhì)文件的有效期、關(guān)鍵信息的變化情況，確保檔案信息的持續(xù)有效。復(fù)核結(jié)果應(yīng)記錄存檔。3.文件替換與補充：對于過期、失效或內(nèi)容發(fā)生變更的文件，應(yīng)及時用新文件替換，并在檔案中注明替換原因及日期。新增的重要合作信息或評價材料應(yīng)及時補充入檔。（四）檔案的查閱與借閱1.查閱權(quán)限：公司內(nèi)部因工作需要查閱供應(yīng)商資質(zhì)檔案的，應(yīng)履行相應(yīng)的審批手續(xù)。查閱人員需遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自復(fù)制、涂改、抽取、撤換、增刪檔案材料。2.借閱流程：檔案原則上不得帶出保管場所。確因工作需要借閱的，須經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，明確借閱期限，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管，按期歸還。3.查閱記錄：建立檔案查閱/借閱登記臺賬，記錄查閱人、查閱日期、查閱內(nèi)容、借閱/歸還日期等信息。五、供應(yīng)商資質(zhì)檔案的應(yīng)用供應(yīng)商資質(zhì)檔案是公司進行供應(yīng)商選擇、評估、合作談判、合同簽訂、履約管理及績效評價的重要依據(jù)：1.供應(yīng)商選擇與評估：在新供應(yīng)商開發(fā)或現(xiàn)有供應(yīng)商復(fù)評時，應(yīng)查閱其資質(zhì)檔案，全面評估其綜合實力與合作風(fēng)險。2.合同簽訂與履約管理：合同簽訂前，核對供應(yīng)商資質(zhì)的有效性；履約過程中，可根據(jù)檔案信息追溯供應(yīng)商承諾與實際履約情況。3.供應(yīng)商績效評價與優(yōu)化：結(jié)合檔案中記錄的合作歷史、質(zhì)量反饋、履約情況等信息，對供應(yīng)商進行客觀績效評價，為供應(yīng)商優(yōu)化與淘汰提供依據(jù)。4.風(fēng)險預(yù)警與應(yīng)對：通過對資質(zhì)文件有效期的監(jiān)控、財務(wù)狀況的分析等，及時發(fā)現(xiàn)潛在合作風(fēng)險，并采取相應(yīng)應(yīng)對措施。六、安全保密與責(zé)任1.供應(yīng)商資質(zhì)檔案中包含的供應(yīng)商商業(yè)秘密及公司采購信息，均屬于公司保密范疇。所有接觸檔案的人員必須嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，不得向無關(guān)第三方泄露。2.未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自復(fù)制、傳播、公布檔案內(nèi)容。3.對于違反本規(guī)范，造成檔案丟失、損壞、信息泄露或因檔案管理不當(dāng)導(dǎo)致公司損失的，將按照公司相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任人責(zé)任。七、附則1.本規(guī)范由公司采購管理部門（或指定牽頭部門）負(fù)責(zé)解釋和修