PAGE共享會議室運營管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范共享會議室的使用，提高會議室的使用效率，確保會議室資源的合理分配，特制定本運營管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有共享會議室的使用、管理與維護。（三）基本原則1.公平公正原則：所有員工在使用共享會議室時享有平等的機會，按照規(guī)定的流程進行申請和使用。2.高效利用原則：鼓勵員工充分利用共享會議室資源，提高會議室的使用頻率，避免資源閑置浪費。3.安全規(guī)范原則：確保會議室的使用符合安全要求，維護會議室的良好秩序，遵守相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準。二、會議室管理職責(zé)（一）行政部門職責(zé)1.負責(zé)共享會議室的整體規(guī)劃、布局調(diào)整和設(shè)施配置。2.制定和完善共享會議室的運營管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。3.負責(zé)會議室的日常維護、清潔和設(shè)備維修，確保會議室環(huán)境整潔、設(shè)備正常運行。4.負責(zé)會議室使用情況的統(tǒng)計、分析，根據(jù)使用需求和實際情況，提出優(yōu)化建議。5.負責(zé)會議室鑰匙的管理，做好鑰匙的發(fā)放、回收和保管工作。（二）使用部門職責(zé)1.各使用部門應(yīng)合理安排會議，提前申請使用共享會議室，并確保會議內(nèi)容符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)。2.使用部門需指定專人負責(zé)會議室的使用管理，在會議結(jié)束后及時清理會議室，保持會議室整潔。3.愛護會議室設(shè)施設(shè)備，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或損壞，應(yīng)及時通知行政部門進行維修。4.遵守會議室使用規(guī)定，不得在會議室進行與會議無關(guān)的活動。（三）使用者職責(zé)1.使用者需提前預(yù)約會議室，按照預(yù)約時間使用，不得擅自更改或占用他人預(yù)約的會議室。2.進入會議室后，應(yīng)保持安靜，遵守會議秩序，不得大聲喧嘩、隨意走動。3.使用完畢后，清理會議室，關(guān)閉電器設(shè)備、門窗等，確保會議室安全。4.如因特殊情況需要延長使用時間，應(yīng)提前通知行政部門并獲得批準。三、會議室預(yù)約與使用（一）預(yù)約方式1.線上預(yù)約：員工可通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或指定的會議室預(yù)約平臺進行預(yù)約。在預(yù)約時，需填寫會議主題、時間、參會人數(shù)等信息。2.線下預(yù)約：員工也可前往行政部門辦公室，填寫會議室預(yù)約登記表進行預(yù)約。（二）預(yù)約時間1.為了保證會議室資源的合理分配，建議提前[X]小時進行預(yù)約。特殊情況需臨時使用會議室的，應(yīng)盡量提前通知行政部門。2.對于重要會議或大型會議，建議提前[X]天進行預(yù)約，以便行政部門做好相關(guān)準備工作。（三）預(yù)約審批1.預(yù)約申請?zhí)峤缓?，行政部門將根據(jù)會議室的使用情況進行審批。如預(yù)約時間沖突或會議室已被其他部門占用，行政部門將及時與申請人溝通，協(xié)調(diào)解決。2.對于涉及公司機密或重要事項的會議，行政部門將根據(jù)情況進行重點審核，并確保會議的安全和保密性。（四）使用時間1.使用者應(yīng)嚴格按照預(yù)約時間使用會議室，不得提前進入或延遲離開。如因特殊情況需要調(diào)整使用時間，應(yīng)提前通知行政部門并獲得批準。2.單次會議使用時間一般不得超過[X]小時，如需延長使用時間，應(yīng)提前向行政部門申請，經(jīng)批準后方可繼續(xù)使用。（五）使用人數(shù)限制1.各會議室根據(jù)其大小和設(shè)施配置，設(shè)定不同的使用人數(shù)上限。使用者應(yīng)根據(jù)實際參會人數(shù)選擇合適的會議室，不得超員使用。2.如因特殊情況需要超過會議室使用人數(shù)上限，應(yīng)提前向行政部門申請，并采取相應(yīng)的安全措施，確保會議的正常進行。四、會議室設(shè)施設(shè)備管理（一）設(shè)施設(shè)備配置1.行政部門應(yīng)根據(jù)會議室的功能和使用需求，合理配置必要的設(shè)施設(shè)備，如桌椅、投影儀、音響、麥克風(fēng)、白板、空調(diào)等。2.定期對會議室設(shè)施設(shè)備進行檢查和維護，確保其正常運行。對于損壞或老化的設(shè)備，應(yīng)及時進行維修或更換。（二）設(shè)備使用規(guī)范1.使用者在使用會議室設(shè)施設(shè)備時，應(yīng)嚴格按照操作規(guī)程進行操作，避免因操作不當(dāng)造成設(shè)備損壞。2.使用投影儀時應(yīng)注意調(diào)整焦距、亮度等參數(shù)，確保投影效果清晰。使用音響、麥克風(fēng)時應(yīng)注意音量適中，避免影響他人。3.使用白板時應(yīng)使用專用筆，避免使用油性筆等對白板造成損壞。使用完畢后，應(yīng)及時清理白板。（三）設(shè)備維護與維修1.行政部門應(yīng)定期對會議室設(shè)施設(shè)備進行巡檢，及時發(fā)現(xiàn)并處理設(shè)備故障和問題。對于一般性故障，行政部門應(yīng)安排專人進行維修；對于較為復(fù)雜的故障，應(yīng)聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修。2.建立設(shè)備維修檔案，記錄設(shè)備的維修情況、維修時間、維修人員等信息。對于頻繁出現(xiàn)故障的設(shè)備，應(yīng)及時進行評估，考慮是否需要更換。五、會議室環(huán)境衛(wèi)生管理（一）日常清潔1.每次會議結(jié)束后，使用者應(yīng)及時清理會議室，將垃圾帶走，保持桌面、地面、座椅等整潔干凈。2.行政部門應(yīng)安排專人定期對會議室進行全面清潔，包括擦拭桌椅、清掃地面、清潔門窗玻璃等，確保會議室環(huán)境整潔衛(wèi)生。（二）衛(wèi)生檢查1.行政部門應(yīng)定期對會議室環(huán)境衛(wèi)生進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時通知相關(guān)責(zé)任人進行整改。2.將會議室環(huán)境衛(wèi)生情況納入部門績效考核指標，對環(huán)境衛(wèi)生保持良好的部門進行表揚和獎勵，對環(huán)境衛(wèi)生不達標的部門進行批評和督促整改。六、會議室安全管理（一）消防安全1.會議室應(yīng)配備必要的消防設(shè)施設(shè)備，如滅火器、消火栓等，并確保其處于正常狀態(tài)。2.使用者應(yīng)熟悉會議室的消防設(shè)施設(shè)備位置和使用方法，不得在會議室吸煙或使用明火。3.定期組織員工進行消防安全培訓(xùn)和演練，提高員工的消防安全意識和應(yīng)急處置能力。（二）用電安全1.會議室的電器設(shè)備應(yīng)符合安全標準，不得私拉亂接電線。2.使用電器設(shè)備時應(yīng)注意用電安全，避免過載使用，防止發(fā)生電氣火災(zāi)事故。3.行政部門應(yīng)定期對會議室的電器設(shè)備進行檢查，確保其安全可靠。（三）人員安全1.進入會議室的人員應(yīng)遵守秩序，不得擁擠、推搡，避免發(fā)生意外事故。2.會議室的門窗應(yīng)保持完好，防止無關(guān)人員進入。如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時通知行政部門或相關(guān)安全部門。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定預(yù)約會議室，擅自占用會議室的。2.未按預(yù)約時間使用會議室，提前進入或延遲離開，影響他人使用的。3.超員使用會議室，造成安全隱患的。4.在會議室進行與會議無關(guān)的活動，如大聲喧嘩、吸煙、使用明火等。5.損壞會議室設(shè)施設(shè)備，未及時報告或故意隱瞞的。6.未按規(guī)定清理會議室，環(huán)境衛(wèi)生不達標的。7.違反會議室安全管理規(guī)定，造成安全事故的。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)行為，行政部門將給予口頭警告，并要求其立即整改。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的行為，行政部門將視情況給予書面警告、罰款、限制使用會議室等處罰措施，并在公司內(nèi)部進行通報批評。3.如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，違規(guī)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.對于違反法律法規(guī)或嚴重違反公司規(guī)章制度的行為，公司將依法依規(guī)進行嚴肅處理，直至解除勞動合同。八、附則（一）制度解釋