PAGE行政運營制度一、總則（一）目的本行政運營制度旨在規(guī)范公司行政運營管理，提高行政工作效率，確保公司各項行政事務有序開展，為公司的穩(wěn)定發(fā)展提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及與公司行政運營相關的各類活動和事務。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保公司行政運營活動合法合規(guī)。2.高效性原則：優(yōu)化行政流程，提高工作效率，以快速響應公司業(yè)務需求。3.規(guī)范化原則：建立統一、規(guī)范的行政運營標準和流程，確保各項工作有章可循。4.服務性原則：以服務公司員工和業(yè)務部門為宗旨，提供優(yōu)質、高效的行政服務。二、行政組織架構與職責（一）行政部門組織架構行政部門設行政經理一名，下轄行政專員、后勤專員、檔案管理專員等崗位。（二）各崗位職責1.行政經理全面負責行政部門的管理工作，制定行政工作計劃和目標，并組織實施。協調公司內部各部門之間的關系，確保行政工作與其他業(yè)務工作的有效銜接。負責行政費用的預算編制、控制和審核，合理配置行政資源。監(jiān)督行政制度的執(zhí)行情況，及時發(fā)現問題并提出改進措施。2.行政專員負責公司文件的起草、審核、印發(fā)和歸檔工作。安排公司會議、活動的組織和籌備工作，做好會議記錄和紀要整理。負責公司辦公用品的采購、發(fā)放和管理，確保辦公物資的正常供應。協助行政經理處理日常行政事務，完成領導交辦的其他臨時性工作。3.后勤專員負責公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生維護和安全保衛(wèi)工作。管理公司車輛，安排車輛調度和維修保養(yǎng)，確保車輛正常使用。負責公司食堂、宿舍等后勤設施的管理和服務工作，保障員工的生活需求。處理后勤方面的突發(fā)事件，及時向上級匯報并采取有效措施解決。4.檔案管理專員負責公司各類檔案的收集、整理、分類、歸檔和保管工作。建立檔案管理制度和索引目錄，方便檔案的查詢和使用。定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的完整性和安全性。按照規(guī)定辦理檔案的借閱、歸還手續(xù)，做好檔案保密工作。三、行政工作流程（一）文件管理流程1.文件起草：各部門根據工作需要起草文件，文件內容應符合公司政策和相關法律法規(guī)要求。2.文件審核：起草完成的文件交部門負責人審核，重點審核文件內容的準確性、完整性和合規(guī)性。3.文件會簽：涉及多個部門的文件，需進行會簽，確保各部門意見一致。4.文件簽發(fā)：審核通過的文件交行政經理或公司領導簽發(fā)。5.文件印發(fā)：行政專員根據簽發(fā)后的文件進行排版、印刷，并按照規(guī)定的范圍進行發(fā)放。6.文件歸檔：文件印發(fā)后，及時將原件及相關電子文檔歸檔保存，以便日后查閱。（二）會議管理流程1.會議申請：各部門如需召開會議，提前填寫會議申請表，注明會議主題、時間、地點、參會人員等信息，提交行政部門。2.會議安排：行政專員根據會議申請表，合理安排會議場地、設備等，并提前通知參會人員。3.會議組織：會議當天，行政專員負責會議的簽到、資料發(fā)放等工作，協助會議主持人維持會議秩序。4.會議記錄：安排專人負責會議記錄，詳細記錄會議內容、討論結果和決議事項。5.會議紀要：會后及時整理會議紀要，經會議主持人審核后，發(fā)送給參會人員，并歸檔保存。6.會議跟進：根據會議決議事項，行政部門負責跟進落實情況，及時向相關領導匯報。（三）辦公用品管理流程1.需求統計：每月末，各部門統計次月辦公用品需求情況，填寫辦公用品需求申請表，提交行政部門。2.采購審批：行政專員根據各部門需求申請表，匯總編制辦公用品采購計劃，報行政經理審批。3.采購執(zhí)行：行政專員按照審批后的采購計劃進行采購，選擇合格的供應商，確保辦公用品的質量和供應及時性。4.驗收入庫：辦公用品到貨后，行政專員會同相關人員進行驗收，核對數量、規(guī)格、質量等，合格后辦理入庫手續(xù)。5.發(fā)放領用：各部門根據實際需求到行政部門領用辦公用品，領用人在辦公用品領用登記表上簽字確認。6.庫存盤點：定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬實相符，發(fā)現問題及時查明原因并處理。（四）車輛管理流程1.車輛調度：行政專員根據工作需要，合理安排車輛調度，優(yōu)先保障公司重要業(yè)務和緊急事務用車。2.用車申請：員工因工作需要用車，提前填寫用車申請表，注明用車時間、地點、事由等信息，提交行政部門。3.派車審批：行政專員根據用車申請表進行審核，報行政經理審批后安排車輛。4.車輛使用：駕駛員按照派車單要求準時出車，確保安全駕駛，做好車輛使用記錄。5.車輛維修：車輛出現故障或需要保養(yǎng)時，駕駛員及時向行政部門報告，行政專員安排維修保養(yǎng)事宜，并做好維修費用的審核和報銷工作。6.車輛安全檢查：定期對車輛進行安全檢查，確保車輛性能良好，消除安全隱患。（五）檔案管理流程1.檔案收集：各部門在工作過程中形成的各類文件、資料、合同等檔案材料，定期移交檔案管理專員。2.檔案整理：檔案管理專員對收集到的檔案材料進行分類、編號、裝訂等整理工作，確保檔案的規(guī)范性。3.檔案歸檔：按照檔案分類標準，將整理好的檔案材料存入檔案庫，并建立相應的索引目錄。4.檔案查詢：員工因工作需要查詢檔案，填寫檔案查詢申請表，經所在部門負責人和檔案管理專員批準后，方可查閱。5.檔案借閱：如需借閱檔案原件，需填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、用途等信息，經行政經理批準后辦理借閱手續(xù)。6.檔案歸還：借閱期滿后，借閱人應及時歸還檔案，檔案管理專員對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完整無損。四、行政費用管理（一）費用預算行政部門每年年初根據公司業(yè)務發(fā)展規(guī)劃和行政工作需求，編制行政費用預算，包括辦公用品費用、車輛費用、會議費用、差旅費等各項費用明細。預算經公司領導審批后執(zhí)行。（二）費用報銷1.員工發(fā)生行政費用支出后，應及時填寫費用報銷單，并附上相關發(fā)票、收據等原始憑證。2.費用報銷單經部門負責人審核簽字后，交行政經理審批。3.行政經理根據費用預算和相關規(guī)定進行審批，對于超出預算或不符合規(guī)定的費用，不予報銷。4.審批通過的費用報銷單交財務部門進行報銷結算。（三）費用控制1.行政部門定期對行政費用支出情況進行統計分析，及時發(fā)現費用超支或不合理支出的情況，并采取有效措施進行控制。2.嚴格控制辦公用品的采購數量和價格，避免浪費和不必要的開支。3.加強車輛使用管理，合理安排車輛調度，降低車輛使用成本。4.規(guī)范會議、活動的組織和管理，嚴格控制會議、活動費用。五、行政資產管理（一）資產登記行政部門對公司所有行政資產進行登記造冊，詳細記錄資產名稱、型號、數量、購置時間、使用部門等信息。（二）資產使用與維護1.各部門負責本部門行政資產的日常使用和維護，確保資產的正常運行。2.行政部門定期對行政資產進行檢查和維護，發(fā)現問題及時通知相關部門進行維修或更換。（三）資產調配與處置1.因工作需要，公司內部各部門之間可進行行政資產的調配，調配時需填寫資產調配申請表，經行政經理批準后辦理相關手續(xù)。2.對于已損壞、閑置或不再使用的行政資產，由使用部門提出處置申請，行政部門進行審核后，報公司領導批準后進行處置。處置方式包括報廢、變賣等，處置收入應及時上繳公司財務。六、行政安全管理（一）安全制度1.建立健全行政安全管理制度，明確安全責任，確保行政工作場所和人員的安全。2.制定安全操作規(guī)程和應急預案，定期組織員工進行安全培訓和演練。（二）辦公區(qū)域安全1.加強辦公區(qū)域的安全保衛(wèi)工作，設置門禁系統，限制無關人員進入。2.配備必要的消防器材和設施，定期進行檢查和維護，確保消防設施完好有效。3.加強對電氣設備、網絡設備等的管理，定期進行檢查和維護，防止發(fā)生安全事故。（三）車輛安全1.駕駛員應嚴格遵守交通法規(guī)，定期對車輛進行安全檢查和維護，確保車輛性能良好。2.加強對駕駛員的安全教育，提高駕駛員的安全意識和應急處理能力。（四）食品安全1.加強公司食堂的食品安全管理，嚴格把控食品采購、加工、儲存等環(huán)節(jié)，確保食品安全。2.食堂工作人員應持健康證上崗，定期進行體檢和培訓，保持個人衛(wèi)生。七、行政服務管理（一）服務標準1.制定行政服務標準，明確服務內容、服務流程和服務質量要求，為公司員工提供優(yōu)質、高效的行政服務。2.定期對行