PAGE運營應(yīng)急采購制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司應(yīng)急采購工作流程，確保在突發(fā)情況下能夠迅速、有效地獲取所需物資和服務(wù)，保障公司運營的連續(xù)性，降低突發(fā)事件對公司造成的損失，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在面臨自然災(zāi)害、公共衛(wèi)生事件、社會安全事件、設(shè)備故障、生產(chǎn)事故等各類突發(fā)事件時的應(yīng)急采購活動。（三）基本原則1.及時性原則：應(yīng)急采購應(yīng)在最短時間內(nèi)完成，以滿足應(yīng)急需求，避免因物資短缺導(dǎo)致事件影響擴(kuò)大。2.有效性原則：采購的物資和服務(wù)應(yīng)能夠切實解決應(yīng)急問題，具備實際效用，確保應(yīng)急措施得以有效實施。3.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)定，確保應(yīng)急采購活動合法合規(guī)。4.成本效益原則：在保證應(yīng)急需求的前提下，合理控制采購成本，提高資金使用效益。二、應(yīng)急采購的觸發(fā)機(jī)制（一）突發(fā)事件的界定1.自然災(zāi)害：如地震、洪水、臺風(fēng)、暴雨、暴雪等造成公司設(shè)施損壞、生產(chǎn)中斷或物資短缺的災(zāi)害事件。2.公共衛(wèi)生事件：如傳染病疫情爆發(fā)等對公司人員健康和運營產(chǎn)生重大影響的事件。3.社會安全事件：如火災(zāi)、爆炸、恐怖襲擊、群體性事件等威脅公司人員生命安全和財產(chǎn)安全的事件。4.設(shè)備故障：關(guān)鍵生產(chǎn)設(shè)備、辦公設(shè)備等突發(fā)故障，且無法在短時間內(nèi)修復(fù)，嚴(yán)重影響公司正常運營的情況。5.生產(chǎn)事故：生產(chǎn)過程中發(fā)生的重大質(zhì)量事故、安全事故等導(dǎo)致生產(chǎn)停滯，急需采購物資以恢復(fù)生產(chǎn)的情況。（二）觸發(fā)流程1.當(dāng)突發(fā)事件發(fā)生時，現(xiàn)場負(fù)責(zé)人或相關(guān)部門應(yīng)立即向公司應(yīng)急指揮中心報告事件詳情。2.應(yīng)急指揮中心在接到報告后，迅速評估事件對公司運營的影響程度，判斷是否需要啟動應(yīng)急采購程序。3.若確需啟動應(yīng)急采購，應(yīng)急指揮中心應(yīng)下達(dá)應(yīng)急采購指令，明確采購的物資或服務(wù)內(nèi)容、緊急程度以及交付時間要求等。三、應(yīng)急采購的組織與職責(zé)（一）應(yīng)急指揮中心1.全面負(fù)責(zé)公司應(yīng)急采購工作的指揮與協(xié)調(diào)。2.審核應(yīng)急采購計劃和預(yù)算，確保采購活動符合公司整體利益和應(yīng)急需求。3.監(jiān)督應(yīng)急采購流程的執(zhí)行情況，及時解決采購過程中出現(xiàn)的重大問題。（二）采購部門1.負(fù)責(zé)具體實施應(yīng)急采購工作，按照應(yīng)急指揮中心的指令迅速開展采購活動。2.尋找合適的供應(yīng)商，進(jìn)行詢價、比價、議價等工作，確保以合理的價格獲取所需物資和服務(wù)。3.與供應(yīng)商簽訂采購合同或協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，保障采購活動的順利進(jìn)行。4.跟蹤采購進(jìn)度，及時協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保物資和服務(wù)按時、按質(zhì)、按量交付。（三）需求部門1.準(zhǔn)確提出應(yīng)急采購的物資和服務(wù)需求，提供詳細(xì)的規(guī)格、型號、數(shù)量等要求。2.協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商篩選和評估，提供相關(guān)技術(shù)支持和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.參與采購合同的審核，確保合同條款符合應(yīng)急需求和本部門實際情況。4.負(fù)責(zé)對采購物資和服務(wù)進(jìn)行驗收，及時反饋驗收結(jié)果。（四）財務(wù)部門1.對應(yīng)急采購預(yù)算進(jìn)行審核和控制，確保采購資金的合理使用。2.按照采購合同或協(xié)議的約定，及時支付采購款項。3.對應(yīng)急采購的費用進(jìn)行核算和審計，確保財務(wù)處理合規(guī)、準(zhǔn)確。（五）質(zhì)量控制部門1.制定應(yīng)急采購物資和服務(wù)的質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)。2.參與采購物資和服務(wù)到貨后的驗收工作，對質(zhì)量進(jìn)行檢驗和評估。3.對不合格的采購物資和服務(wù)提出處理意見，督促采購部門采取相應(yīng)措施。四、應(yīng)急采購流程（一）需求確認(rèn)1.需求部門在接到應(yīng)急采購指令后，應(yīng)立即組織相關(guān)人員對所需物資和服務(wù)進(jìn)行詳細(xì)梳理，明確具體需求內(nèi)容。2.需求部門需填寫《應(yīng)急采購需求申請表》，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時間等信息，并簽字蓋章確認(rèn)。3.將《應(yīng)急采購需求申請表》提交給采購部門，作為采購工作的依據(jù)。（二）供應(yīng)商選擇1.采購部門根據(jù)應(yīng)急采購需求，迅速在公司合格供應(yīng)商名錄中篩選合適的供應(yīng)商。若名錄中無滿足需求的供應(yīng)商，可通過公開渠道尋找新的供應(yīng)商。2.對篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行緊急聯(lián)系和溝通，向其說明應(yīng)急采購的情況和要求，獲取供應(yīng)商的初步報價和供貨承諾。3.采購部門應(yīng)同時對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等進(jìn)行快速評估，優(yōu)先選擇具有良好口碑、能夠快速響應(yīng)且具備相關(guān)應(yīng)急物資供應(yīng)經(jīng)驗的供應(yīng)商。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)需求確認(rèn)情況和供應(yīng)商選擇結(jié)果，與供應(yīng)商協(xié)商確定采購合同或協(xié)議的具體條款。合同或協(xié)議應(yīng)明確物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交付時間、交付地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等關(guān)鍵內(nèi)容。2.在確保合同條款符合應(yīng)急需求和公司利益的前提下，盡快簽訂采購合同或協(xié)議。對于緊急情況，可采用口頭協(xié)議等方式先行確定采購意向，但后續(xù)應(yīng)及時補(bǔ)簽書面合同。3.采購部門按照合同或協(xié)議的要求，跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和發(fā)貨情況，確保物資和服務(wù)按時交付。如遇供應(yīng)商無法按時交付等問題，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的解決措施，如更換供應(yīng)商、調(diào)整交付時間等。（四）驗收付款1.物資或服務(wù)到貨前，需求部門應(yīng)提前做好驗收準(zhǔn)備工作，包括組建驗收小組、制定驗收方案、準(zhǔn)備驗收工具等。2.物資或服務(wù)到貨后，驗收小組按照質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)對采購物資和服務(wù)進(jìn)行嚴(yán)格驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、性能等方面，確保與采購合同或協(xié)議要求一致。3.驗收合格后，驗收小組應(yīng)出具《應(yīng)急采購驗收報告》，簽字確認(rèn)驗收結(jié)果。若驗收不合格，驗收小組應(yīng)及時通知采購部門，采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。4.財務(wù)部門根據(jù)驗收報告和采購合同或協(xié)議的約定，及時辦理付款手續(xù)。對于緊急采購的款項支付，應(yīng)簡化審批流程，確保資金及時到位，保障供應(yīng)商權(quán)益，維護(hù)良好的合作關(guān)系。五、應(yīng)急采購的預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.公司應(yīng)在年度預(yù)算中預(yù)留一定比例的應(yīng)急采購專項預(yù)算，以應(yīng)對可能出現(xiàn)的突發(fā)事件。應(yīng)急采購專項預(yù)算應(yīng)根據(jù)公司過往應(yīng)急采購情況、行業(yè)風(fēng)險評估以及未來發(fā)展規(guī)劃等因素進(jìn)行綜合編制。2.在編制應(yīng)急采購專項預(yù)算時，各部門應(yīng)結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點和可能面臨的應(yīng)急情況，提出具體的應(yīng)急采購需求和預(yù)算額度建議。采購部門對各部門的建議進(jìn)行匯總整理，并結(jié)合公司整體預(yù)算安排，形成應(yīng)急采購專項預(yù)算草案。3.應(yīng)急采購專項預(yù)算草案經(jīng)財務(wù)部門審核、公司管理層審批后確定，并納入公司年度預(yù)算管理體系。（二）預(yù)算執(zhí)行1.應(yīng)急采購活動應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的預(yù)算執(zhí)行，采購部門在實施采購過程中，應(yīng)控制采購成本，確保采購支出不超出預(yù)算額度。2.對于超出預(yù)算的應(yīng)急采購項目，采購部門應(yīng)及時向應(yīng)急指揮中心報告，說明原因和必要性。應(yīng)急指揮中心審核后，如確需追加預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整程序進(jìn)行審批。3.財務(wù)部門對應(yīng)急采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行實時監(jiān)控，定期對應(yīng)急采購支出進(jìn)行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，并采取相應(yīng)措施加以解決。（三）預(yù)算調(diào)整1.在應(yīng)急采購過程中，如因突發(fā)事件情況變化、市場價格波動等原因?qū)е略A(yù)算無法滿足實際采購需求，采購部門應(yīng)及時提出預(yù)算調(diào)整申請。2.預(yù)算調(diào)整申請應(yīng)詳細(xì)說明調(diào)整的原因、調(diào)整的金額、調(diào)整后的預(yù)算安排等內(nèi)容，并附上相關(guān)證明材料。3.應(yīng)急指揮中心對預(yù)算調(diào)整申請進(jìn)行審核，審核通過后提交公司管理層審批。經(jīng)批準(zhǔn)的預(yù)算調(diào)整申請應(yīng)及時通知財務(wù)部門，調(diào)整應(yīng)急采購專項預(yù)算。六、應(yīng)急采購的風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.市場風(fēng)險：突發(fā)事件可能導(dǎo)致市場供需關(guān)系發(fā)生變化，物資價格波動較大，供應(yīng)商供貨能力下降等，影響應(yīng)急采購的及時性和成本控制。2.質(zhì)量風(fēng)險：由于應(yīng)急采購時間緊迫，可能無法對供應(yīng)商提供的物資和服務(wù)進(jìn)行全面、細(xì)致的質(zhì)量檢驗，導(dǎo)致采購的物資和服務(wù)質(zhì)量不符合要求，影響應(yīng)急效果。3.合同風(fēng)險：應(yīng)急采購合同簽訂時間倉促，合同條款可能存在漏洞或不明確之處，容易引發(fā)合同糾紛，給公司帶來法律風(fēng)險和經(jīng)濟(jì)損失。4.信息溝通風(fēng)險：應(yīng)急采購涉及多個部門和環(huán)節(jié)，信息傳遞不暢、溝通不及時可能導(dǎo)致工作延誤、決策失誤等問題。（二）風(fēng)險評估1.采購部門聯(lián)合相關(guān)部門對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，分析風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，對風(fēng)險進(jìn)行分級，確定重點關(guān)注的風(fēng)險領(lǐng)域和風(fēng)險事件。3.針對不同等級的風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對策略和措施。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.市場風(fēng)險應(yīng)對：建立市場價格監(jiān)測機(jī)制，及時掌握物資價格動態(tài)，在采購過程中與供應(yīng)商協(xié)商合理的價格調(diào)整機(jī)制；拓展供應(yīng)商渠道，增加供應(yīng)商選擇范圍，降低因單一供應(yīng)商供貨能力不足帶來的風(fēng)險。2.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對：加強(qiáng)對供應(yīng)商的質(zhì)量管控，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾和相關(guān)質(zhì)量證明文件；在驗收環(huán)節(jié)嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗，對于重要物資可邀請專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行質(zhì)量檢測；建立不合格物資處理機(jī)制，及時與供應(yīng)商溝通解決質(zhì)量問題。3.合同風(fēng)險應(yīng)對：在簽訂應(yīng)急采購合同前，仔細(xì)審核合同條款，確保合同內(nèi)容完整、明確、合法；對于緊急采購的口頭協(xié)議等，應(yīng)及時補(bǔ)簽書面合同，并完善相關(guān)條款；加強(qiáng)合同執(zhí)行過程中的監(jiān)督和管理，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。4.信息溝通風(fēng)險應(yīng)對：建立應(yīng)急采購信息共享平臺，確保各部門之間信息傳遞及時、準(zhǔn)確；明確各部門在應(yīng)急采購過程中的職責(zé)和溝通流程，加強(qiáng)部門之間的協(xié)調(diào)與配合；定期召開應(yīng)急采購工作協(xié)調(diào)會議，及時解決信息溝通方面存在的問題。七、監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對應(yīng)急采購制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否規(guī)范、采購資金使用是否合理等。2.采購部門應(yīng)定期向應(yīng)急指揮中心匯報應(yīng)急采購工作進(jìn)展情況，接受應(yīng)急指揮中心的監(jiān)督和指導(dǎo)。3.各部門應(yīng)積極配合內(nèi)部監(jiān)督工作，如實提供相關(guān)資料和信息，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改。（二）外部審計1.公司可定期聘請外部審計