PAGE資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)部各部門(mén)及全體員工在資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案。（三）檔案定義本制度所稱(chēng)檔案，是指資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)部在資產(chǎn)購(gòu)置、處置、運(yùn)營(yíng)監(jiān)控、產(chǎn)權(quán)管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)部檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專(zhuān)門(mén)的檔案管理崗位負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整性原則應(yīng)保證檔案的全面性和完整性，涵蓋資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)和方面，避免重要檔案的遺漏。3.準(zhǔn)確性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，表述清晰規(guī)范。4.安全性原則采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。5.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于查詢(xún)、檢索和利用，提高檔案的使用效率，滿(mǎn)足資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)管理工作對(duì)檔案信息的需求。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)部檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的及時(shí)、完整和規(guī)范。3.負(fù)責(zé)檔案的分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.負(fù)責(zé)檔案的保管、存儲(chǔ)，定期檢查檔案的保管狀況，對(duì)破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。6.負(fù)責(zé)檔案的查詢(xún)、借閱服務(wù)，根據(jù)工作需要及時(shí)提供檔案信息，做好借閱登記和催還工作。7.參與資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)部涉及檔案的各類(lèi)業(yè)務(wù)活動(dòng)，提供檔案咨詢(xún)和支持，確保檔案的合理利用。8.負(fù)責(zé)檔案管理工作的統(tǒng)計(jì)和總結(jié)，定期向上級(jí)匯報(bào)檔案管理情況。（二）各部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門(mén)檔案的收集、整理和歸檔工作，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作。2.各部門(mén)檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理崗位的要求，及時(shí)將本部門(mén)在資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案收集齊全，進(jìn)行初步整理后移交檔案管理崗位。3.在日常工作中，各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，妥善保管本部門(mén)暫存的檔案，確保檔案的安全和完整，積極配合檔案管理崗位開(kāi)展檔案管理工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.資產(chǎn)購(gòu)置檔案包括資產(chǎn)采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、招投標(biāo)文件、資產(chǎn)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、資產(chǎn)入賬憑證等。2.資產(chǎn)處置檔案包括資產(chǎn)處置申請(qǐng)、評(píng)估報(bào)告、處置方案、交易合同、處置收入入賬憑證等。3.資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)監(jiān)控檔案包括資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)報(bào)表、分析報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警記錄、運(yùn)營(yíng)檢查記錄等。4.產(chǎn)權(quán)管理檔案包括產(chǎn)權(quán)登記文件、產(chǎn)權(quán)變更文件、產(chǎn)權(quán)糾紛處理文件等。5.其他與資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)相關(guān)的檔案如會(huì)議紀(jì)要、工作請(qǐng)示與批復(fù)、調(diào)研報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門(mén)在資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，并確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案收集應(yīng)遵循及時(shí)、主動(dòng)的原則，在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案移交本部門(mén)檔案管理人員。3.對(duì)于重要的資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)項(xiàng)目，應(yīng)實(shí)行項(xiàng)目檔案跟蹤管理，從項(xiàng)目啟動(dòng)開(kāi)始，檔案管理人員就應(yīng)介入，確保項(xiàng)目檔案的全程完整收集。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合文檔一體化管理的要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和規(guī)范化。（四）整理方法1.分類(lèi)根據(jù)資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)和檔案內(nèi)容，將檔案分為資產(chǎn)購(gòu)置、資產(chǎn)處置、資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)監(jiān)控、產(chǎn)權(quán)管理等幾大類(lèi)，每大類(lèi)下再根據(jù)具體業(yè)務(wù)細(xì)分為若干小類(lèi)。例如，資產(chǎn)購(gòu)置類(lèi)可分為固定資產(chǎn)購(gòu)置、無(wú)形資產(chǎn)購(gòu)置等小類(lèi)；資產(chǎn)處置類(lèi)可分為出售處置、報(bào)廢處置等小類(lèi)。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用“年份+類(lèi)別代碼+流水號(hào)”的方式，如“2023ZC001”，其中“2023”表示年份，“ZC”表示資產(chǎn)購(gòu)置類(lèi)別代碼，“001”表示該類(lèi)別下的流水號(hào)。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并同時(shí)建立電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，方便查詢(xún)和檢索。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線(xiàn)裝或膠裝等方式，保持檔案的原貌。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、檔案密集架等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序排列存放在檔案密集架上，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)可采用磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等。電子檔案應(yīng)按照檔案分類(lèi)目錄進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引，確保電子檔案的快速檢索和利用。3.對(duì)重要的紙質(zhì)檔案和電子檔案，應(yīng)進(jìn)行異地備份，以防止因自然災(zāi)害、突發(fā)事件等原因?qū)е聶n案丟失。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)部的重要決策文件、涉及重大資產(chǎn)處置和產(chǎn)權(quán)變更的文件、具有長(zhǎng)期歷史價(jià)值和法律依據(jù)的文件等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限一般為15年至50年，主要包括資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)業(yè)務(wù)的一般性文件、重要合同協(xié)議、定期的運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)報(bào)表等。4.短期保管的檔案保管期限一般為5年以下，主要包括臨時(shí)性的工作文件、一般性的業(yè)務(wù)資料等。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況與檔案目錄一致。2.在清查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并查明原因，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括檔案清查的基本情況、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理結(jié)果等，并將清查報(bào)告存檔。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判定檔案價(jià)值的原則，從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，確定檔案的保存價(jià)值。2.遵循維護(hù)歷史真實(shí)面貌的原則，確保檔案的真實(shí)性和完整性，不得隨意篡改或銷(xiāo)毀檔案。3.嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定，確保鑒定結(jié)果的公正性和權(quán)威性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理崗位人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，直接判斷檔案的保存價(jià)值。2.分析比較法將擬鑒定的檔案與同類(lèi)檔案進(jìn)行比較分析，參考同類(lèi)檔案的保存價(jià)值，確定擬鑒定檔案的保存價(jià)值。3.效益評(píng)估法從檔案對(duì)資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)管理工作的實(shí)際效益出發(fā)，評(píng)估檔案的利用價(jià)值和保存必要性，以此確定檔案的保存價(jià)值。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)達(dá)到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀審批表》，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等內(nèi)容。2.《檔案銷(xiāo)毀審批表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)部主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀紙質(zhì)檔案時(shí)，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)；銷(xiāo)毀電子檔案時(shí)，應(yīng)采用專(zhuān)業(yè)的刪除工具，對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行徹底擦除，確保電子檔案數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人進(jìn)行監(jiān)督，并在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)?！稒n案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)包括檔案名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀地點(diǎn)、監(jiān)銷(xiāo)人等內(nèi)容。5.檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)將《檔案銷(xiāo)毀審批表》、《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》等相關(guān)資料存檔，以備查考。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)利用原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)大局原則檔案利用應(yīng)圍繞資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)部的中心工作，為決策支持、業(yè)務(wù)開(kāi)展、監(jiān)督檢查等提供有力的檔案信息服務(wù)。3.安全保密原則在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司的利益和形象。（二）利用范圍1.內(nèi)部查閱資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)部員工因工作需要，可查閱本部門(mén)及相關(guān)部門(mén)的檔案。查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理崗位查閱。2.外部查閱因?qū)徲?jì)、紀(jì)檢、司法等工作需要，外部單位查閱資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)部檔案時(shí)，應(yīng)出具單位介紹信和查閱人員有效身份證件，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)部主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理崗位人員陪同查閱。查閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)保密規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。3.借閱資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)部員工因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理崗位辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。（三）利用方式1.現(xiàn)場(chǎng)查閱檔案利用人員可到檔案庫(kù)房現(xiàn)場(chǎng)查閱檔案，檔案管理崗位人員應(yīng)提供必要的查閱條件，并協(xié)助查閱人員查找所需檔案。2.檔案復(fù)制根據(jù)檔案利用人員的需求，檔案管理崗位人員可提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理崗位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理專(zhuān)用章，并注明復(fù)制日期、份數(shù)等內(nèi)容。3.檔案摘錄檔案利用人員如需摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理崗位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在摘錄內(nèi)容上注明檔案來(lái)源、摘錄日期等信息。摘錄的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，不得斷章取義。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制、摘錄等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括利用日期、利用部門(mén)、利用人員、檔案名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、利用方式、歸還日期等。2.檔案利用登記應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種方式，紙質(zhì)登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，電子登記記錄應(yīng)定期備份，確保登記信息的完整和可查。3.檔案管理崗位人員應(yīng)定期對(duì)檔案利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)掌握檔案利用動(dòng)態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)部檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用全過(guò)程的信息化管理。2.通過(guò)檔案信息化管理系統(tǒng)，提高檔案管理工作效率，方便檔案查詢(xún)和利用，提升檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化水平。3.確保檔案信息的安全存儲(chǔ)和傳輸，防止檔案信息泄露，保障公司資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)管理工作的順利開(kāi)展。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)、內(nèi)容摘要等，并支持批量錄入和導(dǎo)入功能。2.檔案查詢(xún)功能提供多種查詢(xún)方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等條件進(jìn)行查詢(xún)，能夠快速準(zhǔn)確地定位所需檔案信息。3.檔案借閱管理功能實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、催還等全過(guò)程的信息化管理，記錄借閱人員、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，方便對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行跟蹤和管理。4.檔案統(tǒng)計(jì)分析功能能夠?qū)n案的數(shù)量、類(lèi)別、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表和分析圖表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.檔案安全管理功能設(shè)置用戶(hù)權(quán)限管理，不同人員只能訪(fǎng)問(wèn)和操作其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息；對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，防止檔案信息泄露；定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理崗位人員應(yīng)按照檔案整理要求，及時(shí)將檔案信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，確保與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，包括數(shù)據(jù)更新、數(shù)據(jù)清理、數(shù)據(jù)備份等。數(shù)據(jù)更