PAGE門店運(yùn)營(yíng)采購(gòu)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司門店運(yùn)營(yíng)采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)流程，確保采購(gòu)工作的高效、有序進(jìn)行，保障門店商品的質(zhì)量和供應(yīng)，降低采購(gòu)成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司旗下所有門店的運(yùn)營(yíng)采購(gòu)活動(dòng)，包括商品采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、辦公用品采購(gòu)等。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.效益原則：在保證商品質(zhì)量和服務(wù)水平的前提下，充分考慮采購(gòu)成本，追求采購(gòu)效益最大化。3.公平公正原則：采購(gòu)過程中應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護(hù)公司利益，杜絕不正當(dāng)交易。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，誠(chéng)實(shí)守信，履行合同約定。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)部門設(shè)置公司設(shè)立專門的采購(gòu)部門，負(fù)責(zé)門店運(yùn)營(yíng)采購(gòu)工作的統(tǒng)一管理。采購(gòu)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，可下設(shè)不同的采購(gòu)小組，分別負(fù)責(zé)各類商品或物資的采購(gòu)。（二）采購(gòu)部門職責(zé)1.制定采購(gòu)計(jì)劃：根據(jù)門店銷售情況、庫(kù)存狀況及市場(chǎng)需求，制定合理的采購(gòu)計(jì)劃，確保商品供應(yīng)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.供應(yīng)商管理：開發(fā)、評(píng)估、選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)良好的合作關(guān)系，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核。3.采購(gòu)執(zhí)行：按照采購(gòu)計(jì)劃和審批流程，組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)，確保采購(gòu)商品的質(zhì)量、價(jià)格和交貨期符合要求。4.合同管理：簽訂采購(gòu)合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)處理合同變更、違約等問題。5.成本控制：通過市場(chǎng)調(diào)研、談判等方式，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。6.信息管理：收集、整理采購(gòu)相關(guān)信息，建立采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)，為公司決策提供支持。（三）其他部門職責(zé)1.門店部門：及時(shí)反饋商品需求信息，協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，參與商品驗(yàn)收工作。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)采購(gòu)資金的審核、支付和核算，監(jiān)督采購(gòu)成本控制情況。3.質(zhì)量控制部門：對(duì)采購(gòu)商品的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和監(jiān)督，確保符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。三、采購(gòu)流程（一）需求預(yù)測(cè)與計(jì)劃制定1.門店部門定期對(duì)銷售數(shù)據(jù)、庫(kù)存情況進(jìn)行分析，結(jié)合市場(chǎng)趨勢(shì)和季節(jié)變化，預(yù)測(cè)商品需求。2.根據(jù)需求預(yù)測(cè)結(jié)果，填寫采購(gòu)申請(qǐng)單，詳細(xì)列出商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。采購(gòu)申請(qǐng)單需經(jīng)門店負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至采購(gòu)部門。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)單后，對(duì)其進(jìn)行初步審核，檢查申請(qǐng)內(nèi)容是否完整、合理。2.將審核通過的采購(gòu)申請(qǐng)單提交至相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)采購(gòu)金額的大小，按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。3.審批通過的采購(gòu)申請(qǐng)單返回采購(gòu)部門，作為采購(gòu)執(zhí)行的依據(jù)；審批未通過的，采購(gòu)部門需與門店部門溝通，說(shuō)明原因并協(xié)商解決方案。（三）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)單的要求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、生產(chǎn)能力、信譽(yù)等相關(guān)資料，建立供應(yīng)商信息檔案。3.組織相關(guān)人員對(duì)符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，評(píng)估其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)能力等。4.根據(jù)考察結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估打分，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合作對(duì)象。對(duì)于新合作的供應(yīng)商，需簽訂試用合同，進(jìn)行一段時(shí)間的試用后再?zèng)Q定是否長(zhǎng)期合作。（四）采購(gòu)談判與合同簽訂1.采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商就采購(gòu)商品的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行談判。談判過程中，采購(gòu)人員應(yīng)充分了解市場(chǎng)行情，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)條件。2.談判達(dá)成一致后，起草采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購(gòu)合同應(yīng)符合法律法規(guī)的要求，內(nèi)容詳細(xì)、準(zhǔn)確、清晰。3.將采購(gòu)合同提交至公司法律部門進(jìn)行審核，確保合同的合法性和有效性。審核通過后，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽字蓋章，正式簽訂采購(gòu)合同。（五）采購(gòu)執(zhí)行與跟蹤1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同的約定，向供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)商品的具體要求和交貨時(shí)間。2.跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，了解生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等。對(duì)于可能影響交貨期的問題，提前采取措施進(jìn)行協(xié)調(diào)解決。3.在商品到貨前，通知門店部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。（六）驗(yàn)收與入庫(kù)1.商品到貨后，門店部門組織相關(guān)人員按照采購(gòu)合同和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)商品進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括商品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等。2.驗(yàn)收合格的商品，由驗(yàn)收人員填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并辦理入庫(kù)手續(xù)。入庫(kù)商品應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式進(jìn)行存放，做好標(biāo)識(shí)和記錄。3.驗(yàn)收不合格的商品，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。對(duì)于因質(zhì)量問題給公司造成損失的，按照合同約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。（七）付款與結(jié)算1.采購(gòu)部門根據(jù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和采購(gòu)合同，填寫付款申請(qǐng)單，附上相關(guān)發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等憑證，提交至財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請(qǐng)單進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)根據(jù)合同約定和公司資金狀況合理選擇，確保資金安全和支付效率。3.定期與供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)算，核對(duì)采購(gòu)金額、付款金額、發(fā)票開具情況等，確保賬目清晰。四、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購(gòu)部門根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和門店運(yùn)營(yíng)需求，結(jié)合歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)和市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)趨勢(shì)，編制年度采購(gòu)預(yù)算。2.年度采購(gòu)預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出各類商品或物資的采購(gòu)金額、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)數(shù)量等信息，并分解到季度和月度，形成滾動(dòng)預(yù)算。3.在編制采購(gòu)預(yù)算過程中，應(yīng)充分考慮成本控制目標(biāo)和資金狀況，確保預(yù)算的合理性和可行性。（二）預(yù)算執(zhí)行與監(jiān)控1.采購(gòu)部門嚴(yán)格按照采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)活動(dòng)，不得隨意突破預(yù)算。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照公司規(guī)定的預(yù)算調(diào)整流程進(jìn)行審批。2.財(cái)務(wù)部門定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，對(duì)比實(shí)際采購(gòu)支出與預(yù)算金額，分析差異原因，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。3.采購(gòu)部門應(yīng)定期向公司管理層匯報(bào)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況，為公司決策提供依據(jù)。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)部門定期對(duì)采購(gòu)過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、資金風(fēng)險(xiǎn)等。2.采用定性和定量相結(jié)合的方法，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研和分析，及時(shí)掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)和價(jià)格變化趨勢(shì)，合理安排采購(gòu)計(jì)劃，采取套期保值等措施降低市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)格供應(yīng)商選擇和評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)采購(gòu)商品的質(zhì)量檢驗(yàn)和監(jiān)督，與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確質(zhì)量責(zé)任和賠償條款。3.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：建立供應(yīng)商備份機(jī)制，避免過度依賴單一供應(yīng)商；加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與合作，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，及時(shí)淘汰不合格供應(yīng)商。4.合同風(fēng)險(xiǎn)：規(guī)范采購(gòu)合同的簽訂、審核和管理流程，確保合同條款合法、有效、明確；加強(qiáng)合同執(zhí)行過程的跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)處理合同變更、違約等問題。5.資金風(fēng)險(xiǎn)：合理安排采購(gòu)資金，優(yōu)化付款方式，確保資金安全；加強(qiáng)與財(cái)務(wù)部門的溝通與協(xié)作，及時(shí)掌握公司資金狀況，避免因資金短缺影響采購(gòu)活動(dòng)的正常進(jìn)行。六、采購(gòu)績(jī)效評(píng)估（一）評(píng)估指標(biāo)設(shè)定1.采購(gòu)成本：包括采購(gòu)價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)用、倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用等，評(píng)估采購(gòu)成本的控制效果。2.采購(gòu)質(zhì)量：通過商品驗(yàn)收合格率、退貨率等指標(biāo)，評(píng)估采購(gòu)商品的質(zhì)量水平。3.交貨期：以按時(shí)交貨率為指標(biāo)，評(píng)估供應(yīng)商的交貨及時(shí)性。4.供應(yīng)商管理：考察供應(yīng)商的開發(fā)、評(píng)估、合作等方面的工作成效，如供應(yīng)商滿意度、新供應(yīng)商開發(fā)數(shù)量等。5.采購(gòu)效率：評(píng)估采購(gòu)流程的執(zhí)行效率，如采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)幚頃r(shí)間、合同簽訂時(shí)間等。（二）評(píng)估方法與周期1.采用定量與定性相結(jié)合的評(píng)估方法，對(duì)采購(gòu)績(jī)效進(jìn)行全面、客觀的評(píng)價(jià)。2.采購(gòu)績(jī)效評(píng)估周期為季度和年度。季度評(píng)估主要對(duì)采購(gòu)工作的階段性成果進(jìn)行總結(jié)和分析，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)調(diào)整；年度評(píng)估則對(duì)全年采購(gòu)績(jī)效進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，作為采購(gòu)人員績(jī)效考核和獎(jiǎng)勵(lì)的依據(jù)。（三）評(píng)估結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)采購(gòu)績(jī)效評(píng)估結(jié)果，對(duì)采購(gòu)部門和采購(gòu)人員進(jìn)行獎(jiǎng)懲。對(duì)于績(jī)效優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于績(jī)效不佳的，進(jìn)行批評(píng)教育，并制定改進(jìn)措施，限期整改。2.將采購(gòu)績(jī)效評(píng)估結(jié)果與供應(yīng)商管理、采購(gòu)預(yù)算調(diào)整等工作相結(jié)合，不斷優(yōu)化采購(gòu)流程和管理方法，提高采購(gòu)工作的整體水平。七、信息管理（一）采購(gòu)信息收集1.采購(gòu)部門通過多種渠道收集采購(gòu)相關(guān)信息，包括市場(chǎng)價(jià)格信息、供應(yīng)商信息、行業(yè)動(dòng)態(tài)、政策法規(guī)等。2.建立信息收集機(jī)制，明確信息收集的責(zé)任人、渠道和頻率，確保信息的及時(shí)、準(zhǔn)確、全面。（二）采購(gòu)信息整理與分析1.對(duì)收集到的采購(gòu)信息進(jìn)行分類整理，建立采購(gòu)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，方便查詢和使用。2.定期對(duì)采購(gòu)信息進(jìn)行分析，提取有價(jià)值的信息，為采購(gòu)決策提供支持。例如，通過分析市場(chǎng)價(jià)格走勢(shì)，預(yù)測(cè)采購(gòu)時(shí)機(jī)；通過分析供應(yīng)商績(jī)效，優(yōu)化供應(yīng)商選擇等。（三）信息共享與溝通1.建立采購(gòu)信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)部門