2026會計檔案管理制度第一章總則1.1制度定位本制度以《會計法》《檔案法》《電子文件管理暫行辦法》及財政部、國家檔案局最新解釋口徑為底線，結(jié)合公司數(shù)字化運(yùn)營實際，對2026年1月1日至2026年12月31日會計檔案的生成、流轉(zhuǎn)、保管、利用、鑒定、銷毀、移交、災(zāi)備、審計、問責(zé)等全生命周期進(jìn)行剛性約束，確?！皢畏輽n案可定位、全程流轉(zhuǎn)可追溯、法律證據(jù)可采信、管理責(zé)任可追究”。1.2適用范圍覆蓋集團(tuán)本部及境內(nèi)外全部子公司、分公司、項目部、SPV、共享中心、財務(wù)機(jī)器人賬戶、RPA虛擬組織；涵蓋紙質(zhì)、電子、影像、區(qū)塊鏈哈希、云原生數(shù)據(jù)庫等全部形態(tài)；適用于會計憑證、賬簿、報表、銀行對賬單、納稅申報表、成本計算表、資產(chǎn)卡片、審計報告、管理報表、內(nèi)部控制文檔、會計政策變更說明、估值模型、系統(tǒng)日志、接口文件、備份鏡像、加密密鑰等所有具有核算、監(jiān)督、證據(jù)、追溯價值的文件。1.3管理原則（1）真實性：禁止任何形式的篡改、隱匿、提前或延遲入賬；（2）唯一性：同一經(jīng)濟(jì)事項僅允許一份正本檔案，杜絕“多套賬”；（3）同步性：電子檔案與紙質(zhì)檔案同步生成、同步編號、同步歸檔；（4）最小可用粒度：憑證、附件、審批流、影像、日志以“單據(jù)級”管理，確保審計可穿透到最底層原始憑證；（5）全程加密：采用國密SM4+SM2混合算法，傳輸、存儲、備份、銷毀四環(huán)節(jié)全加密；（6）綠色低碳：2026年紙質(zhì)憑證占比控制在3%以內(nèi)，其余全部影像化；（7）風(fēng)險前置：歸檔前完成質(zhì)量檢測、病毒掃描、合規(guī)校驗、元數(shù)據(jù)補(bǔ)全；（8）永久責(zé)任：檔案保管責(zé)任不因機(jī)構(gòu)撤并、人員離崗、系統(tǒng)下線而終止。第二章組織與職責(zé)2.1董事會批準(zhǔn)檔案管理戰(zhàn)略、年度預(yù)算、災(zāi)備等級、關(guān)鍵績效指標(biāo)（KPI），對重大檔案遺失事件負(fù)最終責(zé)任。2.2檔案管理委員會（AMC）由CFO任主任，信息技術(shù)中心、法務(wù)中心、內(nèi)審部、共享中心、業(yè)務(wù)條線負(fù)責(zé)人為委員，每月召開一次例會，審議歸檔范圍、系統(tǒng)升級、鑒定結(jié)論、銷毀清單、災(zāi)備演練報告。2.3檔案管理中心（AMO）為執(zhí)行機(jī)構(gòu)，編制“6位職能+4位序列”崗位矩陣：采集崗、質(zhì)檢崗、編目崗、系統(tǒng)崗、保管崗、利用崗、鑒定崗、災(zāi)備崗、安全崗、培訓(xùn)崗；實行AB角制，任何操作雙人復(fù)核。2.4財務(wù)部門對原始憑證的合規(guī)性、完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，確保“經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)—會計憑證—電子影像”三碼合一；每月第3個工作日完成上月憑證移交清單。2.5信息系統(tǒng)部負(fù)責(zé)會計檔案系統(tǒng)的可用性、容量、補(bǔ)丁、密鑰、日志、接口；RPA流程變更須提前72小時書面告知AMO。2.6業(yè)務(wù)部門對業(yè)務(wù)系統(tǒng)前端產(chǎn)生的訂單、合同、收貨單、驗收單、結(jié)算單等源頭數(shù)據(jù)負(fù)責(zé)，確保字段完整、影像清晰、審批閉環(huán)。2.7內(nèi)審與合規(guī)部每季度抽查不低于5%的年度憑證量，對高風(fēng)險科目、關(guān)聯(lián)交易、政府補(bǔ)助、減值測試、股份支付、并購對價分?jǐn)倢嵤┐┩笢y試；發(fā)現(xiàn)問題48小時內(nèi)出具整改跟蹤表。2.8法務(wù)部對涉訴檔案進(jìn)行凍結(jié)標(biāo)記，發(fā)起法律持有（LegalHold），任何銷毀、移交、篡改操作須獲得法務(wù)書面解除。第三章歸檔范圍與保管期限3.1永久保存（1）年度財務(wù)報告及附注（含境內(nèi)外各準(zhǔn)則版本）；（2）審計報告、內(nèi)控審計報告、驗資報告、資產(chǎn)評估報告；（3）股東會、董事會、監(jiān)事會會議記錄及表決票；（4）公司章程、會計政策、會計估計變更、差錯更正說明；（5）合并抵銷工作底稿、商譽(yù)減值測試底稿；（6）稅務(wù)稽查、行政處罰、聽證、復(fù)議、訴訟、仲裁案卷；（7）區(qū)塊鏈存證的哈希值文件。3.2定期30年（1）會計憑證及原始附件；（2）總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片；（3）銀行對賬單、余額調(diào)節(jié)表、票據(jù)登記簿；（4）成本計算表、制造費用分?jǐn)偙?；?）納稅申報表、完稅憑證、出口退稅臺賬；（6）關(guān)聯(lián)交易定價文檔、轉(zhuǎn)讓定價同期資料；（7）融資合同、擔(dān)保合同、授信協(xié)議、票據(jù)池協(xié)議；（8）薪酬、五險一金、股份支付計算表。3.3定期10年（1）月度、季度財務(wù)報表及內(nèi)部管理報表；（2）預(yù)算、滾動預(yù)測、差異分析表；（3）費用報銷單、差旅審批單、業(yè)務(wù)招待清單；（4）低值易耗品臺賬、辦公用品領(lǐng)用單；（5）RPA運(yùn)行日志、接口對賬日志、系統(tǒng)升級記錄。3.4到期鑒定保管期滿前6個月，AMO啟動鑒定程序，采用“AI初篩+人工復(fù)核+AMC投票”三級模式，對仍有訴訟、稅務(wù)、監(jiān)管、商譽(yù)、環(huán)保、質(zhì)量索賠風(fēng)險的檔案延長保管期；延長最多兩次，每次不超過10年。第四章歸檔流程與質(zhì)量要求4.1采集（1）電子發(fā)票通過“金稅OFD+電子簽章”自動獲取，缺失字段由RPA補(bǔ)全；（2）紙質(zhì)發(fā)票統(tǒng)一高拍儀1200dpi掃描，生成PDF/A-2b格式，OCR識別率≥99%；（3）合同、驗收單、入庫單采用雙攝像頭同步拍攝，防止換頁；（4）銀行回單通過銀企直聯(lián)自動下載，加密哈希每日同步到司法鏈。4.2質(zhì)檢（1）系統(tǒng)自動校驗發(fā)票真?zhèn)?、重?fù)、連號、稅率、金額、購方銷方稅號；（2）人工抽檢比例：一般憑證2%，高頻現(xiàn)金、關(guān)聯(lián)交易、政府補(bǔ)助憑證10%；（3）質(zhì)檢結(jié)果以“通過、返工、補(bǔ)掃、補(bǔ)錄、凍結(jié)”五檔標(biāo)記，返工率控制在0.3%以內(nèi)。4.3編目采用“5段式”檔號：公司代碼（2位）+年度（4位）+檔案類別（3位）+保管期限（2位）+流水號（7位），共18位；系統(tǒng)自動生成二維碼，支持手機(jī)掃碼定位；元數(shù)據(jù)含29項必填字段，包括業(yè)務(wù)場景、幣種、匯率、交易對手、預(yù)算科目、成本中心、利潤中心、項目WBS、合同編號、發(fā)票號碼、稅額、稅率、付款方式、銀行賬戶、付款日期、經(jīng)辦人、審批人、影像文件名、哈希值、加密密鑰版本、系統(tǒng)來源、接口批次、歸檔人、歸檔時間、質(zhì)檢人、質(zhì)檢時間、保管期限、開放級別、備注。4.4封裝電子檔案采用ZIP包+XML元數(shù)據(jù)+數(shù)字簽名+時間戳四層封裝，時間戳由授時中心簽發(fā)；封裝包命名與檔號一致，存儲到分布式對象存儲，副本數(shù)≥3，跨可用區(qū)放置。4.5紙質(zhì)歸檔僅對以下情形保留紙質(zhì)：稅務(wù)機(jī)關(guān)要求、境外銀行要求、紅字發(fā)票聯(lián)、司法機(jī)關(guān)調(diào)取原件、區(qū)塊鏈未覆蓋的境外票據(jù)；紙質(zhì)憑證使用無酸紙，厚度70g，裝訂采用不銹鋼釘+熱熔膠雙重固定；每冊厚度不超過3cm，封面含RFID標(biāo)簽，庫位采用“庫—列—節(jié)—層—位”五級定位。第五章存儲、備份與災(zāi)備5.1在線存儲采用私有云+公有云混合架構(gòu)，熱數(shù)據(jù)保存90天，SSD層IOPS≥3萬；溫數(shù)據(jù)保存3年，SATA層；冷數(shù)據(jù)保存至磁帶庫，LTO-9單盤18TB，壓縮后30TB。5.2備份策略（1）實時快照：每15分鐘一次，保留48小時；（2）日增量：每日02:30執(zhí)行，保留30天；（3）周全量：每周日04:00執(zhí)行，保留12周；（4）月全量：每月1日執(zhí)行，保留60個月；（5）年度永久：每年1月15日執(zhí)行，保留永久；（6）異地復(fù)制：同城雙活+異地1000公里以上容災(zāi)，RPO≤15分鐘，RTO≤30分鐘。5.3加密與密鑰采用硬件安全模塊（HSM）管理密鑰，主密鑰分割三份，分別由CFO、AMO主任、內(nèi)審部負(fù)責(zé)人保管；密鑰輪換周期90天，退役密鑰存入保險庫，保存20年后粉碎。5.4災(zāi)備演練每季度進(jìn)行一次模擬火災(zāi)、勒索病毒、地震、供應(yīng)鏈中斷的混合演練；演練報告在72小時內(nèi)提交AMC，連續(xù)兩次演練失敗將扣減當(dāng)年績效獎金10%。第六章利用與權(quán)限6.1內(nèi)部利用（1）普通查詢：部門副經(jīng)理以上權(quán)限，可查看本部門數(shù)據(jù)；（2）跨部門查詢：需填寫《會計檔案利用申請單》，經(jīng)數(shù)據(jù)屬主部門負(fù)責(zé)人+AMO審批，限時8小時；（3）批量導(dǎo)出：超過500條需CFO審批，導(dǎo)出文件加密水印，7日內(nèi)自動銷毀；（4）API接口：僅允許財務(wù)機(jī)器人調(diào)用，每秒QPS≤100，IP白名單+證書雙向認(rèn)證。6.2外部利用（1）稅務(wù)機(jī)關(guān)：憑《稅務(wù)檢查通知書》原件，AMO專人陪同，現(xiàn)場查閱不復(fù)制；（2）審計機(jī)構(gòu)：年度審計憑業(yè)務(wù)約定書+保密協(xié)議，開通只讀賬號，全程錄屏；（3）司法機(jī)關(guān)：憑調(diào)查令或判決書，法務(wù)部凍結(jié)相關(guān)檔案，提供加密光盤；（4）供應(yīng)商對賬：僅提供加蓋“對賬專用章”的PDF，隱藏稅率、折扣、銀行賬號。6.3日志與審計所有查詢、下載、打印、復(fù)制、截屏、拍照行為記錄操作人、IP、終端MAC、時間、檔案號、用途、審批單號，日志保存期限與檔案一致；內(nèi)審部每月進(jìn)行異常行為分析，對凌晨02:00—05:00的非機(jī)器人查詢觸發(fā)二級預(yù)警。第七章鑒定與銷毀7.1鑒定流程（1）AI風(fēng)險掃描：對到期檔案進(jìn)行關(guān)鍵詞、金額、對手方、訴訟狀態(tài)掃描；（2）人工復(fù)核：會計師+法務(wù)+業(yè)務(wù)三方會簽，形成《會計檔案鑒定表》；（3）AMC投票：三分之二以上委員同意方可銷毀；（4）公示：內(nèi)部OA公示10個工作日，無異議進(jìn)入銷毀環(huán)節(jié)。7.2銷毀方式電子檔案采用BSI標(biāo)準(zhǔn)三次覆寫+物理粉碎磁帶；紙質(zhì)檔案采用碎紙機(jī)≤2×2mm顆粒，隨后送造紙廠制漿；銷毀過程全程錄像，錄像保存10年；銷毀報告報董事會備案。7.3銷毀例外對涉及未決訴訟、環(huán)保處罰、知識產(chǎn)權(quán)糾紛、海外反傾銷調(diào)查的檔案，即使到期也不得銷毀，直至風(fēng)險解除。第八章移交與接收8.1內(nèi)部移交機(jī)構(gòu)撤并、項目結(jié)束、系統(tǒng)替換時，須提前30天啟動移交；移交清單含檔案號、題名、數(shù)量、大小、格式、哈希、保管期限、密級、責(zé)任人；雙方負(fù)責(zé)人在監(jiān)交人監(jiān)督下簽字，電子系統(tǒng)完成權(quán)限遷移。8.2外部移交（1）向國家綜合檔案館移交：對1996年以前紙質(zhì)檔案，經(jīng)AMC批準(zhǔn)后移交；（2）向并購方移交：按照并購協(xié)議約定，僅移交對應(yīng)法人實體檔案，其余留存副本；（3）向境外母公司移交：需通過安全評估、數(shù)據(jù)出境審批、加密傳輸，保留境內(nèi)副本。第九章系統(tǒng)與新技術(shù)9.1會計檔案系統(tǒng)（AAS）采用微服務(wù)+容器化部署，支持秒級擴(kuò)容；數(shù)據(jù)庫使用分布式NewSQL，單表最大500億行；提供Web、移動端、小程序、API四種訪問方式；內(nèi)置RPA市場，可一鍵調(diào)用發(fā)票驗真、銀行對賬、納稅申報機(jī)器人。9.2區(qū)塊鏈技術(shù)每日把電子檔案哈希寫入司法鏈，生成唯一存證編號；支持法官、律師在線核驗；對關(guān)聯(lián)交易、資金池、跨境支付、虛擬幣記賬等高敏感業(yè)務(wù)強(qiáng)制上鏈。9.3AI質(zhì)檢采用CNN+Transformer混合模型，對發(fā)票、合同、身份證、營業(yè)執(zhí)照進(jìn)行OCR+NLP校驗；對金額、稅率、幣種、簽字、印章、日期、二維碼、密碼區(qū)進(jìn)行360°識別；誤報率控制在0.1%以內(nèi)。9.4大數(shù)據(jù)預(yù)警建立“會計檔案風(fēng)險畫像”，對高頻作廢、大額紅沖、周末開票、凌晨入賬、異地IP登錄、稅率跳變、往來科目異常、長期未收回發(fā)票等32項指標(biāo)實時評分；評分>85分自動凍結(jié)并推送內(nèi)審。第十章安全與保密10.1物理安全檔案庫房防火等級一級，氣體滅火+VESDA極早期煙霧探測；防水采用架空地板+防水壩；防盜采用人臉識別+指紋+動態(tài)密碼三門禁；庫內(nèi)溫度18℃±2℃，濕度45%±5%，全年無光照。10.2網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)通過等保2.0三級測評，每年復(fù)測一次；WAF+IPS+蜜罐+零信任網(wǎng)關(guān)四層防護(hù)；漏洞掃描每周一次，高危漏洞24小時內(nèi)修復(fù)。10.3數(shù)據(jù)安全敏感字段采用格式保留加密（FPE），脫敏后用于測試；生產(chǎn)數(shù)據(jù)禁止下載到個人終端；USB端口封閉，打印水印含“內(nèi)部資料—禁止外傳”及用戶ID。10.4保密等級分“核心、重要、一般”三級，核心數(shù)據(jù)僅允許CFO、AMO主任、內(nèi)審負(fù)責(zé)人三人同時授權(quán)；核心檔案調(diào)閱需董事長書面批準(zhǔn)。第十一章培訓(xùn)與考核11.1入職培訓(xùn)新員工8小時內(nèi)完成《會計檔案安全》線上課程，考試90分合格；未通過者禁止開通系統(tǒng)權(quán)限。11.2年度輪訓(xùn)全員每年接受一次線下演練，包括消防、勒索病毒、檔案泄漏場景；缺席者扣減績效5%。11.3績效考核檔案及時歸檔率≥99.5%，質(zhì)檢返工率≤0.3%，銷毀合規(guī)率100%，災(zāi)備演練成功率100%，日志異常預(yù)警閉環(huán)率100%；指標(biāo)未達(dá)成，部門績效下調(diào)10%，直接責(zé)任人取消晉升資格。第十二章監(jiān)督與問責(zé)12.1日常監(jiān)督AMO每月發(fā)布《會計檔案健康度報告》，對歸檔延遲、質(zhì)檢失敗、權(quán)限濫用、密鑰泄露、日志缺失等問題進(jìn)行排名；連續(xù)兩次排名末位的部門，由CFO約談負(fù)責(zé)人。12.2內(nèi)部審計內(nèi)審部每年實施一次專項審計，覆蓋歸檔、保管、利用、銷毀、災(zāi)備、權(quán)限、日志、密鑰、培訓(xùn)、問責(zé)全環(huán)節(jié)；審計報告直通審計委員會。12.3違規(guī)問責(zé)（1）輕微違規(guī)：警告+扣減當(dāng)月績效10%；（2）一般違規(guī)：記過+扣減季度績效30%+強(qiáng)制培訓(xùn)；（3）嚴(yán)重違規(guī)：降職+扣減年度績效50%+凍結(jié)股票期權(quán)；（4）違法犯罪：移送司法機(jī)關(guān)并追究民事